Este documento describe los conceptos clave relacionados con los datos en la era de la información, incluida la diferencia entre datos, información y conocimiento. También explica los tipos de información que necesitan las organizaciones, la importancia de los datos como activos valiosos y la necesidad de su gestión a través de su ciclo de vida completo.

1. DATOS EN LA ERA
DE LA
INFORMACIÓN
Unidad 1. 15 de febrero al 8 de marzo 2017

2. Datos en la era de la información
Presentado por:
Alexander Cabrera Romero
Carlos Armando Fernández de Soto A.
Cindy Lorena Gómez Ramírez
Diana Angélica M. Vargas Casallas
Diana Constanza Gutiérrez
Luis Carlos Zapata Ramírez
Maryoris García Torres
Maryory Andrea Diosa Idarrága
Teresa de Jesús Cardona H.
Docente:
Jorge Mario Zuluaga Campuzano
Electiva Profesional I: Teoría de la Información / Grupo 9
CIDBA
Universidad del Quindío

3. DATOS COMO ACTIVOS DE LA
ORGANIZACIÓN

4. El éxito de una empresa no depende sólo de cómo maneje
sus recursos materiales (trabajo, capital, energía, etc.).
Depende también de cómo aproveche sus activos intangibles
(know-how, conocimiento del mercado, imagen de marca,
fidelidad de los clientes, etc.).
El correcto desarrollo de estos últimos depende de que exista
un adecuado flujo de información entre la empresa y su
entorno, por un lado, y entre las distintas unidades de la
empresa, por otro.
Una empresa es más competitiva cuanto más se destaca en
la explotación de la información del entorno.

5. La importancia de la Información para las organizaciones, puede
ser vista desde los siguientes puntos de vista básicos:
1. Que cumplan con su función primordial , es decir, la de
aumentar el conocimiento del usuario o en reducir sus
incertidumbres. En este sentido el valor de la Información esta
relacionado en la forma en que ayude a los individuos dentro
de la organización para que tomen las decisiones que lo
conduzcan a lograr los objetivos y metas propuestas. Sin
embargo se podrá clasificar el valor de la Información de
acuerdo a:

6.  Valor Administrativo: Cuando la información permite a
la Gerencia tomar decisiones efectivas.
 Valor Operacional: Cuando la información apoya o
documenta las actividades de rutina o repetitivas de la
Organización. Ejm. Los manuales.
 Valor Documental: Cuando sirve de prueba o evidencia
sobre los hechos ocurridos en la Empresa. Ejm.: La
información suministrada por la factura de compra y
venta.
 Valor Histórico: Cuando la información nos documenta
sobre los hechos pasados o nos provee de elementos
para estimar comportamientos futuros.

7. 2. Generador de nuevos factores de competitividad :
La competitividad no depende solamente de la capacidad
que tenga la Empresa de ofrecer un producto a mejor precio
que sus competidor, sino también de lo que realmente
requiere el Público consumidor o que es lo que el cliente
valora realmente (calidad, servicio, atención posventa). Este
proceso de identificación de valores, requiere de un afinado
mecanismo de obtención de información procedente del
entorno de la Empresa.
Pero no sólo se trata de disponer de información sobre el
entorno, sino también de obtenerla antes que los
competidores, lo que obliga a la sistematización de la
captura y el procesamiento de los datos para su posterior
análisis.

8. 3. Integrador de las unidades de la organización
La información obtenida por una unidad puede resultar de gran
utilidad para otras unidades, incluso para aquellas que
aparentemente parecen menos relacionadas.
4. En la medida que mejora los procesos productivos y
administrativos
Que se logra con toda aquella información que incrementa la
tecnología del conocimiento del recurso humano de la
organización. Dicha información la obtenemos por medio de los
Centros Educativos, Cursos y Revistas especializadas,
Desarrollo Personal, entre otros.

9. TIPOS DE INFORMACIÓN
Información del Entorno Organizacional (Ambiental)
Entrada de información en la empresa procedente del entorno.
 Captar información sobre el mercado permite responder a sus
necesidades.
 Captar información tecnológica asegura explotar las
posibilidades tecnológicas existentes en el entorno.
 El desarrollo de los activos invisibles como la capacidad de
responder a las necesidades del mercado o la adquisición de
habilidades tecnológicas, depende de la habilidad con que
se maneje el flujo de información ambiental entrante en
la Empresa.

10. Información del Entorno Inmediato
 Clientes: Las empresas necesitan saber quienes son
sus actuales y posibles clientes, que productos o
servicios les interesan o pueden necesitar en el futuro,
cuánto están dispuestos a pagar, si son solventes o
no, cual puede ser el desarrollo potencial de sus
pedidos, etc.
,
 Proveedores y Distribuidores: Las empresas tienen
tres necesidades básicas de información respecto a
sus actuales o posibles proveedores y distribuidores.
Han de determinar quienes son, qué productos y
servicios proporcionan y qué precios pueden ofrecer.

11.  Financiadores: Es toda aquella información de personas
naturales o jurídicas que puedan financiar a la empresa tales
como: tasas de interés, condiciones generales y particulares de
financiamiento, etc..
 Reguladores: Normativa legal aplicable a la empresa.
 Competidores: Entre las preguntas que una empresa puede
hacerse acerca de su competencia, cabe destacar las siguientes:
quienes son los competidores, cuales son sus productos, marcas
y precios, cuales son sus estrategias de distribución, la
estructura de sus costos, su participación de mercado, qué
tecnología utilizan, qué fuentes financieras tienen, etc..

12. Información del Entorno Remoto
Política: Los rumbos y políticas que toma el país o región,
afectan de alguna forma el normal desenvolvimiento de la
Organización.
Ejm. : La asamblea General Constituyente afecta las
inversiones que puedan hacerse en una determinada
área donde esté involucrada la Organización.
Economía: Leyes en el ámbito económico como fiscales y
tributarias afectarán también el normal desenvolvimiento
de la Organización. Ejm.: IVA, débito bancario, fiscal,
políticas monetarias : fluctuaciones de la moneda.

13. Tecnología: La captación de información tecnológica asegura que
se están explotando las posibilidades tecnológicas existentes en el
entorno (aprovechar el technology push), esto permite desarrollar
activos invisibles, habilidades tecnológicas para permitir un
adecuado flujo de información desde el entorno hacia la empresa.
Las funciones de investigación y desarrollo, formación y
gestión de tecnología son fundamentales para aumentar el
conocimiento (Know how) o habilidad tecnológica de la empresa.
Sociedad Normas o restricciones sociales, gustos, costumbres que
haya en una determinada Región tienen que ser tomadas en
cuenta a la hora de establecerse.

14. ORGANIZACIÓN
La Información como su Activo más Preciado
La Organización debe
identificar la información útil.
La información debe en todo
momento, estar actualizada,
debe ser relevante, oportuna,
confiable y explicable en todos
los procesos que tenga la
organización, con ello marcará
la diferencia ante las demás.
Ninguna organización,
puede permitir.
Que su información
más valiosa se pierda,
se filtre o se
desaparezca.
La organización no
puede tener
información obsoleta.

15. LA INFORMACIÓN COMO EL BIEN MÁS PRECIADO DEBE
TENER CIERTOS CONTROLES.
Controles preventivos:
1- Definición de responsabilidades. 2- Confiabilidad del personal.
3- Entrenamiento y supervisión. 4- Competencia del personal.
5- Mecanización. 6- Segregación de funciones.
7- Rotación de funciones. 8- Estandarización.
9- Autorización previa. 10- Custodia segura.
11- Acceso control dual. 12- Diseño de documentos fuente

16. Controles detectivos:
1- Documentos remisorios. 2- Totales de control de calidad.
3- Totales de control de dctos. individuales. 4- Verificación visual.
5- Verificación de secuencia. 6- Prueba de datos de entrada.
7- Dígitos de verificación. 8- Prueba de razonabilidad.
9- Pruebas de limite. 10- Validez de código.
11- Control de fechas de Operación y expiración. 12- Fechas de corte.
13- Procesamiento redundante. 14- Labels internos de archivo.
15- Documentación.

17. Controles Correctivos:
1- Reporte de discrepancias. 2- Logs / pistas de auditoría.
3- Procedimientos de backup y 4- Reportes de errores.
recuperación.
5- Procedimiento de corrección de errores. 6- Documentación.
7- Notificación de sucesos del sistema en tiempo real a una segunda
persona.

18. INSTITUCION DE LA INFORMACION COMO UNA ORGANIZACIÓN
DEL CONOCIMIENTO Y DE EXCELENCIA
GESTION
DEL
CONOCIMIENTO
GESTION
DE LA
CALIDAD
GESTION
DE LA
INFORMACION
VALOR AGREGADO EN LA ORGANIZACION

19. En la era de la información, de la explosión de sus tecnologías, se
vive la etapa en la que la humanidad ha alcanzado un desarrollo
imprevisible; cada día son mayores las diferencias sociales,
políticas y económicas. Se habla constantemente sobre la sociedad
de la información, es visible el paso de las sociedades industriales
a las posindustriales y del conocimiento, donde el factor esencial
de progreso es el conocimiento. Esta nueva sociedad, con
organizaciones basadas en el aprendizaje, cuyo capital más
preciado es el ser humano, se sustenta en un desarrollo
tecnológico sin precedentes, es el punto en el cual las grandes
compañías planifican sus productos en función de la gestión del
conocimiento.

20. Organización: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición
determinada de responsabilidades, autoridades y relaciones.
Gestión del conocimiento: Proceso mediante el cual se desarrolla,
estructura y mantiene la información, con el objetivo de transformarla en un
activo crítico y ponerla a disposición de una comunidad de usuarios, definida
con la seguridad necesaria. Incluye el aprendizaje, la información, las
aptitudes y la experiencia desarrollada durante la historia de la organización.
Gestión de la calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización en materia de calidad
Gestión de información: Comprende las actividades relacionadas con la
obtención de la información adecuada, a un precio adecuado, en el tiempo y
lugar adecuado, para tomar la decisión adecuada.
(Tomado de Gestión de información, gestión del conocimiento y
gestión de la calidad en las organizaciones
Lic. Lourdes Aja Quiroga, Pág. 1 y 5)

21. 5 COSAS QUE NECESITA SABER TODA PYME
(Estudio realizado en España)
1- Caídas de Servicio:
a- En las últimos 12 meses el 86% de las empresas, ha sufrido una
caída de servicio.
b- 60 % de las caídas, se llevan un tiempo promedio de 1 día para
recuperar la información.
2- Perdida de información:
a- 93% de las empresas que pierden información, terminan cerrando.

22. 3- Principales causas de caídas de sistema y perdidas de información.
a- 20% Error humano.
b- 8% Desastre natural.
c- 7% Ciberataque y Malware.
d- 40% Operacional. ( No tener ningún tipo de copias de seguridad).
4- El 16% de las pequeñas empresas españolas no tienen BACKUP.

23. 5- Y muchas de las empresas que tienen backup, no aplican la ley de protección
de datos, que en nuestro país es la 1581 de 2012.
Que obliga a las empresas a tener copias de seguridad en instalaciones
diferentes a sus sedes operativas. Y que además, estas empresas deben regirse
por el decreto reglamentario 1377 de 2013. De la Superintendencia de
Sociedades, que trata, sobre la política para el tratamiento de los datos
personales.

24. DATOS, INFORMACIÓN
Y CONOCIMIENTO

25. A menudo existe confusión entre los términos dato, información y
conocimiento, hasta el punto de que suelen utilizarse indistintamente. Sin
embargo, entre estos conceptos existen diferencias que conviene conocer.
Un número de teléfono, una fecha o un nombre son datos, y por sí
mismos no tienen ningún valor informativo, pero cuando los
relacionamos entre sí generamos información. Sin embargo, la
información solo es útil cuando la utilizamos para hacer algo,
incorporándola a nuestra personalidad para convertirla en
conocimiento.

26. • Los datos: son hechos cifrados sin procesar y que en su
momento no dicen nada, se trata de una representación
simbólica, la cual puede ser números, letras, hechos,
situaciones, entre otros. Pero si se procesan
apropiadamente, estos proveerán información importante
para la ayuda de toma de decisiones.
En la actualidad los datos se almacenan mediante
tecnología que evalúan en términos de coste, velocidad y
capacidad; en la era moderna las organizaciones se apoyan
en los sistemas para un mejor desempeño de los datos,
desarrollando un buen manejo y gestión, iniciando de esta
forma la creación para una buena información.

27. • La información: Son los datos ya procesados, supervisados y
ordenados que tienen un significado, que sirve para construir
un mensaje y ayuda en la toma de decisiones. La información
es la comunicación de conocimiento o inteligencia, donde el
receptor percibe el mensaje para continuar adquiriendo un
verdadero conocimiento.
En algunas ciencias y disciplinas de la academia, se le llama
información al conjunto de contenido que da significado a las
cosas, objetos y entidades del mundo por medio de códigos y
modelos

28. El conocimiento: Es el conjunto de datos o noticias
interrelacionados y que se representan de forma abstracta, que se
almacenan mediante las experiencias o adquisición de datos.
http://luchy141961.blogspot.com.co/2015/02/cual-es-la-diferencia-entre-datos.html

29. El vínculo entre datos, información y conocimiento es lineal,
secuencia y progresivo, se transforma al agregarle datos para
que llegue a ser información y así se convierta en conocimiento;
el conocimiento interconecta los datos, la información la
experiencia acumulada a este conocimiento se le llama
tecnología aplicada.

30. Se debe de tener claro que los datos, la información y
el conocimiento crecen de manera continua, teniendo
en cuenta su orden, el más importante es el
conocimiento, ya que es el combustible para la
creatividad y la innovación, Genera valor a medida en
que se comparte.

31. CICLO DE VIDA DE
LOS DATOS

32. Gestión basada en políticas que se encarga
del flujo de los datos de los sistemas de
información a través de su ciclo de vida,
desde la creación y el almacenamiento
inicial, hasta el momento en que cumple su
función informacional y es eliminado.

33. ¿Qué es un Dato?
es
Que por si solo no constituye información,
necesita procesarse y relacionarle con
otros datos para así generar información.

34. GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DEL DATO

35. Salida:
- Descripción
detallada del dato
detectado (negocio)
- Metadata
describiendo el
origen del dato
(arquitectura)
Pasos para desarrollar e implementar la gestión
del ciclo de vida de los datos
1.Generar:
Identificar el origen del dato cuando entra a la
gestión del ciclo de vida
Entrada:
- Sistema de
información origen
del dato.
- Información
recolectada desde el
origen del dato.
- Especificación de
nueva metadata tipo
de dato.
Proceso:
- Identificar el contexto
de origen del dato.
- Generar información
para gestión del ciclo
de vida del dato
utilizado un lenguaje
común.
- Identificar las
operaciones que
vuelven predictivo al
dato.

36. 2.Evaluar:
Evaluar la pertinencia y calidad inicial del dato.
Tomar la decisión de almacenar o descartar el
dato en el ciclo de vida.
Entrada:
- Metadata del dato
detectado
(arquitectura).
- Descripción
detallada del dato
detectado
(negocio).
Proceso:
Evaluar:
- Calidad del dato.
- Necesidad de
enmascaramiento de
datos.
- Reducción del dato y
sus entornos.
- Archivado de datos.
- Autoservicio del dato
(predictivo)
Salida:
- Aprobación de dato:
almacenamiento o
descarte.
- Reporte de
características de
calidad encontradas.
- Acciones para
especificar
adicionalmente el dato
antes de iniciar gestión.

37. 3. Clasificar:
Aplicar requerimientos orientados al
autoservicio del dato.
Entrada:
- Descripción
detallada del dato.
- Metadata del dato.
- Clasificación
interna.
- Reporte de
características de
calidad.
- Resultado de
acciones adicionales
Proceso:
- Clasificar el dato.
- Ordenar el dato.
- Calidad del dato.
- Catalogar los criterios
y campos para la
calidad del dato.
- Enmascaramiento de
datos.
- Reducción (entornos
o datos)
- Archivado de datos.
- Autoservicio del dato.
- Reporte del dato y
acciones del dato
Salida:
- Metadata del dato
detectado
(arquitectura).
- Descripción
detallada del dato
detectado
(negocio).

38. 4. Analizar:
Analizar el dato, previo uso por consumidores.
Establecer los requerimientos finales.
Entrada:
- Dato clasificado.
- Referencia única de
clasificación.
- Requerimientos
asociados al
autoservicio del dato.
Proceso:
- Analizar estrategias
para enmascaramiento,
reducción del dato y sus
entornos, conservación.
- Analizar relaciones del
dato con otros
aplicativos.
- Revisar el manejo de
extracción de datos en
producción.
- Analizar la demanda de
servicios alrededor del
dato.
Salida:
- Reporte final de ejes
del ciclo de vida del
dato.
- Anexo técnico con
requerimientos
específicos para ciclo
de vida del dato
considerado.
.

39. 5. Rediseñar los procesos:
Definir operaciones aplicables al dato. Realizar modificaciones
resultado de los requerimientos finales para el ciclo de vida del
dato.
Entrada:
- Reporte final de
ejes.
- Anexo técnico con
requerimientos.
- Políticas de la
institución.
Proceso:
- Modificar la definición
del dato implementar
tareas de aseguramiento
y depuración de calidad.
- Enmascaramiento de
datos.
- Reducción (entornos o
datos)
- Autoservicio del dato.
- Acciones del dato.
Salida:
- Definición de cada
operación aplicable al
dato.
- Ajuste de políticas de
la institución.
- Ajustes de
operaciones sobre
sistemas.

40. 6. Consolidar:
Consolidar los ambientes técnicos impactados. Abordar los
requerimientos para anonimización del dato
Entrada:
- Normativa para
anonimización de
datos.
- Ajuste de políticas
de la institución.
- Medición de
operaciones sobre
sistemas.
Proceso:
- Enmascaramiento de
datos.
- Reducción de entornos,
- Consulta de datos
extraídos.
- Consolidación de las
opciones de demanda
del dato.
Salida:
- Reporte de
consolidación de
entornos.
- Definición de
enmascaramiento.
- Implementación de
requerimientos en
entornos adoptados.

41. 7. Conservar:
Almacenar la información asociada al dato. Reportar información
resultado del autoservicio del dato.
Entrada:
- Reporte de
consolidación de
entornos.
- Definición de
enmascaramiento.
- Implementación de
requerimientos.
Proceso:
- Conservación de
opciones de
enmascaramiento.
- Conservación de
configuración de
entornos no productivos.
- Conservación de la
reducción de campos,
tipos y valores.
- Archivado de datos.
Salida:
- Reporte de
almacenamiento y
conservación periódica
de información del
dato.
- Pruebas de existencia
de la conservación del
dato.

43. Conjunto de actividades
que permiten la obtención
de información.

44. Gestión de la información (GI)
Es la denominación convencional de
un conjunto de procesos por los
cuales se controla el ciclo de vida de
la información, desde su obtención
(por creación o captura), hasta su
disposición final (su archivo o
eliminación).

45. OBJETIVOS
Los objetivos de la Gestión de Información se
centran en aquellos procesos relacionados
con:
• Almacenamiento
• Tratamiento
• Difusión
del conocimiento explícito que se encuentra
representado en los documentos.

46. Minimizar el costo de adquisición,
procesamiento y uso de la información.
Maximizar el valor y los beneficios
derivados del uso de la información
Determinar responsabilidades para el uso
efectivo, eficiente y económico de
información.
Asegurar un suministro continuo de la
información.
OBJETIVOS

47. La Gestión de la información
(GI) hace énfasis en facilitar
el acceso a los contenidos y
se centra en el uso de la
tecnología.

48. Obtencion
de
información
Correcta
De forma
adecuada
En el
momento
oportuno
En el lugar
indicado

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