1. Control
¿Qué es el control?
La última etapa del proceso administrativo es el control. En esta etapa el propósito
es asegurarse de que se cumplan las actividades tal como fueron planeadas, y en
caso de ser necesario, se establezcan las medidas correctivas.
Control significa comparar el desempeño real con el estándar deseado.
El proceso del control
El control tiene tres etapas:
1. Medición del desempeño obtenido.
2. Comparación del desempeño con el estándar y comprobación de las
diferencias, en caso de que existan.
3. Corrección de las desviaciones desfavorables aplicando las medidas
correctivas que sean necesarias.
Para determinar el desempeño real es necesario tener un sistema de medición, lo
cual implica haber determinado con toda claridad lo que se quiere medir y cómo se
medirá. Para poder desarrollar un sistema de medición es preciso contar con
información de lo que está sucediendo. Las fuentes de información más utilizadas
en las organizaciones son:
a. La observación personal: puede ser directa o indirecta, y resulta muy
importante debido a que brinda información de primera mano que permite
identificar una situación real.
b. Los informes estadísticos: este es uno de los medios a los que se les da más
importancia hoy en día, debido a que retratan la realidad con objetividad
numérica.
c. Los informes orales: se basa en las opiniones de otras personas para
conocer de mejor manera lo que está sucediendo. Por ejemplo, los administradores
hoy en día dedican una buena parte de su tiempo a escuchar a otras personas,
convocar a juntas para el intercambio de información, o realizar llamadas
telefónicas.
d. Los informes escritos: a través de los documentos escritos (ya sea en papel,
en correo electrónico o en sitios web), se puede documentar información relevante
para la empresa, se pueden crear manuales de operación o incluso registrar de
manera escrita los sucesos o acontecimientos que contribuyan a una mejor toma
de decisiones.

2. Tipos de controles
Existen tres grandes tipos de controles en la organización, dentro de los cuales se
pueden clasificar a las herramientas más utilizadas para el control administrativo:
1. Control preliminar: tiene lugar desde el momento de la planeación e incluye
la elaboración de políticas, procedimientos, normas y reglas que permitan
asegurar que las actividades planeadas se ejecuten de manera adecuada. Las
herramientas más utilizadas en el control preliminar son:
• Los manuales de organización: establecen la manera en que una
organización debe desarrollar sus actividades y tareas: definen los procesos, las
responsabilidades y funciones, señalan los límites de actuación, etc.
• Los presupuestos: son planes de acción expresados en forma numérica y
que comprenden un periodo de tiempo. Los tipos de presupuestos más
importantes son:
o Los presupuestos de operación: entre éstos se encuentran los presupuestos
de ventas, los de producción y los de gastos.
o Los presupuestos financieros: se incluyen aquí los presupuestos de gastos
de capital, los de flujo de efectivo y los de utilidades.
Una vez que se tiene elaborado el presupuesto, se debe desarrollar el control
presupuestal,
que consiste en comparar lo planeado en el presupuesto con los resultados
obtenidos.
2. Control concurrente: este tipo de control se presenta durante la fase de
ejecución de los planes, incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades. La herramienta más utilizada para llevar a cabo el control concurrente
es el sistema de información administrativa.
El sistema de información administrativa se compone de sistemas específicos de
cada una de las áreas de la empresa. Por ejemplo, un gerente de finanzas debe
tener información del flujo de efectivo por los créditos que han sido pagados. El
gerente de mercadotecnia requiere información diaria de las ventas de los
productos.
3. Control de retroalimentación: este tipo de control está enfocado al empleo
de la información de los resultados obtenidos para corregir las posibles
desviaciones futuras a partir del estándar fijado. Dos de las herramientas más
importantes de este tipo de control son:
Auditorías: una auditoría es una revisión del cumplimiento de las normas, políticas
y procesos de una empresa, para asegurar el logro de los objetivos de la
organización, además, permiten evaluar el desempeño de las actividades de la
empresa. Las hay tanto internas (desarrolladas por personal de la propia empresa)
como externas (llevadas a cabo por personal ajeno a la empresa).

3. Las principales auditorías son:
• Auditorías administrativas: su propósito es revisar la eficacia de la
organización en sus diversas actividades.
• Auditorías contables: evalúan y controlan el uso y la aplicación de los
recursos financieros de la empresa.
Evaluación del desempeño: consiste en medir el desempeño de las personas que
trabajan en una empresa, con el propósito de identificar aspectos tales como: si
están cumpliendo con sus actividades, si se responsabilizan de lo que hacen,
quiénes están cumpliendo y quiénes no, entre otros. Esta información servirá para
que el administrador decida qué tipos de recompensas o incentivos aplicar, cómo
motivar a las personas, cómo orientarlos para que superen sus errores, cómo
identificar sus aciertos.
Variables que se deben controlar
Las siguientes cuatro variables resumen los elementos que es preciso controlar en
una empresa:
• Cantidad.
• Calidad.
• Tiempo.
• Costo.
El control tiene como finalidad conseguir lo que queremos en la cantidad deseada
(por ejemplo: volumen de producción, número de clientes, tamaño del inventario,
etc.); con la calidad requerida (por ejemplo: productos estándar, sin defectos); a
tiempo (con oportunidad, justo a tiempo) y con los costos adecuados (sin
desperdicios, mejorando los recursos).
Referencias
Garza, J. G. (2000). Administración contemporánea (2a. ed.). México:
McGraw- Hill.
Robbins, S. R., y de Cenzo, D. (1996). Fundamentos de administración.
México: Prentice Hall.
Stoner, J., y Freeman, E. (1998). Administración. México: Prentice Hall.