Gco.prf02.00 proc cobranzas por débito aut. aprobado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Código: GCO-PRF-02-00
Fecha de Emisión: 13/10/2010
COBRANZAS POR DEBITO AUTOMATICO
Página: 1 de 8
Fecha Resolución:
Resolución Nro.
Área Responsable: Unidad de Facturación
ELABORADO POR:
Lic. Pablina Díaz Maciel
Analista de Unidad de Procedimientos y O&M
REVISADO POR:
Lic. Marcelo Cuevas
Jefe de Unidad de Procedimientos y O&M
APROBADO POR:
Gerente Comercial
Asesor de Planeamiento y Gestión
UNIDAD DE PROCEDIMIENTOS Y ORGANIZACIÓN & MÉTODOS
INDICE PÁG.
1. OBJETIVO DEL MANUAL………………………………………………………….…02
2. PROCEDIMIENTOS...…………………………..…………………………...………….02
2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO…………………………………………….02
2.2 AREAS INVOLUCRADAS…………………………………………………….…..02
2.3 DEFINICIONES……………………………………………………………….........02
2.4 METODO DE TRABAJO………………………………………………………......03
2.4.1 Descriptivo………………..……………………………………………..….....03
2.4.1.1 Remisión de Facturas y Documentos a las Procesadoras de Entidades Bancarias……….…03
2.4.1.2 Cobranzas realizadas por las Entidades Bancarias a través del Debito Automático….....03/06
2.4.1.3 Actualización de datos Alta, Baja o Modificaciones. …………................................06
2.4.2 Diagrama de Flujo………………………..……………………………….…...07
3. REGLAMENTOS…………………………………………………………………….….07
3.1 INTERNOS……………………………………………………………………………...07
3.2 EXTERNOS………………………………………………………………………….….07
4. ANEXOS…………………………………………………..……………………………...07
5. APROBACIÓN….………………………………………..………………………..….....08

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Lic. Marcelo Cuevas
APROBADO POR:
Gerente Comercial
1. OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer un “Procedimiento Administrativo Estándar”, para las cobranzas de Débito
Automático, Capital.
2. PROCEDIMIENTOS:
2.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Ordenar, unificar criterios y estandarizar la gestión administrativa de las cobranzas a
través del Débito Automático, para la obtención de la eficiencia y la eficacia; en
búsqueda de la optimización de nuestros servicios.
2.2 AREAS INVOLUCRADAS
2.2.1 INTERNAS
 Gerencia Comercial
- Unidad de Facturación – Área Carga de Datos.
 Gerencia de Tecnología y Desarrollo Informático (GTDI)
2.2.2 EXTERNAS
 Procesadoras de Entidades Bancarias.
2.3 DEFINICIONES
 Cobranzas por Débito Automático: Son las cobranzas realizadas a través del
débito automático que las Entidades Bancarias realizan a sus clientes en concepto
de los servicios prestados por la ESSAP, a todos los usuarios adheridos a este
sistema.
 Procesadoras de Entidades Bancarias: Encargadas de la administración de un
sistema de red de cobranzas de servicios y otros a personas físicas y/o jurídicas, a
través del Débito Automático de tarjetas de créditos.
 Contenido del (CD): Archivos de datos de la facturación de cada Procesadora,
según formato requerido por las mismas.

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Gerente Comercial
2.4 METODO DE TRABAJO
2.4.1 Descriptivo
2.4.1.1 Remisión de Facturas y Documentos a las Procesadoras de Entidades Bancarias
PPaassoo RReessppoonnssaabbllee PPrroocceeddiimmiieennttoo
01
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Retira de Gerencia de Tecnología y Desarrollo Informático (GTDI), los siguientes documentos
- Facturas
- Listado Detallado de Facturas para Débitos por Entidad (LDFDE) (original) (anexo 01)
- Resumen Total de Facturas para Débitos por Entidad (RTFDE) (original) (anexo 02)
- CD
Cuando no cuenta con medio magnético (CD) el archivo se recibe vía Mail de (GTDI)
02
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Reenvía por Mail los archivos recibidos de la Gerencia de Tecnología y Desarrollo Informático o
envía del medio magnético (CD) por correo electrónico, a cada Entidad Procesadora.
Clasifica las facturas por Procesadoras y Entidades Bancarias, según Listado Detallado de
Facturas para Débitos por Entidad (LDFDE).
03
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Avisa a las Procesadoras para retirar los documentos.
Hace 2 fotocopias del RTFDE.
Entrega al personal del courrier previa firma del mismo en la (fotocopia 1) del RTFDE, los
siguientes documentos:
- Facturas
- Listado Detallado de Facturas para Débitos por Entidad (LDFDE) - (original)
- Resumen Total de Facturas para Débitos por Entidad - (original)
04
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Remite (fotocopia 2) del RTFDE, a la Unidad de Contabilidad, con cargo de recepción en la
fotocopia 1.
Archiva provisoriamente (fotocopia 1), para posterior consulta.
2.4.1.2 Cobranzas realizadas por las Entidades Bancarias através del Debito Automático.
01 Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Recibe documentos del personal del courrier remitido por la Procesadora, que son los siguientes:
- Facturas Rechazadas (FR) (original) (puede existir o no) no cobradas
- Informe de Facturas Rechazadas (IFR) (dos copias) (puede existir o no) (anexo 03)
- Listado de Débito Automático Aceptado (LDAA) (dos copias) (anexo 04)
- Listado de Débito Automático Rechazados (LDAR) (dos copias) (anexo 05)
- Talones de Facturas Cobradas (TFC) (original)
- Boleta de Depósito (BD) (original) y (fotocopia) (anexo 06)
- Resumen de Cobranzas por Entidad (RCE) (dos copias) (anexo 07)
- Resumen Total de Cobranzas (dos copias) (anexo 08)
- Informe de Novedades para Débitos (IND/ABM) (dos copias) (anexo 09)
Sella por la copia 2 de cada documento y por la fotocopia de Boleta de Depósito y entrega al
personal del courrier

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02
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Remite Informe de Novedades para Débitos (IND) Alta, Baja o Modificaciones (ABM), al Jefe de
Departamento de Facturación.
03
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Verifica cantidad de:
- Talones de Facturas Cobrados (TFC), y
- Facturas Rechazadas (FR), no cobradas.
Suma los talones y facturas rechazadas, coteja cantidad y monto de sumatoria con el Resumen
Total de Facturas para Débitos por Entidad (RTFDE) archivado en el paso número 4 del l item
2.4.1.1 y con los informes recibidos del banco, que son los siguientes:
- Boleta de Depósito (BD).
- Resumen Total de Cobranzas (RTC)
- Resumen de Cobranzas por Entidad (RCE).
- Listado de Débito Automático Aceptado (LDAA).
- Informe de Facturas Rechazadas (IFR).
- Listado de Débito Automático Rechazados (LDAR).
Control de
Cobranzas
 Si coinciden: Emite ticket de sumatoria, anota a la misma código de cobrador y fecha que
debe ser cargado al Sistema Informático que figura en la boleta de depósito, adjunta a los
talones y remite al Área de Carga de Datos.
 Si no coinciden: Busca error o diferencia e identifica si es Interno o Externo (Procesadora)
- Si es interno: Realiza corrección en su sector o involucra a la GTDI.
- Si es externo: Se comunica con el/la responsable de la Procesadora y solicita corrección o
cambio de documentos si fuera el caso.
Una vez conciliado emite ticket de sumatoria, anota a la misma código de la Procesadora y fecha
que debe ser cargada las cobranzas al sistema Informático que figura en la boleta de depósito,
adjunta a los talones y deriva al Área Carga de Datos.
05
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Hace fotocopia del (IFR) y archiva documentos:
- Facturas Rechazadas (FR) (originales)
- Informe de Facturas Rechazadas (IFR) (copia 1)
Entrega facturas si son reclamados por los usuarios.
Archiva provisoriamente los siguientes documentos.
- Listado de Débito Automático Aceptado (LDAA) (copia 1)
- Listado de Débito Automático Rechazados (LDAR). (copia 1)
- Boleta de Depósito (BD). (original)
- Resumen de Cobranzas por Entidad (RCE). (copia 1)
- Resumen Total de Cobranzas (RTC). (copia 1)
- Informe de Facturas Rechazadas (IFR) (fotocopia)
Remite los siguientes documentos, al Área Carga de Datos.
- Talones de Facturas Cobradas (TFC).
- Tira Sumatoria de Máquina de Calcular (TSMC).
06 Área Carga de
Datos
Recibe documentos:
- Talones de Facturas Cobradas (TFC).
- Tira Sumatoria de Máquina de Calcular (TSMC)

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07 Área Carga de
Datos
Carga al Sistema Informático de los talones de facturas cobradas, los siguientes datos:
- Fecha de Cobranza
- Código de Cobranzas, (Procesadora)
- Número de Comprobante
Compara total de monto cargado en el sistema con la TSMC.
 Si coinciden montos: Sella por la TSMC con la leyenda grabado y remite con los talones, al
Área de Débitos y Control de Cobranzas.
 Si no coinciden montos: Busca error o diferencia en el Sistema.
- Si error o diferencia es en la carga de datos, identifica y corrige.
- Si error o diferencia no es en la carga de datos, anota diferencia en la TSMC y deriva al Área
de Débitos y Control de Cobranzas, para su corrección correspondiente.
08
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Recibe talones y TSMC, verifica si tiene observación de diferencia.
 Si hay diferencia: Busca, Identifica y realiza la corrección en su sector o involucra a la GTDI.
Una vez corregido remite nuevamente al Área Carga de Datos, para realizar las correcciones
correspondientes.
 Si no hay diferencia: Hace fotocopia de los documentos archivados provisoriamente en el
paso 5 del item 2.4.1.2.
- Boleta de Depósito (BD) (2 fotocopias)
- Resumen de Cobranzas por Entidad (RCE) (2 fotocopia)
- Resumen Total de Cobranzas (RTC) (2 fotocopias)
Emite Comunicación Interna en 2 copias (anexo 10), para los siguientes sectores:
- Unidad Control de Cobranzas
- Unidad de Contabilidad.
Firma CI y adjunta documentos archivados provisoriamente en el paso número 5 del ítem 2.4.1.2
y fotocopias de este ítem, según corresponde para cada sector.
09
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Remite los siguientes documentos a:
Unidad de Control de Cobranzas:
- Boleta de Depósito (BD) (original)
- Talones de Facturas Cobradas (TFC) (original)
- Tira Sumatoria Maquina de Calcular TSMC) (original)
- Resumen de Cobranzas por Entidad (RCE) (copia 1)
- Resumen Total de Cobranzas (RTC) (copia 1)
- Comunicación Interna (CI) (copia 1)
Unidad de Contabilidad:
- Boleta de Depósito (fotocopia)
- Resumen de Cobranzas por Entidad
- Resumen Total de Cobranzas (fotocopia)
- Informe de Facturas Rechazadas (fotocopia)
- Comunicación Interna (copia 1)

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Gerente Comercial
Control de
Cobranzas
Archiva en orden cronológico con sello de recepción de cada área, los siguientes documentos:
- Listado de Débito Automático Aceptado (LDAA) (copia 1)
- Listado de Débito Automático Rechazados (LDAR). (copia 1)
- Boleta de Depósito (BD). (fotocopia)
- Resumen de Cobranzas por Entidad (RCE). (fotocopia)
- Resumen Total de Cobranzas (RTC). (fotocopia)
- Comunicación Interna CI (UCC) (Copia 2)
- Comunicación Interna CI (UC) (Copia 2)
2.4.1.3 Actualización de datos Alta, Baja o Modificaciones.
01
Jefe
Departamentos de
Facturación
Procesa el documento del paso número 2 del item 2.4.1.2
Recibe Informe de Novedades para Débitos (Alta, Baja o Modificaciones).
Actualiza datos de clientes proveído por cada Entidad Procesadora (Alta, Baja o Modificaciones),
en el Sistema Informático habilitado para el efecto, según (IND).
Registra media firma y deriva al Área de Débitos y Control de Cobranzas.
02
Área de Débitos y
Control de
Cobranzas
Recibe Informe de Novedades para Débitos e ingresa al Sistema Informático para corroborar si
las actualizaciones realizadas se hicieron conforme al (IND).
 Si la actualización esta conforme al IND, archiva en orden cronológico y por Procesadora
 Si la actualización no esta conforme al IND, marca en el documento las omisiones y remite
nuevamente al Jefe de Departamento para realizar las correcciones correspondientes. Una vez
corregido archiva el documento en orden cronológico y por Procesadora.

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Lic. Marcelo Cuevas
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Gerente Comercial
2.4.2 Diagrama de Flujo.
GCO-FL-02-00 - Cobranzas por Débitos Automático, adjunto.
3. REGLAMENTOS
3.1. INTERNOS.
No aplicable
3.2. EXTERNOS.
No aplicable
4. ANEXOS
01- LDFDE: Listado Detallado de Factura para Débitos por Entidad
02- RTFDE: Resumen Total de Facturas para Débitos por Entidad.
03- IFR: Informe de Facturas Rechazadas.
04- LDAA: Listado de Débito Automático Aceptado.
05- LDAR: Listado de Débito Automático Rechazados
06- BD: Boleta de Depósito.
07- RCE: Resumen de Cobranzas por Entidad
08- RTC: Resumen Total de Cobranzas
09- IND: Informe de Novedades para Débitos, Alta, Baja, Modificaciones (ABM).
10- CI: Comunicación Interna.
FR: Facturas Rechazadas
TFC: Talones de Facturas Cobradas
TSMC: Tira Sumatoria de Maquina de Calcular.

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Resolución Nro.
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Lic. Marcelo Cuevas
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Gerente Comercial
5. APROBACIÓN
Responsables Firma Sello-Aclaración Fecha
Asesoría de Planeamiento y Gestión
Ing. Félix Yegros
Jefe Unidad de Procedimientos y O&M
Lic. Marcelo Cuevas
Gerente Comercial Gran Asunción
Lic. Luis Ricardo Udrizar
Jefe Unidad de Facturación.
Lic. Beltran Edgar Ortiz
Encargado Área de Debitos y Control de
Cobranzas
Señor Jorge Giménez

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