Auditoria Administrativa_Segunda parte

CAPITULO VIII: ESTRUCTURA DEL
INFORME DE AUDITORÍA ADM.

CONTENIDO

CAPÍTULO VIII
ESTRUCTURA DE INFORME DE AUDITORÍA
ADMINSITRATIVA
1. ASPECTOS GENERALES
1.1. Introducción
1.2. Antecedentes
1.3. Alcance
2. OBSERVACIONES
3. CONCLUSIONES
4. RECOMENDACIONE
5. ANEXOS

Es importante saber que…
El informe de auditoría cubre dos
funciones básicas:
• Comunica los resultados de la
auditoría de gestión.
• Persuade a la gerencia para
adoptar determinadas acciones
y, cuando es necesario llamar su
atención, respecto de algunos
problemas que podrían afectar
adversamente sus actividades y
operaciones.

Se divide en:
1.1. Introducción
Se consideran las causas y
objetivos de la auditoria
administrativa.
1.2. Antecedentes:
Referido
a
aspectos
técnicos y al aspecto legal.
1.3. Alcance:
Considera a funcionarios
responsables a la comisión
encargada.

Aspectos Generales


Introducción
Antecedentes
Alcance

Ejemplo de Objetivos en la Introducción:
Área auditada:
Área de trámite documentario y archivo

Evaluar el grado de
eficiencia de las normas y
procedimientos,
que
comprende el proceso
integral
de
la
administración
documentaria
de
la
empresa.

Determinar el grado de
orden,
conservación,
protección y clasificación
del archivo de la entidad,
así como la oportunidad de
su servicio.

Ejemplo de Alcance:
Área auditada:
La administración auditada
depende de la Secretaría General.
Aspectos a examinar:
• Control interno del sistema.
• Proceso de recepción.
• Proceso de clasificación y
registro.
• Proceso de control y
seguimiento.
• Proceso de distribución.
• Proceso de información.
• Proceso de archivo.

Funcionarios Responsables:
Se consideran nombres y apellidos
y cargos de las personas.
Comisión encargada:
Se consignan los nombres,
apellidos y cargos.

2. OBSERVACIONES

 Resultante de la auditoria

 Durante

el

curso

del

practicada, constituyen la

examen, el auditor agotará

parte sustentatoria de los

todos los medios razonables

informes.

a su alcance a fin de permitir

 Se materializan por escrito.

las pruebas documentarias

 Puesta en conocimiento de

suficientes para absolver las

los funcionarios auditados.

Observaciones
auditor encuentre.

que

el

2. OBSERVACIONES
Ejemplo: del área de tramite
documentario y archivo:
• Inadecuada ubicación física de su
infraestructura en el archivo central.
• Incumplimiento de funciones en
relación a los dispositivos legales y
normas internas concernientes con
el área auditada.
• Duplicidad de procesos en la
administración documentaria en
una sola jurisdicción administrativa.

3. CONCLUSIONES
• Resúmenes o contenidos sincréticos en armonía con las
observaciones.
• Las Conclusiones serán objetivas, basadas en hechos
reales y adecuadamente respaldadas en los Papeles de
Trabajo.
• Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden
de importancia haciendo mención, si fuera necesario del
nombre de los responsables que han incurrido en falta.

• Fin: Presentar el problema motivo de la auditoria.

3. CONCLUSIONES
Ejemplo:
• «Los documentos en custodia en el Archivo
Central se encuentran en completo
abandono, debido a la lentitud para gestionar
y/o disponer de los recursos necesarios,
requeridos
para
un
eficiente
funcionamiento».

4. RECOMENDACIONES

Sugerencias que especifican
medios para solucionar las
observaciones formuladas.

Las
recomendaciones
son
dirigidas al titular de la
organización examinada a fin de
que provea lo conveniente para
su
cumplimiento.

Las recomendaciones estarán
orientadas a la mejor utilización
de los recursos humanos,
materiales y financieros de la
empresa o entidad auditada.

Las
recomendaciones
del
auditor serán presentadas en el
Informe de Auditoría, en forma
ordenada,
considerando
el
grado de importancia de
acuerdo a la presentación de las
Conclusiones.

4. RECOMENDACIONES
Ejemplo:
«Que la Unidad de Traite Documentario y Archivo, en
el plazo de 30 días proceda a inventariar, ordenar y
clasificar los documentos que se encuentran en el
Archivo Central, a fin de formalizar el ingreso y
registro correspondiente para su administración
eficaz»

5. ANEXOS
Esquemas
complementarios
cuando son necesarios y
generalmente
sirven
de
fundamentos
a
las
observaciones planteadas.
Ejemplo:
• Relación de expedientes de
empresas reclamantes que
no se les ha hecho la tarjeta
de seguimiento respectivo.

CAPÍTULO X: NORMAS TÉCNICAS DE AA
APLICADAS AL SIST. DE PLANEAMIENTO

CONTENIDO
CAPÍTULO X
NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST.
DE PLANEAMIENTO
1.

PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

2.

PROYECTOS DE INVERSIÓN

3.

ESTUDIO E INVESTIGACIÓN SOCIOECONÓMICA

4.

LA COOPERACIÓN Y FINANCIACIÓN TÉCNICOECONÓMICA NACIONAL E INTERNACIONAL

PLANEAMIENTO EMPRESARIAL
CONCEPTO: Proceso formal y sistematizado que pretende formular e
implementar estrategias, para alcanzar nuestros objetivos como empresa,
teniendo en cuenta el medio ambiente externo y nuestras capacidades internas,
para posicionarnos.
OBJETIVOS: Resultados específicos que deseamos lograr, deben ser claros
precisos y medibles: Anticiparse, lograr las proyecciones, instrumento de
compromiso, afrontar la inseguridad(imprevistos), flexibilidad (planes
alternativos)

ALCANCE: Tiene cobertura institucional, porque su misión es proyectarse al
futuro, para lo cuál necesitará de datos del desempeño pasado y actual de la
empresa

PROCESOS
TÉCNICOS
MATERIA DE
CONTROL
INTERNO

PLAN OPERATIVO O PLAN DE
ACCION
Para implementar el P.E
deberán establecerse los
planes operativos, para guiar,
apoyar y comunicar el
desarrollo empresarial

PROCESOS TÉCNICOS DEL PLAN
OPERATIVO
CARACTERIZACIÓN DE LA PROBLEMÁTICA: EL contar con un SIG, nos da una idea de
donde comenzar a medir la situación actual para entender las operaciones de las
unidades, puntos débiles y fuertes, etc. Este diagnostico nos informará la situación de
la empresa. Es aquí donde el planeamiento. Empre, es nutrido por esta información la
cual se transformará en políticas, objetivos y metas cuantificables.

POLITICAS: Son guías o marcos orientadores que establecerán la forma como se
administra las actividades internas de la empresa, desarrollándose en el nivel de
las áreas funcionales para que los directivos puedan tomarla mejor decisión.
OBJETIVOS: CLASES DE OBJETIVOS (inherentes, oficiales y operativos, a largo y
corto plazo). JERARQUIA DE OBJETIVOS (Determinar objetivos en forma
escalonada y ordenada y lograr un proceso secuencial de arriba hacia abajo).
FORMULACION DE OBJETIVOS (Se deben tener en cuenta varios factores como
medio ambiente externo, la jerarquía, tomar en cuenta objetivos anteriores y no
imponerlos)
FORMULACION DE METAS:(Materialización cuantificable de los objetivos, entorn)
IDENTIFICACION DE ESTRATEGIAS: (analizando el entorno y los recursos )
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES:(El orden, responsable, costo, gannt)
PRESUPUESTOS:(planes de ubic.de personas y recursos en terminos de dinero)

El cumplimiento de la programación establecido en el plan operativo,
según el PERT-CPM (se dan objetivos, metas y costos detallados en
tiempo de ejecución), se analiza su cumplimiento y si no se solicita
toda la información pertinente para su evaluación.

Evaluar los Planes Operativos , en forma trimestral, para evaluar el
desenvolvimiento de las actividades, analizar el impacto dentro de la
organización y proponer los ajustes necesarios o cambios si es
necesario.
MECANISMOS
DE CONTROL
INTERNO

Confrontar los avances realizados con el presupuesto económico
destinado para este fin(Determinar si se está ajustando a lo
programado o existen variaciones que deberían ser sustentadas para
evitar malversaciones de dinero)
Reunión con los jefes de las áreas funcionales de la empresa, para
evaluar en forma conjunta el desarrollo de los planes operativos.
(recibir y formular sugerencias, para mejorar la ejecución de los
planes), crear un clima de reconocimiento de la labor de control que
desarrollan.

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Las empresas requieren
de un planeamiento
estratégico y táctico,
para el desarrollo de sus
operaciones, para
sortear los cambios
externos.

El proceso de
planeación estratégico
nos permite: definir la
misión, para orientar
nuestros recursos,
análisis del contexto y
contingencias,
suministra los
lineamientos y limites
para la administración
operativa.

RESUMEN: La función
del planeamiento es
una actividad de
programación,
ejecución y evaluación,
que debe contar con
todas las áreas de la
empresa, las áreas
funcionales se
encuentran
identificadas con la
políticas, objetivos y
metas determinadas
para cada uno de ellas.

PROYECTOS DE INVERSION
CONCEPTO: Es el conjunto de estudios, que se inicia con la idea y finaliza
con el estudio definitivo. requiere del consumo inmediato de algunos
recursos escasos, sacrificando aun beneficios actuales y asegurados, con la
esperanza de obtener beneficios superiores a los actuales.

OBJETIVOS: Conjugar todas las actividades destinadas a incrementar
recursos reales y financieros y dinamizar la estructura económica del
aparato productivo. Resolver necesidades de las personas y la
sociedad, se asignas recursos con miras a obtener una rentabilidad
social y económica.

ALCANCE: La decisión de inversión debe responder aun estudio previo de
las ventajas y desventajas asociadas a su implementación, la profundidad
con que se realice dependerá de cada proyecto. Los estudios se orientan a
la viabilidad comercial, técnica, legal y financiera

INVESTIGACION DE MERCADOS( Al estudiar el mercado de un
proyecto, habrá que analizar el mercado proveedor, competidor,
distribuidor, consumidor y el mercado externo). Se definen tres etapas
en el proceso de investigación: Análisis histórico del mercado, análisis
vigente del mercado y análisis de la situación proyectada.
INGENIERIA DEL PROYECTO( Este estudio determina la función de
producción optima, para la utilización eficaz y eficiente de los recursos
disponibles para la producción de bienes y servicios. También se toma
en cuenta la Valorización Económica de las variables Técnicas: Obra
física, Inversiones en equipamiento, Balance de personal, Costo de
materiales.

ORGANIZACIÓN( Definir una estructura organizativa acorde con los
requerimientos propios que exija su ejecución.

PROCESOS
TÉCNICOS
MATERIA
DE
CONTROL
INTERNO

CRITERIOS DE INVERSION( sistematizar la información a fin de
cuantificar la inversión en los activos que requiere el proyecto(activos
fijos, nominales y capital de trabajo)

FINANCIAMIENTO (Se determina el financiamiento adecuado). El elegir
una fuente de financiamiento depende del contexto en que esté inserto
el proyecto.

MECANISMOS
DE CONTROL
INTERNO

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• El auditor administrativo debe evaluar los proyectos
durante su ejecución e implementación, en el contexto
del control posterior interno.
• El control consiste en la revisión continua y sistemática
de resultados de todas la inversiones en activos fijos que
garantice su rentabilidad.
• Un procedimiento adecuado de control, implica plantear
nuevas recomendaciones, que comprendan alternativas
de operación que incrementen la rentabilidad del
proyecto.

Para lograr un adecuado
control interno del
ejecución del proyecto de
inversión, se compara
costo-beneficio. Con
fuentes de información;
estados financieros,
presupuestos,
productividad, etc.

Un requerimiento
fundamental para la
evaluación es conocer el
sector empresarial, las
características técnicas y
económicas del
producto.

Se hace un análisis
detallado comparando la
situación interna del
proyecto con la oferta de
las alternativas del
mercado. El total control
de estas variables nos
guiara al éxito.

ESTUDIO E INVESTIGACIÓN
SOCIOECONÓMICA
CONCEPTO: Análisis del comportamiento de la economía y su incidencia en
la sociedad, que nos ayudaran a conocer las variables (inflación,
devaluación, etc.) sobre las cuales podemos trabajar un planeamiento
estratégico y táctico.

OBJETIVOS: evaluar los factores, variables y sus indicadores que se
utilizaran para desarrollar el planeamiento empresarial con respecto a:
políticas dirigidas al sector empresarial, situación de la moneda nacional
y tipo de cambio, capacidad del mercado interno para absorber los
productos a desarrollar.

ALCANCE: Abarca los estudios e investigaciones socioeconómicas que se
desarrollan en la empresa, para fines prioritariamente de sustento del
planeamiento empresarial

Se evaluará cada uno de los factores y sus ratios
utilizados del entorno empresarial, para verificar la
consistencia del planeamiento empresarial:

Política del país y programa de estabilización de la
economía

Reformas estructurales del país

PROCESOS
TÉCNICOS
MATERIA
DE
CONTROL
INTERNO

Situación de la moneda nacional, preservando su
poder adquisitivo; su análisis sirve para evitar
fluctuaciones que desequilibren la economía
nacional y empresarial
PROGRAMA SOCIAL ( PEA, pobreza en el Perú,
comercio exterior del país). Todos estos factores con
sus indicadores son materia del análisis del auditor
administrativo

MECANISMOS
DE CONTROL
INTERNO

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• Para evaluar los estudios socioeconómicos
desarrollados, se tiene en cuenta:
• Las publicaciones del INEI
• Planes de desarrollo
• Boletines informativos del BCR
• Evaluación de los planes operativos de la
empresa
• Sistema aduanero, tributario.

El análisis de los factores, variables
y sus indicadores sirve para que el
auditor pueda evaluar con
efectividad el medio ambiente que
rodea a la empresa y como la
afectara en su desarrollo.

Se considera las ventajas y las
desventajas para lograr el
objetivo y las metas de la
organización, así como su
impacto en las X e M para
recomendar la modificación de
las políticas institucionales

CAPÍTULO XI: NORMAS TÉCNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SISTEMA ORGANIZACIONAL

CONTENIDO
CAPÍTULO XI
NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL
SISTEMA ORGANIZACIONAL
1.

DISEÑO DE MODELOS ORGANIZACIONALES

2.

DOCUMENTOS DE GESTIÓN ORGANIZACIONAL

3.

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL DISEÑO
ORGANZIACIONAL

4.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

5.

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

DISEÑO DE MODELOS
ORGANIZACIONALES
Analizar y evaluar el tipo de
estructura organizacional formal
dentro de la empresa

Verificar la calidad de la toma de
decisiones ante un problema

Proceso de selección
de una estructura

Evaluar la división de trabajo,
examinar el organigrama que refleje
la situación real

Evaluar las cadenas de mando,
buscar adaptar la empresa hacia una
organización horizontal

PROCESOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO
Técnicas que incrementan la eficacia de la organización dando
alternativas de solución a los problemas

- Diagnostico de la organización.
- Tipo de estructura orgánica
formal adoptada.

- División del trabajo y
departamentalización.

- Objetivos generales y
específicos.

- Las cadenas o líneas de mando.

- Asignación de funciones en
todos los niveles.

-Representación de la
organización en un organigrama

Objetivos claros, concisos
y precisos

División de
trabajo
adecuado

Mecanismos
de Control
Interno

Función, responsabilidad y
autoridad debe ser dado a
conocer

Comunicació
n retroactiva

DOCUMENTOS DE GESTIÓN
ORGANIZACIONAL
Instrumentalizan las técnicas de la organización y sirven
para saber si se ha obtenido lo que se esperaba corregir
- Tener presente el
- Verificar los manuales
propósito de la
- Revisar que se hayan
de organización y
estructura
documentos de gestión
establecido los
organizacional es
delimitan con toda
controles adecuados
establecer un sistema
precisión las funciones para corregir cualquier
formal de roles que
acción inapropiada.
que corresponde a
deben desempeñar las
cada jefe.
personas.

Plan de Organización

Manuales de Políticas

Reglamento de Organización y Funciones

Procesos técnicos
de control interno
en los documentos
de gestión
organizacional

Manuales del empleado

Manuales de organización y funciones

Organigrama

Carta de distribución de trabajo

Mecanismos
de Control

Examen

1. Áreas de estudio
2. Detalles de
estudiar

Evaluación

1. Proceso
2. Análisis e
interpretación

Presentacion

1. Informe final con
recomendaciones y
conclusiones

Examen
Áreas de Estudio

Detalles a estudiar

a. Funciones generales y especificas.

a. Plan de organización

b. Departamentalización

b. Estrategia de la organización

c. Niveles de autoridad, grados de
responsabilidad y líneas de coordinación

c. Políticas, sistemas y procedimientos de la
organización.
d. Potencial humano y puestos de trabajo.
e. ROF, MOF, CAP, MP, etc.

f. Estándares de racionalización
administrativa
e. Estudio del trabajo

Evaluación
Proceso

Análisis e
interpretación

a. Influencia del entorno empresarial.
b. Estructura organizativa adecuada.

a. Estudio de los elementos de juicio.

c. Aplicación de la racionalización
administrativa

b. Diagnosis adecuada.
c. Determinar propósitos.

d. Métodos de simplificación
administrativa

e. Búsqueda de problemas

e. Análisis de tiempos y movimientos.

f. Soluciones

f. Utilización racional de hombres y
equipos.

g. alternativas.

d. deficiencias.

Presentación
Informe final con recomendaciones y conclusiones
a. Elaboración del Reglamento de Organización y Funciones de la
empresa, basándose en la finalidad de la organización.
b. Elaboración del Reglamento Interno.

c. Elaboración del Manual de Organización y Funciones.
d. Elaboración del Cuadro Orgánico.
e. Elaboración del Texto Único de Procedimientos Administrativos.
f. Organigrama

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN
DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
Son los planes
estratégicos teniendo
en consideración la
competencia y
restricciones
Establecer los
lineamientos generales
de la empresa

Plantear mecanismos
de implementación del
diseño organizacional
adecuado

Identificar, evaluar y
seleccionar las mejores
opciones estratégicas

Contribuir a crear una
cultura y clima
organizacional

Procesos técnicos de materia de
control
Política orientada al logro de los objetivos de la
organización
Relación
sistémica
constante
entre
el
planeamiento y la organización
Establecimiento de los diseños organizacionales:
funcional, matricial, sistémico, etc.
Implementación del reglamento de la organización y
funciones
Implementación de los puestos de trabajo, líneas de
coordinación, reglamento de evaluación de puestos y
del sistema de comunicación e información de la
empresa

Los fines y objetivos deben sustentarse en el
planeamiento empresarial

Mecanismos
de Control
Interno

Elaborar
programas
de
capacitación,
especialización para los trabajadores

El desarrollo de una cultura organizacional
propia, con valores, creencias y objetivos.
Analizar las características de calidad que debe
tener el producto o servicio; lograr la
modernización.
Determinar las ventajas y desventajas de la
organización con respecto al entorno, a fin de
plantear una estrategia que le haga frente.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Estrategia educativa para lograr un cambio en los valores y actitudes
orientándola hacia las metas organizacionales
Diagnosticar problemas y situaciones insatisfactorias de
capacitación, evaluar la organización a través del desarrollo
laboral, con el propósito de conocer sus proyecciones y
limitaciones.
Evaluar el desarrollo de las potencialidades de los trabajadores
para ver si su rendimiento es satisfactorio en la organización

Examinar el desarrollo de la capacidad de colaboración entre
individuos y grupos, con el propósito de verificar si existe sinergia
de esfuerzos y trabajo en equipo.

Relevamiento
de
Información

Diagnostico
de
Capacitación

Implantación
de Programas
de
Capacitación

Procesos técnicos Materia de Control Interno

Problemas de necesidades de
capacitación
Los meta-elementos
Esfuerzo de cambio
Control de esfuerzo

Mecanismos de Control
Interno

COMPORTAMIENTO
ORGANIZACIONAL
Investiga las repercusiones que los individuos, grupos y estructura
producen en el comportamiento de las organizaciones.
Estudia lo que las personas hacen en una organización, las actitudes, el
diseño de las actividades y la tensión laboral

Definir el comportamiento organizacional, a fin de
determinar el motivador a usarse en la organizacion

Sustentar que la diversidad cultural tiene en el
comportamiento organizacional su fundamento

Explicar el porque los administradores y auditores administrativos deben
tener conocimiento del comportamiento organizacional

Teoría de la
Pirámide
Necesidades de
autorrealización

- Necesidades de estima.
- Necesidades sociales.

- Necesidades de seguridad
- Necesidades fisiológicas.

Teoría X e Y

X

- A los empleados no
les gusta trabajar.
- Están sujetos a
presiones de castigo
para cumplir sus
obligaciones

Y

- A los trabajadores les
gusta trabajar
- Son creativos y
positivos.

- Eluden todo tipo de
responsabilidades.

- Asumen
responsabilidades.

- No tienen grandes
ambiciones

- El personal se puede
autodirigir.

Teorías Contemporáneas de
la Motivación

Teoría de
McClelland

Teoria
E.R.G.
•Necesidades
medulares:
existencia,
relación,
crecimiento

• Necesidad de
realización.
• Necesidad de
poder.
• Necesidad de
afiliación

Teoría de
Evaluación
Cognoscitiva
•Cuando alguien
recibe recompensas
disminuye el interés
por la actividad

Teoría de las
Metas
•Las metas
concretas y
difíciles
alcanzan
mejores
resultados

CAPÍTULO XII: NORMAS TÉCNICAS DE
A.A. APLICADAS AL SISTEMA PERSONAL

CONTENIDO
CAPÍTULO XII
NORMAS TÉCNICAS DE A.A. APLICADAS AL
SISTEMA PERSONAL
I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL PERSONAL
II. REGISTRO DE PERSONAL
III. REMUNERACIONES DEL PERSONAL
IV. BENEFICIOS SOCIALES DEL PERSONAL
V. BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONAL
VI. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL
VII. INSTRUMENTO TÉCNICO DEL SISTEMA DE PERSONAL
VIII. NEGOCIACIONES COLECTIVAS

I. EMPLEO Y DESARROLLO DEL
PERSONAL
A) Empleo de personal
CONCEPTO

OBJETIVOS

Es el proceso técnico permanente que consiste en ocupar
las plazas vacantes dentro de una organización, incluyen
el reclutamiento, selección e integración del personal.
Cubrir las plazas de manera económica, oportuna y con
suficiente cantidad y calidad.
Conseguir que las características y cualidades personales y
laborales del candidato sean adecuadas.
Garantizar el buen funcionamiento de las actividades de la
empresa
Lograr la obtención de trabajadores calificados.

ALCANCE

Todas la áreas de la empresa

A) Empleo del personal
PROCESO TÉCNICO MATERIA DE CONTROL INTERNO
Despidos
Promociones
Instrucción

Reclutamiento
de personal

Selección
de personal

y
transferencias

Integración
del personal

MECANISMOS DE CONTROL INTERNO

Existen tres aspectos fundamentales para conocer los resultados
del proceso de empleo de personal: costo, tiempo y efectividad.

B) Desarrollo del personal
CONCEPTO

Es la educación tendente a ampliar, desarrollar y
perfeccionar al trabajador para su crecimiento
profesional, especializado o perfeccionamiento en
una determinadas carrera en la empresa.
Preparar al personal para la ejecución de las diversas
tareas del puesto.

OBJETIVOS

Proporcionar oportunidades para el continuo desarrollo
del personal.
Cambiar la actitud de las personas creando un clima mas
satisfactorio.
Contribuir a alcanzar los objetivos de la empresa.

ALCANCE

Se puede aplicar a todos los niveles de la
empresa.

B) Desarrollo del personal
1.
2.
3.
4.

Determinación de las necesidades de desarrollar al personal.
Programación del desarrollo del personal para atender a las necesidades.
Implementación y ejecución.
Evaluación de resultados.

 Evaluar el plan con su respectivo presupuesto.
 Analizar el costo y oportunidad.
 Evaluar los esfuerzos de autoeducación del personal.
 Tener en cuenta que nada sirve imponer a los ejecutivos y empleados de
una empresa.

REGISTRO DE PERSONAL
CONCEPTO

Es un sistema de información interna de la empresa,
mediante el cual los datos de los empleados se obtiene,
procesa y transforma en información ordenada que
ayuda al proceso de toma de decisiones.

OBJETIVOS
a)
b)
c)
d)

Suministrar información acerca del movimiento de personal.
Contar con estadísticas actualizadas del RRHH
Servir como referencias para reclutar nuevos empleados.
Proporcionar estadísticas que sirvieran para diseñar lineamiento
de política.

ALCANCE
Debe abastecer a todos los departamentos de la
empresa.

a)
b)
c)
d)
e)
f)

Solicitud de empleo.
Control de asistencia
Archivadores manuales
Registro computarizado
Estadística de personal.
Legajos del personal.

MECANISMOS DE CONTROL
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)

Registro de rotación ocupacional.
Registro de ausentismo.
Registro de frecuencia de accidentes de trabajo
Legajos de los trabajadores
Estadísticas del personal.
Registro de quejas
Inventario de personal

REMUNERACION DEL PERSONAL
Compensación directa

CONCEPTO
Compensación indirecta

OBJETIVOS

a)
b)
c)
d)

Motivar económicamente al personal.
Recompensar adecuadamente a cada personal.
La remuneración debe ser justa y equitativa.
Conocer la capacidad que tiene cada trabajador que
labora en la empresa.

Concepto de la
estructura
remunerativa

• Planillas de sueldo y salario.
• Personal que realiza labor intelectual y física
• Los trabajadores perciben remuneración mensual,
quincenal y semanal.

Concepto de la
estructura
remunerativa

• Tienen derecho a percibir remuneración básica,
horas extras y otras bonificaciones.
• Un año de labor corresponde un mes de vacaciones
• Seis meses de labor corresponde un sueldo
completo.
• Asignación familiar
• Tienen derecho a percibir liquidación por tiempo de
servicio que comprende CTS, vacaciones truncas y
opcionales, gratificaciones truncas bonificaciones
extraordinarias.

Verificar si guarda relación la remuneración con la asistencia del
personal a la empresa.
Verificar las boletas de pago y la conformidad con la planilla de
remuneración.
Evaluar la remuneración de cada trabajador si esta acuerdo a los
rangos salariales de la empresa
Verificar si se esta remunerando a cada trabajador conforme a ley.

BENEFICIOS SOCIALES DE LOS
TRABAJADORES
CONCEPTO
OBJETIVOS

Son derechos laborales que la Ley dispones que el empleador
abone a sus empleados u obreros.
Consolidar los derechos del trabajador, previstas en las diferentes
normas legales para el titular.
a) Generar y estimular la producción a través de la seguridad
social.
b) Crear en la conciencia del trabajador el pensamiento de
solidaridad.
c) Valorar a la persona desde el comienzo de su vida hasta el fin


CTS

•Compensación mensual que el empleador debe colocar
semestralmente en un institución bancaria o análoga.

AFP

•Es cuando el empleador decide pertenecer a la AFP para efectos
de su jubilación.

Instituto peruano de
seguridad social

•Comprende a empleadores y trabajadores en
el régimen de salud.

D.L 18822

•Es una ley referida a accidentes de trabajo.

Descanso semanal

•Es como mínimo 24 horas consecutivas en
cada semana.

Remuneración de feriados

Las gratificaciones

Las bonificaciones con
convenios colectivos

•Los trabajadores gozan de descanso durante
los días feriados.
•Dos gratificaciones al año fiestas patrias y
navidad.
•Son conceptos de pago de los empleados por
acuerdo bilateral.

Bonificaciones por
lugar de trabajo fuera
de la sede laboral

•Cuando el centro de trabajo tiene una ubicación
alejada a los centros urbanos.

Bonificación por
trabajo nocturno

•Se da para contrarrestar el malestar y la fatiga.

Bonificación por la
naturaleza de trabajo
Bonificación por
eficiencia

Vacaciones

•Se da para compensar el mayor esfuerzo ocasionado
por los trabajos insalubres, penosos y fatigantes.

•Cuando el trabajador sobrepasa la producción a
ciertos limites de un pago adicional.

•Es de 30 días consecutivos por un aaño con goce de
remuneración.


1

• Verificar el cumplimiento de la legislación laboral en materia
de beneficios sociales.

• Revisar las planillas de sueldo y salarios.
2

3

• Analizar selectivamente expedientes de beneficios sociales
de los trabajadores activos y pasivos.

4

• Revisar los pactos colectivos con referencia a condiciones de
trabajo preparando informes de control.

BENEFICIOS SOCIALES DE LOS
TRABAJADORES
CONCEPTO

Se refiere a los diversos servicios que recibe el
trabajador en una empresa como: médico, odontólogo y
social.

OBJETIVOS

ALCANCE
Buscar mayor motivación en el trabajo
Identificación del trabajador con su empresa
Fomentar el compañerismo.
Reducir el porcentaje de ausencias y
tardanzas.
Minimizar el tiempo perdido por lesiones o
enfermedades.
Ayudar a los empleados con problemas.

Los trabajadores
permanentes y
contratados,
esposa e hijos
gozan de estos
servicios.

PROCESO TÉCNICOS
Servicio médico
Servicio odontológico

Servicios social
Servicio complementarios

•Prevenir enfermedades y accidentes de
trabajo.
•Impulsar programas de prevención y
curación.
•Promover servicios culturales, deportivos,
asesorías, cafeterías.
•Tomar precauciones para asegurar los bienes
de la compañía y empleados.

MECANISMO DE CONTROL INTERNO
a) Servicio médico, odontológico, social
b) Seguro de vida
c) Aportaciones que realiza el empleador para
el sistema de prestaciones de salud
d) Implementación de programas recreativos,
educativos, culturales para los trabajadores.

REGLAMENTO INTERNO DEL
PERSONAL
Son el conjunto de reglamentos y directivas, que señalan
de manera lógica las normas y mecánica operativa en cada
etapa del proceso técnico.

CONCEPTO

OBJETIVOS
a) Uniformidad en los principios fundamentales que sustentan el
proceso técnico.
b) Especificidad de acuerdo con las características de la empresa.
c) Divulgación a todo el personal
d) Deben de ser claros, concisos, concretos y correctos.

Análisis y evaluación de puestos y sus métodos de aplicación
Escalas salariales
Sistema de evaluación de personal, métodos y programas de incentivo.

Racionalización de puestos de trabajo y del personal.
Presupuesto de personal
Planeamiento de los recursos humanos

MECANISMO DE CONTROL INTERNO
El auditor administrativo practicará el control posterior interior
con relación al incumplimiento de los reglamentos y directivas
que comprenden los procesos técnicos del sistema del personal.

NEGOCIACIONES COLECTIVAS
CONCEPTO

Es el acuerdo de las partes interesadas destinado a
regular remuneraciones, condiciones de trabajo etc.

OBJETIVO

Regular y reglamentar las relaciones laborales entre
empleadores y trabajadores, para mantener la paz
laboral, a fin de incrementar la producción y
productibilidad.

PROCESOS TÉCNICOS MATERIA DE CONTROL INTERNO
La negociación colectiva tiene 3 etapas
Trato directo

Conciliación y
mediación

Arbitraje

CAPÍTULO XIII: NORMAS TECNICAS DE A.A.
APLICADAS AL SIST. DE ABASTECIMIENTOS

CONTENIDO
CAPÍTULO XIII
NORMAS TECNICAS DE A.A. APLICADAS AL SIST.
DE ABASTECIMIENTOS
I. PROGRAMACION DE ABASTECIMIENTO
II.PROCESO DE ADQUISICIONES/COMPRAS
III. ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCION
IV. INVENTARIOS DE EXISTENCIAS
V. ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS
VI. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTOS
VII. CATALOGO DE BIENES
VIII. REGISTRO DE PROVEEDORES

PROGRAMACION DE
ABASTECIMIENTO
Es un proceso técnico del sistema de
abastecimiento, que permite prever de manera
ordenada, sistemática y racional las necesidades de
recursos, para el cumplimiento de las metas
establecidas, abarca requerimientos de: bienes y
servicios
Previsión de bienes y servicios para garantizar un
eficiente proceso productivo.
Prever la adquisición de bienes teniendo en cuenta las
prioridades
Identificar, consolidar y analizar las demandas de
proceso de abastecimiento (elaborar y programar los
cuadros de bienes y servicios).
abarca el total de las unidades orgánicas
existentes, como eje fundamental del ciclo de calidad en
el proceso de abastecimiento

a)

b)

c)

Los cuadros de requerimientos de cada unidad orgánica de la
organización deberán responder a la política de atención de las
necesidades prioritarias.
Los cuadros de necesidades de bienes y servicios se analizan y
consolidan y sirven para proporcionar en forma constante y oportuna
la información necesaria a las unidades de abastecimiento para
optimizar el proceso de cuantificación y financiamiento
El presupuesto de abastecimiento de la empresa, debe responder al
planeamiento y presupuesto empresarial

El auditor analizara cada una de las fases
de la programación de abastecimiento,
tomando como base
el sistema de
planeamiento, presupuestos y de costos
para establecer prioridades, para planificar
eficientemente el abastecimiento.

También se evaluara la cantidad , calidad,
precio, disponibilidad del bien y
prestación del servicio requerido durante
el periodo anual y su implementación
semanal, mensual o semestral para contar
con un sistema de información por
computadora.

El auditor revisara si la empresa cuenta
con normas y procedimientos de la
programación de abastecimiento, según
los siguientes detalles:
• Determinación de la cantidad de bienes
y servicios necesarios.
• Elaboración del cuadro de necesidades
de bienes y servicios
• Ejecución y evaluación de la
programación de abastecimiento en
base al requerimiento de las aéreas
• Establecimiento de la calendarización
en periodos para satisfacer las
necesidades para satisfacer las
necesidades de bienes y servicios.

Complementariamente al practicarse la Auditoría
Administrativa se efectuaran las siguientes evaluaciones:
 Comparación entre lo previsto y lo ejecutado en un periodo, para
establecer el grado de dispersión y/o desviaciones del presupuesto de
abastecimiento.
 Establecimiento de información para obtener el costo de cada meta
de una unidad orgánica y su categoría presupuestal en términos de
bienes y servicios.
 Grado de eficacia y eficiencia de la unidad orgánica responsable de la
función de abastecimiento.
 Implementación de las mediadas correctivas.
 Comprobar que se han desarrollado por lo menos 2 evaluaciones
anuales

PROCESO DE
ADQUISICIONES/COMPRAS
1. CONCEPTO: procedimientos para la compra de los
bienes y/o servicios en la cantidad, calidad
deseada, momento oportuno y precio de
mercado mas conveniente.
2. OBJETIVOS: cumplir con eficacia ,
eficiencia y economía el proceso de las
adquisiciones de bienes y servicios , para
asegurar un optimo flujo de la compra y
desarrollo máximo de su uso.
3. ALCANCE: comprende a toda la empresa, su relación funcional con el
sistema de presupuesto, por la asignación financiera a las diferente
áreas, con el sistema de planificación, por su vinculo con los planes,
proyectos, obras y con el sistema de racionalización, para la operatividad
de los procedimientos administrativos.

 Informe presupuestal si la adquisición esta comprendida en el
presupuesto de abastecimiento del periodo
 Especificaciones técnicas y económicas elaboradas por el área
solicitante de la adquisición.
 Cotizaciones de los proveedores debidamente registrados,
teniendo como guía el precio y las especificaciones técnicas
 Cuadro comparativo y elección de la propuesta mas conveniente
para la empresa.
 Otorgamiento a la buena propuesta, después de evaluar el cuadro
comparativo, se declara ganador a la firma que cubra todos los
ítems establecidos en la base del concurso.
 Comunicación a la firma y publicaciones
 Afectación presupuestal, registro contable y emisión del cheque

• El auditor deberá analizar las fases del
proceso de adquisiciones, para tener la
objetividad del caso de evaluación,
incidiendo en las siguientes acciones:
• Implementar un sistema de información
confiable, oportuno y eficiente, para la
optimización del proceso de adquisición.
• Contar con un catalogo de bienes y
servicios, que uniformicen la
denominación, clasificación y codificación
de los materiales que se consumen en la
empresa, así como un registro de
proveedores que permita conocer los
abastecimientos de la empresa.

El auditor administrativo practicara el control interno posterior en los siguientes
aspectos:
 Realizar una evaluación del sistema de compra, verificando si se cumplen
con los lineamientos dictados por la empresa
 Toda requisición de compra programada o de reposición de stock de
almacén, deberá ingresar por el departamento de adquisiciones, donde se
efectuaran los registros pertinentes.
 Revisar la elaboración del presupuesto de compra verificando el cuadro
comparativo de adquisiciones y acta de otorgamiento
 Constatar las fuentes de existencia de abastecimiento en el mercado
nacional y extranjero, mediante el registro de proveedores.
 Evaluar la eficiencia y eficacia de los medios de consulta que emplea la
empresa, solicitando proformas, presupuestos, listas de precios, muestras
de calidad, etc.
 Verificar si la empresa cuenta con un sistema de información y estadística,
oportuna y confiable, afín de optimizar las gestiones de compra.
 Revisar y evaluar la organización y funcionamiento del comité de
adjudicación

ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCION
Es guardar los artículos en el almacén, ubicándolos y
cuidándolos, así como decepcionar , registrar, controlar, conservar,
despachar, etc. los bienes adquiridos. La distribución es la entrega de
bienes de forma ordenada y oportuna.

racionalizar el almacenamiento y distribución de materiales

tiene vinculación directa con la gerencia de producción

CONTROL
DISTRIBUCION

CUSTODIA

RECEPCION

El auditor deberá analizar cada una de las fases del almacenamiento y
distribución:
 La organización de la zona de almacenaje depende del diagnostico que
se haga al respecto
 Los bienes adquiridos por la empresa deben ser canalizados al almacén
por los proveedores , previa verificación de sus características con las
descritas en los respectivos documentos.
 El desorden en el almacenaje y distribución, ocasiona que el
responsable de almacén no conozca con exactitud la cantidad de ítems
existentes, motivando compras indiscriminadas de artículos y gastos
innecesarios.
 Se constata que se lleva un efectivo control de los bienes que salen del
almacén, manteniendo actualizadas las tarjetas de control visible,
propiciando la conciliación entre las cantidades físicas y kardex, para
efectos administrativos y contables.

La auditoria administrativa debe corregir los problemas que se
presenten en el almacenamiento desde:

6.1. La recepción :
verificación
desembalaje

entrega

Control de
calidad

descarga

supervisión

clasificación

registro

internamien
to

Ubicación

6.2. La custodia

ambiente

Cámaras
refrigeradoras

Cámaras
oscuras

Cámaras de
seguridad

Registros: debe aplicarse
sistemas mecanizados para
procesar la información

Ubicación: dotar de normas
para una buena conservación y
limpieza de ambientes
Inventarios: deben hacerse
predichamente la verificación
de existencias

INVENTARIO DE EXISTENCIAS
es la verificación del estado físico comparando con los
documentos fuentes( orden de compra, guía de internamiento,
nota de entrada, etc.)

- disponer de un sistema de información actualizada sobre la
cantidad exacta de bienes y su estado de operación para fines de
conciliación administrativa y contable
- impedir la acumulación improductiva de bienes en los almacenes

es de aplicación para
todas las áreas de la empresa

 La verificación física de cada bien que consiste en su constatación, medición,
pesaje, conteo, etc. Efectuando periódicamente a fin de determinar su
existencia y utilización.
 La toma de inventario físico de bienes patrimoniales a nivel de la empresa, se
realizara una vez al año.
 La toma de inventario de existencias físicas de almacén se llevara a cabo de
forma trimestral
 La designación de los equipos de trabajo que van a inventariar, tomando como
información referencial el inventario físico anterior , haciendo en hoja aparte las
anotaciones correspondientes en el caso de encontrar faltantes, sobrantes.
 En el caso de bienes sobrantes se requerirá información sobre la procedencia
exacta y documentada de estos para su incorporación en el patrimonio
empresarial
 En el caso de bienes faltantes, se indagara sobre su ubicación actual para su
respectiva constatación.
 Concluida la verificación física (activos fijos, bienes no preciables y existencias
físicas de almacén) se dispondrá la valorización actualizada de los bienes
existentes procediendo al archivo de los inventarios fisicos correspondientes.

el auditor deberá analizar la
consistencia de la toma de inventarios, para
conocer el gasto en existencias y poder
recomendar el destino de recursos monetarios al
programa de inversiones, lo cual favorece a la
empresa.
se evaluara los procesos técnicos que se desarrollan en el inventario de existencias:
-Inventario de los bienes entregados en uso a las áreas de la empresa, los que serán
verificados físicamente por control patrimonial.
-La verificación física estará a cargo de equipos conformados por personal de
abastecimiento, contabilidad, auditoria interna y área a inventariar, los que sujetaran a
un cronograma de trabajo.
-Los equipos de trabajo evaluaran informes técnicos, sobre la existencia, uso, estado de
conservación, asignación, ubicación, etc. De los bienes patrimoniales verificados, para
tener información actualizada.
-Los bienes patrimoniales que pudieran encontrarse en desuso por obsolescencia,
mantenimiento o reparación onerosa para la empresa, serán tomados en relaciones
separadas para su canalización al comité de bajas y ventas.

ALTAS Y BAJAS DE ACTIVOS FIJOS
Consiste en centralizar en forma integral el registro
de altas y bajas de activo fijo que constituyen
propiedad de la empresa, lo que permitirá conocer
la inversión realizada

Registrar el movimiento de bienes patrimoniales de altas
y bajas en libros que permita contabilizar la situación
patrimonial de la empresa

Se relaciona con el área
contable y de costos

a. Registrar en el libro de
inventarios el movimiento
de altas de bienes, los de
larga vida forman parte del
activo fijo y de los de corta
duración se registran para
un simple control.

b. La baja de bienes dará
lugar a las descargos y se
registrara en el diario
auxiliar con el acta
correspondiente que
motivo la baja.

c. En caso de perdida de un
activo fijo, se requerirá de
una investigación para
determinar la
responsabilidad del caso y
proceder a la baja del bien

El auditor verificara el cumplimiento el
cumplimiento de las normas y procedimientos
señalados en el reglamento de altas y bajas de
bienes de la empresa, tomando en cuenta que
las causas que determinan la baja de un bien
puede ser por obsoletos, deterioro, desgaste

Que el cambio de
ubicación de un bien
fijo , se registrara en
la tarjeta respectiva,
permitiendo
conocer su
verdadera ubicación

c.

Que las altas y bajas
de bienes quedan
registradas en el
libro que lleva la
sección de control
patrimonial

b.

a.

La aplicación de la auditoria administrativa, mediante el control posterior
interno, verificara el cumplimiento de las siguientes acciones:
Que el mecanismo
para dar de alta y
baja de un bien,
observe las normas
y procedimientos
establecidos en el
reglamento de atas
y bajas de bienes
aprobado por el
nivel respectivo.

MERCADOS Y FUENTES DE
ABASTECIMIENTO
Las compras constituyen un proceso especializado con
el objeto de adquirir la cantidad necesaria, calidad
deseada, dentro de las condiciones mas convenientes,
etc. En este contexto se debería revisar la disponibilidad
económica y su financiamiento necesario para proyectar
los mercados y fuentes de abastecimiento

•

Mantener la continuidad del mercado y las fuentes
de abastecimiento.

•

Buscar fuentes de abastecimiento alternativos y
localizar nuevos productos y materiales

Tiene vinculación con el área
de marketing porque evalúa
cuando y donde comprar.

Las compras se sustentan en el conocimiento del mercado y las fuentes de
abastecimiento, para realizar mayores economías, conseguir menores precios y
descuentos favorables
El auditor deberá verificar si el sistema de compras
de la empresa se sustenta en un estudio de mercado
y sus fuentes de abastecimiento, con el objeto que
se garantice la calidad, cantidad, precio y
oportunidad en la entrega del bien.

Deberá verificar las siguientes acciones:





Existencia de solicitudes a los proveedores para que presenten sus ofertas
con indicación de todos los datos requeridos para la formulación del
presupuesto de compras
Practicar las evaluaciones para constatar el mayor numero de ofertas de
proveedores del mercado nacional e internacional.

CATALOGOS DE BIENES

1. CONCEPTO

•Es la clasificación de bienes de acuerdo a normas
de la empresa agrupados de acuerdo a su uso,
asignándole un código

2. OBJETIVOS

•Mejorar el control de las operaciones de la
administración de materiales mediante la
reducción de existencias permitiendo su fácil
identificación y contribuyendo a la optimización
de las compras y almacenaje

3. ALCANCE

•Comprende a todas las áreas que requieran y
manipulen materiales

La catalogación de materiales es un proceso técnico donde se pueden
distinguir varias etapas:

CODIFICACION
CLASIFICACION

IDENTIFICACION

NORMALIZACION

El auditor deberá verificar si la empresa cuenta
con un catalogo de bienes; cada articulo es
clasificado y codificado, permitiendo confeccionar
su descripción detallada, posibilitando su
estandarización en las descripciones para su
mantenimiento y uso del catalogo de bienes.

PREPARACIÓN

La AA evaluara
cada
fase
del
procedimiento para
la catalogación de
los bienes:

REVISIÓN DE LAS
NORMAS

EVALUACIÓN

EJECUCIÓN

EJECUCIÓN DEL PROGRAMA
DE CATALOGACIÓN DE
BIENES

REGISTRO DE PROVEEDORES

1. CONCEPTO

• Es la información comercial relacionada
con los proveedores

2. OBJETIVOS

• Establecer un registro de proveedores
para determinar los mejores.

3. ALCANCE

• Se relaciona con el proceso de
adquisiciones y se orienta a dar seguridad
de que la compra fue realizada en una
empresa formal debidamente registrada

Las fases que comprenden es la siguiente:
Delimitación
de mercado

Inscripción
de
proveedores

Calificación
del
proveedor

Registro de
proveedores
idóneos

El auditor deberá verificar que la empresa
cuente con un registro debidamente clasificado
de acuerdo a los criterios de selección de
proveedores

 Existencia de un diagnostico de requerimientos de bienes y servicios
 Realización anual de convocatoria para registro de proveedores
 Revisión documentaria y verificación de los mismos
 evaluación y actualización permanente

Auditoria Administrativa_Segunda parte

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