Convocatoria a Asamblea ordinaria e informe de administración

1. AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA
INFORME DE GESTION 2013
2014
Señores
COPROPIETARIOS
AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA
Ciudad
Asunto: CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
Yo, JUAN CARLOS MELO, en mi calidad de Representante Legal de la Empresa
Administradora SANJUAN SERVICIOS Y SOLUCIONES SAS y como administrador de
la copropiedad, amparada por lo establecido en el Reglamento de Propiedad
Horizontal y lo preceptuado en la ley 675 del 03 de agosto de 2001, en su artículo
39, respetuosamente me dirijo a Ustedes para convocarlos a la Asamblea General
Ordinaria, que se celebrara el día Domingo 6 de abril de 2014, hora 8:30 a.m., en
el salón comunal, con el siguiente orden del día:
1. Registro y verificación del Quorum
2. Aprobación modificación del Orden del día
3. Elección de presidente y secretario de la Asamblea
4. Elección Comisión Verificadora de la presente Acta
5. Lectura y aprobación reglamento de Asamblea General Ordinaria 2014
6. Informe Gestión Administrativa
7. Presentación y aprobación de los Estados Financieros con corte al 31 de
Diciembre de 2014.
8. Elección del Consejo de Administración
9. Elección del comité de Convivencia
10. Elección del Revisor Fiscal
11. Elección o continuidad del Administrador
12. Proposiciones y Varios
Se informa a los copropietarios que por mandato expreso del reglamento de
Propiedad Horizontal en el Articulo 56 si no contamos con el quorum requerido
en la primera convocatoria se cita a la reunión en el tercer día hábil siguiente es
decir el día MIERCOLES 9 DE ABRIL DE 2014 a las 8:00 P.M., en el mismo lugar, la
cual decidirá con un numero plural de propietarios, cualquiera sea el porcentaje
de coeficientes representado (artículo 53 Parágrafo 2, Ley 675 de 2001).
Nota 1: El registro de inscripción se abrirá a partir de las 7:30 a.m., después de las
8:30 a.m. no se hacen registros de inscripción.
Nota 2: El propietario que no pueda asistir a la Asamblea, podrá hacerse
representar mediante poder escrito debidamente diligenciado, cada propietario
solo podrá tener la representación de máximo 2 inmuebles.
Atentamente,
JUAN CARLOS MELO RIOS
Gerente General San Juan Servicios y Soluciones
Administrador Agrupación de Vivienda Torcaza

2. AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA
INFORME DE GESTION 2013
2014
REGLAMENTO PARA LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA
USO DE LA PALABRA:
1. Quien desee hacer uso de la palabra debe dirigirse al presidente, quien la
concederá, o la negara manifestando el motivo.
2. Antes de hacer uso de la palabra, deberá identificarse el propietario o delegado,
con el nombre, calidad en que actúa y numero de la unidad privada.
3. En uso de la palabra, deberá dirigirse a la asamblea y no a personas en particular.
4. El uso de la palabra deberá ejercerse con el debido respeto en forma breve, clara
y concisa, sobre el tema específico en discusión evitando controversias, lenguaje
ofensivo o agresivo.
5. El uso de la palabra no puede ser interrumpido por otro asambleísta, a excepción
del presidente de la asamblea cuando se salga del tema o viole el reglamento de
la asamblea.
MEDIOS PARA EL USO DE LA PALABRA:
Se debe solicitar al presidente de la Asamblea en forma verbal, por inscripción o
levantando la mano.
DERECHO A VOZ Y VOTO:
Cada propietario o apoderado tiene derecho a voz y voto.
USO DE LA PALABRA A INVITADOS:
El presidente de la Asamblea será quien autorice el uso de la palabra a terceros
previa explicación de los motivos.
INTERVENCIONES:
Cada intervención no podrá excederse de TRES (3) MINUTOS y no más de una (1) vez
por tema.
INTERPELACIONES:
Serán concedidas por la presidencia del Asamblea y con la aprobación por parte de
quien tiene el uso de la palabra.
ACLARACIONES:
Sobre el tema que se esté tratando el presidente de la Asamblea las concederá
solicitando que intervenga la persona más indicada para hacerlo y con el tiempo
prudentemente asignado.
MOCION DE ORDEN:
Los participantes pueden solicitar al presidente de la Asamblea las mociones de orden
que consideren pertinentes y este las concederá con la prelación debida.

3. AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA
INFORME DE GESTION 2013
2014
SUFICIENTE ILUSTRACION:
El presidente de la Asamblea la declarara cuando se considere pertinente o la solicite
uno o varios de los participantes.
ORDEN DE LA ASAMBLEA:
El presidente de la Asamblea solicitará a decisión motivada el retiro del recinto a quien
con su comportamiento alátere el normal desarrollo de las de liberaciones, se
encuentre bajo los efectos de sustancias embriagantes o psicoactivas y, aun,
suspender las deliberaciones en casos extremos.
RETIRO DE PARTICIPANTES Y DESINTEGRACION DE LA ASAMBLEA:
Los participantes que se retiren de la reunión, deberán manifestarlo dejando
constancia de su retiro y consecuente delegación, de lo contrario se tendrá como
activo participante y no se considerara disuelto el Quorum a no ser que se cumpla
con el procedimiento de la constancia. La Asamblea se entiende desintegrada por el
retiro de los asistentes al disolverse el quorum y por calamidad pública que la afecte.
CONSTANCIAS:
Todos los participantes legítimos a la Asamblea, podrán elevar las constancias que
consideren pertinentes, por escrito y con la debida consignación en el acta.
PROPOSICIONES:
Deberán presentarse por escrito para que sean debatidas una a una.
INFORME GESTION ADMINISTRATIVA AÑO 2013

4. AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA
INFORME DE GESTION 2013
2014
HONORABLES ASAMBLEISTAS:
Sanjuan Servicios y soluciones, firma administradora de la AGRUPACION DE VIVIENDA
TORCAZA, desea extenderles un caluroso saludo a cada uno de ustedes y
manifestarles nuestra gratitud por permitirnos haber estado desde el 1 de junio de este
año al servicio de la Copropiedad.
De nuestra gestión durante este año 2013, utilizamos los recursos humanos y materiales
disponibles de la manera más racional y adecuada, siempre contando con el aval del
Consejo de Administración y/o por el señor presidente del mismo, dentro de la
normatividad de la Ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal y sobre
todo con el objeto de obtener el mayor ahorro posible para el presupuesto a ejecutar.
Queremos agradecer a todos los copropietarios quienes hicieron sus pagos en forma
puntual ya que sin estos recursos, no hubiese sido posible cumplir con parte las
obligaciones del Conjunto y realizar algunas obras de mantenimiento al mismo.
Agradecemos también a todos los miembros del Consejo de Administración por llegar
hasta el final, a pesar de sus múltiples ocupaciones y dificultades presentadas durante
su gestión.
A modo de conocimiento para todos les informamos a continuación de varios puntos
que tienen que ver con la parte administrativa, financiera y operativa del conjunto:
ASPECTOS LABORALES:
Las empresas prestadoras de los servicios de vigilancia y aseo en la Agrupación de
Vivienda Torcaza se encuentran al día con sus trabajadores por todo concepto con
sus aportes patronales y parafiscales, generando así una tranquilidad para el conjunto.
De igual forma es importante aclarar que estas empresas prestadoras de servicio son
las directamente encargadas de estos trabajadores y de su carga prestacional; que
en caso de alguna demanda esta recaería sobre la empresa contratada tal como lo
dice el contrato.
ASPECTOS LEGALES:
RUT Y REPRESENTACION LEGAL: La copropiedad cuenta con la representación legal
por parte de la firma administradora SANJUAN SERVICIOS Y SOLUCIONES SAS.
La copropiedad ha cumplido con los pagos de los impuestos ante la DIAN.
Los libros contables y los libros de actas se encuentran al día.
SEGURO AREAS COMUNES:
En lo corrido del segundo semestre del año 2013 no contamos con póliza de áreas
comunes ya que no estaba aprobado el presupuesto de la copropiedad. La póliza se
tomara en el año 2014.
AREAS COMUNES:
Pese a las grandes dificultades que se han presentado el proceso de entrega
definitiva de las áreas comunes se retomó con la constructora y se encuentran ya en
proceso de entrega: el parque del cual ya se realizó el cambio de anclaje de los
columpios, salón comunal y parqueaderos. Las goteras y filtraciones han sido
revisadas ya por la constructora. Es claro que al no recibir dichas zonas, aun dichos
arreglos corren por parte de la constructora combinado con lo que le concierne a la
administración como es el aseo y limpieza, proceso que se está llevando a cabalidad.

5. AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA
INFORME DE GESTION 2013
2014
CONTABILIDAD:
Como es del conocimiento de todos los propietarios no fueron recibidos los Estados
Financieros de la empresa Gesle antigua empresa administradora, SanJuan Servicios y
Soluciones recibió esta Administración a partir del 1 de junio de 2013.
Gracias al trabajo arduo realizado en la contabilidad se logró que al 31 de diciembre
la cartera recibida al 31 de mayo de 2013 fuera depurada en su gran parte. Partiendo
del hecho que la cartera recibida era un desorden.
Se realizó la gestión para que la Agrupación de Vivienda Torcaza adquiriera la
licencia de Sofware de Daytona Evolution con el fin de efectuar el manejo adecuado
e idóneo de la contabilidad de la copropiedad.
 En la actualidad la contabilidad se efectúa en el programa contable
denominado Daytona Evolution y adquirido por la copropiedad.
 La contabilidad y los informes se encuentran al día y se ajustan a los principios
contables establecidos.
 La cartera se encuentra al día.
 Se realizó la apertura de la Cuenta Corriente en el Banco Av. Villas No.
07911450-0 y la Cuenta de Ahorros No. 079953761 en el mismo banco.
CARTERA:
Respecto a este tema se ha realizado una conciliación exhaustiva y luego de realizar
el cobro telefónico de la misma se están enviando al abogado (respetando el
debido proceso) los cobros de cartera superiores a los 90 días los cuales acarrean
gastos de cobranza y honorarios (aclarando que estos cobros los cancela el
propietario) y acarreando ciertas limitaciones como son el no alquiler de las zonas
sociales, la no utilización de los parqueaderos de visitantes entre otros.
VIGILANCIA:
Contrato firmado con la empresa Omaher Seguridad Ltda. Desde el 1 de junio de
2013 al 31 de mayo de 2014.
En cuanto a este tema hemos tomado los correctivos pertinentes para que el servicio
al cliente por parte de estos colaboradores se brinde cabalmente, cualquier anomalía
de este tipo le solicitamos por favor hacérnosla saber.
Por otra parte se informa que el servicio de vigilancia se tomó inicialmente con dos
turnos de vigilancia y por determinación de la asamblea se dejó uno de día y dos de
noche como quedo aprobado en el presupuesto.
Así mismo se ha analizado el contrato de prestación de servicios en varios ítems como
son: las exigencias de funcionamiento y funciones de personal entre otros.
MANTENIMIENTOS:

6. AGRUPACION DE VIVIENDA TORCAZA
INFORME DE GESTION 2013
2014
Fueron realizados los siguientes mantenimientos:
EQUIPO/AREA FECHA REPORTE
PODA PRADOS MENSUAL El todero del conjunto se
encarga de la poda y
mantenimiento del prado
y gracias al préstamo de la
guadañadora por parte de
la empresa de aseo se ha
podido dar cumplimiento a
este mantenimiento.
LAVADO TANQUE DE
RESERVA
SEMESTRAL Se realizó por parte de la
empresa de aseo en el mes
de septiembre.
MOTOBOMBAS MENSUAL Se está realizando el
mantenimiento preventivo
mensual de la
motobomba.
ENCERRAMIENTO AÑO Se reforzó la esquina del
encerramiento de la parte
de las motos y se soldaron
varios puntos del
encerramiento.
JARDINES AÑO Se reformaron las jardineras
principales ubicada en las
áreas comunes.
MANUAL DE CONVIVENCIA:
El manual de convivencia de la copropiedad fue aprobado en la asamblea del día 4
de diciembre del año 2013 en el cual se estipulan todos los derechos y obligaciones
de los residentes de la agrupación.
Estos son algunos aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta:
La tolerancia en cualquier tipo de relación es importante y por ser personas que
conviviremos demasiado tiempo juntos es importante que aceptemos nuestros errores y
mejoremos en ellos sin responder con groserías ni displicencias; es el caso de llamados
de atención por reuniones, fiestas a deshoras, riñas, vehículos que parquean en un
parqueadero que no corresponde, el colgar ropa por ventanas y balcones.
El tema de las mascotas es un ítem importante ya que las áreas verdes están hechas
para la recreación de todas las personas en general y no para baño de mascotas,
recuerde que cada uno de los dueños de mascotas debe ser consciente de sus
obligaciones con estos seres, en su defecto por el bien de las mascotas, de sus vecinos
y de ustedes. Han hecho sus necesidades en zonas verdes, pasillos, en el parque de los
niños y no se recoge. A las personas que tienen otro tipo de mascotas es claro que no
las deben dejar a la deriva ya que han causado inconvenientes como es el rayado de
los vehículos, maúllo de los gatos en la noche interrumpiendo asi el descanso de
nuestros vecinos.