Gcof01.00 l flujo cobranzas de cuentas del estado aprobado

1. Gerencia Comercial
Unidad de Marketig
Cobranzas Cuentas del Estado
Generalidades
Leyenda
Gerente C
*
S
Solicita la imp. de
LDPAI, LCPI, RGCPR,
Cap e Int. desde el código
56 al 99.
Corta y clasifica por
código de Entidades y
zona, "Capital e
Interor"
Espera la impresión de
las facturas de las
siguiente rutas
N
Clasifica por código de
Entid, Capital e Inteior y
adjunta con las facturas
(impreso por ruta)
Facturas Cap.
Gerencia Regiones del
Inteiror
(impreso por ruta)
Facturas Int.
¿Ciclo
completado?
LDPAInt.
LDPAI
1
Emite Notificación
G. Tecnologia y
Desarrollo Inform.
LCPI Inter.
1
RGCPR Int
2
RGCPR Int.
1
(anexo 01)
(anexo 03)
(anexo 02) Notificación
2
Notificación
1
(a
LDPACap
2
LDPACap
1
(anexo 04)
LCPI Cap.
1
(anexo 05)
RGCPRCap
2
RGCPRCap
1(anexo 06)
Código: GCOFL-01-00
Fecha de Emisión: 26/08/2010
Fecha de Revisión:
Origen/Destino detallado
Origen/Destino a ser desarrollado
Descripción de actividad
Origen/Destino ya desarrollado
Cualquier documento
Documento originado en el momento
Documento que puede existir o no
Decisión
Archivo definitivo
Archivo provisorio
Sentido flujo de información no físico
Sentido fllujo físico
Varias copias de un documento
Conector en la misma pagina
Acciones que realizan, personas ajenas a la
Institución
Prceso Informático
Archivo provisiorio en estante
Separación de Documentos
FIN
Sentido de Consulta
Word
Inicio
Retira Envia documentos
G. Tecnologia y
Desarrollo Inform.

2. Observaciones
* Se completa el ciclo para cada Institución de acuerdo
a la ruta que le corresponde.
** El BCP, realiza la transferencia a la cuenta de la ESSAP
por los pagos realizados en concepto de suministro de
agua por las Instituciones del Estado en el Banco habilitado
*** Cuando las Entidades trae los (LCPI),
marcan las Ctas.Ctes.Ctrales. abonados.
**** En el caso de las Entidades que abonan con cheque
en la ESSAP, los documentos se procesan en el día
Los números que se encuentran en la parte inferior de los documentos,
indican números de ejemplares.
Unidad de Procedimientos O & M
Elaborado por:
Lic. Pablina Díaz Maciel……………………………….…....Fecha……../……./…....
Verificado por:
Lic. Juan Marcelo Cuevas…………………………..……....Fecha……../…...../……..
01- LDPAC: Listado de Deudas Pendientes por Año-Interior.
02- LDPAI: Listado de Deudas Pendientes por Año-Interior.
03- LCPIC: Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Capital
04- LCPII: Listado de Cuentas Pendientes por Institución-Interior
05- RGCPRC: Resumen Gral. Cuentas Pendientes por Rubro-Cap.
06- RGCPRI: Resumen Gral. Cuentas Pendientes por Rubro-Int.
07- Notificación.
08- CR: Comprobante de Retención.
09- LCCCP: Listado de Ctas. Ctes. Ctrales. Pagados
10- RD: Recibo de Dinero
11- PCCCCI: Planilla de Creditos por Ctas. C. Ctrales. Interior.
12- CI: Comunicación Interna,
13- PCDC: Planilla de Creditos Detallado-Capital.
14- PCDI: Planilla de Creditos Detallado-Interior.
15- PCRCII: Planilla de Créditos y Retención, Capital e Interior por Institución.
16- OP: Orden de Pago.
17- Ch: Cheque
TSMC: Tira Sumatoria de Maquina de Calcular
T
Facturas Cap.
(impreso por ruta)
Facturas Int.
Facturas Capit.
LDPAC
LCPI Capital
1
1
RGCPRC
Facturas Int.
LDPA Int.
1
LCPI Interior
1
RGCPR Int.
1
Con sello de
recepción de las
Entidades del Estado
Solicita Vehículo para
entregar las
Notificaciones y las
facturas.
C
Funcionario de la
Entidad del Estado
LDPA Capt.
2
RGCPR Cap,
2
LDPA Int.
2
RGCPRI
2
Notificació
2
Distribuye a cada
Institución con cargo de
recepción
LDPA-Cap.
2
RGCPR-Cap,
2
LDPA Int.
2
RGCPR-Int.
2
Notificación
2
Notific
1
1
¿Entidades que
retiran sus
documentos?
Funcionario de la Entidad
del Estado pasa a retirar
S N
Prceso Informático
Comunicación Telefónica
Proceso de calculos
Revisado por:
Archivo de documentos en orden cronológico
C
.
(CCC
Cuaderno de registro Registra en un cuader
Instituc, cant de fact, ctas
ctes, fecha. firma la pers.
que retira.
Anexos

3. Aprobado por:
Gerente Comercial
Lic. Luis R. Udrizar……….…………………………….Fecha……../……./…….......
Gerente Financiero
Lic. Zacarias Chaparro………………………………....Fecha……../……./…….........
Asesor de Procedimiento y Gestión
Ing. Felix Yegros…………………………………….....Fecha……../……./….….........
Revisado por:
Encargada de Cobranazas de Cuentas del Estado
Señora Teresa Bogado……………………………………...Fecha……../…...../……...
Unidad de Marketing
Ing. Cynthia Escobar…………………………………….....Fecha……../……../….....
Unidad de Facturación
Lic. Beltran Edgar Ortíz..……………………………….....Fecha……../……../……..
Unidad de Tesorería
Lic. Carlos Zárate........……………………………...........Fecha........../......../..............

4. Proceso para:
Entidades que realizan sus pagos através de depósitos
en Bancos habilitados por la ESSAP
**
Comercial
Area de Facturas Espec
***
Facturas-Capital
Facturas-Interior
CR - (anexo-08)
Responsable de la
Funcionario de la
ESSAP pasa a retirar
los documentos
¿Hay deposito?
Traslada el listado de las
Entidads q' depositarón
y aguarda documentos
Pagina
Web
S
Consulta si alguna
Institución realizo
deposito a la Cta.de
ESSAP
Toma conocimiento y
firma
Planilla
Excel
N
Inicio
Entidad del Estado
Llama a la Instituc.
p/solicitar los doc.
respaldatorio del
deposito realizado
Solicita vehículo para
retirar los doc.
Respaldatorio de los
depositos
Unidad de Transporte
¿Hay vehículo? N
S
LCPI-Cap.
LCPI-Int.
LCCCP-Listado de Cta.
Emite recibo de dinero
de acuerdo al Listado
marcado en el LCPI ó
LCCP
n
anexo 07)
1
Suma lo
2
RD-Capital
RD-Interior
Recibo de Dinero
(anexo 10)
Pagina
Web

5. 1
Transporte
Responsable de la
Entidad trae los
documentos
Entidades del Estado
ón
Facturas-Capit.
LDPA-Cap
1
LCPI-Capital
1
1
RGCPR-Cap.
Facturas-Int.
LDPA Int.
1
LCPI -Int.
1
RGCPR-Int.
1
Mesa de entrada de cada
Entidad , sella, firma y
asigna número de
Exped. en la copia de la
Notificación
icación
Notificación
1
Corrobora si el monto
depositado coincide
con el CR
Pagina
Web
LCCCP-Listado de Cta.
Ctes. Ctrales. pagadas
(anexo 09)
¿Entidades
que practican
Retención?
¿Trae facturas? N
NS
Pagina
Web
¿Ok?
Suma las facturas
S
N
S
¿Trae facturas?
Verifica si trae
facturas, LCPI o LCCP
¿Ok?
S
N
¿Ok?N S
TSMC-Capital
Busca error
TSMC-Interior
CR-Comp Retenc.
1
Concilia con monto
total, q' figura en la
pag. Web
LCPI-Cap.
LCPI-Int.
LCCP-Listado de Ctas.
Ctes. Ctrales. pagadas
1
Suma las facturas
Entidades del Estado
N
Se traslada con LCPI
ó LCCP
Concilia monto
sumado
Pagina
Web
CR-Comp Retenc.
1
Busca solución con la
Entidad del Estado
RD-Capital
RD-Interior
Recibo de Dinero
(anexo 10)
S
1
1

6. Busca error Quita tick y presilla
por los talones
1
1

7. ciales
LCPI Cap
Al final de la semana,
elabora planillas,
Comunic.
Interna, imprime y
firma
Menu
Emisión
RD
LCCP-fotocopia
Listado de Ctas.Ctes
Ctrales. pagados
Quita fotocopia
os recibos
Factura-Capital
Factura-Interior
Talones Fact-Cap
Talones Fact-Int
RD-Capital
RD.Interior
Talones-RD-Capital
Talones-RD-Interior
Corta los talones de las
facturas ó recibos
Sella pagado por las fact. ó
recibos y talones, pone número
de OP del BCP q' figura en la
pagina Web y firma
Web
OP
Los documentos procesados, se remite una vez por semana, con fecha
que debe ser sabado, para que se procese el cobro realizado.
PCCCCI t
2
PCCCCInt.
RD-Capital
RD-Interior
Recibo de Dinero
(anexo 10)
CR-Comp Retenc.
1
2
BD
OP-fotocopia
Comunicación
Interna
1
CI
5
1
PCCCCI (anexo 11)
4
PCD-Cap.
3
PCD-Cap.
2
PCD-C. (anexo 13)
1
PCDC
3
PCD-Int.
2
(anexo 14)PCD-Int.
1
PCDI
3
PCRCII
2
PCRCII
1
(anexo 15)PCRCII
2
CI- Unidad de Fact.
1
2
CI-G. Reg (anexo 12)
1
CI
CI - Unidad Contab
2
1
CI
2
CI - Unidad C. Cob.
1
CI - Unidad C. Cob.
CI
Excel
Word
PCD Cap

8. Unidad de Facturación
Área - Carga de Datos
LCPI-Cap.
LCPI-Int.
Entidades del Estado
PCD-Int
1
PCD-Cap.
2
PCRCII
1
PCD-Cap.
1
1
2
PCD-Int.
3
PCD-Cap.
4
PCRCII
3
CI-U.Cont de C.
2
CI - U.Facturac.
2
CI-Gerenc. Reg.
2
1
1
C
Con sello de entrega
CR-Comp Retenc.
1
Talones Fact-Interior
TSMC-Interior
1
CI-Control de Cob.
1
LCCCP - Listado Ctas.
Facturas-Capital
Facturas-Interior
RD-Capital
RD-Interior
Talones-RD-Capital
Talones Fact-Capital
LCCP-fotocopia
Gerencia Regiones del
Interior
Talones-RD-Interior
1
TSMC-Capital
CR-Fotocopia
Cheque-fotocopia
OP-Fotocopia
PCCCCInt
PCCCCInt
CI-Gerencia RegCI-Facturación
1
Carga Talones y
compara total con
PCDC y TSMC
Menu
Principal
¿Ok? N
S
N S
Identifica diferencia y
corrige
¿Error es de carga
de datos'
No tilda
cobranza
Busca diferencia, en el
sistema
3
Pone Ok, firma por la
PCDC
3
4
No Tilda Cobranza
NTC
Gerencia de Tecnolog,
y Desarrolllo Informat.
Área-Cobranza del
Estado
Retira
Detecta error y
se traslada, para
solucionar error
Unidad Control de
Cobranzas
PCD-Cap.
1
1
Talones Fact-Capital
1
TSMC-Capital
CI-Facturación
Talones-RD-Capital
RD-Capital
RD-Interior
Recibo de Dinero
(anexo 10)
1
1
Anota diferencia en
PCDC y comunica,
i d
Busca error de acuerdo a la
diferec. de NTC, con
PCDC ó talones de fact. ó
recib.
OP-Orden de Pago
1
PCD-Cap
3
PCD-Int
2
PCR
2

9. g
PCD-Cap.
1
1
Talones Fact-Capital
1
TSMC-Capital
CI-Facturación
Talones-RD-Capital
4
Estado
Sistema
Retira documento
Demas documentos
lleva
No Tilda Cobranza
NTC
Corrige diferencia,
antes del punteo
C
para retirar doc.

10. Gerencia Financiera
Unidad de Tesoreria - Departame
**** Proceso para:
Entidades que realizan sus pagos con cheques en la ESSAP
CR-Comp Retenc.
1
LCPI-Cap.
LCPI-Int.
1
Entidades del
Estado
Facturas-Capital
Facturas-Interior
CR-Comp Retenc.
1
LCPI-Cap.
LCPI-Int.
LCCCP
OP
¿Trae factutas? NS
Verifica datos del
cheque y concilia
monto con OP y CR
¿OK?
N S
Entidad del Estado
Suma las facturas
Concilia monto
Cheque
OP-Orden de Pago
1
2
LCPI-Cap.
LCPI-Int.
LCCP
RD-Capital
RD.Interior
Jefe, Verifica y firma
por la OP
Hace fotocopia de
(CR,Ch,OP)
C
1
CR-Fotocopia
Cheque-fotocopia
OP-Fotocopia
OP-Orden de Pago
1
LCCP
CR-Comp Retenc.
1
OP-Orden de Pago
1
Cheque
Cheque
1
1
1
Busca solución con la
Entidad
Suma los recibosSe traslada con LCPI o
LCCP
CR-Comp Retenc.
1
OP-Fotocopia
Cheque-fotoco
1
Orden P(anexo-16)
(anexo-17)

11. LCPI-Int.
LCPI-Cap.
LCCP-Listado de Ctas.
Ctes. Ctrales. pagadasFactura-Capital
Factura-Capital
¿Ok?
SN
Quita tick y presilla por
los talones de facturas ó
recibos
TSMC-Capital
1
TSMC-Interior
1
Factura-Interior
CR-Comp Retenc.
1
Cheque
OR-Orden de Pago
1
Sella pagado en las
facturas ó recibos y
talones, pone fecha de
recepción
Corta los talones de
facturas ó recibos
Talones Fact-Capital
Talones Fact-Interior
Separa
documentos
RD-Capital
RD.Interior
Talones-RD-Capital
Talones-RD-Interior
Factura-Interior
Talones Fact-Capit.
Talones Fact-Interior
RD-Capital
RD.Interior
Talones-RD-Capital
Talones-RD-Interior
TSMC-Capital
1
TSMC-Interior
1
OP-fotocopia
CR-fotocopia
CI
Comunicació
Interna
CI
BD-fotocopia
CR-Co
BD
OP-fotocopia
Comunicación
Interna
CI
5
Excel
Word
Elab, planillas de
cobros y separa los
montos de
capital e interior
1
1
1
Elabora Cominic.
Interna, Imprime y
firma,
nt
RCII
Unidad de
Contabilidad
2
PCCCCInt.
1
PCCCCI (anexo 11)
4
PCD-Cap.
3
PCD-Cap.
2
PCD-C. (anexo 13)
1
PCDC
PCD-Int.
(anexo 14)PCD-Int.
PCDI

12. LCCP-fotocopia
Listado de Ctas.Ctes
Ctrales. pagados Quita fotocopia
3
2
1
3
PCRCII
2
PCRCII
1
(anexo 15)PCRCII
2
CI- Unidad de Fact.
1
2
CI-G. Reg (anexo 12)
1
CI
CI - Unidad Contab
2
1
CI
2
CI - Unidad C. Cob.
1
CI - Unidad C. Cob.

13. Entidad Bancaría
ento de Tesorería
CR- Fotocopia
Cheque-otocopia
OP-O.Pago-Fotoc
OP-O.Pago-Fotoc
CR-Comp Retenc.
1
OP-Fotocopia
Cheque
Banco
Depósito
BD - Boleta de
1
2
BD
Prepara boleta de
deposito y firma
Cheque
BD-Boleta Depos.
2
1
BD
Realiza depósito
Cheque
BD-Boleta Depos.
1
Cheque
BD-Boleta Depos.
2
1
BD
Boleta de Depósito
2
BD
Cheque-fotocopia
opia
Hace fotocopia

14. Trae Boleta de
Depósito
con sello del Banco
Emmite
Word
2
ón
1
Hace Fotocopiaia
Cheque-fotocopia
OP-fotocopia
BD-fotocopia
Comunic. Interna
CI
2
CR-fotocopia
omp Retenc.
1
2
a
1
C
Con sello de recepción
de la U. Control de
Cob.