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1
Universidad Autónoma Intercultural de Sinaloa
Unidad Los Mochis
Materia:
Herramientas para la búsqueda y manejo de la información
Profesor:
Lic. Juan Fransisco Arias Villalobos
Tema:
La historia de la contabilidad electrónica en el mundo
Integrantes:
María Fernanda Mariscal Flores
Carlos Froylan Galeana Cota
Jesús Ignacio Medina Flores
Elena Enciso Gastelum
Dariana Medina Morales
Rosalina Sanchez Castro
Cesar Eruviel Berrelleza Soto
2
Contenido
Antecedentes.......................................................................................................................4
Definición del problema........................................................................................................4
Justificación.........................................................................................................................4
Introducción ........................................................................................................................5
Antecedentes históricos .......................................................................................................6
Mesopotamia...................................................................................................................7
Egipto..............................................................................................................................8
Roma............................................................................................................................10
Edad media....................................................................................................................10
Edad renacentista...........................................................................................................12
Edad moderna................................................................................................................13
Inicio y desarrollo de la contaduría publica en méxico.......................................................15
En México..........................................................................................................................16
Personas morales ...........................................................................................................17
Personas físicas ..............................................................................................................18
Firma electrónica............................................................................................................18
Contabilidad electrónica (Marco jurídico) ............................................................................19
ARTÍCULO 28..................................................................................................................19
ARTÍCULO 33..................................................................................................................20
ARTICULO 34..................................................................................................................22
¿Qué es la factura electrónica ?..................................................................................23
Una factura electrónica como evolución de la factura tradicional...........................................23
Normativa legal ............................................................................................................24
Legibilidad, autenticidad e integridad...................................................................................25
Tipos de facturas electrónicas..............................................................................................26
Facturas en formatoestructurado ...................................................................................26
Facturas en formato noestructurado...............................................................................26
Ventajas de lafactura electrónica........................................................................................27
Tecnicas contables .............................................................................................................29
Tecnica de la cuenta t.........................................................................................................31
Técnica de la identificación del débito. ................................................................................33
Técnica de la identificación del crédito. ...............................................................................33
Técnica de comprobación del débito ...................................................................................34
Técnicas de comprobación del crédito.................................................................................35
Técnica de comprobación de los principios contables...........................................................35
3
Impuestos..........................................................................................................................36
¿Qué es un sistema contable?.............................................................................................37
Contabilidad y sistemas contables.......................................................................................39
Diario tabular.....................................................................................................................43
Sistema de diario y caja......................................................................................................44
Sistema centralizador.........................................................................................................48
Sistema de pólizas..............................................................................................................51
Sistema de cuentas por cobrar............................................................................................53
Sistema de cuentas por pagar.............................................................................................53
Sistemas contables.............................................................................................................54
Programas de contabilidad..................................................................................................56
Conclusión.........................................................................................................................63
Glosario.............................................................................................................................64
Bibliografía.........................................................................................................................66
4
Antecedentes
Informar a las personas de la importancia de la contabilidad, mejora la
eficiencia interna y promueve la pronta entrega de servicios públicos.
Definición del problema
Como punto de partida se tomó la contabilidad electrónica en el mundo
con el fin de la simplificación de los procesos contables y la
automatización de estos. Tomando en cuenta la innovación e
implementación de nuevas técnicas para facilitar el proceso y disminuir
el porcentaje de errores.
Justificación
El motivo del presente es informar a las personas de la contabilidad
electrónica, es para dar a conocer lo práctico que puede ser. Facilita el
trabajo laboral dentro de una empresa, mejorando la pronta entrega de
los movimientos y capturas de nuestra empresa o negocio a través de un
sistema de captura de pólizas y ahí mismo se hace la contabilidad
5
electrónica la cual se firma con la clave fiel y se manda a través del
portal del SAT y ellos te responden con un acuse de aceptación o ya sea
de cancelación si las declaraciones no coinciden con lo enviado,
facilitando asi el control de la contabilidad de nuestra empresa
Introducción
La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir
las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus
resultados. Como sabemos el origen de la contabilidad es de hace muchos
años, desde que el hombre se dio cuenta de que su memoria no era suficiente
para guardar la información necesaria. Desde el año 6000 a.c. ya existían los
elementos necesarios para la actividad contable. En Grecia, Egipto y en los
6
Valles de Mesopotamia llevaban registros y operaciones financieras de las
empresas privadas y públicas en tablillas de barro.
El objetivo de la contabilidad es proporcionar información a los dueños y socios
de un negocio sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo
administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar
información a los administradores para que ellos planifiquen, tomen las
decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar
información de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el
pasado.
Antecedentes históricos
La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invención de los
primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el
registro de aquellos datos de la vida económica que le era preciso recordar.
Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la
manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección
aritmética, que se producían con demasiada frecuencia y era demasiado
complejos para poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes
necesitaban calcular la repartición de tributos, y registrar su cobro por uno u
otro medio. La organización de los ejércitos también requerían un cálculo
cuidadoso de las armas, pagas y raciones alimenticias, así como de altas y
bajas en sus filas.
Algunas sociedades que carecían de escritura en sentido escrito utilizaron, sin
embargo, registros contables; es el caso de los Incas, que empleaba los
quipus, agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo
7
largo de un cordel, y cuya finalidad, aún no desvelada totalmente era, sin duda,
la de efectuar algún tipo de registro numérico.
Mesopotamia
El país situado entre el Tigris y el Éufrates era ya en el cuarto milenio a. De
J.C. asiento de una próspera civilización. Los comerciantes de las grandes
ciudades mesopotámicas constituyeron desde fechas muy tempranas una
casta influyente e ilustrada.
El famoso código de Hammurabi, promulgado aproximadamente en el año
1700 a. De J.C., Contenía a la vez que leyes penales, normas civiles y de
comercio. Regulaba contratos como los de préstamo, venta, arrendamiento,
comisión, depósito y otras figuras propias del derecho civil y mercantil, y entre
sus disposiciones había algunas directamente relacionadas con la manera en
que los comerciantes debían llevar sus registros.
Se han conservado miles de tablillas cerámicas que permiten formarse una
imagen acerca de la manera en que los sumerios llevaban las cuentas. Gracias
a esos testigos, inmunes al paso del tiempo, sabemos que ya en épocas muy
antiguas existían sociedades comerciales, e las que las aportaciones de capital
y el reparto de beneficios estaban cuidadosamente estipulados por escrito.
La propia organización del Estado, así como el adecuado funcionamiento de
los templos, exigían el registro de sus actividades económicas en cuentas
detalladas. Los templos llegaron a ser verdaderas instituciones bancarias, que
realizaban préstamos.
El auge de Babilonia a comienzos del segundo milenio a. De J.C., es decir en
la época de que data el Código de Hammurabi, trajo consigo un progreso en
8
las anotaciones contables. Aparece entonces una manera generalizada de
realizar las inscripciones, estableciéndose un orden en los elementos de éstas;
título de la cuenta, nombre del interesado, cantidades, total general.
Los pueblos mesopotámicos utilizaban ya el ábaco para facilitar la realización
de las operaciones aritméticas, que fueron sumamente laboriosas en todas las
épocas, hasta la relativamente reciente introducción universal de la actual
numeración arábiga.
La costumbre de insertar la plancha cerámica en una varilla, siguiendo un
orden cronológico, creó verdaderos libros de contabilidad.
Egipto
El instrumento material utilizado habitualmente por los egipcios para realizar la
escritura era el papiro. Las anotaciones de tipo contable, por su carácter
repetitivo, llegaron a conformar un tipo de escritura hierática que ha resultado
muy difícil de descifrar para los estudios.
Los escribas especializados en llevar las cuentas de los templos, del Estado y
de los grandes señores, llegaron a constituir un cuerpo técnico numeroso y
bien considerado socialmente.
De cualquier forma, y pese al papel decisivo que la contabilidad desempeño en
el antiguo Egipto, no puede decirse que la civilización faraónica haya
contribuido a la historia de la contabilidad con innovaciones o procedimientos
que no hubieran sido ya utilizados por los poderosos comerciantes calderos.
Existen testimonios sobre contabilidad, tanto en Egipto como en Mesopotamia.
Pagani, en su obra I Libro Comercial [citado por Gertz, 1996:26], «quien al
referirse a la Atenas del siglo V a.C., dice que había reyes que imponían a los
9
comerciantes la obligación de llevar determinados libros, con el fin de anotar
las operaciones celebradas...».
GRECIA
Los templos helénicos, fueron los primeros lugares de la Grecia clásica en los
que resulto preciso desarrollar una técnica contable. Cada templo importante,
en efecto poseía su tesoro, alimentado con los óbolos de los fieles o de los
estados.
El lugar en el que los arqueólogos han encontrado más abundante y minuciosa
documentación contable lo constituye el santuario de Delfos.
Los banqueros llevaban fundamentalmente dos clases de libros de
contabilidad: el Diario (efemérides) y el libro de cuentas de clientes. El orden y
la pulcritud con que se llevaban las anotaciones hizo que la exactitud de éstas
llegara a ser reconocida por la ley, que otorgada a los libros de contabilidad
valor de prueba principal.
La contabilidad pública también se desarrolló en las ciudades griegas.
Gertz (1996:32), afirma que «El primer gran Imperio Económico que se conoce
fue el de Alejandro Magno (356,323 a.C.),...los banqueros griegos, fueron
famosos en Atenas, ejerciendo su influencia en todo el Imperio. De ellos se
dice: "Llevaban una contabilidad a sus clientes, la cual debían mostrar cuando
se les demandara; su habilidad, y sus conocimientos técnicos hicieron que con
frecuencia se les empleara para examinar las cuentas de la ciudad "(History of
Modern Bank of Isue, Conant).»
10
Roma
En el siglo I a, de J.C. se menospreciaba a una persona que fuera incapaz de
controlar contablemente su patrimonio.
Los grandes negociantes llegaron a perfeccionar sus libros de contabilidad de
tal manera que algunos historiadores han creído ver en ellos, se conservan
sólo algunos fragmentos incompletos, un primer desarrollo del principio de la
partida doble.
No hay ninguna prueba que acredite su empleo con anterioridad a la expansión
comercial italiana de las postrimerías de la Edad Media.
Para que exista la Partida Doble no basta con la disposición de la cuentas en
dos columnas enfrentadas, u otros detalles de forma; Es preciso que el
principio que informa la Parte Doble se aplique inflexiblemente, sin
excepciones.
Sin embargo, es donde se encuentran testimonios especificados e
incontrovertibles sobre la práctica contable, desde los primeros siglos de
fundada, todo jefe de familia asentaba diariamente sus ingresos y gastos en un
libro llamado "Adversaria", el cual era una especie de borrador, ya que
mensualmente los transcribía, con sumo cuidado, en otro libro, el "Codex o
Tubulae"; en el cual, a un lado estaban los ingresos (acceptum), y al otro los
gastos (expensum).
Edad media
Durante el periodo románico del feudalismo el comercio cesó de ser una
práctica común, por lo tanto el ejercicio de la Contabilidad tuvo que haber sido
usual, aunque no se tenga un testimonio que lo compruebe.
11
La interrupción del comercio hizo que la Contabilidad fuese una actividad
exclusiva del señor feudal, esto se debió a que los ataques e invasiones árabes
y normandos obligaron a los europeos a protegerse en sus castillos.
La Contabilidad siempre se mantuvo activa, ya que los musulmanes durante
sus conquistas expansivas fomentaron el comercio, dando lugar a la práctica
de esta disciplina.
En la Europa del siglo VIII se conservó una ordenanza de Carlo Magno,
llamada "Capitulare de Villis", en la cual se estipulaba el levantamiento de un
inventario anual de las propiedades del imperio y del registro de sus registros
en un libro que tuviese por separado ingresos y egresos.
Desde el siglo VI hasta el IX, el "Solidus" fue la unidad monetaria aceptada
generalmente, dando lugar e la más fácil práctica de la Contabilidad, por ser
ésta una medida homogénea.
En la Italia del siglo VIII, la contabilidad era una actividad usual y necesaria,
tanto que en Venecia se conoció de una casta dedicada a tal práctica en forma
profesional y constante. Es en esta ciudad donde se dio mayor impulso a la
Contabilidad.
En la Europa Central de los siglos VIII y XII, donde la práctica contable se
designó a los escribanos, por órdenes de los señores feudales.
En Inglaterra, el rey Guillermo, el Conquistador, mandó hacer el "Demosday
Book" donde, entre otras cosas, contenía los ingresos y egresos de la corona.
12
Europa durante los siglos XI y XIV experimento cambios económicos, dando
lugar a que la Contabilidad dejara de llevarse por los monjes y amanuenses de
los feudos a la usanza romana.
La técnica de Partida Doble se implanto al final del siglo XIII.
Fueron tres ciudades italianas las que se consideraron los focos comerciales
más importantes y por lo tanto contables, las tres ciudades fueron; Florencia,
Venecia, y Génova.
Es para los años treinta del siglo XV, cuando se conoce mundialmente el
sistema "a al Veneciana", que consistía en un juego de dos libros, uno que
contenía los registros cronológicamente y el otro que agrupaba las cuentas de
caja, corresponsalía, Pérdidas y Ganancias, y las cuentas patrimoniales, de tal
manera que se puede decir que éste es el origen de los libros Diario y Mayor.
Edad renacentista
Data de esa época el libro "Della mercatura et del mercanti perfetto", cuyo autor
fue Benedetto Cotingli Rangeo, quien lo terminó de escribir el 25 de Agosto de
1458, y fue publicado en 1573.
El libro aunque toca la contabilidad de manera breve, explica de una manera
muy clara la identidad de la partida doble, el uso de tres libros: el Cuaderno
(Mayor), Giornale (Diario) y Memorial (Borrador), afirma que los registros se
harán en el Diario y de allí se pasarán al Mayor, el cual tendrá un índice de
cuentas para facilitar su búsqueda, y que deberá verificarse la situación de la
empresa cada año y elaborar un "Bilancione" [Balance]; las pérdidas y
ganancias que arroje serán llevadas a Capital, habla también de la necesidad
de llevar un libro copiador de cartas [Libro de Actas].
13
Sin embargo, es fray Lucas de Peciolo, quién en su libro "Summa", publicado
en 1494, se refiere al método contable, que se conoció desde entonces como
"A la Veneciana", que amplía la información de las prácticas comerciales:
sociedades, ventas, intereses, letras de cambio, etc.
En forma detallada toca el tema contable, luego en otros países se haría
publicaciones que ampliarían el tema.
Llega el siglo XIX, y con él el Código de Napoleón (1808), comienza la
Revolución Industrial, Adam Smith y David Ricardo, echan las raíces del
liberalismo, la contabilidad comienza a tener modificaciones de fondo y forma,
bajo el nombre de "Principios de Contabilidad", en 1887 se funda la "American
Association of Public Accountants", antes, en 1854 "The Institute of Chartered
Accountants of Scotland", en 1880 "The Institute of Chartered Accountants of
England and Wales", organismos similares los constituyen Francia en 1881,
Austria en 1885, Holanda en 1895, Alemania en 1896.
Edad moderna
A comienzos del siglo XIX el proceso industrial empezaba su carrera de éxito,
Adam Smith y David Ricardo, padres de la economía, fueron quienes iniciaron
el liberalismo; es partir de esta época, cuando la Contabilidad comienza a sufrir
los modificaciones de fondo y forma, que bajo el nombre de principios de
contabilidad actualmente se siguen suscitando.
La bondad del primer diseño del Diario-Mayor-Único fue reunir en un solo
volumen al Diario con su relación cronológica de conceptos, y al Mayor con la
acumulación clasificada por esas cuentas, con sus respectivos cargos y
14
abonos, ahorrándose así gran cantidad de tiempo, pues en vez de dos libros se
llevaba uno solo.
En el año de 1845 el Tribunal de Comercio de la Ciudad de México, estableció
la "Escuela Mercantil", siendo cerrada dos años después, pero en 1854 se
funda la Escuela de Comercio.
Durante este siglo XIX, no sólo el auge económico trajo mayor desarrollo a las
prácticas contables en lo referente a agrupaciones profesionales, centros
docentes, y mandatos legales sobre la disciplina contable, sino que hubieron
también cambios sustanciales en el fondo y la forma.
Fabio Vesta, conocido en Italia con el nombre de "El Moderno Padre de la
Contabilidad", que ha sido, entre los teóricos, el que ha llegado a estructurar
una nueva teoría llamada "Teoría Positiva del Conto" gracias a una profunda y
consistencia búsqueda histórica de la Contabilidad. Vesta comienza a explicar
su teoría de la manera siguiente: "La Contabilidad es en medio de una
completa información referente a dinero, cuentas recibidas, activos fijos,
intereses, inversiones, etc., y es evidente que una rápida y certera información
es imposible sin asentar en el mismo lugar las mutaciones ocurridas en cada
uno de estos objetos", y conceptúa a la cuenta diciendo: "Es una serie de
entradas y salidas referentes a un definido y claro objeto, conmensurable y
mutable, con la función de registrar información acerca de las condiciones y
monto del objeto en un momento particular y de los cambios que en él
intervienen", además afirma que "la cuenta son abiertas directamente a
objetos, no a ,as personas que intervienen, e indica valores monetarios".
15
Dentro de las modificaciones de forma, que la Contabilidad sufriera durante el
siglo XIX, se encuentra el sistema de Pólizas, que nació a partir del uso de
volantes para dar mayor rapidez a los depósitos de los cuenta-habientes del
Banco; más tarde se inventó el Sistema Centralizador.
Inicio y desarrollo de la contaduría publica en méxico
En el año de 1845 el Tribunal de Comercio de la Ciudad de México, estableció
en esta capital al primera escuela de enseñanza comercial, bajo el nombre de
Escuela Mercantil. Durante la guerra con los norteamericanos en 1847 la
escuela tuvo que cerrar sus puertas por falta de fondos.
El 28 de enero de 1845, por decreto de Santa Ana, se fundó la escuela de
Comercio. Esta escuela, aunque tropezando con algunas dificultades, pudo
subsistir hasta el establecimiento del imperio Maximiliano. A la caída de éste, el
gobierno de Don Benito Juárez se preocupó por la reorganización de la
enseñanza pública y el 15 de julio de 1868, fue inaugurada la escuela con el
nombre de Escuela Superior de Comercio y Administración.
En el año de 1871 quedaron más reglamentos y formalizados los estudios
hechos en la escuela y se crearon las carreras de empleado contador (contador
privado). Ya desde a principios del siglo se sentía en México la falta de
profesionales nacionales y el primer paso para formarlos fue la creación de la
carrera de contador en el año de 1905 en la Escuela Superior de Comercio y
Administración.
Los estudios que se hacían en los primeros tiempos de la Escuela de Comercio
pueden considerarse propiamente, como elementales, hasta la creación de la
16
carrera de contador de comercio en que la enseñanza fue sistematizada y se
agregaron nuevas materias a los programas de estudio.
El día 25 de mayo de 1907 se celebró el primer examen profesional de
contador, sustentado por el Sr. Don Fernando Diez Barroso.
En el año de 1917, un grupo de contadores titulados decidió formar una
agrupación profesional que quedó constituida, a mediados de dicho año, con el
nombre de "Asociación de Contadores Públicos".
Dado el éxito alcanzado en los fines de la Asociación, ésta resultaba
insuficiente y el año de 1923 se decidió formalizar sus trabajos constituyendo el
Instituto de Contadores Públicos Titulados de México, lo cual se llevó a cabo el
día 6 de octubre del mismo año.
En México
En México, los contribuyentes deben enviar su información contable de manera
mensual a través de la página en Internet de la autoridad fiscal (el SAT), misma
que consiste en:
La balanza de comprobación
El catálogo de cuentas y su código agrupador (este último tiene el propósito de
que la autoridad pueda interpretar adecuadamente la información remitida)
Sin embargo, si la autoridad lo requiere, ya sea porque ejerce sus facultades de
comprobación directamente, o porque el contribuyente solicita una devolución o
realiza una compensación, información adicional proveniente de pólizas
17
contables y auxiliares debe ser generada y presentada también de forma
electrónica.
Los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e
Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica,
siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la
herramienta electrónica “Mis cuentas”.
Contribuyentes obligados
Personas morales
En México, a partir de 2016 todas las personas morales estarán obligadas a
presentar su información de manera electrónica, con excepción de aquellas
que de acuerdo a la ley, no están obligadas a llevar contabilidad, como
asociaciones de trabajadores, aquellas autorizados para recibir donativos
deducibles (cuyos ingresos no superen los dos millones de pesos), y las
religiosas (Artículo 86, Ley del Impuesto Sobre la Renta).
Algunas empresas han promovido amparos al envío de la contabilidad
electrónica, esto debido a que su información puede estar expuesta a que
terceros la accedan y la información pueda ser usada por competidores.
18
Personas físicas
En el caso de las personas físicas en México, a partir de 2016, aquellas que se
dediquen a actividades empresariales, profesionales o al arrendamiento de
bienes inmuebles, están obligadas a enviar su información de manera
electrónica y se exceptúan aquellas a quienes la ley no obliga a llevar
contabilidad u otorga algunas facilidades: de las antes mencionadas, si
perciben ingresos anuales acumulados de hasta 2 millones de pesos, o las
asalariadas (Artículo 110 y 118, Ley del Impuesto Sobre la Renta), siempre y
cuando hayan optado por usar el sistema "Mis Cuentas" y hayan enviado el
aviso correspondiente antes del 30 de Abril de 2016.
Algunas otras fuentes de ingreso que se consideran exentas son: el Régimen
de Incorporación Fiscal (RIF), la enajenación o adquisición de bienes,
intereses, premios y dividendos, y en general, las que se consideran
esporádicas.
Firma electrónica
La preocupación por la legalidad en el envío de documentos e información por
estos medios se suma a las principales preocupaciones que manifiestan las
organizaciones en torno a las tecnologías de la información en la actualidad: la
seguridad y la privacidad. Para asegurar la validez legal en la transferencia de
información y documentos a un tercero, "deben ser enviados con una firma
electrónica".
19
Como elemento toral en el uso de la gama de servicios fiscales que la
autoridad fiscal en México (SAT) pone a disposición del contribuyente, éste
debe obtener la FIEL (firma electrónica avanzada). Se trata de "la
implementación de una firma digital basada en el estándar PKI". No obstante,
éste método no se considera totalmente seguro, pues al autenticarse, las llaves
privadas y contraseñas tienen que viajar por Internet.
Recientemente en México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada creo la
e.firma, misma que tiene validez de firma autógrafa y sustituye a la anterior
FIEL. De acuerdo al SAT esta firma electrónica consiste en un archivo digital
que garantiza la identidad del contribuyente al realizar trámites por Internet ante
la autoridad fiscal e incluso en otras dependencias del Gobierno.
Contabilidad electrónica (Marco jurídico)
Derivado de la reforma fiscal aprobada en 2013 y que entró en vigor a partir del
1° de enero de 2014, se realizaron cambios en materia Marco Jurídico
electrónica, estos se especifican en los artículos 28, 33 y 34 del Código Fiscal
de la Federación, los cuales se describen de forma generalizada a
continuación:
ARTÍCULO 28
Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a
llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
20
La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y
registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales,
libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos
y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los
equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros,
además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así
como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de
las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones.
II y III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en
medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y
las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración
Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos
deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.
Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de
Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de
carácter general que se emitan para tal efecto.
ARTÍCULO 33
Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo
siguiente:
Los documentos e información que integran la contabilidad son:
Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas
que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y
asientos;
21
Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así
como su documentación soporte;
III. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales,
mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos;
Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros
respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta
correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del
contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago
de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso,
se otorguen a los trabajadores del contribuyente;
Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el
contribuyente;
La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que
presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción
y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus
aportaciones;
VII. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia
aduanera o comercio exterior;
VIII. La documentación e información de los registros de todas las operaciones,
actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de
control y verificación internos necesarios, y
Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las
disposiciones fiscales aplicables.
22
ARTICULO 34
Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código:
El contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su
contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico
donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo,
poniendo a disposiciónde las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores
para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y,
en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas
correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos
electrónicos.
El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá
conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el
registro federal de contribuyentes y, si con posterioridad desocupa el domicilio
consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de
domicilio fiscal.
Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información
contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante
reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria.
Sin duda la autoridad fiscal de nuestro país está sumamente
interesada en tomar decisiones respecto a la legislación interna, así como
realizar los controles a través de los medios Contabilidad electrónica
electrónicos que se están implementando, entre los cuales encontramos: la
factura electrónica, el buzón tributario y ahora la contabilidad electrónica. Sin
23
embargo es importante enfatizar que los contribuyentes, ya sea empresarios o
emprendedores no se adaptarán al cambio de la noche a la mañana, ante ello y
para facilitar estos complejos tramites, existen empresas que cuentan con las
más avanzadas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el
caso de la empresa Villanett que ofrece su sistema de contabilidad electrónica
en la nube, que permite generar y enviar al SAT toda la información contable
que requiera.
¿Qué es la factura electrónica ?
Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos
efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un
justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato
electrónico.
Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está
condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por
tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Una factura electrónica como evolución de la factura tradicional
Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la
provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y
al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un
documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la
factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en
la que se registra su emisión.
24
La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la
tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes
informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el
papel.
En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura
electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y
gracias a la firma digital que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de
trazabilidad, por lo que judicialmente es un documento considerado como
vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación que su propia
existencia.
Normativa legal
Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están
reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se
aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las
facturas, tanto en papel como electrónicas.
En él se regulan aspectos como:
 Obligación de expedir factura.
 Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
 Expedición por terceros.
 Contenido de la factura.
 Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
 Especificidades de la factura electrónica.
 Plazos.
25
 Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
 Regímenes especiales.
 Conservación.
Legibilidad, autenticidad e integridad
Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:
 La legibilidad de la factura.
 La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad
del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser
la misma persona).
 La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su
contenido no ha sido modificado).
En el caso de la factura electrónica:
La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.
La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:
 Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado
reconocido.
 Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
 Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la
Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su
utilización y hayan sido validados por la misma.
Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o
profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría
26
fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de
bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Tipos de facturas electrónicas
Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura
electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no
estructurado.
Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante
redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en
que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el
no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas
automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser
tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de
pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los
que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
27
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una
imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en
los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un
proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el
reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas
en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Ventajas de la factura electrónica
Beneficios específicos de la factura electrónica son:
 acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
 reducir errores humanos;
 eliminar costes de impresión y envío postal;
 facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
 reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
 mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su
transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
 facilitar la lucha contra el fraude;
 subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales,
mejorando drásticamente su gestión;
 y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la
economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la
factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo
beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con
28
formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos
beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.
Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan
importantes retos. Cabe destacar los siguientes:
 su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye
el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
 su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las
Administraciones públicas; y
 la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que
permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través
de nuestras fronteras
29
Tecnicas contables
La técnica contable es el método específico que sigue y aplica la Contabilidad,
y que consiste en una serie de premisas o postulados que permiten:
 Observar los hechos económicos que la empresa realiza. En esta
observación prima el principio de dualidad.
 Valorar esos hechos económicos.
 Expresar, en un lenguaje convenido, los aspectos cuantitativos y
cualitativos de dicha observación. Es decir, su traducción al
lenguaje contable.
 Procesar la información, siguiendo unos criterios que permitan
obtener estados de síntesis que contenga, de manera ordenada,
datos significativos que expresen, adecuada y fielmente, la realidad
económica de la empresa.
Para lograr la enseñanza desarrolladora de la contabilidad se ha elaborado un
conjunto de técnicas para la solución de situaciones problemáticas contables.
Existen técnicas relacionadas con la formalización de asientos contables,
técnicas para el análisis financiero, técnica en los registros, etc.
El método o técnica más conocido y usado en Contabilidad para registrar las
operaciones (o reflejar las variaciones) que afectan al patrimonio de la empresa
es el Método de la Partida Doble. Este método parte de la premisa de que todo
hecho contable afecta, como mínimo, a dos cuentas.
La partida doble supone, por tanto, doble anotación, y se basa en los siguientes
principios:
30
 Todo hecho económico tiene su origen en otro hecho de igual valor,
pero de naturaleza contraria (por ejemplo, cuando se presta dinero, el
que lo recibe, debe; el que lo entrega, tiene). Por tanto, en todo hecho
contable, siempre hay un deudor (o deudores) por el importe de la
operación, y un acreedor (o acreedores), por el mismo importe.
No hay acreedor sin deudor, ni deudor son acreedor.
 En toda operación contable, es deudor el elemento patrimonial que
recibe y acreedor el que entrega.
 En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios
elementos patrimoniales ha de ser igual a la suma del valor abonado
a otros.
 Todo valor que entre en el patrimonio de la empresa, debe ser igual a
todo valor que salga del patrimonio de la empresa.
Es decir, no hay origen sin destino, no destino sin origen.
 En todo momento, la suma del Debe ha de ser igual a la suma del
Haber.
Ejemplo:
Una empresa compra un vehículo por 15.000 €, que paga a través de una
transferencia bancaria.
En esta operación intervienen dos cuentas: Bancos y Elementos de Transporte.
Es decir, sacamos dinero del banco (origen) y lo utilizamos para algo, en este
caso, comprar un vehículo (destino).
31
El método de la partida doble consiste en realizar, en cada asiento contable, un
apunte doble. De un lado, se refleja el destino de la operación, y de otro, el origen
de los fondos empleados en esa operación.
Así, esta operación genera el siguiente asiento contable:
Debe Haber
15.000 Elementos de Transporte a Bancos 15.000
Tecnica de la cuenta t
Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable
con sus diferentes elementos como son el débito, crédito y saldos.
La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada
para registrar los diferentes hechos económicos. Esta técnica nos permite
determinar los saldos finales de un ejercicio o período.
Ejemplo:
32
Aquí vemos cada uno de los elementos de la cuenta como son:
 Concepto o nombre de la
cuenta
 Código de la cuenta
 Su lado débito
 Su lado crédito
 Sus movimientos débitos y
crédito
 Su saldo
33
El saldo de la cuenta es el resultado de restar a los débitos el valor de los créditos.
En el caso de la cuenta de ejemplo, que es una cuenta del activo, en la cual su
naturaleza es débito, el saldo debe ser débito. Caso contrario sucede en una cuenta
de naturaleza crédito como el pasivo o el patrimonio, donde el saldo de la cuenta
debe ser también crédito.
La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado
débito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad
de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en
toda contabilización, en todo registro contable, siempre hay como mínimo una
cuenta que entrega y una cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones
tanto de recibir como de dar.
Técnica de la identificación del débito.
Esta técnica permite determinar las cuentas que se debitan en una operación
económica determinada y su importe se emplea un
determinado procedimiento de trabajo.
Técnica de la identificación del crédito.
Esta técnica permite determinar las cuentas que se acreditan en una operación
económica determinada y su importe. Analiza si solo algún recurso de la empresa,
34
si la empresa adquiere alguna obligación, determina si cancela o disminuye algún
derecho y si disminuye sus gastos.
Esta técnica consiste en comprobar si se cumple el método de la partida doble. En
su aplicación se ejecuta algunas acciones:
 Determino si se existen como mínimo una cuenta anotada al debe y otra
anotada al haber.
 Determino si la suma de los importes anotados en el haber es igual a la suma
de los importes anotados en él debe.
Técnica de comprobación del débito
Consiste en comprobar la veracidad de las cuentas anotadas al debe. La aplicación
de esta técnica implica el desarrollo de las siguientes acciones:
 Determina la naturaleza del saldo de la cuenta anotadas en él debe.
 Si la cuenta es deudora, determina que aumenta en esta operación.
 Si la cuenta es acreedora determina que disminuye en esta operación.
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Técnicas de comprobación del crédito.
Esta técnica consiste en comprobar la veracidad de las cuentas anotadas al haber.
La aplicación de esta técnica implica el desarrollo de las siguientes acciones:
 Determinar la naturaleza del saldo de la cuenta anotada en el haber.
 Si la cuenta es deudora, determina que disminuye en esta operación.
Técnica de comprobación de los principios contables.
Esta técnica consiste en comprobar si se cumplen los principios de contabilidad
generalmente aceptados. Para su aplicación se desarrolla las siguientes acciones:
1) Técnicas del Balance.
Se utiliza para valorar, la situación económica de la empresa. El balance
proporciona información sobre los activos, pasivos y neto patrimonial de la
empresa en una fecha determinada (el último día del año o ejercicio económico).
2) Técnica del Estado de pérdida y ganancia:
La cuenta de pérdidas y ganancias refleja el resultado obtenido a partir del
desarrollo la actividad de la empresa en un plazo determinado, ya sea el trimestre
o el año, reflejando los ingresos, gastos, pérdidas y beneficios obtenidos durante
ese periodo por la empresa.
36
Impuestos
Según (Universal, 2016) los impuestos son la obligación que tenemos todos los
ciudadanos de contribuir con el gasto público, así como para orientar directamente
la producción y distribución de bienes. En México existen tres principales impuestos
que en conjunto captan la gran mayoría de la recaudación anualmente.
Se trata del Impuesto Sobre la Renta (ISR), el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y
el Impuesto Especial a Producción y Servicios (IEPS).
Mientras que el IVA y el IEPS son impuestos que se pagan en las mercancías y los
servicios, el ISR es un impuesto que pagamos de nuestro salario, en caso de ser
trabajadores, o de nuestras ganancias, en caso de tener algún negocio.
El IVA se cobra con una tasa de 16% en todos los productos y servicios,
exceptuando alimentos básicos, medicinas, libros, suelo y donaciones.
Mientras que el IEPS es un impuesto indirecto que se paga sólo en ciertos bienes y
servicios como son tabaco, alcohol, combustibles, bebidas endulzadas y pan dulce,
entre otros.
Por último, el ISR es una tasa de entre 30% y 35% que pagamos los mexicanos
registrados ante Hacienda.
37
¿Qué es un sistema contable?
Un sistema contable es un conjunto de pasos que se realizan de una
manera cronológica mediante anotaciones contables para el registro de
operaciones que hace una entidad. Además, se le considera la forma natural o
técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para medir los efectos
que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensión de
la información financiera.1
Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se
relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de
una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser
analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor,
Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin
número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde
los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo
tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la
empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que
permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar
una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente
toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis
financieros.
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Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros,
de servicios, consumo, etc.) y cada uno de ellos posee diferentes necesidades de
información contable, por ejemplo una empresa de carácter financiero o banco
requiere una información diferente que la de un establecimiento comercial ya que
la primera (Banco) estará vinculada con su cartera de clientes y ahorrantes, por lo
tanto, buscara medir estándares en cuanto a morosidad de los clientes, calidad de
la cartera, apalancamiento financiero, tasas de interés, etc., y el establecimiento
comercial buscará medir estándares en cuanto a existencias en inventarios,
facturación, clientes, comisiones, por lo tanto al diseñarse un sistema contable. Lo
primero que debe analizarse es, ¿cuáles serán los requerimientos de información
necesarios que se ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para que los
gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el éxito del negocio o
empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo tanto, los estados
financieros, son el resumen global de todo el sistema contable (Son como
las fotografías actuales del negocio), porque la información que estos presentan
debe ser real, medible y que se pueda seguir (Auditable); es el sistema contable la
base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la confiabilidad
que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.
39
Contabilidad y sistemas contables
Mediante la contabilidad, las empresas poseen una herramienta que les permite
tener un registro y control exhaustivo de las operaciones que realizan diariamente.
La principal característica de la contabilidad, pero, reside en que permite trasladar
esos movimientos diarios en dinero, de manera que tan solo mirando las notas
contables podemos conocer como entra y sale el dinero de la sociedad, y por
donde estamos teniendo pérdidas. A su vez, un sistema de información contable
está formado por aquellos métodos y procedimientos que van a seguirse para
llevar el control de las actividades que acabamos de describir, para que
posteriormente los superiores jerárquicos puedan usar la información en su toma
de decisiones. Dentro de los sistemas contables encontramos dos grandes grupos
de información:
 Contabilidad financiera externa: se trata de la información que estará al
abasto tanto de las personas que forman la empresa, como de personas del
exterior. Estas personas son desde accionistas, hasta proveedores que
están interesados en la solvencia de a quién van a vender.
 Contabilidad de costos: aquí hacemos referencia a la relación entre los
costes y los beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes
operaciones que realiza. Hablamos del volumen de producción y de la
eficiencia en generar beneficios mediante el uso de los distintos recursos. A
40
priori, puede parecer que estamos ante la misma situación que cuando
hablamos de la contabilidad financiera externa, pero la principal diferencia
reside en que con la contabilidad de costos pretendemos que la información
de la situación económica de la empresa sea utilizada por los diversos
departamentos y así maximizar beneficios y reducir costes.
Estructura de un sistema contable
Normalmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que
permiten que cualquier persona de la empresa pueda entender la información que
en ellos se contiene, si bien quizá no es posible que todas las personas que van a
tenerlo en sus manos vayan a entender todos los conceptos contables, pero la
idea es que si se puedan ver de manera clara y concisa cual es la situación
financiera de la misma. Así pues, por lo general, en un sistema contable
encontramos los siguientes elementos:
 Actividad financiera: consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la
empresa. Como recordaréis hemos dicho que la contabilidad consiste en
convertir la actividad diaria en dinero para poder entender cuál es su
situación, debiéndose registrar en los libros de contabilidad.
 Orden de la información: es muy importante establecer un orden de la
información que va llegando a la empresa. pensad que si no se establece
un orden coherente será imposible clasificar todos los movimientos
contables. Es por eso, que existe la figura del libro diario, donde cada día
se apuntan las entradas de dinero, mercancías, de primeras materias, etc.
41
para después ordenarlo todo en el libro mayor para conocer a final de año
cual ha sido el balance de la empresa. Además es fundamental crear un
sistema de numeración de las facturas, ya sea para conocer por ejemplo si
están o no sujetas a IVA, o si son clientes de dudoso cobro o anticipos a
cuenta de productos que vamos a tener que pagar más tarde. Se trate de la
operación que se trate, los sistemas contables las ordenan y le asignan un
valor monetario. Existe, además, un resumen de toda la información para
que sea sencillo comprenderla para las personas que posteriormente
deberán trabajar con ella.
Características principales del sistema contable
Además de la estructura que hemos venido comentado los sistemas de
contabilidad deben tener una serie de características básicas para que estén bien
formulados:
 Comprensibles. Los sistemas contables deben ser comprensibles, como
hemos ido reiterando, no solo debes ser comprensible para contables
expertos sino para cualquier persona de la empresa que necesite apoyarse
en él para cualquier proyecto que quiera emprender.
 Útiles. Interrelacionado con el punto anterior, nos encontramos con la
necesidad de que estos sistemas sean útiles. Como ya sabréis ahora, es
fundamental que mediante los mismos conozcamos de forma rápida y
eficaz la situación de la empresa.
42
 Fiables. Es fundamental que los datos con los que se elaboran los sistemas
contables sean fiables y contengan información veraz, para que los
responsables de la toma de decisiones de las empresas puedan basarlas
en los mismos sin miedo a estar trabajando con información falsa.
Ventajas y desventajas de los sistemas contables
Para acabar con el post de hoy es importante hacer una breve referencia a las
ventajas y a los inconvenientes que puede tener para las sociedades la llevanza
de la contabilidad de manera exhaustiva mediante los sistemas que venimos
explicando.
Ventajas
 Para las empresas, es muy importante ya que gestionan sus ingresos y
gastos. Además de tener ordenada la actividad diaria de la empresa y
controlanda cualquier tipo de anomalía que pueda producirse de manera
eficaz e inmediata.
 Al tener controladas las pérdidas y ganancias mediante los asientos
contables, se gestionan mejor los recursos, se hacen inversiones más
inteligentes y se coloca a la empresa en una buena posición en el mercado.
Desventajas
 El inconveniente fundamental, si es que puede llamarse como tal, es la
gran cantidad de orden, tiempo y rigurosidad que debe tener la empresa a
43
la hora de crear el sistema para que la información contenida en el mismo
sea fiable como hemos indicado anteriormente.
Diario tabular
En el este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor único, sólo que
en éste se abre una sección con el nombre de "varias cuentas", en el cual se
anotan las cantidades correspondientes de cuentas que faltan de espacios que no
se les asignó columnas especiales, o bien, aquellas cuyo movimiento no es
constante. El sistema de diario único tabular consiste en establecer un diario con
columnas, pero sin eliminar el libro mayor al que se
pasaban mensualmente las sumas de cada columna, previo análisis de la sección
de varias cuentas. El pase a los auxiliares se hacía diariamente y de preferencia
tomando los datos de los comprobantes o documentos fuente. Los errores en los
libros columnarios se corregían mediante contrapartidas en los que con tinta roja
se cancelaban los antes mencionados y con tinta negra se hacía la corrección
debida, esto en el mismo renglón haciendo la referencia a la partida errada. En el
diario tabular se podía registrar de dos maneras:
 Consistía en registrar la operación siguiendo el modelo del diario
continental, utilizando tantos renglones como cuentas para que afecte la
operación.
 Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas afectadas
anotando directamente en la columna correspondiente con sólo el valor.
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Los pasos eran los siguientes: Operación, Diario tabular (Mayores auxiliares),
Concentración, Diario general, Libro mayor, Balanza de comprobación y
finalmente los Estados financieros.
Sistema de diario y caja
Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que existía en el registro
oportuno de las operaciones, basado en la división del trabajo. Para ello, el diario
se divide en dos; el diario de caja, donde se anotaban únicamente operaciones
que representaban movimiento de dinero, ya sea como entrada o salida de
efectivo, mientras que el otro era el "Diario de operaciones diversas": en donde se
registraban todas las operaciones que no causaban entrada o salida de efectivo,
por lo que de esta manera, dos personas podían registrar la operación. En este
sistema, las operaciones se clasificaban en:
 Operaciones simples.
 Operaciones compuestas o mixtas.
Las operaciones simples son aquellas que quedaban registradas en un solo diario
por ser totalmente en efectivo o bien, totalmente a crédito. Las operaciones
compuestas afectaban o bien, debían ser registradas en los dos libros, toda
operación compuesta se registraba primero en el diario de operaciones diversas y
la parte que representaba entrada o salida de efectivo se enlazaba al diario de
caja o bancos. Para poder registrar una misma operación en los dos libros se
utilizaba lo que llamamos cuentas puente o de enlace. Estas son cuentas
transitorias que permiten registrar en dos diarios y una vez que han sido
45
registradas en ambos diarios, ésta queda saldada. Las principales cuentas puente
que se utilizaban eran:
 Clientes - cuenta puente.
 Deudores - cuenta puente.
 Proveedores - cuenta puente.
 Acreedores - cuenta puente.
Toda cuenta puente se abría en el diario de operaciones diversas, se cancelaba
en el diario de bancos.
Quickbooks
Se trata de una de las mejores y más completas opciones para pequeños
negocios. Entre las principales ventajas está la posibilidad de integración con más
46
de 150 aplicativos relacionados. Ofrece también 30 días de prueba gratis. Para
trabajadores independientes, el precio va desde US$ 7,99 por mes el primer año,
mientras para pequeñas empresas el paquete más básico cuesta US$ 10,36 al
mes durante el primer año.
Intacct
De acuerdo con la web oficial de Intacct, más de 9 mil clientes utilizan la
herramienta para gestionar sus finanzas. La automatización de procesos ofrecida
por la plataforma permite que el día a día de los negocios sea más ágil. Es
reconocido por el American Institute of Certified Public Accountants como la
herramienta preferida para aplicaciones financieras.
Freshbooks
El Freshbooks es una de las mejores soluciones para quienes desean trabajar con
su sistema integrado a dispositivos móviles como smartphones y tablets. A
través de esta herramienta, que posee interfaz fácil e intuitiva, puedes recibir los
pagos de tus clientes con tarjeta de crédito. Está disponible tanto para el sistema
Android como para el sistema iOS. También ofrece prueba de 30 días gratis y
paquetes a partir de US$ 9,95.
Wave Accounting
Es el mejor software gratuito de automatización de sistema contable disponible en
el mercado. Es la solución ideal para pequeñas empresas que poseen hasta
nueve empleados. Entre los recursos principales está la conexión con bancos y
47
sistemas seguros de pago y la generación de informes. La principal desventaja es
que, por ser gratuito, posee anuncios y publicidad durante su ejecución y
funcionamiento.
Zoho Books
La principal ventaja del Zoho Books es el costo beneficio, ya que son sólo dos
paquetes, y el más caro cuesta sólo US$ 24 al mes, con todos los recursos
disponibles. Entre las funcionalidades, están la gestión de las finanzas y la
posibilidad de emitir informes completos de la situación financiera del negocio. Es
ideal para empresas en crecimiento.
Antes de escoger entre las opciones de softwares de contabilidad disponibles en
el mercado, el emprendedor debe hacer una investigación extensa. Son muchas
las opciones, y será necesario que conozcas los pros y contras de cada una, con
el objetivo de encontrar la que mejor se adapte al perfil de tu negocio.
Si tienes dudas sobre la adopción de softwares para el control de la contabilidad
es porque aún confías más en el papel, a continuación, conoce la infografía y
cuáles son las ventajas financieras en adoptar la documentación digital en tu
empresa.
48
Sistema centralizador
Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan operaciones
definidas y constantes, en las cuales se define el objeto de dicha empresa, para
implantar este sistema era necesario conocer el tipo de operaciones que
frecuentemente realiza la empresa para poder diseñar un diario específico donde
se registren tales operaciones.
En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor frecuencia,
o bien, más comunes que realiza la empresa son:
 Inversiones y recuperación de efectivo a través de cheques.
 Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o transferencias
bancarias.
 Adquisición de mercancía al contado o a crédito.
 Venta de mercancía al contado o a crédito.
 Movimiento de mercancía por entrada o salida de ésta.
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 Recepción de documentos o títulos de crédito que firman los clientes a fin
de garantizar la venta de mercancía realizada a crédito.
 Suscripción de documentos otorgados a favor
de proveedores o acreedores para garantizar compras de mercancías a
crédito o alguna otra operación.
Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que son las más
comunes y que se realizan frecuentemente, el sistema manual
llamado “Centralizador “de una empresa comercial se integraba con los siguientes
diarios:
 Diario de bancos: En él se registra la entrada y salida de efectivo (cheque o
transferencia).
 Diario de compras: En él se van a registrar éstas, los gastos, devoluciones,
rebajas y descuentos de tal manera que este diario refleje las compras
netas.
 Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre ventas,
rebajas y descuentos. De tal manera que refleje las ventas netas.
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 Diario de salidas de almacén: En él se registran las salidas de almacén por
concepto de ventas y las devoluciones sobre ventas a precio-costo. De tal
manera que nos de el costo de lo vendido.
 Diario de documentos por cobrar: Este diario se establecía sólo cuando la
empresa recibía documentos a favor, con frecuencia y en él se registraban
todos los títulos de crédito, letras de cambio y pagarés que se recibían para
su cobro, los endosaba, cobraba, cancelaba o sustituía para que el diario
reflejara en cualquier momento el saldo de los documentos pendientes de
pagar
 Diario de documentos por pagar: Este diario sólo se establecía cuando la
empresa expedía o aceptaba documentos para su pago. Con frecuencia, en
él se registraban los títulos de crédito que se aceptaban, los que se
cancelaban, pagaban o sustituían.
 Diario de operaciones diversas: Se registraban todas las demás
operaciones que no representaban ninguna de las anteriores.
El establecimiento de los diarios dependía de la política de compra y venta de
mercancías a crédito que daban lugar a la recepción o suscripción de documentos.
51
Sistema de pólizas
Este sistema es una evolución más de los métodos de registros manuales que
consiste en emplear un documento individual para registrar cada operación,
teniendo como característica el hecho de que permite una mayor división del
trabajo y sobre todo, agiliza el proceso del registro de las operaciones. Las pólizas
son registradas teniendo como base el rayado del diario continental. Además,
éstas son documentos de carácter interno en las que se registran las operaciones
y se anexan los comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades en ella
registradas. En este sistema, las operaciones se registran individualmente, es
decir, para cada operación se realiza una póliza, la cual mantiene el rayado del
diario continental. Una póliza contiene los siguientes datos:
 Nombre de la empresa.
 Tipo de póliza.
 Número de póliza.
 Fecha.
 Número de cuenta.
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 Número de subcuenta.
 Nombre de la cuenta.
 Columna de parcial.
 Columna para el cargo.
 Columna para el abono.
 Concepto de la operación.
 Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registró la
operación).
Las pólizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes grupos:
 Pólizas de entrada de efectivo (pólizas de ingreso).
 Pólizas de salida de efectivo (pólizas de egreso o pólizas cheque).
 Pólizas de diario.
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Sistema de cuentas por cobrar
El sistema de cuentas por cobrar surgió por la necesidad que algunas empresas
tenían de expedir recibos para el cobro de determinados ingresos, como eran:
 Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.
 Cobro de servicios prestados como el de energía eléctrica y teléfono.
 Cobro periódico de intereses por inversión de capital a largo plazo.
Para lo cual se expedía una cuenta por cobrar, que era un documento mucho más
completo que un simple recibo de cobro.
En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de eliminar
subcuentas personales de las cuentas de clientes y deudores, y para la cuenta por
pagar para eliminar subcuentas de proveedores y acreedores se usaba una
cuenta de activo llamada "Cuentas por cobrar".
Sistema de cuentas por pagar
El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de empresa,
principalmente en aquellas donde la mayor parte de las operaciones eran a
54
crédito. El procedimiento de cuentas por pagar/cobrar tenía los siguientes
objetivos:
 Eliminar o reducir el número de subcuentas personales.
 Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas de dinero.
El registro se realizaba a través de una cuenta de pasivo llamada "Cuentas por
pagar".
Sistemas contables
Un sistema contable es un método que usa la contabilidad para almacenar todos
los registros financieros, asi como entradas y salidas de una empresa. De llevarse
a cabo correctamente un sistema contable puede ayudar a obtener el máximo
aprovechamiento de las finanzas y los recursos con los que cuenta la empresa.
Gracias a estos sistemas contables se puede desarrollar, administrar y comunicar
información muy valiosa de igual forma se compone de diversos tipos de
documentos que implican la participación de especialistas (contadores) los cuales
se encargan del registro preciso y de un análisis muy detallado de la información
que se registra, estos a su vez suelen trabajar en conjunto con los gerentes o los
responsables de la toma de decisiones de una empresa.
El diseño y las capacidades de estos sistemas contables varían mucho de una
organización a otra, pero a fin de cuentas el propósito básico de la información
contable se mantiene por esta razón y así llevar un buen registro, por esta razón
es muy importante tener muy en cuenta el tipo de giro de la empresa pues
dependiendo de esta será el tipo de sistema contable que se utilice. No es lo
55
mismo una empresa con giro comercial que una con giro financiero, las dos,
aunque tendrán la misma información base, necesitaran un sistema contable
diferente y de acuerdo a sus diferentes necesidades financieras. Existe un tipo de
sistema contable que genera reportes, resúmenes gráficos que hacen más fácil el
análisis de los datos financieros de la empresa. Tiene compatibilidad con hojas de
cálculo, contiene información de las diferentes divisas y emite declaraciones
fiscales, mensuales y anuales. Otro tipo de sistema contable es aquel que
contiene toda la información financiera de la empresa y la guarda en una nube y
de esta manera cualquier persona que tenga acceso puede entrar a revisar la
información desde cualquier computadora. Este sistema es idóneo para las
empresas que tienen varios socios e inversionistas los cuales tienen que estar al
tanto de la información en cualquier momento
Un sistema de información bien diseñado ofrece control compatibilidad, flexibilidad
y una relación aceptable de costo/beneficio. Control: un buen sistema de
contabilidad le da la administración un buen control sobre las operaciones que
lleva a cabo la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos
que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y
asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de
información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas
con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en
particular. Las ventajas de un sistema contable son muchas y a continuación
presentamos algunas.
La disminución de los costos permite entre otras cosas
56
-Implantar en su totalidad un sistema de gestión de calidad
-Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.
-El margen de ganancia se incrementa en forma continua.
-Permite que se constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.
-Existencia de una mejor posición competitiva.
Pero a fin de cuentas todo depende de la forma de distribución de la empresa, por
que independientemente del tamaño de esta, cada cosa debe tener su propio
espacio, su propio control, y así como existen aquellos programas de contabilidad
que son utilizados en grandes empresas y hasta en empresas extranjeras, así
existen programas en el mercado para las pequeñas. El sistema contable más
utilizado por la PyME es el que cumple con las normas de información financiera
(NIF), incluye reportes financieros básicos y, además tiene una gran potencia de
almacenamiento, el cual es de uso sencillo y permite cargar, verificar y almacenar
los comprobantes fiscales digitales por internet y realizar cálculos y controles de
IVA DyP y DIOT. Esta información es de fácil acceso, pues rastrea datos
fácilmente y asi mismo guarda información de varias empresas.
Programas de contabilidad
Entre los paquetes de contabilidad más solicitados actualmente se encuentran los
siguientes:
Aspel NOI: Que maneja todo lo relacionado con el control laboral
57
Aspel SAE: Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la
empresa.
CONTASOL: Este programa nos permite un mejor control de gastos, de libros,
informes, facturación, entre otros beneficios.
ContaFiscal2000: Nos permite administrar los procesos contables y fiscales de la
empresa, desde la contabilidad hasta generar los XML de la información que
actualmente necesita.
Programa Profit Plus: Cuenta con los productos tales como, administrativo,
contabilidad, nomina producción RMA, eprofit (parecido a los sistemas ASPEL)
Cont4: Permite contabilizar las operaciones de una o varias empresas.
Contabilidad PyME: Es un programa listo para ser utilizado, posee una navegación
intuitiva parecida a las herramientas de oficina que se usan cada día: hoja de
cálculo, herramienta de procesamiento de texto, etc.
Programa administrativo SAP: Este sistema comprende varios módulos
integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración
empresarial.
Estos son algunos tipos de sistemas contables que se encuentran en el mercado,
pero lo cierto es que estos paquetes permiten que la contabilidad sea mas fácil y
rápida, en especial en las grandes empresas donde la contabilidad esta mas
segmentada, es por esto que cada uno está diseñado para obtener diferentes
resultados con diferentes procedimientos, desde la contabilidad básica, hasta los
58
más complejos, algunos tienen un costo elevado, otros mas económicos, incluso
algunos son gratuitos, pero como ya lo hemos mencionado todo depende del tipo
de actividades que realice la empresa, estas definirán el tipo de sistema contable
que se necesita adquirir.
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano desconcentrado de la
Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que tiene la responsabilidad de aplicar
la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales
contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público; de fiscalizar a los
contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras; de
facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la
información necesaria para el diseño y la evaluación de la política tributaria.
Su misión: Recaudar los recursos tributarios y aduaneros que la Ley prevé,
dotando al contribuyente de las herramientas necesarias que faciliten el
cumplimiento voluntario.
Su visión: Ser una institución moderna que promueva el cumplimiento voluntario
de los contribuyentes a través de procesos simples.
Es objeto de la SAT, ejercer con exclusividad las funciones de Administración
Tributaria contenidas en el Decreto Número 1-98 del Congreso de la República de
59
Guatemala, Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria y
ejercer las funciones específicas siguientes:
 Ejercer la administración del régimen tributario, aplicar la legislación
tributaria, la recaudación, control y fiscalización de todos los tributos
internos y todos los tributos que gravan el comercio exterior, que debe
percibir el Estado, con excepción de los que por ley administran y recaudan
las municipalidades. Como parte de esta función, debe procurar altos
niveles de cumplimiento tributario, mediante la reducción de la evasión,
actuar de conformidad a la ley contra delitos tributarios y aduaneros y
facilitar el cumplimiento de los contribuyentes;
 Administrar el sistema aduanero de la República y facilitar el comercio
exterior de conformidad con la ley y con los convenios y tratados
internacionales ratificados por Guatemala, y ejerce las funciones de control
de naturaleza paratributaria o no arancelaria, vinculadas con el régimen
aduanero;
 Establecer mecanismos de verificación de valor en aduana, origen de
mercancías, cantidad y clasificación arancelaria, a efecto de evita la
sobrefacturación o la subfacturación y lograr la correcta y oportuna
tributación de empresas internacionales de verificación y supervisión,
contratación de servicios internacionales de información de precios y otros
servicios afines o complementarios;
60
 Organizar y administrar el sistema de recaudación, cobro, fiscalización y
control de tributos a su cargo;
 Mantener y controlar los registros, promover y ejecutar las acciones
administrativas y promover las acciones judiciales, que sean necesarias
para cobrar a los contribuyentes y responsables los tributos que adeuden,
sus intereses y, si corresponde, sus recargos y multas;
 Sancionar a los sujetos pasivos tributarios, de conformidad con lo
establecido en el Código Tributario y en las demás leyes tributarias y
aduaneras;
 Presentar denuncias, provocar persecución penal o adherirse a la ya
iniciada por el Ministerio Público, en los casos en que se encuentren en
trámite proceso de investigación o procesos penales por indicios de la
comisión de delitos y faltas contra el régimen tributario, de defraudación y
de contrabando en el ramo aduanero;
 Establecer y operar los procedimientos y sistemas que faciliten a los
contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias;
 Realizar, con plenas facultades, por los medios y procedimientos legales,
técnicos y de análisis que estime convenientes, las investigaciones
necesarias para el cumplimiento de sus fines y establecer con precisión el
hecho generador y el monto de los tributos. Para el ejercicio de estas
facultades contará con el apoyo de las demás instituciones del Estado;
 Establecer normas internas que garanticen el cumplimiento de las leyes y
reglamentos en materia tributaria;
61
 Asesorar al Estado en materia de política fiscal y legislación tributaria, y
proponer al Organismo Ejecutivo, por conducto del Ministerio de Finanzas
Públicas las medidas legales necesarias para el cumplimiento de sus fines;
así como, participara en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de
ingresos, en cuanto la definición de metas de recaudación;
 Opinar sobre los efectos fiscales y la procedencia de la concesión de
incentivos, exenciones, deducciones, beneficios o exoneraciones
tributarias, por conducto del Organismo Ejecutivo, las modificaciones
legales pertinentes a las exenciones y los beneficios vigentes;
 Solicitar la colaboración de otras dependencias del Estado, entidades
descentralizadas, autónomas y entidades del sector privado, para realizar
los estudios necesarios para poder aplicar con equidad las normas
tributarias;
 Promover la celebración de tratados y convenios interinstitucionales para el
intercambio de información y colaboración en materia aduanera y tributaria,
cumpliendo siempre con lo establecido en el artículo 44 de esta Ley;
 Planificar, formular, dirigir, ejecutar, evaluar y controlar la gestión de la
Administración Tributaria;
 Administrar sus recursos humanos, materiales y financieros, con arreglo a
esta Ley y sus reglamentos internos;
 Ejecutar la rectoría de la política de combate al contrabando y defraudación
aduanera y tributaria. Para el ejercicio de esta función contará con la
colaboración de entidades del Estado que correspondan;
62
 Presentar las denuncias que procedan, incautar y consigna las mercancías
que estén a la venta y que no se documenten con las facturas de compras
o declaraciones de importación correspondientes. Para el ejercicio de esta
función contará con el auxilio de las fuerzas de seguridad y el Ministerio
Público.
 Realizar, con plenas facultades, por los medios y procedimientos legales,
técnicos que estime convenientes, las inspecciones, investigaciones y
verificaciones necesarias para el combate al contrabando, defraudación
aduanera y tributaria. Para el ejercicio de estas funciones contará con el
apoyo de las demás instituciones del Estado;
 proponer al Organismo Ejecutivo por conducto del Ministerio de Finanzas
Públicas, las estrategias o medidas legales apropiadas para la ampliación
de la base tributaria;
 Actualizar y planificar anualmente las políticas para mejorar la
administración, fiscalización, control y recaudación de los tributos,
simplificando los procesos y procedimientos para su ejecución y
cumplimientos utilizando los medios, mecanismos e instrumentos
tecnológicos que contribuyan a alcanzar dichos objetivos. Para el efecto,
podrá suscribir convenios de cooperación que considere procedentes.
 Trasladar dentro de los dos días hábiles siguientes a su recepción, a la
cuenta Fondo Común Cuenta Única Nacional en el Banco de Guatemala,
directamente o por medio de los bancos del sistema que reciban el pago de
tributos, la recaudación efectivamente recibida;
63
 Adoptar las medidas que dentro del ámbito de su competencia
correspondan para el efectivo cumplimiento de los convenios
internacionales en materia de transparencia tributaria y de combate a la
corrupción y,
 Todas aquellas que se vincule con la administración tributaria y los ingresos
tributarios.
Conclusión
Contabilidad electrónica o contabilidad en línea, es la aplicación de las tecnologías en línea
e Internet a la función de contabilidad empresarial. Al igual que el correo electrónico es
una versión electrónica del correo tradicional, la contabilidad electrónica es la
"habilitación electrónica" de la contabilidad legal y los procesos contables rastreables que
tradicionalmente eran manuales y en papel.
La contabilidad electrónica implica la realización de funciones contables regulares,
investigación contable y capacitación contable y educación a través de diversas
herramientas de contabilidad basadas en Internet como kits de herramientas digitales,
varios recursos de Internet, materiales internacionales basados en la web, bases de datos
de instituciones y empresas basados en Internet. , enlaces web, software de contabilidad
64
basado en Internet y herramientas electrónicas de hoja de cálculo financiera para
proporcionar una toma de decisiones eficiente.
Glosario
Persona moral –
Persona jurídica (o persona moral) es una organización con derechos y
obligaciones que existe, pero no como individuo, sino como institución y que es
creada por una o más personas físicas para cumplir un objetivo social que puede
ser con o sin ánimo de lucro.
Persona Fisica -
65
Individuo o miembro de una comunidad con derechos y obligaciones determinados
por el ordenamiento jurídico.
firma electrónica-
es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde
una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier
medio electrónico válido. Ejemplos: ... Firma con un lápiz electrónico al usar una
tarjeta de crédito o débito en una tienda.
Banco-
Instituciones que se dedican a las relaciones monetarias: circulación monetaria;
relaciones crediticias; registro y control financieros; préstamos, pagos y cobros,
etc. Un banco se define como «cualquier empresa monetaria nacional, distinta de
una compañía fiduciaria, que esté autorizada para descontar y negociar pagarés,
giros, letras de cambio y otros documentos de adeudo; recibir depósitos de dinero
y de efectos comerciales; prestar dinero con garantía real o personal; y comprar y
vender oro y plata en barras, monedas extranjeras o letras de cambio.
Activos-
Conjunto de bienes y derechos que posee la empresa y que se espera produzcan
beneficios. Un activo es un recurso económico propiedad de la empresa.
Pasivos-
Conjunto de obligaciones, deudas que la organización tiene con otras personas o
entidades, conocidas como acreedores que representan el financiamiento a la
entidad por parte de terceros.
66
Bibliografía
http://www.aspel.com.mx/productos/reformas-fiscales/contabilidad-electronica.html
https://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad_electr%C3%B3nica
http://losimpuestos.com.mx/contabilidad-electronica-por-internet-en-el-sat/
https://www.facturadorelectronico.com/ContabilidadElectronica.aspx
https://www.fiscoclic.mx/informacion-factura-electronica/contabilidad-electronica.html
http://www.soyconta.mx/que-es-y-como-se-implementa-la-contabilidad-electronica/

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Historia de la contabilidad electrónica en el mundo

  • 1. 1 Universidad Autónoma Intercultural de Sinaloa Unidad Los Mochis Materia: Herramientas para la búsqueda y manejo de la información Profesor: Lic. Juan Fransisco Arias Villalobos Tema: La historia de la contabilidad electrónica en el mundo Integrantes: María Fernanda Mariscal Flores Carlos Froylan Galeana Cota Jesús Ignacio Medina Flores Elena Enciso Gastelum Dariana Medina Morales Rosalina Sanchez Castro Cesar Eruviel Berrelleza Soto
  • 2. 2 Contenido Antecedentes.......................................................................................................................4 Definición del problema........................................................................................................4 Justificación.........................................................................................................................4 Introducción ........................................................................................................................5 Antecedentes históricos .......................................................................................................6 Mesopotamia...................................................................................................................7 Egipto..............................................................................................................................8 Roma............................................................................................................................10 Edad media....................................................................................................................10 Edad renacentista...........................................................................................................12 Edad moderna................................................................................................................13 Inicio y desarrollo de la contaduría publica en méxico.......................................................15 En México..........................................................................................................................16 Personas morales ...........................................................................................................17 Personas físicas ..............................................................................................................18 Firma electrónica............................................................................................................18 Contabilidad electrónica (Marco jurídico) ............................................................................19 ARTÍCULO 28..................................................................................................................19 ARTÍCULO 33..................................................................................................................20 ARTICULO 34..................................................................................................................22 ¿Qué es la factura electrónica ?..................................................................................23 Una factura electrónica como evolución de la factura tradicional...........................................23 Normativa legal ............................................................................................................24 Legibilidad, autenticidad e integridad...................................................................................25 Tipos de facturas electrónicas..............................................................................................26 Facturas en formatoestructurado ...................................................................................26 Facturas en formato noestructurado...............................................................................26 Ventajas de lafactura electrónica........................................................................................27 Tecnicas contables .............................................................................................................29 Tecnica de la cuenta t.........................................................................................................31 Técnica de la identificación del débito. ................................................................................33 Técnica de la identificación del crédito. ...............................................................................33 Técnica de comprobación del débito ...................................................................................34 Técnicas de comprobación del crédito.................................................................................35 Técnica de comprobación de los principios contables...........................................................35
  • 3. 3 Impuestos..........................................................................................................................36 ¿Qué es un sistema contable?.............................................................................................37 Contabilidad y sistemas contables.......................................................................................39 Diario tabular.....................................................................................................................43 Sistema de diario y caja......................................................................................................44 Sistema centralizador.........................................................................................................48 Sistema de pólizas..............................................................................................................51 Sistema de cuentas por cobrar............................................................................................53 Sistema de cuentas por pagar.............................................................................................53 Sistemas contables.............................................................................................................54 Programas de contabilidad..................................................................................................56 Conclusión.........................................................................................................................63 Glosario.............................................................................................................................64 Bibliografía.........................................................................................................................66
  • 4. 4 Antecedentes Informar a las personas de la importancia de la contabilidad, mejora la eficiencia interna y promueve la pronta entrega de servicios públicos. Definición del problema Como punto de partida se tomó la contabilidad electrónica en el mundo con el fin de la simplificación de los procesos contables y la automatización de estos. Tomando en cuenta la innovación e implementación de nuevas técnicas para facilitar el proceso y disminuir el porcentaje de errores. Justificación El motivo del presente es informar a las personas de la contabilidad electrónica, es para dar a conocer lo práctico que puede ser. Facilita el trabajo laboral dentro de una empresa, mejorando la pronta entrega de los movimientos y capturas de nuestra empresa o negocio a través de un sistema de captura de pólizas y ahí mismo se hace la contabilidad
  • 5. 5 electrónica la cual se firma con la clave fiel y se manda a través del portal del SAT y ellos te responden con un acuse de aceptación o ya sea de cancelación si las declaraciones no coinciden con lo enviado, facilitando asi el control de la contabilidad de nuestra empresa Introducción La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Como sabemos el origen de la contabilidad es de hace muchos años, desde que el hombre se dio cuenta de que su memoria no era suficiente para guardar la información necesaria. Desde el año 6000 a.c. ya existían los elementos necesarios para la actividad contable. En Grecia, Egipto y en los
  • 6. 6 Valles de Mesopotamia llevaban registros y operaciones financieras de las empresas privadas y públicas en tablillas de barro. El objetivo de la contabilidad es proporcionar información a los dueños y socios de un negocio sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar información a los administradores para que ellos planifiquen, tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar información de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado. Antecedentes históricos La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invención de los primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el registro de aquellos datos de la vida económica que le era preciso recordar. Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección aritmética, que se producían con demasiada frecuencia y era demasiado complejos para poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular la repartición de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La organización de los ejércitos también requerían un cálculo cuidadoso de las armas, pagas y raciones alimenticias, así como de altas y bajas en sus filas. Algunas sociedades que carecían de escritura en sentido escrito utilizaron, sin embargo, registros contables; es el caso de los Incas, que empleaba los quipus, agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo
  • 7. 7 largo de un cordel, y cuya finalidad, aún no desvelada totalmente era, sin duda, la de efectuar algún tipo de registro numérico. Mesopotamia El país situado entre el Tigris y el Éufrates era ya en el cuarto milenio a. De J.C. asiento de una próspera civilización. Los comerciantes de las grandes ciudades mesopotámicas constituyeron desde fechas muy tempranas una casta influyente e ilustrada. El famoso código de Hammurabi, promulgado aproximadamente en el año 1700 a. De J.C., Contenía a la vez que leyes penales, normas civiles y de comercio. Regulaba contratos como los de préstamo, venta, arrendamiento, comisión, depósito y otras figuras propias del derecho civil y mercantil, y entre sus disposiciones había algunas directamente relacionadas con la manera en que los comerciantes debían llevar sus registros. Se han conservado miles de tablillas cerámicas que permiten formarse una imagen acerca de la manera en que los sumerios llevaban las cuentas. Gracias a esos testigos, inmunes al paso del tiempo, sabemos que ya en épocas muy antiguas existían sociedades comerciales, e las que las aportaciones de capital y el reparto de beneficios estaban cuidadosamente estipulados por escrito. La propia organización del Estado, así como el adecuado funcionamiento de los templos, exigían el registro de sus actividades económicas en cuentas detalladas. Los templos llegaron a ser verdaderas instituciones bancarias, que realizaban préstamos. El auge de Babilonia a comienzos del segundo milenio a. De J.C., es decir en la época de que data el Código de Hammurabi, trajo consigo un progreso en
  • 8. 8 las anotaciones contables. Aparece entonces una manera generalizada de realizar las inscripciones, estableciéndose un orden en los elementos de éstas; título de la cuenta, nombre del interesado, cantidades, total general. Los pueblos mesopotámicos utilizaban ya el ábaco para facilitar la realización de las operaciones aritméticas, que fueron sumamente laboriosas en todas las épocas, hasta la relativamente reciente introducción universal de la actual numeración arábiga. La costumbre de insertar la plancha cerámica en una varilla, siguiendo un orden cronológico, creó verdaderos libros de contabilidad. Egipto El instrumento material utilizado habitualmente por los egipcios para realizar la escritura era el papiro. Las anotaciones de tipo contable, por su carácter repetitivo, llegaron a conformar un tipo de escritura hierática que ha resultado muy difícil de descifrar para los estudios. Los escribas especializados en llevar las cuentas de los templos, del Estado y de los grandes señores, llegaron a constituir un cuerpo técnico numeroso y bien considerado socialmente. De cualquier forma, y pese al papel decisivo que la contabilidad desempeño en el antiguo Egipto, no puede decirse que la civilización faraónica haya contribuido a la historia de la contabilidad con innovaciones o procedimientos que no hubieran sido ya utilizados por los poderosos comerciantes calderos. Existen testimonios sobre contabilidad, tanto en Egipto como en Mesopotamia. Pagani, en su obra I Libro Comercial [citado por Gertz, 1996:26], «quien al referirse a la Atenas del siglo V a.C., dice que había reyes que imponían a los
  • 9. 9 comerciantes la obligación de llevar determinados libros, con el fin de anotar las operaciones celebradas...». GRECIA Los templos helénicos, fueron los primeros lugares de la Grecia clásica en los que resulto preciso desarrollar una técnica contable. Cada templo importante, en efecto poseía su tesoro, alimentado con los óbolos de los fieles o de los estados. El lugar en el que los arqueólogos han encontrado más abundante y minuciosa documentación contable lo constituye el santuario de Delfos. Los banqueros llevaban fundamentalmente dos clases de libros de contabilidad: el Diario (efemérides) y el libro de cuentas de clientes. El orden y la pulcritud con que se llevaban las anotaciones hizo que la exactitud de éstas llegara a ser reconocida por la ley, que otorgada a los libros de contabilidad valor de prueba principal. La contabilidad pública también se desarrolló en las ciudades griegas. Gertz (1996:32), afirma que «El primer gran Imperio Económico que se conoce fue el de Alejandro Magno (356,323 a.C.),...los banqueros griegos, fueron famosos en Atenas, ejerciendo su influencia en todo el Imperio. De ellos se dice: "Llevaban una contabilidad a sus clientes, la cual debían mostrar cuando se les demandara; su habilidad, y sus conocimientos técnicos hicieron que con frecuencia se les empleara para examinar las cuentas de la ciudad "(History of Modern Bank of Isue, Conant).»
  • 10. 10 Roma En el siglo I a, de J.C. se menospreciaba a una persona que fuera incapaz de controlar contablemente su patrimonio. Los grandes negociantes llegaron a perfeccionar sus libros de contabilidad de tal manera que algunos historiadores han creído ver en ellos, se conservan sólo algunos fragmentos incompletos, un primer desarrollo del principio de la partida doble. No hay ninguna prueba que acredite su empleo con anterioridad a la expansión comercial italiana de las postrimerías de la Edad Media. Para que exista la Partida Doble no basta con la disposición de la cuentas en dos columnas enfrentadas, u otros detalles de forma; Es preciso que el principio que informa la Parte Doble se aplique inflexiblemente, sin excepciones. Sin embargo, es donde se encuentran testimonios especificados e incontrovertibles sobre la práctica contable, desde los primeros siglos de fundada, todo jefe de familia asentaba diariamente sus ingresos y gastos en un libro llamado "Adversaria", el cual era una especie de borrador, ya que mensualmente los transcribía, con sumo cuidado, en otro libro, el "Codex o Tubulae"; en el cual, a un lado estaban los ingresos (acceptum), y al otro los gastos (expensum). Edad media Durante el periodo románico del feudalismo el comercio cesó de ser una práctica común, por lo tanto el ejercicio de la Contabilidad tuvo que haber sido usual, aunque no se tenga un testimonio que lo compruebe.
  • 11. 11 La interrupción del comercio hizo que la Contabilidad fuese una actividad exclusiva del señor feudal, esto se debió a que los ataques e invasiones árabes y normandos obligaron a los europeos a protegerse en sus castillos. La Contabilidad siempre se mantuvo activa, ya que los musulmanes durante sus conquistas expansivas fomentaron el comercio, dando lugar a la práctica de esta disciplina. En la Europa del siglo VIII se conservó una ordenanza de Carlo Magno, llamada "Capitulare de Villis", en la cual se estipulaba el levantamiento de un inventario anual de las propiedades del imperio y del registro de sus registros en un libro que tuviese por separado ingresos y egresos. Desde el siglo VI hasta el IX, el "Solidus" fue la unidad monetaria aceptada generalmente, dando lugar e la más fácil práctica de la Contabilidad, por ser ésta una medida homogénea. En la Italia del siglo VIII, la contabilidad era una actividad usual y necesaria, tanto que en Venecia se conoció de una casta dedicada a tal práctica en forma profesional y constante. Es en esta ciudad donde se dio mayor impulso a la Contabilidad. En la Europa Central de los siglos VIII y XII, donde la práctica contable se designó a los escribanos, por órdenes de los señores feudales. En Inglaterra, el rey Guillermo, el Conquistador, mandó hacer el "Demosday Book" donde, entre otras cosas, contenía los ingresos y egresos de la corona.
  • 12. 12 Europa durante los siglos XI y XIV experimento cambios económicos, dando lugar a que la Contabilidad dejara de llevarse por los monjes y amanuenses de los feudos a la usanza romana. La técnica de Partida Doble se implanto al final del siglo XIII. Fueron tres ciudades italianas las que se consideraron los focos comerciales más importantes y por lo tanto contables, las tres ciudades fueron; Florencia, Venecia, y Génova. Es para los años treinta del siglo XV, cuando se conoce mundialmente el sistema "a al Veneciana", que consistía en un juego de dos libros, uno que contenía los registros cronológicamente y el otro que agrupaba las cuentas de caja, corresponsalía, Pérdidas y Ganancias, y las cuentas patrimoniales, de tal manera que se puede decir que éste es el origen de los libros Diario y Mayor. Edad renacentista Data de esa época el libro "Della mercatura et del mercanti perfetto", cuyo autor fue Benedetto Cotingli Rangeo, quien lo terminó de escribir el 25 de Agosto de 1458, y fue publicado en 1573. El libro aunque toca la contabilidad de manera breve, explica de una manera muy clara la identidad de la partida doble, el uso de tres libros: el Cuaderno (Mayor), Giornale (Diario) y Memorial (Borrador), afirma que los registros se harán en el Diario y de allí se pasarán al Mayor, el cual tendrá un índice de cuentas para facilitar su búsqueda, y que deberá verificarse la situación de la empresa cada año y elaborar un "Bilancione" [Balance]; las pérdidas y ganancias que arroje serán llevadas a Capital, habla también de la necesidad de llevar un libro copiador de cartas [Libro de Actas].
  • 13. 13 Sin embargo, es fray Lucas de Peciolo, quién en su libro "Summa", publicado en 1494, se refiere al método contable, que se conoció desde entonces como "A la Veneciana", que amplía la información de las prácticas comerciales: sociedades, ventas, intereses, letras de cambio, etc. En forma detallada toca el tema contable, luego en otros países se haría publicaciones que ampliarían el tema. Llega el siglo XIX, y con él el Código de Napoleón (1808), comienza la Revolución Industrial, Adam Smith y David Ricardo, echan las raíces del liberalismo, la contabilidad comienza a tener modificaciones de fondo y forma, bajo el nombre de "Principios de Contabilidad", en 1887 se funda la "American Association of Public Accountants", antes, en 1854 "The Institute of Chartered Accountants of Scotland", en 1880 "The Institute of Chartered Accountants of England and Wales", organismos similares los constituyen Francia en 1881, Austria en 1885, Holanda en 1895, Alemania en 1896. Edad moderna A comienzos del siglo XIX el proceso industrial empezaba su carrera de éxito, Adam Smith y David Ricardo, padres de la economía, fueron quienes iniciaron el liberalismo; es partir de esta época, cuando la Contabilidad comienza a sufrir los modificaciones de fondo y forma, que bajo el nombre de principios de contabilidad actualmente se siguen suscitando. La bondad del primer diseño del Diario-Mayor-Único fue reunir en un solo volumen al Diario con su relación cronológica de conceptos, y al Mayor con la acumulación clasificada por esas cuentas, con sus respectivos cargos y
  • 14. 14 abonos, ahorrándose así gran cantidad de tiempo, pues en vez de dos libros se llevaba uno solo. En el año de 1845 el Tribunal de Comercio de la Ciudad de México, estableció la "Escuela Mercantil", siendo cerrada dos años después, pero en 1854 se funda la Escuela de Comercio. Durante este siglo XIX, no sólo el auge económico trajo mayor desarrollo a las prácticas contables en lo referente a agrupaciones profesionales, centros docentes, y mandatos legales sobre la disciplina contable, sino que hubieron también cambios sustanciales en el fondo y la forma. Fabio Vesta, conocido en Italia con el nombre de "El Moderno Padre de la Contabilidad", que ha sido, entre los teóricos, el que ha llegado a estructurar una nueva teoría llamada "Teoría Positiva del Conto" gracias a una profunda y consistencia búsqueda histórica de la Contabilidad. Vesta comienza a explicar su teoría de la manera siguiente: "La Contabilidad es en medio de una completa información referente a dinero, cuentas recibidas, activos fijos, intereses, inversiones, etc., y es evidente que una rápida y certera información es imposible sin asentar en el mismo lugar las mutaciones ocurridas en cada uno de estos objetos", y conceptúa a la cuenta diciendo: "Es una serie de entradas y salidas referentes a un definido y claro objeto, conmensurable y mutable, con la función de registrar información acerca de las condiciones y monto del objeto en un momento particular y de los cambios que en él intervienen", además afirma que "la cuenta son abiertas directamente a objetos, no a ,as personas que intervienen, e indica valores monetarios".
  • 15. 15 Dentro de las modificaciones de forma, que la Contabilidad sufriera durante el siglo XIX, se encuentra el sistema de Pólizas, que nació a partir del uso de volantes para dar mayor rapidez a los depósitos de los cuenta-habientes del Banco; más tarde se inventó el Sistema Centralizador. Inicio y desarrollo de la contaduría publica en méxico En el año de 1845 el Tribunal de Comercio de la Ciudad de México, estableció en esta capital al primera escuela de enseñanza comercial, bajo el nombre de Escuela Mercantil. Durante la guerra con los norteamericanos en 1847 la escuela tuvo que cerrar sus puertas por falta de fondos. El 28 de enero de 1845, por decreto de Santa Ana, se fundó la escuela de Comercio. Esta escuela, aunque tropezando con algunas dificultades, pudo subsistir hasta el establecimiento del imperio Maximiliano. A la caída de éste, el gobierno de Don Benito Juárez se preocupó por la reorganización de la enseñanza pública y el 15 de julio de 1868, fue inaugurada la escuela con el nombre de Escuela Superior de Comercio y Administración. En el año de 1871 quedaron más reglamentos y formalizados los estudios hechos en la escuela y se crearon las carreras de empleado contador (contador privado). Ya desde a principios del siglo se sentía en México la falta de profesionales nacionales y el primer paso para formarlos fue la creación de la carrera de contador en el año de 1905 en la Escuela Superior de Comercio y Administración. Los estudios que se hacían en los primeros tiempos de la Escuela de Comercio pueden considerarse propiamente, como elementales, hasta la creación de la
  • 16. 16 carrera de contador de comercio en que la enseñanza fue sistematizada y se agregaron nuevas materias a los programas de estudio. El día 25 de mayo de 1907 se celebró el primer examen profesional de contador, sustentado por el Sr. Don Fernando Diez Barroso. En el año de 1917, un grupo de contadores titulados decidió formar una agrupación profesional que quedó constituida, a mediados de dicho año, con el nombre de "Asociación de Contadores Públicos". Dado el éxito alcanzado en los fines de la Asociación, ésta resultaba insuficiente y el año de 1923 se decidió formalizar sus trabajos constituyendo el Instituto de Contadores Públicos Titulados de México, lo cual se llevó a cabo el día 6 de octubre del mismo año. En México En México, los contribuyentes deben enviar su información contable de manera mensual a través de la página en Internet de la autoridad fiscal (el SAT), misma que consiste en: La balanza de comprobación El catálogo de cuentas y su código agrupador (este último tiene el propósito de que la autoridad pueda interpretar adecuadamente la información remitida) Sin embargo, si la autoridad lo requiere, ya sea porque ejerce sus facultades de comprobación directamente, o porque el contribuyente solicita una devolución o realiza una compensación, información adicional proveniente de pólizas
  • 17. 17 contables y auxiliares debe ser generada y presentada también de forma electrónica. Los contribuyentes del Régimen de Arrendamiento, Servicios Profesionales e Incorporación Fiscal quedan relevados del envío de Contabilidad Electrónica, siempre y cuando registren sus operaciones en el módulo de contabilidad de la herramienta electrónica “Mis cuentas”. Contribuyentes obligados Personas morales En México, a partir de 2016 todas las personas morales estarán obligadas a presentar su información de manera electrónica, con excepción de aquellas que de acuerdo a la ley, no están obligadas a llevar contabilidad, como asociaciones de trabajadores, aquellas autorizados para recibir donativos deducibles (cuyos ingresos no superen los dos millones de pesos), y las religiosas (Artículo 86, Ley del Impuesto Sobre la Renta). Algunas empresas han promovido amparos al envío de la contabilidad electrónica, esto debido a que su información puede estar expuesta a que terceros la accedan y la información pueda ser usada por competidores.
  • 18. 18 Personas físicas En el caso de las personas físicas en México, a partir de 2016, aquellas que se dediquen a actividades empresariales, profesionales o al arrendamiento de bienes inmuebles, están obligadas a enviar su información de manera electrónica y se exceptúan aquellas a quienes la ley no obliga a llevar contabilidad u otorga algunas facilidades: de las antes mencionadas, si perciben ingresos anuales acumulados de hasta 2 millones de pesos, o las asalariadas (Artículo 110 y 118, Ley del Impuesto Sobre la Renta), siempre y cuando hayan optado por usar el sistema "Mis Cuentas" y hayan enviado el aviso correspondiente antes del 30 de Abril de 2016. Algunas otras fuentes de ingreso que se consideran exentas son: el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), la enajenación o adquisición de bienes, intereses, premios y dividendos, y en general, las que se consideran esporádicas. Firma electrónica La preocupación por la legalidad en el envío de documentos e información por estos medios se suma a las principales preocupaciones que manifiestan las organizaciones en torno a las tecnologías de la información en la actualidad: la seguridad y la privacidad. Para asegurar la validez legal en la transferencia de información y documentos a un tercero, "deben ser enviados con una firma electrónica".
  • 19. 19 Como elemento toral en el uso de la gama de servicios fiscales que la autoridad fiscal en México (SAT) pone a disposición del contribuyente, éste debe obtener la FIEL (firma electrónica avanzada). Se trata de "la implementación de una firma digital basada en el estándar PKI". No obstante, éste método no se considera totalmente seguro, pues al autenticarse, las llaves privadas y contraseñas tienen que viajar por Internet. Recientemente en México, la Ley de Firma Electrónica Avanzada creo la e.firma, misma que tiene validez de firma autógrafa y sustituye a la anterior FIEL. De acuerdo al SAT esta firma electrónica consiste en un archivo digital que garantiza la identidad del contribuyente al realizar trámites por Internet ante la autoridad fiscal e incluso en otras dependencias del Gobierno. Contabilidad electrónica (Marco jurídico) Derivado de la reforma fiscal aprobada en 2013 y que entró en vigor a partir del 1° de enero de 2014, se realizaron cambios en materia Marco Jurídico electrónica, estos se especifican en los artículos 28, 33 y 34 del Código Fiscal de la Federación, los cuales se describen de forma generalizada a continuación: ARTÍCULO 28 Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:
  • 20. 20 La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones. II y III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto. ARTÍCULO 33 Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente: Los documentos e información que integran la contabilidad son: Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos;
  • 21. 21 Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte; III. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos; Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente; Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente; La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones; VII. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior; VIII. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables.
  • 22. 22 ARTICULO 34 Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código: El contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposiciónde las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos. El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el registro federal de contribuyentes y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de domicilio fiscal. Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria. Sin duda la autoridad fiscal de nuestro país está sumamente interesada en tomar decisiones respecto a la legislación interna, así como realizar los controles a través de los medios Contabilidad electrónica electrónicos que se están implementando, entre los cuales encontramos: la factura electrónica, el buzón tributario y ahora la contabilidad electrónica. Sin
  • 23. 23 embargo es importante enfatizar que los contribuyentes, ya sea empresarios o emprendedores no se adaptarán al cambio de la noche a la mañana, ante ello y para facilitar estos complejos tramites, existen empresas que cuentan con las más avanzadas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el caso de la empresa Villanett que ofrece su sistema de contabilidad electrónica en la nube, que permite generar y enviar al SAT toda la información contable que requiera. ¿Qué es la factura electrónica ? Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico. Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel. Una factura electrónica como evolución de la factura tradicional Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
  • 24. 24 La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel. En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma digital que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación que su propia existencia. Normativa legal Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas. En él se regulan aspectos como:  Obligación de expedir factura.  Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.  Expedición por terceros.  Contenido de la factura.  Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.  Especificidades de la factura electrónica.  Plazos.
  • 25. 25  Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.  Regímenes especiales.  Conservación. Legibilidad, autenticidad e integridad Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:  La legibilidad de la factura.  La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).  La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado). En el caso de la factura electrónica: La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe. La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:  Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.  Mediante intercambio electrónico de datos EDI.  Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma. Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría
  • 26. 26 fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. Tipos de facturas electrónicas Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado. Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita. Facturas en formato estructurado Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc. Facturas en formato no estructurado
  • 27. 27 Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF. Ventajas de la factura electrónica Beneficios específicos de la factura electrónica son:  acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;  reducir errores humanos;  eliminar costes de impresión y envío postal;  facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;  reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;  mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;  facilitar la lucha contra el fraude;  subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;  y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información. Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con
  • 28. 28 formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas. Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:  su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;  su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y  la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras
  • 29. 29 Tecnicas contables La técnica contable es el método específico que sigue y aplica la Contabilidad, y que consiste en una serie de premisas o postulados que permiten:  Observar los hechos económicos que la empresa realiza. En esta observación prima el principio de dualidad.  Valorar esos hechos económicos.  Expresar, en un lenguaje convenido, los aspectos cuantitativos y cualitativos de dicha observación. Es decir, su traducción al lenguaje contable.  Procesar la información, siguiendo unos criterios que permitan obtener estados de síntesis que contenga, de manera ordenada, datos significativos que expresen, adecuada y fielmente, la realidad económica de la empresa. Para lograr la enseñanza desarrolladora de la contabilidad se ha elaborado un conjunto de técnicas para la solución de situaciones problemáticas contables. Existen técnicas relacionadas con la formalización de asientos contables, técnicas para el análisis financiero, técnica en los registros, etc. El método o técnica más conocido y usado en Contabilidad para registrar las operaciones (o reflejar las variaciones) que afectan al patrimonio de la empresa es el Método de la Partida Doble. Este método parte de la premisa de que todo hecho contable afecta, como mínimo, a dos cuentas. La partida doble supone, por tanto, doble anotación, y se basa en los siguientes principios:
  • 30. 30  Todo hecho económico tiene su origen en otro hecho de igual valor, pero de naturaleza contraria (por ejemplo, cuando se presta dinero, el que lo recibe, debe; el que lo entrega, tiene). Por tanto, en todo hecho contable, siempre hay un deudor (o deudores) por el importe de la operación, y un acreedor (o acreedores), por el mismo importe. No hay acreedor sin deudor, ni deudor son acreedor.  En toda operación contable, es deudor el elemento patrimonial que recibe y acreedor el que entrega.  En todo hecho contable, la suma del valor adeudado a uno o varios elementos patrimoniales ha de ser igual a la suma del valor abonado a otros.  Todo valor que entre en el patrimonio de la empresa, debe ser igual a todo valor que salga del patrimonio de la empresa. Es decir, no hay origen sin destino, no destino sin origen.  En todo momento, la suma del Debe ha de ser igual a la suma del Haber. Ejemplo: Una empresa compra un vehículo por 15.000 €, que paga a través de una transferencia bancaria. En esta operación intervienen dos cuentas: Bancos y Elementos de Transporte. Es decir, sacamos dinero del banco (origen) y lo utilizamos para algo, en este caso, comprar un vehículo (destino).
  • 31. 31 El método de la partida doble consiste en realizar, en cada asiento contable, un apunte doble. De un lado, se refleja el destino de la operación, y de otro, el origen de los fondos empleados en esa operación. Así, esta operación genera el siguiente asiento contable: Debe Haber 15.000 Elementos de Transporte a Bancos 15.000 Tecnica de la cuenta t Podemos definir la cuenta T como la representación gráfica de la cuenta contable con sus diferentes elementos como son el débito, crédito y saldos. La cuenta T nos permite hacer registros contables y es la forma más utilizada para registrar los diferentes hechos económicos. Esta técnica nos permite determinar los saldos finales de un ejercicio o período. Ejemplo:
  • 32. 32 Aquí vemos cada uno de los elementos de la cuenta como son:  Concepto o nombre de la cuenta  Código de la cuenta  Su lado débito  Su lado crédito  Sus movimientos débitos y crédito  Su saldo
  • 33. 33 El saldo de la cuenta es el resultado de restar a los débitos el valor de los créditos. En el caso de la cuenta de ejemplo, que es una cuenta del activo, en la cual su naturaleza es débito, el saldo debe ser débito. Caso contrario sucede en una cuenta de naturaleza crédito como el pasivo o el patrimonio, donde el saldo de la cuenta debe ser también crédito. La cuenta T nos permite visualizar perfectamente que cada cuenta tiene un lado débito y un lado crédito, o un debe y un haber, que cada cuenta tiene la capacidad de dar y recibir, cumpliéndose así el principio de la partida doble, según el cual, en toda contabilización, en todo registro contable, siempre hay como mínimo una cuenta que entrega y una cuenta que recibe y que cada cuenta está en condiciones tanto de recibir como de dar. Técnica de la identificación del débito. Esta técnica permite determinar las cuentas que se debitan en una operación económica determinada y su importe se emplea un determinado procedimiento de trabajo. Técnica de la identificación del crédito. Esta técnica permite determinar las cuentas que se acreditan en una operación económica determinada y su importe. Analiza si solo algún recurso de la empresa,
  • 34. 34 si la empresa adquiere alguna obligación, determina si cancela o disminuye algún derecho y si disminuye sus gastos. Esta técnica consiste en comprobar si se cumple el método de la partida doble. En su aplicación se ejecuta algunas acciones:  Determino si se existen como mínimo una cuenta anotada al debe y otra anotada al haber.  Determino si la suma de los importes anotados en el haber es igual a la suma de los importes anotados en él debe. Técnica de comprobación del débito Consiste en comprobar la veracidad de las cuentas anotadas al debe. La aplicación de esta técnica implica el desarrollo de las siguientes acciones:  Determina la naturaleza del saldo de la cuenta anotadas en él debe.  Si la cuenta es deudora, determina que aumenta en esta operación.  Si la cuenta es acreedora determina que disminuye en esta operación.
  • 35. 35 Técnicas de comprobación del crédito. Esta técnica consiste en comprobar la veracidad de las cuentas anotadas al haber. La aplicación de esta técnica implica el desarrollo de las siguientes acciones:  Determinar la naturaleza del saldo de la cuenta anotada en el haber.  Si la cuenta es deudora, determina que disminuye en esta operación. Técnica de comprobación de los principios contables. Esta técnica consiste en comprobar si se cumplen los principios de contabilidad generalmente aceptados. Para su aplicación se desarrolla las siguientes acciones: 1) Técnicas del Balance. Se utiliza para valorar, la situación económica de la empresa. El balance proporciona información sobre los activos, pasivos y neto patrimonial de la empresa en una fecha determinada (el último día del año o ejercicio económico). 2) Técnica del Estado de pérdida y ganancia: La cuenta de pérdidas y ganancias refleja el resultado obtenido a partir del desarrollo la actividad de la empresa en un plazo determinado, ya sea el trimestre o el año, reflejando los ingresos, gastos, pérdidas y beneficios obtenidos durante ese periodo por la empresa.
  • 36. 36 Impuestos Según (Universal, 2016) los impuestos son la obligación que tenemos todos los ciudadanos de contribuir con el gasto público, así como para orientar directamente la producción y distribución de bienes. En México existen tres principales impuestos que en conjunto captan la gran mayoría de la recaudación anualmente. Se trata del Impuesto Sobre la Renta (ISR), el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el Impuesto Especial a Producción y Servicios (IEPS). Mientras que el IVA y el IEPS son impuestos que se pagan en las mercancías y los servicios, el ISR es un impuesto que pagamos de nuestro salario, en caso de ser trabajadores, o de nuestras ganancias, en caso de tener algún negocio. El IVA se cobra con una tasa de 16% en todos los productos y servicios, exceptuando alimentos básicos, medicinas, libros, suelo y donaciones. Mientras que el IEPS es un impuesto indirecto que se paga sólo en ciertos bienes y servicios como son tabaco, alcohol, combustibles, bebidas endulzadas y pan dulce, entre otros. Por último, el ISR es una tasa de entre 30% y 35% que pagamos los mexicanos registrados ante Hacienda.
  • 37. 37 ¿Qué es un sistema contable? Un sistema contable es un conjunto de pasos que se realizan de una manera cronológica mediante anotaciones contables para el registro de operaciones que hace una entidad. Además, se le considera la forma natural o técnica ejercida durante la emisión de estados financieros para medir los efectos que realizaron las transacciones y nos ayuda a tener una mayor comprensión de la información financiera.1 Son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno. Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros.
  • 38. 38 Existen diferentes tipos de negocios (Comerciales, financieros, de servicios, consumo, etc.) y cada uno de ellos posee diferentes necesidades de información contable, por ejemplo una empresa de carácter financiero o banco requiere una información diferente que la de un establecimiento comercial ya que la primera (Banco) estará vinculada con su cartera de clientes y ahorrantes, por lo tanto, buscara medir estándares en cuanto a morosidad de los clientes, calidad de la cartera, apalancamiento financiero, tasas de interés, etc., y el establecimiento comercial buscará medir estándares en cuanto a existencias en inventarios, facturación, clientes, comisiones, por lo tanto al diseñarse un sistema contable. Lo primero que debe analizarse es, ¿cuáles serán los requerimientos de información necesarios que se ajusten y adapten a los objetivos del negocio?, para que los gerentes puedan tomar acciones y decisiones que permitan el éxito del negocio o empresa y cumplan exitosamente cada tarea asignada. Por lo tanto, los estados financieros, son el resumen global de todo el sistema contable (Son como las fotografías actuales del negocio), porque la información que estos presentan debe ser real, medible y que se pueda seguir (Auditable); es el sistema contable la base fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la confiabilidad que este presenta para sus accionistas, proveedores y clientes.
  • 39. 39 Contabilidad y sistemas contables Mediante la contabilidad, las empresas poseen una herramienta que les permite tener un registro y control exhaustivo de las operaciones que realizan diariamente. La principal característica de la contabilidad, pero, reside en que permite trasladar esos movimientos diarios en dinero, de manera que tan solo mirando las notas contables podemos conocer como entra y sale el dinero de la sociedad, y por donde estamos teniendo pérdidas. A su vez, un sistema de información contable está formado por aquellos métodos y procedimientos que van a seguirse para llevar el control de las actividades que acabamos de describir, para que posteriormente los superiores jerárquicos puedan usar la información en su toma de decisiones. Dentro de los sistemas contables encontramos dos grandes grupos de información:  Contabilidad financiera externa: se trata de la información que estará al abasto tanto de las personas que forman la empresa, como de personas del exterior. Estas personas son desde accionistas, hasta proveedores que están interesados en la solvencia de a quién van a vender.  Contabilidad de costos: aquí hacemos referencia a la relación entre los costes y los beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones que realiza. Hablamos del volumen de producción y de la eficiencia en generar beneficios mediante el uso de los distintos recursos. A
  • 40. 40 priori, puede parecer que estamos ante la misma situación que cuando hablamos de la contabilidad financiera externa, pero la principal diferencia reside en que con la contabilidad de costos pretendemos que la información de la situación económica de la empresa sea utilizada por los diversos departamentos y así maximizar beneficios y reducir costes. Estructura de un sistema contable Normalmente todo sistema contable sigue unas pautas de información que permiten que cualquier persona de la empresa pueda entender la información que en ellos se contiene, si bien quizá no es posible que todas las personas que van a tenerlo en sus manos vayan a entender todos los conceptos contables, pero la idea es que si se puedan ver de manera clara y concisa cual es la situación financiera de la misma. Así pues, por lo general, en un sistema contable encontramos los siguientes elementos:  Actividad financiera: consiste en llevar un registro de la actividad diaria de la empresa. Como recordaréis hemos dicho que la contabilidad consiste en convertir la actividad diaria en dinero para poder entender cuál es su situación, debiéndose registrar en los libros de contabilidad.  Orden de la información: es muy importante establecer un orden de la información que va llegando a la empresa. pensad que si no se establece un orden coherente será imposible clasificar todos los movimientos contables. Es por eso, que existe la figura del libro diario, donde cada día se apuntan las entradas de dinero, mercancías, de primeras materias, etc.
  • 41. 41 para después ordenarlo todo en el libro mayor para conocer a final de año cual ha sido el balance de la empresa. Además es fundamental crear un sistema de numeración de las facturas, ya sea para conocer por ejemplo si están o no sujetas a IVA, o si son clientes de dudoso cobro o anticipos a cuenta de productos que vamos a tener que pagar más tarde. Se trate de la operación que se trate, los sistemas contables las ordenan y le asignan un valor monetario. Existe, además, un resumen de toda la información para que sea sencillo comprenderla para las personas que posteriormente deberán trabajar con ella. Características principales del sistema contable Además de la estructura que hemos venido comentado los sistemas de contabilidad deben tener una serie de características básicas para que estén bien formulados:  Comprensibles. Los sistemas contables deben ser comprensibles, como hemos ido reiterando, no solo debes ser comprensible para contables expertos sino para cualquier persona de la empresa que necesite apoyarse en él para cualquier proyecto que quiera emprender.  Útiles. Interrelacionado con el punto anterior, nos encontramos con la necesidad de que estos sistemas sean útiles. Como ya sabréis ahora, es fundamental que mediante los mismos conozcamos de forma rápida y eficaz la situación de la empresa.
  • 42. 42  Fiables. Es fundamental que los datos con los que se elaboran los sistemas contables sean fiables y contengan información veraz, para que los responsables de la toma de decisiones de las empresas puedan basarlas en los mismos sin miedo a estar trabajando con información falsa. Ventajas y desventajas de los sistemas contables Para acabar con el post de hoy es importante hacer una breve referencia a las ventajas y a los inconvenientes que puede tener para las sociedades la llevanza de la contabilidad de manera exhaustiva mediante los sistemas que venimos explicando. Ventajas  Para las empresas, es muy importante ya que gestionan sus ingresos y gastos. Además de tener ordenada la actividad diaria de la empresa y controlanda cualquier tipo de anomalía que pueda producirse de manera eficaz e inmediata.  Al tener controladas las pérdidas y ganancias mediante los asientos contables, se gestionan mejor los recursos, se hacen inversiones más inteligentes y se coloca a la empresa en una buena posición en el mercado. Desventajas  El inconveniente fundamental, si es que puede llamarse como tal, es la gran cantidad de orden, tiempo y rigurosidad que debe tener la empresa a
  • 43. 43 la hora de crear el sistema para que la información contenida en el mismo sea fiable como hemos indicado anteriormente. Diario tabular En el este diario se sigue el mismo procedimiento de diario mayor único, sólo que en éste se abre una sección con el nombre de "varias cuentas", en el cual se anotan las cantidades correspondientes de cuentas que faltan de espacios que no se les asignó columnas especiales, o bien, aquellas cuyo movimiento no es constante. El sistema de diario único tabular consiste en establecer un diario con columnas, pero sin eliminar el libro mayor al que se pasaban mensualmente las sumas de cada columna, previo análisis de la sección de varias cuentas. El pase a los auxiliares se hacía diariamente y de preferencia tomando los datos de los comprobantes o documentos fuente. Los errores en los libros columnarios se corregían mediante contrapartidas en los que con tinta roja se cancelaban los antes mencionados y con tinta negra se hacía la corrección debida, esto en el mismo renglón haciendo la referencia a la partida errada. En el diario tabular se podía registrar de dos maneras:  Consistía en registrar la operación siguiendo el modelo del diario continental, utilizando tantos renglones como cuentas para que afecte la operación.  Suprimir el espacio de concepto con los nombres de las cuentas afectadas anotando directamente en la columna correspondiente con sólo el valor.
  • 44. 44 Los pasos eran los siguientes: Operación, Diario tabular (Mayores auxiliares), Concentración, Diario general, Libro mayor, Balanza de comprobación y finalmente los Estados financieros. Sistema de diario y caja Este sistema se dio con la finalidad de resolver el trabajo que existía en el registro oportuno de las operaciones, basado en la división del trabajo. Para ello, el diario se divide en dos; el diario de caja, donde se anotaban únicamente operaciones que representaban movimiento de dinero, ya sea como entrada o salida de efectivo, mientras que el otro era el "Diario de operaciones diversas": en donde se registraban todas las operaciones que no causaban entrada o salida de efectivo, por lo que de esta manera, dos personas podían registrar la operación. En este sistema, las operaciones se clasificaban en:  Operaciones simples.  Operaciones compuestas o mixtas. Las operaciones simples son aquellas que quedaban registradas en un solo diario por ser totalmente en efectivo o bien, totalmente a crédito. Las operaciones compuestas afectaban o bien, debían ser registradas en los dos libros, toda operación compuesta se registraba primero en el diario de operaciones diversas y la parte que representaba entrada o salida de efectivo se enlazaba al diario de caja o bancos. Para poder registrar una misma operación en los dos libros se utilizaba lo que llamamos cuentas puente o de enlace. Estas son cuentas transitorias que permiten registrar en dos diarios y una vez que han sido
  • 45. 45 registradas en ambos diarios, ésta queda saldada. Las principales cuentas puente que se utilizaban eran:  Clientes - cuenta puente.  Deudores - cuenta puente.  Proveedores - cuenta puente.  Acreedores - cuenta puente. Toda cuenta puente se abría en el diario de operaciones diversas, se cancelaba en el diario de bancos. Quickbooks Se trata de una de las mejores y más completas opciones para pequeños negocios. Entre las principales ventajas está la posibilidad de integración con más
  • 46. 46 de 150 aplicativos relacionados. Ofrece también 30 días de prueba gratis. Para trabajadores independientes, el precio va desde US$ 7,99 por mes el primer año, mientras para pequeñas empresas el paquete más básico cuesta US$ 10,36 al mes durante el primer año. Intacct De acuerdo con la web oficial de Intacct, más de 9 mil clientes utilizan la herramienta para gestionar sus finanzas. La automatización de procesos ofrecida por la plataforma permite que el día a día de los negocios sea más ágil. Es reconocido por el American Institute of Certified Public Accountants como la herramienta preferida para aplicaciones financieras. Freshbooks El Freshbooks es una de las mejores soluciones para quienes desean trabajar con su sistema integrado a dispositivos móviles como smartphones y tablets. A través de esta herramienta, que posee interfaz fácil e intuitiva, puedes recibir los pagos de tus clientes con tarjeta de crédito. Está disponible tanto para el sistema Android como para el sistema iOS. También ofrece prueba de 30 días gratis y paquetes a partir de US$ 9,95. Wave Accounting Es el mejor software gratuito de automatización de sistema contable disponible en el mercado. Es la solución ideal para pequeñas empresas que poseen hasta nueve empleados. Entre los recursos principales está la conexión con bancos y
  • 47. 47 sistemas seguros de pago y la generación de informes. La principal desventaja es que, por ser gratuito, posee anuncios y publicidad durante su ejecución y funcionamiento. Zoho Books La principal ventaja del Zoho Books es el costo beneficio, ya que son sólo dos paquetes, y el más caro cuesta sólo US$ 24 al mes, con todos los recursos disponibles. Entre las funcionalidades, están la gestión de las finanzas y la posibilidad de emitir informes completos de la situación financiera del negocio. Es ideal para empresas en crecimiento. Antes de escoger entre las opciones de softwares de contabilidad disponibles en el mercado, el emprendedor debe hacer una investigación extensa. Son muchas las opciones, y será necesario que conozcas los pros y contras de cada una, con el objetivo de encontrar la que mejor se adapte al perfil de tu negocio. Si tienes dudas sobre la adopción de softwares para el control de la contabilidad es porque aún confías más en el papel, a continuación, conoce la infografía y cuáles son las ventajas financieras en adoptar la documentación digital en tu empresa.
  • 48. 48 Sistema centralizador Considerando el hecho de que las empresas comerciales realizan operaciones definidas y constantes, en las cuales se define el objeto de dicha empresa, para implantar este sistema era necesario conocer el tipo de operaciones que frecuentemente realiza la empresa para poder diseñar un diario específico donde se registren tales operaciones. En forma general, podemos decir que las operaciones que con mayor frecuencia, o bien, más comunes que realiza la empresa son:  Inversiones y recuperación de efectivo a través de cheques.  Pago de compromisos o deudas, ya bien sea con cheque o transferencias bancarias.  Adquisición de mercancía al contado o a crédito.  Venta de mercancía al contado o a crédito.  Movimiento de mercancía por entrada o salida de ésta.
  • 49. 49  Recepción de documentos o títulos de crédito que firman los clientes a fin de garantizar la venta de mercancía realizada a crédito.  Suscripción de documentos otorgados a favor de proveedores o acreedores para garantizar compras de mercancías a crédito o alguna otra operación. Tomando en cuenta las operaciones anteriores y considerando que son las más comunes y que se realizan frecuentemente, el sistema manual llamado “Centralizador “de una empresa comercial se integraba con los siguientes diarios:  Diario de bancos: En él se registra la entrada y salida de efectivo (cheque o transferencia).  Diario de compras: En él se van a registrar éstas, los gastos, devoluciones, rebajas y descuentos de tal manera que este diario refleje las compras netas.  Diario de ventas: Se registran las ventas, devoluciones sobre ventas, rebajas y descuentos. De tal manera que refleje las ventas netas.
  • 50. 50  Diario de salidas de almacén: En él se registran las salidas de almacén por concepto de ventas y las devoluciones sobre ventas a precio-costo. De tal manera que nos de el costo de lo vendido.  Diario de documentos por cobrar: Este diario se establecía sólo cuando la empresa recibía documentos a favor, con frecuencia y en él se registraban todos los títulos de crédito, letras de cambio y pagarés que se recibían para su cobro, los endosaba, cobraba, cancelaba o sustituía para que el diario reflejara en cualquier momento el saldo de los documentos pendientes de pagar  Diario de documentos por pagar: Este diario sólo se establecía cuando la empresa expedía o aceptaba documentos para su pago. Con frecuencia, en él se registraban los títulos de crédito que se aceptaban, los que se cancelaban, pagaban o sustituían.  Diario de operaciones diversas: Se registraban todas las demás operaciones que no representaban ninguna de las anteriores. El establecimiento de los diarios dependía de la política de compra y venta de mercancías a crédito que daban lugar a la recepción o suscripción de documentos.
  • 51. 51 Sistema de pólizas Este sistema es una evolución más de los métodos de registros manuales que consiste en emplear un documento individual para registrar cada operación, teniendo como característica el hecho de que permite una mayor división del trabajo y sobre todo, agiliza el proceso del registro de las operaciones. Las pólizas son registradas teniendo como base el rayado del diario continental. Además, éstas son documentos de carácter interno en las que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes que justifican las anotaciones y cantidades en ella registradas. En este sistema, las operaciones se registran individualmente, es decir, para cada operación se realiza una póliza, la cual mantiene el rayado del diario continental. Una póliza contiene los siguientes datos:  Nombre de la empresa.  Tipo de póliza.  Número de póliza.  Fecha.  Número de cuenta.
  • 52. 52  Número de subcuenta.  Nombre de la cuenta.  Columna de parcial.  Columna para el cargo.  Columna para el abono.  Concepto de la operación.  Serie de datos de control interno (nombre o firma de quien registró la operación). Las pólizas manejadas en las empresas se clasifican en 3 grandes grupos:  Pólizas de entrada de efectivo (pólizas de ingreso).  Pólizas de salida de efectivo (pólizas de egreso o pólizas cheque).  Pólizas de diario.
  • 53. 53 Sistema de cuentas por cobrar El sistema de cuentas por cobrar surgió por la necesidad que algunas empresas tenían de expedir recibos para el cobro de determinados ingresos, como eran:  Cobro de rentas a los usuarios de bienes muebles e inmuebles.  Cobro de servicios prestados como el de energía eléctrica y teléfono.  Cobro periódico de intereses por inversión de capital a largo plazo. Para lo cual se expedía una cuenta por cobrar, que era un documento mucho más completo que un simple recibo de cobro. En el caso de la cuenta por cobrar se utilizaba con la finalidad de eliminar subcuentas personales de las cuentas de clientes y deudores, y para la cuenta por pagar para eliminar subcuentas de proveedores y acreedores se usaba una cuenta de activo llamada "Cuentas por cobrar". Sistema de cuentas por pagar El sistema se adaptaba para ser establecido en cualquier tipo de empresa, principalmente en aquellas donde la mayor parte de las operaciones eran a
  • 54. 54 crédito. El procedimiento de cuentas por pagar/cobrar tenía los siguientes objetivos:  Eliminar o reducir el número de subcuentas personales.  Ejercer control absoluto sobre cada una de las entradas/salidas de dinero. El registro se realizaba a través de una cuenta de pasivo llamada "Cuentas por pagar". Sistemas contables Un sistema contable es un método que usa la contabilidad para almacenar todos los registros financieros, asi como entradas y salidas de una empresa. De llevarse a cabo correctamente un sistema contable puede ayudar a obtener el máximo aprovechamiento de las finanzas y los recursos con los que cuenta la empresa. Gracias a estos sistemas contables se puede desarrollar, administrar y comunicar información muy valiosa de igual forma se compone de diversos tipos de documentos que implican la participación de especialistas (contadores) los cuales se encargan del registro preciso y de un análisis muy detallado de la información que se registra, estos a su vez suelen trabajar en conjunto con los gerentes o los responsables de la toma de decisiones de una empresa. El diseño y las capacidades de estos sistemas contables varían mucho de una organización a otra, pero a fin de cuentas el propósito básico de la información contable se mantiene por esta razón y así llevar un buen registro, por esta razón es muy importante tener muy en cuenta el tipo de giro de la empresa pues dependiendo de esta será el tipo de sistema contable que se utilice. No es lo
  • 55. 55 mismo una empresa con giro comercial que una con giro financiero, las dos, aunque tendrán la misma información base, necesitaran un sistema contable diferente y de acuerdo a sus diferentes necesidades financieras. Existe un tipo de sistema contable que genera reportes, resúmenes gráficos que hacen más fácil el análisis de los datos financieros de la empresa. Tiene compatibilidad con hojas de cálculo, contiene información de las diferentes divisas y emite declaraciones fiscales, mensuales y anuales. Otro tipo de sistema contable es aquel que contiene toda la información financiera de la empresa y la guarda en una nube y de esta manera cualquier persona que tenga acceso puede entrar a revisar la información desde cualquier computadora. Este sistema es idóneo para las empresas que tienen varios socios e inversionistas los cuales tienen que estar al tanto de la información en cualquier momento Un sistema de información bien diseñado ofrece control compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da la administración un buen control sobre las operaciones que lleva a cabo la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables. Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular. Las ventajas de un sistema contable son muchas y a continuación presentamos algunas. La disminución de los costos permite entre otras cosas
  • 56. 56 -Implantar en su totalidad un sistema de gestión de calidad -Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos. -El margen de ganancia se incrementa en forma continua. -Permite que se constituya una inversión a largo plazo y no un gasto. -Existencia de una mejor posición competitiva. Pero a fin de cuentas todo depende de la forma de distribución de la empresa, por que independientemente del tamaño de esta, cada cosa debe tener su propio espacio, su propio control, y así como existen aquellos programas de contabilidad que son utilizados en grandes empresas y hasta en empresas extranjeras, así existen programas en el mercado para las pequeñas. El sistema contable más utilizado por la PyME es el que cumple con las normas de información financiera (NIF), incluye reportes financieros básicos y, además tiene una gran potencia de almacenamiento, el cual es de uso sencillo y permite cargar, verificar y almacenar los comprobantes fiscales digitales por internet y realizar cálculos y controles de IVA DyP y DIOT. Esta información es de fácil acceso, pues rastrea datos fácilmente y asi mismo guarda información de varias empresas. Programas de contabilidad Entre los paquetes de contabilidad más solicitados actualmente se encuentran los siguientes: Aspel NOI: Que maneja todo lo relacionado con el control laboral
  • 57. 57 Aspel SAE: Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa. CONTASOL: Este programa nos permite un mejor control de gastos, de libros, informes, facturación, entre otros beneficios. ContaFiscal2000: Nos permite administrar los procesos contables y fiscales de la empresa, desde la contabilidad hasta generar los XML de la información que actualmente necesita. Programa Profit Plus: Cuenta con los productos tales como, administrativo, contabilidad, nomina producción RMA, eprofit (parecido a los sistemas ASPEL) Cont4: Permite contabilizar las operaciones de una o varias empresas. Contabilidad PyME: Es un programa listo para ser utilizado, posee una navegación intuitiva parecida a las herramientas de oficina que se usan cada día: hoja de cálculo, herramienta de procesamiento de texto, etc. Programa administrativo SAP: Este sistema comprende varios módulos integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Estos son algunos tipos de sistemas contables que se encuentran en el mercado, pero lo cierto es que estos paquetes permiten que la contabilidad sea mas fácil y rápida, en especial en las grandes empresas donde la contabilidad esta mas segmentada, es por esto que cada uno está diseñado para obtener diferentes resultados con diferentes procedimientos, desde la contabilidad básica, hasta los
  • 58. 58 más complejos, algunos tienen un costo elevado, otros mas económicos, incluso algunos son gratuitos, pero como ya lo hemos mencionado todo depende del tipo de actividades que realice la empresa, estas definirán el tipo de sistema contable que se necesita adquirir. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras; de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la información necesaria para el diseño y la evaluación de la política tributaria. Su misión: Recaudar los recursos tributarios y aduaneros que la Ley prevé, dotando al contribuyente de las herramientas necesarias que faciliten el cumplimiento voluntario. Su visión: Ser una institución moderna que promueva el cumplimiento voluntario de los contribuyentes a través de procesos simples. Es objeto de la SAT, ejercer con exclusividad las funciones de Administración Tributaria contenidas en el Decreto Número 1-98 del Congreso de la República de
  • 59. 59 Guatemala, Ley Orgánica de la Superintendencia de Administración Tributaria y ejercer las funciones específicas siguientes:  Ejercer la administración del régimen tributario, aplicar la legislación tributaria, la recaudación, control y fiscalización de todos los tributos internos y todos los tributos que gravan el comercio exterior, que debe percibir el Estado, con excepción de los que por ley administran y recaudan las municipalidades. Como parte de esta función, debe procurar altos niveles de cumplimiento tributario, mediante la reducción de la evasión, actuar de conformidad a la ley contra delitos tributarios y aduaneros y facilitar el cumplimiento de los contribuyentes;  Administrar el sistema aduanero de la República y facilitar el comercio exterior de conformidad con la ley y con los convenios y tratados internacionales ratificados por Guatemala, y ejerce las funciones de control de naturaleza paratributaria o no arancelaria, vinculadas con el régimen aduanero;  Establecer mecanismos de verificación de valor en aduana, origen de mercancías, cantidad y clasificación arancelaria, a efecto de evita la sobrefacturación o la subfacturación y lograr la correcta y oportuna tributación de empresas internacionales de verificación y supervisión, contratación de servicios internacionales de información de precios y otros servicios afines o complementarios;
  • 60. 60  Organizar y administrar el sistema de recaudación, cobro, fiscalización y control de tributos a su cargo;  Mantener y controlar los registros, promover y ejecutar las acciones administrativas y promover las acciones judiciales, que sean necesarias para cobrar a los contribuyentes y responsables los tributos que adeuden, sus intereses y, si corresponde, sus recargos y multas;  Sancionar a los sujetos pasivos tributarios, de conformidad con lo establecido en el Código Tributario y en las demás leyes tributarias y aduaneras;  Presentar denuncias, provocar persecución penal o adherirse a la ya iniciada por el Ministerio Público, en los casos en que se encuentren en trámite proceso de investigación o procesos penales por indicios de la comisión de delitos y faltas contra el régimen tributario, de defraudación y de contrabando en el ramo aduanero;  Establecer y operar los procedimientos y sistemas que faciliten a los contribuyentes el cumplimiento de sus obligaciones tributarias;  Realizar, con plenas facultades, por los medios y procedimientos legales, técnicos y de análisis que estime convenientes, las investigaciones necesarias para el cumplimiento de sus fines y establecer con precisión el hecho generador y el monto de los tributos. Para el ejercicio de estas facultades contará con el apoyo de las demás instituciones del Estado;  Establecer normas internas que garanticen el cumplimiento de las leyes y reglamentos en materia tributaria;
  • 61. 61  Asesorar al Estado en materia de política fiscal y legislación tributaria, y proponer al Organismo Ejecutivo, por conducto del Ministerio de Finanzas Públicas las medidas legales necesarias para el cumplimiento de sus fines; así como, participara en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de ingresos, en cuanto la definición de metas de recaudación;  Opinar sobre los efectos fiscales y la procedencia de la concesión de incentivos, exenciones, deducciones, beneficios o exoneraciones tributarias, por conducto del Organismo Ejecutivo, las modificaciones legales pertinentes a las exenciones y los beneficios vigentes;  Solicitar la colaboración de otras dependencias del Estado, entidades descentralizadas, autónomas y entidades del sector privado, para realizar los estudios necesarios para poder aplicar con equidad las normas tributarias;  Promover la celebración de tratados y convenios interinstitucionales para el intercambio de información y colaboración en materia aduanera y tributaria, cumpliendo siempre con lo establecido en el artículo 44 de esta Ley;  Planificar, formular, dirigir, ejecutar, evaluar y controlar la gestión de la Administración Tributaria;  Administrar sus recursos humanos, materiales y financieros, con arreglo a esta Ley y sus reglamentos internos;  Ejecutar la rectoría de la política de combate al contrabando y defraudación aduanera y tributaria. Para el ejercicio de esta función contará con la colaboración de entidades del Estado que correspondan;
  • 62. 62  Presentar las denuncias que procedan, incautar y consigna las mercancías que estén a la venta y que no se documenten con las facturas de compras o declaraciones de importación correspondientes. Para el ejercicio de esta función contará con el auxilio de las fuerzas de seguridad y el Ministerio Público.  Realizar, con plenas facultades, por los medios y procedimientos legales, técnicos que estime convenientes, las inspecciones, investigaciones y verificaciones necesarias para el combate al contrabando, defraudación aduanera y tributaria. Para el ejercicio de estas funciones contará con el apoyo de las demás instituciones del Estado;  proponer al Organismo Ejecutivo por conducto del Ministerio de Finanzas Públicas, las estrategias o medidas legales apropiadas para la ampliación de la base tributaria;  Actualizar y planificar anualmente las políticas para mejorar la administración, fiscalización, control y recaudación de los tributos, simplificando los procesos y procedimientos para su ejecución y cumplimientos utilizando los medios, mecanismos e instrumentos tecnológicos que contribuyan a alcanzar dichos objetivos. Para el efecto, podrá suscribir convenios de cooperación que considere procedentes.  Trasladar dentro de los dos días hábiles siguientes a su recepción, a la cuenta Fondo Común Cuenta Única Nacional en el Banco de Guatemala, directamente o por medio de los bancos del sistema que reciban el pago de tributos, la recaudación efectivamente recibida;
  • 63. 63  Adoptar las medidas que dentro del ámbito de su competencia correspondan para el efectivo cumplimiento de los convenios internacionales en materia de transparencia tributaria y de combate a la corrupción y,  Todas aquellas que se vincule con la administración tributaria y los ingresos tributarios. Conclusión Contabilidad electrónica o contabilidad en línea, es la aplicación de las tecnologías en línea e Internet a la función de contabilidad empresarial. Al igual que el correo electrónico es una versión electrónica del correo tradicional, la contabilidad electrónica es la "habilitación electrónica" de la contabilidad legal y los procesos contables rastreables que tradicionalmente eran manuales y en papel. La contabilidad electrónica implica la realización de funciones contables regulares, investigación contable y capacitación contable y educación a través de diversas herramientas de contabilidad basadas en Internet como kits de herramientas digitales, varios recursos de Internet, materiales internacionales basados en la web, bases de datos de instituciones y empresas basados en Internet. , enlaces web, software de contabilidad
  • 64. 64 basado en Internet y herramientas electrónicas de hoja de cálculo financiera para proporcionar una toma de decisiones eficiente. Glosario Persona moral – Persona jurídica (o persona moral) es una organización con derechos y obligaciones que existe, pero no como individuo, sino como institución y que es creada por una o más personas físicas para cumplir un objetivo social que puede ser con o sin ánimo de lucro. Persona Fisica -
  • 65. 65 Individuo o miembro de una comunidad con derechos y obligaciones determinados por el ordenamiento jurídico. firma electrónica- es un concepto jurídico, equivalente electrónico al de la firma manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrónico a través de cualquier medio electrónico válido. Ejemplos: ... Firma con un lápiz electrónico al usar una tarjeta de crédito o débito en una tienda. Banco- Instituciones que se dedican a las relaciones monetarias: circulación monetaria; relaciones crediticias; registro y control financieros; préstamos, pagos y cobros, etc. Un banco se define como «cualquier empresa monetaria nacional, distinta de una compañía fiduciaria, que esté autorizada para descontar y negociar pagarés, giros, letras de cambio y otros documentos de adeudo; recibir depósitos de dinero y de efectos comerciales; prestar dinero con garantía real o personal; y comprar y vender oro y plata en barras, monedas extranjeras o letras de cambio. Activos- Conjunto de bienes y derechos que posee la empresa y que se espera produzcan beneficios. Un activo es un recurso económico propiedad de la empresa. Pasivos- Conjunto de obligaciones, deudas que la organización tiene con otras personas o entidades, conocidas como acreedores que representan el financiamiento a la entidad por parte de terceros.