Gadfl009 flujo convocatoria o llamado 08.03.2011

1.
DJU - Dictamen
Dictamen Jurídico
Favorable
(Anexo 09)
DJU - Dictamen
Dictamen Jurídico
Favorable
(Anexo 09)
DJU - Dictamen
Dictamen Jurídico
Favorable
(Anexo 09)
APBC - Solicitud de
Resolución
(Anexo 13)
SCDP - (Anexo 08)
FCDP - Formato (Anexo 07
07) 04)
1
FCDP - Formato (Anexo 07
07) 04)SCDP- (Anexo 08)
remisión del CDP
(Anexo 08)
1
1
1
FPA- planilla de Costos
Archivo digital
SDP - Anexo 22
1
FPA - Pedido (Anexo 02)
1
DJU- Desfavorable
DJU - Com. Interna
Dictamen Jurídico
FavorableDJU- Com. Interna
Dictamen Jurídico
Desfavorable
RCDP- (Anexo 12)
SCDP - Solicitud de CDP
FPA - (Anexo 02)
1
FPA - Frm. Pedido (Anexo 02)
RCDP- (Anexo 12)
NFCDP - (Sin
disponibilidad)
(Anexo 10)
Unidad Operativa de Contrataciones
Sector Solicitante
Solicita adquisición de
bienes o servicios
FPA - Pedido de Adquis
(Anexo 02).
SDA - Solicitud de
Adquisición
(Anexo 01)
Jefe de UOC
- Verifica SDA y FPA
- Designa Responsable
del Llamado
Define con Coordinador
de Llamados.modalidad
de contratación. **
Responsable de Llamados
Verifica contenido de
FPA
Genera borradorde PBC
y deriva a Sector
Solicitante vía Correo
Electrónico
PBC - Pliego de Bases
y Condiciones a
Archivos Digitales
Recibe PBC y SPBC
verifica si está acordea
lo solicitado
Genera CI de Aprobación
al PBC
-Corrije PBC si
corresponde.
-Genera SPBC p/ Sector
Sol. y PBC corregido
C
Coordinador de Llamados
PBC - Pliego de Bases
Condiciones corregido
Archivo Digital
Llena Formato FCDP
Proceso PAC no Programado
SCDP- Solicitud de
CDP
(Anexo 08)
Elabora SCDP solicita
CDP Certificación de
Disponibilidad
Presupuestaria.
Remite SCDP y FCDP a
Gerencia Financiera
Unidad Presupuesto
FCDP - Formato
Con datos del pedido
(Anexo 07)
Unidad de Presupuesto
Gerencia Administrativa
Gerente - Secretaría
Gerencia Financiera
Recibe SCDP y
FCDP
Analiza y Verifica
Gasto Presupuestado?
Genera Comunicación
Interna informando
falta de disponibilidad
No
Carga datos al Sistema,
genera CDP con saldo
disponible
Excel
CDP - Certificación
de Disponibilidad
Presupuestaria
Genera Comunicación
Interna para derivar
CDP procesada.
Word
RCDP Comunicación
Interna para remitir
Certificación
CDP - Certificación
de Disponibilidad
PresupuestariaCDP - Certificación
de Disponibilidad
Presupuestaria
(Anexo 11)
C
Si
LLamado para Adquisición de
Bienes y Servicios
Código: GAD-FL- 009-00
Fecha de Emisión: 01/11/2010
Fecha de Remisión:
Generalidades
02 - FPA - Formulario solicitud de Adquisición
03 - PBC - Pliego de Bases y Condiciones
04 - SPBC - Comunicación Interna remisión de PBC a SectorSolicitante
Anexos
FPA Form. Pedido A.
SDA - Comunicación
Interna Solicitud de
Adquisición
(Anexo 01)
2
SDA- Pedido(Anexo 01)
SDA- Comunicación
Interna -Solicitud de
Adquisición
(Anexo 01) 1
1
FPA - Form. (Anexo 02)
SDA - Comunicación
Interna -Solicitud de
Adquisición
(Anexo 01)
1
2
1
Deriva a Unidad
Operativa de
Contrataciones
Word
Word
Word
1
1
1
2
PBC - Pliego de Bases
y Condiciones
Archivo Digital 1
* FPA - Formulario habilitado para los pedidos de adquisición,
incluye EspecificacionesTécnicasy Costo Estimado.
FCDP -Formato (Anexo 05)
2
SCDP - Solicitud de
CDP
2
CDP - Completado
FCDP -Formato (Anexo 07)
SCDP- Comunic. Interna
remisión del formatodel
CDP
1
1
C
2
21
21
2
1
1
Presidencia
- Recibe DJU, APBC,
CDP y PBC, vía
Secretaría General
- Analiza viabilidad
Recibe CDP, PBC, DJU
y APBC con
Providencia
Secretaría General
Prepara Resolución p/
aprobación del PBC
Si
No
Encargado ante DNCP
Word
SDA- Solicitud de
Adquisición
(Anexo 01) 1
1
5
-Recibe SJU-Solicitud de
Dictamen y analiza PBC
Irregularidades ?
DJU- Com. Interna
Dictamen Jurídico
Favorable
Si No
Asesoría Jurídica
2
Dirección Nacional de Contrataciones Públicas
-Recibe Documentos vía
Correo Elecrónico
-Analiza PBC y docum.
PBC - Pliego de Bases
Nota - Nota para DNCP
(Anexo 16)
CDP - Certificado
RES - Resolución de
1
1
1
1
PBC y otros datos OK?
-Publica en el portal de
Contrataciones Públicas
Si
No
Genera recomendaciones
para adecuación.imprime
Nota (Anexo 24)
NDNCP - Nota
con comentarios para
adecuación (Impreso)
Emite Dictamen
Jurídico favorable
Emite Dictamen
Jurídico Desfavorable
Word
Word
DJU- Com. Interna
Dictamen Jurídico
Desfavorable
-Firma Resolución
-Deriva a Secretaría
para su distribución
2
RE - Resolución
Aprobación PBC
(Anexo 15)
RE - Resolución
2
NFCDP -(Sin disponibilidad)
1
2
1
2
1
2
DJU- Dictamen Favorable
2
C
7
-Espera firma de
Presidencia .
-Remite Resolución con
firma a UOC.
1
RE - Resolución
(Anexo 12)
C
Envìa invitaciones
firmadas p/ jefe UOC
vìa Fax .o correo
electronico
Hay consultas de
oferentes o
Via UOC - Gerencia Administrativa
SFCDP - Formato (Anexo 07)
04)SCDP - Comunic. Interna
remisión del CDP
(Anexo 08) 1 1
-Toma conocimiento
- Deriva a Unidad de
Presupuesto
Gerente
1
No
8
Imprime
invitaciones para
oferentes - IO
Oferentes
IO - Invitaciones
(Anexo 18)
Genera Formato y CI
para publicación
en Diario
SDP - Anexo 22
Via UOC- Gerencia Administrativa
Verifica contenido del
formato
Remite a Diario de mayor
circulación para
publicación por3 días
FDP - Formato p/ diario
(Anexo 23)
Diario de mayor
circulación
Word
Word
FPA - Frm. Pedido (Anexo 02)
1
2
Excel
Excel
1
SPBC - Anexo 04 **
**Modalidadde Contratación
Contratación Directa. Monto
Hasta 2.000 JD
Si
No
APBC - Solicitud de
Resolución
(Anexo 13)
2
Relaciones Publicas y Prensa
NFCDP- (Sin
disponibilidad)
2
1
SDA Solicitud(Anexo 01)
Adjunta SDA y FPA
Word
Genera e imprime
Nota para DNCP
.
Word
CDP - Certificado
PBC - Pliego de Bases
Nota (Anexo 16)
Archivos Digitales
1
NDNC - Nota para
DNCP
(Anexo 16)
1
1
1
RES - Resolución
1
Carga en página Web de
DNCP.
Emite comprobantede
carga
ESCANEA
Adjunta documentos
y envía a DNCP vía
Email
*** ***
La Resoluciónno se envía en caso de
ContrataciónDirecta. Paralas demás
modalidades se envia cuando esta disponible
Pagina
Web
Word
-Remite a Prensa para
publicación
-Sigue mismo proceso que
Contratación Dir.
SDP - Anexo 22
FOR - (Anexo 23)
Formato para
publicación
(Anexo 23) 1
2
1
2
FDP - Formato
para publicación
(Anexo 23)
SDP - Anexo 22
FDP - Formato
para publicación
(Anexo 23)2
2
1
C
1
Genera CI solicita
Resolución para
Concurso o Licitación
Contratación Directa?
Recibe Legajo de doc.
conVisto Bueno y deriva
según el tipo de
contratación
Gerencia Administrativa
Firma y Remite
documentos para
Carga de Llamados
7
1
CDP - Certificado
C
Word
Gerencia Administrativa
Página
Web
ESSAP
FPA - Planilla costos (A02)
1
SSPBC - Aprobación de
PBC
(Anexo 05)
Word
Remite SSPBC y PBC a
Responsablede Llamado
SSPBC- Aprobación de
PBC
(Anexo 05) 12
SSPBC- Aprobación
de PBC
(Anexo 05)
C
SPBC - Rem. PBC (Anexo 04)
1
PBC - Pliego de Bases
1
SSPBC - (Anexo 05)
1
Via - Gerencia Administrativa - UOC
FPA - Pedido (Anexo 02)
1
1
SDA - Pedido (Anexo 01)
CDP (Anexo 12)
SCDP - (Anexo 11)
1
1
SJU - p/Dictamen (A 06)
1
1
1
1 2
PBC - Pliego de Bases
1
PBC - Pliego de Bases
1
FPA - Esp. Tec. (Anexo 02)
1
CC-Comprobante de la
carga en portal DNCP
(Anexo 17)
FPA - Form. de Pedido
1
Email
1 1
05 -SSPBC - Comunicación Interna para aprobación de PBC
01 - SDA- Comunicación Interna Solicitud de Adquisición
06 - SJU - Comunicación Interna Solicitud de Dictamen Jurídico
07 - FCDP - Formato para Certificación Presupuestaria
08 - SCDP - Solicitud de Certificación Presupuestaria
09 - DJU - Dictamen Jurídico
10 - NCDP - Comunicacion Interna Sin Disponibilidad Presupuestaria
11 - CDP - Certificado de Disponibilidad Presupuestaria
12 - RCDP- Remisión de Certificación Presupuestaria
13 - APBC Solicitud de aprobación de PBC al Directorio
15 - RE - Resolución del Directorio para Aprobación de PBC
16 - NDNC - Para Dirección Nacional de Contrataciones Públicas
17 - CC - Comprobanteemitido luego de la carga a página Web
18 - IO - Invitaciones para oferentes
22 - SDP - Solicitud de Publicación
FDP -Formato p/ diario
(Anexo 23)
1
23 - FPD - Formato para publicación en Diarios
24 -NDNC- Nota de DNCP para remitir recomendaciones para adecuación
Observaciones
**** La Resolución no se envía en caso de Contratación Directa.
Unidadde Procedimientos y O & M
Elaborado por:
Analista de Unidad de Procedimientos y O&M
Lic. RosaVictoria Godoy..............................................Fecha......./....../.........
Verificado por:
Lic. Juan Marcelo Cuevas...............................................Fecha......./....../.........
Jefe de Unidad de Procedimientos y O&M
Revisado por:
Jefe de Unidad Operativa de Contrataciones
Lic. Hugo Caballero.............................................................Fecha......./....../.........
Jefe de Unidad de Presupuesto
Lic. Modesto Nuñez..............................................................Fecha......./....../.........
Secretario General
Lic. Marcos Perez.Talía..........................................................Fecha......./....../.........
Aprobado por:
Gerente Administrativo
Lic Victor Daniel Lird.............................................................Fecha......./....../.........
Gerente Financiero
Lic. Leopoldo Zacarias Chaparro...............................................Fecha......./....../.........
Asesor Jurídico
Abogado Jorge Gomez ............................................................Fecha...../....../.........
Leyenda
C
Origen/Destino a ser desarrollado
Descripción de operación
Cualquier documento
Documento originado ahora
Decisión
Archivo definitivo
Archivo provisorio
Varios Documentos
Proceso deInformática
Sentido fisico
Sentido del flujo de información
Comunicación Telefonica/Fax
Archivo en orden cronologico
Documento que puede existir o no
*** En caso de Contratación Directa se emite CI para aprobaciónde
Jefatura UOC, en caso contrario se genera para As. Jurídica.
Asesor de Planeamiento y Gestión
Ing. Felix Yegros.....................................................................Fecha...../....../.........
*
1
Firma y Remite
documentos para
AsesoríaJurídica
1
FPA - Form. de Pedido
SDA - Solicitud de Adq
Recibe Planilla de
Costos -Archivo
Digital
Inicio
2
2
2
Verifica adquisición en
PAC
Está incluido?
Si
No
Excel
Coordina con
Gerencia Financiera,
para conseguir los
recursos necesarios
Recursos ok?
Si
No
Proceso PAC no Programado
Consigue Vº Bº de
Gerencia Financiera
Tiene presupuesto?
Verifica Recurso
Presupuestario del
Sector- PAS .
Si
Proc. Reprogramación Presupuestaria
No
Hoja 1/3
PAC Programado
Gerencia Administrativa
APBC - Solicitud de
Resolución de aprobación
(Anexo 13)
Via - Gerencia Administrativa - UOC
Via - Gerencia Administrativa
14 - IAT- Informe de Asesoría Técnica
Existen
Requiere informes a Sector
Solicitante .Vía Correo
Electrónico
Completa Informes y
vueve a remitir. Via
Correo Electrónico
.
Si
No
2
2
Vía correo electrónico
5
APBC - Solicitud de
resolución
(Anexo 13) 2
Vía correo electrónico
Procedimiento de Adendas
Cuando ya no hay
observaciones
vuelve al proceso
normal
Comunica a
Jefatura de UOC
CI - Pedido (Anexo 01)
CI -CDP (Anexo 12)
APBC - (A 06)
1
1FPA - Pedido (Anexo 02)
CDP - (Anexo 11)
1
1
1
PBC - Pliego (Anexo 03)
1
CI - Pedido (Anexo 01)
CI -CDP (Anexo 12)
APBC - (A 06)
11
FPA - Pedido (Anexo 02)
CDP - (Anexo 11)
1
1
1
PBC - Pliego (Anexo 03) 1
1
C
SDP - Anexo 22
C
Email
3
vía correo Electrónico
PBC OK?
PBC - Pliego de Bases
Condiciones
Archivo Digital
vía correo Electrónico
No
Remite documentos
impresos y archivos
Digitales
PBC - Pliego de Bases
y Condiciones
Archivos Digitales
FPA - Pedido (Anexo 02)
1
SDA Pedido (Anexo 01)
1
Recibe PBC en
Archivos Digitales y
otros documentos
impresos
Recibe de Unidad
Presupuesto, impresos
CDP, FCDP, SSPBC
Habilita Legajo
Imprime PBC y
SPBC
3
Word
SPBC - Rem.PBC (Anexo 04)
SECTOR SOLICITANTE
Firman PBC los
participantes de su
elaboración
Remite PBC a Sector
solicitante pa ra su
firma de aprobación
Remite PBC a
Responsablede Llamado
para su
firma de aprobación
Firman PBC los
participantes de su
elaboración
Responsable del Llamado
Word
SJU - Solicitud de
Dictamen Jurídico
(Anexo 06)
1
1
Genera SJU solicitud de
Dictamen Jurídico
Adjunta a legajo
Remite Legajo a
Jefatura UOC
C
Gerencia Administrativa
Si
2
No Genera observaciones
remite Vía Correo
Electronico
Observaciones para
correcciones
Remite a Gerencia
Administrativa por
Mesa de Entrada
2
NFCDP- (Sin
disponibilidad)
No
-Periodicamente
verifica Página Web
o Recibe Nota con
Observaciones de DNCP
Hay
Observaciones?
Pagina
Web
DNCP
NDGC
Observaciones
(Anexo 24)
-Remite a Responsable
del Llamado para
adecuación de PBC.
Si
Responsabledel Llamado
-Realiza correcciones
con sector Solicitante.
** Procedimiento ya
detallado.
Observaciones para
adecuación del PBC
(Anexo 24)
PBC - Pliego de Bases
Condiciones Depurado
(Anexo 03)
4
No
Confirma Publicación,
continúa según modalidad
de contratación
Es Licitacion?
ContrataciónDirecta/Concursode Precios
Si
6
Si
Word
6
Contratación Directa/Concurso de Precios
PBC - Pliego de Bases
Condiciones Depurado
(Anexo 03)
SSPBC -Aprob.PBC (An 05)
PBC- Pliego
1
FPA - Pedido (Anexo 02)
1
1
SDA - Pedido (Anexo 01)
SDP - CDP (Anexo 12)
SCDP - (Anexo 11)
1
1
SJU -/Dictamen (A 06)
1
1
1
PBC - Pliego de Bases
Condiciones Depurado
(Anexo 03)
SSPBC -Aprobac. PBC
SDA
Solicita aclaraciones a
UOC. Vía correo
electrónico o telefono
Reparo subsanado?
No
Si
Concurso de Ofertas mayor
a 2.000 JD
Hasta 10.000 JDLicitación Pública
Monto
Mayor a 10.000 JD
*** En caso de ContrataciónDirecta se emite CI
para aprobación para As. Jurídica.
Licitación Pública
SECTOR SOLICITANTE
Via Correo Electrónico
.
Si
Remite Archivos
Digitales a Sector
Solicitante
SJU - Solicitud Dictamen
DJU - Com. Interna
Dictamen Jurídico
Desfavorable
(Anexo 09)
1
1
1
DJU- Com. Interna
Dictamen Jurídico
Favorable
(Anexo 09)
1
SPBC - Remision PBC
PBC - Pliego de Bases
y Condiciones
(Anexo 03)
1
Providencia según el
caso
Devuelve Legajo a
Gerencia
Administrativa
CDP
PBC
1
1
RE - Resolución
Aprobación PBC
(Anexo 15)
SSPBC - Aprobación de
PBC
(Anexo 05)
4
Recibe del Responsable
del Llamado el PBC
para ser cargado
nuevamente
Via Correo Electrónico
.
8
C
Sentido de consulta
Conector
1
1
CDP
PBC
1
1
1
1
C
SJU-Sol. Dictamen (A 06)
PBC - Pliego de Bases
Condiciones Depurado
(Anexo 03)
SJU - Solicitud Dictamen
1
DJU - Dictamen
Dictamen Jurídico
Favorable
(Anexo 09)
APBC- Solicitud de aprob.
Resolución
(Anexo 13)
1
1
1
1
1
1
1
DJU- Dictamen Jurídico
Favorable
(Anexo 09)RE - Resolución
(Anexo 15)
1
1
DJU- Dictamen Jurídico
Favorable
(Anexo 09)
1
1
RE - Resolución
(Anexo 15)
1
Verifica Plan Anual de
Contrataciones (PAC)
del Sector Solicitante
Pac
Adquisicion
OK?
No
Si
Archiva
temporalmente los
demás documentos
1
1
1
1
FPA - Form. de Pedido
SDA- Pedido
SCDP - (Anexo 11)
SSPBC -Aprob.PBC (An 05)
CDP (Anexo 12)
SJU - Solicitud de
Dictamen
1
1
Remite documentos
originales a Presidencia
1
Fotocopia
CDP,PBC,DJU
Via Gerencia Administrativa
Adjunta fotocopias a
Legajo y remite a
Encargado ante DNCP
FPA
SSPBC -Aprob.PBC
PBC Fotocopia
SJU-Sol. Dictamen (A 06)
SCDP Fotocopia
CDP - Certificado
Fotocopia
LEGAJO
Via - Gerencia Administrativa - UOC
1
Via - G. Administrativa - UOC
NDNCP - Nota
con comentarios para
adecuación
Via UOC