El documento presenta los principios y metodologías de la Ley General de Archivos en México. Explica conceptos como gestión documental, clasificación, valoración y conservación de archivos. También describe los componentes del Sistema Institucional de Archivos, incluyendo áreas operativas como correspondencia, archivo de trámite y archivo histórico. El objetivo es aplicar estos conceptos archivísticos para la creación de un sistema de archivos en las instituciones.

1. Aplicación de la
Ley General de Archivos
Agosto 2022
Agosto 2022

2. Contenido
I. Ley General de Archivos
II. Principios teóricos y metodológicos de la
Gestión Documental y la Administración de
Archivos
III. Sistema Institucional de Archivos

3. Objetivo
Identificar y aplicar los conceptos archivísticos de
clasificación, ordenación, descripción y
conservación de la información, así como el
funcionamiento de las herramientas
metodológicas y su importancia para la creación
y consolidación de un Sistema Institucional de
Archivos

4. Objetivos Generales
• Conocer e identificar los elementos principales
de la Ley General de Archivos en el desarrollo
de una nueva cultura de la información
archivística.
• Identificar y reconocer a la Archivonomía como
teoría y metodología para la gestión de
archivos, así como los principales métodos,
procesos e instrumentos técnicos del trabajo
archivístico.

5. Objetivos Específicos
• Comprender los conceptos esenciales de la
Administración de Documentos, tanto desde una
perspectiva teórica y metodológica, como desde
un punto de vista instrumental.

6. Objetivos Específicos
• Identificar los procesos del trabajo documental,
las operaciones archivísticas y la normatividad
técnica y jurídica que los sustenta en términos
de su integración, organización, control, uso y
acceso.

7. Ley General de Archivos

8. https://www.youtube.com/watch?v=6DTMUCO
7lbQ
Enero de 2019 8

9. Lotería
¿Qué
compartimos?

10. Libro Primero
De la organización y administración
homogénea de los archivos
O B J E T O
Establecer las bases y principios generales para
Organización, administración,
conservación y preservación
de los archivos
Organización y funcionamiento del
Sistema Nacional de Archivos
Resguardo y difusión de los
archivos privados de
relevancia

11. OBJETIVOS
Título Primero
Disposiciones Generales
Capítulo único (Art. 2)
Promover Regular Contribuir
• El desarrollo de sistemas
de archivos
• El uso y difusión de los
archivos
• El aprovechamiento del
uso de las tecnologías de
la información
• La organización,
conservación y difusión
del patrimonio documental
• La organización y
funcionamiento del
sistema institucional de
archivos
• El desarrollo de sistemas
integrales de gestión de
documentos electrónicos
• En la colaboración
interinstitucional en
materia de archivos
• Proteger el derecho a la
verdad y a la memoria

12. Autoridad,
entidad, órgano y
organismo de los
poderes
legislativo,
ejecutivo y judicial
Organismos
autónomos, partidos
políticos,
fideicomisos y
fondos públicos
Personas físicas,
morales o
sindicatos que
reciban y ejerzan
recursos públicos o
que realicen actos
de autoridad
Personas físicas o
morales que
cuenten con
archivos privados
de interés público
Sujetos
Obligados
Título Primero
Disposiciones Generales
Capítulo único
Art. 4, LVI

13. Cada sujeto obligado es responsable de sus archivos, del
cumplimiento de la Ley General de Archivos, de la Ley local de las
determinaciones del Consejo Nacional y del Consejo Local, por lo que
deberán:
• Organizar y administrar de manera homogénea sus archivos
• Establecer y operar un Sistema Institucional
• Inscribirse en el Registro Nacional de Archivos
• Destinar espacios, equipo e infraestructura
• Conformar un grupo interdisciplinario
• Resguardar los documentos
• Contar con los instrumentos de Control y Consulta Archivística
La responsabilidad del buen funcionamiento recae en la máxima autoridad
Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo II
De las obligaciones (Art. 16)

14. Es el tratamiento integral
de la documentación, a lo largo
de su ciclo vital a través
de la ejecución de:
Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo II
De las obligaciones (Art. 12 y 14)
• Producción
• Organización
• Acceso
• Consulta
• Valoración documental
:
• Disposición documental y
conservación

15. Y en los documentos
electrónicos
Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo II
De las obligaciones (Art. 12 y 14)
• Uso
• Trazabilidad
• Seguridad
• Incorporación
• Almacenamiento
• Asignación de acceso

16. El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros,
procesos, estructuras y funciones que desarrolla cada sujeto obligado
y sustente la actividad archivística con los procesos de gestión
documental. Esta integrada por:
Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo IV
Del Sistema Institucional de Archivos (Art. 20 a 22)
Áreas operativas
Un Área Coordinadora de
Archivos
• Correspondencia
• Archivo de Trámite por área
• Archivo de Concentración
• Archivo Histórico

17. Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo VI
Del Área Coordinadora de Archivos (Art. 27 al 28)
El Área Coordinadora de Archivos es la encargada de coordinar a
las áreas operativas del sistema institucional; algunas de sus funciones
son:
• Elaborar los instrumentos de control archivístico
• Elaborar criterios específicos y recomendaciones en la materia
• Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico
• Coordinar la valoración y disposición documental
• Integrar al grupo interdisciplinario
• Coordinar la modernización y la automatización de los procesos de
documentos electrónicos
• Brindar asesoría técnica y elaborar programas de capacitación
• Coordinar las políticas de acceso y conservación de archivos

18. Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo VI
De las Áreas Operativas (Art. 29 y 30)
Área de
Correspondencia
• Recepción, registro, seguimiento,
control y despacho de la
documentación
• Integrar y organizar expedientes
• Elaborar los inventarios documentales y
asegurar la localización y consulta
• Resguardar los Archivos y la información
que haya sido clasificada
• Realizar la transferencia primaria
Responsable de Archivo de
Trámite

19. Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo VI
De las Áreas Operativas (Art. 31 y 32)
Responsable del Archivo de
Concentración
• Describir los fondos y brindar
servicios de préstamo y consulta
• Conservar los expedientes y
promover los procesos de
disposición documental
• Participar en la elaboración de
criterios de valoración y
disposición documental
• Recibir las transferencias, organizar
y conservar los expedientes
• Establecer los procedimientos de
consulta de acervos
• Brindar servicios de préstamo,
consulta y difundir el patrimonio
documental
Responsable del Archivo
Histórico

20. 20
Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo VIII
De los Archivos Históricos y sus documentos (Art. 32 a 40)
Los sujetos obligados que no
cuenten con archivo histórico
deberán promover su
creación
Procedimiento de consulta de los archivos históricos y sus documentos
• El que establezcan los propios archivos, procurando el acceso al
documento original o reproducción integra, siempre que no afecte al
documento
• Las fuentes que contenga son fuentes de acceso al público
• Concluida la vigencia documental y autorizada la transferencia
secundaria. No podrá ser clasificada como reservada o confidenciales
• Cuando los documentos obren en archivos electrónicos se conservarán
sus formatos originales y una copia de su representación gráfica o visual
demás de todos los metadatos
Quienes cuenten con Archivo
Histórico deberán información
al AGN o el equivalente a nivel
local las transferencias que
realicen

21. Valoración y Conservación
Su función es colaborar con las áreas productoras de la
documentación en el establecimiento de los valores documentales a
través de:
Título Tercero
De la valoración y conservación de archivos
Capítulo I
De la Valoración (Art. 50 a 52)
Analizar los proceso y
procedimientos
institucionales
Formular opiniones y
referencias técnicas
Considerar la planeación estratégica y normatividad,
así como los criterios de procedencia, orden original,
diplomática, contexto, contenido y utilización

22. Cada sujeto obligado
debe contar con un
grupo interdisciplinario,
integrado por los
titulares de
Título Tercero
De la valoración y conservación de archivos
Capítulo I
De la valoración (Art. 50 al 52)
• Jurídica
• Planeación y/o mejora continua
• Coordinación de archivos
• Tecnologías de la información
• Unidad de transparencia
• Órgano interno de Control
• Unidades administrativas
El Sujeto Obligado
debe asegurar que se
cumplan los plazos de
conservación
establecidos en el
Catálogo de
Disposición
Documental y que o
excedan de 25 años

23. Título Segundo
De la gestión documental y administración de archivos
Capítulo V
De la Planeación en materia archivística (Art. 23 al 26)
PLANEACIÓN ARCHIVÍSTICA
Los sujetos obligados deberán elaborar un programa anual que contenga:
• Elementos de planeación, programación y evaluación del desarrollo
archivístico
• Prioridades institucionales definidas de acuerdo con los recursos
disponibles
• Enfoque de administración de riesgos, protección de derechos humanos
y apertura proactiva de la información
• Mecanismos para consulta y seguridad de la información
• Procedimientos para la administración de documentos de archivos
electrónicos que incluyan la preservación y conservación a largo plazo.

24. Infracciones y sanciones administrativas
• Transferir a título oneroso o gratuita la propiedad de archivos
• Usar, sustraer, divulgar, ocultar, alterar, mutilar, destruir o inutilizar
documentos de archivo
• Omitir la entrega de documentos al momento de la separación del empleo,
cargo o comisión
Libro Tercero
De las Infracciones administrativas y delitos en materia
de archivos
Título Primero
De las Infracciones Administrativas (Arts. 116 al 120)
Cometidas por
servidores públicos
Cometidas por personas que
manejen o apliquen recursos
públicos
Sin perjuicio de la responsabilidad
civil o penal

25. Proceso Educativo
Enero de 2019 25
Persona a
Profesionalizarse
Profesionista
Profesores -
Investigadores
Programas
Académicos
Cómputo
Laboratorio Idiomas
Control Escolar Administración
Biblioteca

26. Principios teóricos y
metodológicos de la Gestión
Documental y la
Administración de Archivos

27. ¿Qué es un
archivo?

28. Archivo
• Edificio que alberga
documentos
• Conjunto de documentos
organizados
• Área o Institución que
administra y regula los
archivos

29. Archivo
Al conjunto organizado de
documentos producidos o
recibidos por los sujetos
obligados en el ejercicio de sus
atribuciones y funciones, con
independencia del soporte,
espacio o lugar que se
resguarden.

30. ¿Qué es un
documento?

31. Documento de Archivo
Aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurídico, fiscal o contable producido, recibido y
utilizado en el ejercicio de las facultades,
competencias o funciones de los sujetos
obligados, con independencia de su soporte
documental

32. Documentos
de Archivo
• Únicos
• Fiables
• Auténticos
• Íntegros
• Útiles

33. Expediente
Unidad documental compuesta por documentos
de archivo, ordenados y relacionados por un
mismo asunto, actividad o trámite de la institución.

34. Organización de Archivos
La organización de archivos, esta asociado a tres
procesos de carácter consecutivo y
complementario:
• Clasificación
• Ordenación
• Descripción

35. Clasificación Archivística
Asuntos y materias se hereda de los sistemas de
clasificación bibliotecaria.
Orgánica se centraba en la
organización, otorga un papel
primordial a los organismos
productores

36. Clasificación Archivística
Funcionales pone el acento en las
atribuciones, competencias,
funciones y actividades
propias de los organismos

37. Ejercicio 1
Clasificación
• Monedas
• Animales
• Vegetales
• Minerales
• Países

38. Los archivos son el reflejo de las funciones y
atribuciones, así como de las decisiones que se
toman en las instituciones.

39. S E M I A C T I V A I N A C T I V A
Ciclo Vital del Documento
A C T I V A

40. Valoración
PRIMARIA
Valoración
SECUNDARIA
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
ARCHIVO
HISTÓRICO
TRANSFERENCIA
PRIMARIA
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA
VALORES
PRIMARIOS
Administrativo
Legal
Fiscal
VALORES
SECUNDARIOS
Evidencial
Testimonial
Informativo
Ciclo Vital del Documento
ARCHIVO DE
TRAMITE
A C T I V A S E M I A C T I V A I N A C T I V A
BAJA
DOCUMENTAL

41. ISAD G

42. Concepto Definición
Fondo Conjunto de documentos con independencia de su tipo
documental o soporte, producidos orgánicamente y
utilizados por una organización pública o privada,
persona física, familia o entidad en el transcurso de sus
actividades y funciones como productor.
Sección Subdivisión del Fondo consistente en las divisiones
administrativas del ente público que lo origina, y cuando
no es posible, con agrupaciones geográficas,
cronológicas, funcionales o similares del propio ente.
Serie Documentos organizados de acuerdo con un sistema de
archivo o conservados formando una unidad como
resultado de una misma acumulación, del mismo
proceso archivístico, o de la misma actividad; que tienen
una forma particular; o como consecuencia de cualquier
otra forma derivada de su producción, recepción o
utilización.

43. Ejercicio 2
Clasificación
• Monedas
• Animales
• Vegetales
• Minerales
• Países

44. Cuadro General de
Clasificación Archivística
Nivel Código Título
Sección 4C Recursos Humanos
Serie 4C.1 Disposiciones en materia de recursos humanos
Serie 4C.2 Programas y proyectos en materia de recursos
humanos
Serie 4C.3 Expediente único de personal
Serie 4C.4 Registro y control de plazas y puestos
Serie 4C.5 Nómina de pago de personal
Serie 4C.6 Reclutamiento y selección de personal
Serie 4C.7 Identificación y acreditación del personal

45. Ejercicio 3
Cuadro
General de
Clasificación
Archivística
• Colegio de
Bachilleres
• SEP
• SRE
• S. Cultura

46. Catálogo de Disposición
Documental
Regular de manera general y sistemática el valor
documental, los plazos de conservación, la
vigencia documental y destino final de las series
documentales producidas por la organización.
• Valores documentales
• Período de conservación
• Destino final

47. Valores documentales
Valores primarios
• Administrativo
• Legal
• Contable y Fiscal
Valores secundarios
• Evidenciales
• Testimoniales
• Informativos

48. Períodos de Conservación
• Archivo de Trámite
Unidad Central de Correspondencia
Generación
Oficinas de cada área
• Archivo de Concentración
• Archivo Histórico

49. Destino Final
• Baja Documental o eliminación
• Conservación permanente
Directo
Muestreo

50. Catálogo de Disposición
Documental

51. Ejercicio 4 Catalogación

52. Ordenación
Enero de 2019

53. “La descripción es el medio utilizado por el
archivero para obtener la información contenida en
los documentos y ofrecerla a los interesados en
ella. […] La descripción persigue dos objetivos:
dar información a los demás y facilitar el control al
archivero”.
Heredia Herrera, Antonia, Archivística
General: teoría y práctica, Sevilla,
Diputación Provincial de Sevilla, 1988.
Descripción

54. • Obtener y analizar la información;
• Registrar la información que contienen, en
forma resumida y eficaz;
• Facilitar el acceso a la información documental;
• Facilitar la comprensión del contexto y
contenido de los documentos;
• Reconocer y controlar el tratamiento archivístico
que se le ha dado a la documentación y, sobre
todo, difusión de los archivos.
Descripción

55. Inventarios Documentales
Los Inventarios documentales son instrumentos de
consulta que describen las series documentales y
expedientes de un archivo y que permiten su
localización-
• Inventario General
• Inventario de Transferencia Primaria
• Inventario de Transferencia Secundaria
• Inventario de Baja documental
• Guía de Archivos

56. Ejercicio 5
Descripción
Inventario
Guía Simple

57. Organización de
Archivos
Organización Documental
ORDENACIÓN
Se determina que
documento va primero y
cual después
Principio de orden
original
DESCRIPCIÓN
Permite identificar,
localizar y recuperar la
información
Cajas, Legajos,
Expedientes, Inventarios
Documentales
CLASIFICACIÓN
Fondo, Sección, Serie,
documento y tipología
Principio de Procedencia

58. Sistema Institucional de
Archivos

59. La Administración de Documentos nace y se
desarrolla como una metodología actuante, como
una guía para la acción que la diferencia
sustancialmente de la Archivística tradicional

60. Administración de
documentos
• Incremento de las relaciones entre sociedad y
Gobierno;
• Inercias y vicios en usos y costumbres ;
• Burocratización de los asuntos públicos;
Mal uso y abuso en el manejo de nuevas
tecnologías;
• Patrimonialismo de funcionarios y empleados en
el manejo de la información

61. Administración de Archivos
Producción
Clasificación,
Descripción,
Ordenación
Archivar
documentos
Valoración,
Transferencias y
Disposición
Conservación y
Difusión

62. Sistema Institucional de
Archivos
El Sistema Institucional es el conjunto de registros,
procesos, procedimientos, criterios, estructuras,
herramientas y funciones que desarrolla cada
sujeto obligado y sustenta la actividad archivística,
de acuerdo con los procesos de gestión
documental.
LGA Art. 20

63. Unidad Central de
Correspondencia
Archivo de
Trámite
Archivo de
Trámite
Archivo de
Concentración
Archivo Histórico
A
c
t
i
v
a
Semiactiva
Inactiva
Ciclo Vital del
Documento
Área
Coordinadora
de Archivos
Sistema
Institucional
de Archivos
Sistema Integral de Archivos

64. Ciclo Vital del Documento, Sistema Institucional de
Archivos y Uso de la información
Fases del Ciclo
de Vida del
Documento
Entidad especializada
del SIA
Uso de la
Información
Activa Área de Correspondencia
Archivos de Trámite
Uso frecuente
para la atención
de trámites y
asuntos
Semiactiva Archivo de Concentración Uso de
referencia
Conservación
precautoria
Inactiva Archivo Histórico Uso testimonial
para la
investigación
histórica

65. Sistema Institucional de
Archivos
I. Área Coordinadora de Archivos
II. Las áreas operativas siguientes
a) De correspondencia;
b) Archivo de trámite, por área o unidad;
c) Archivo de concentración, y
d) Archivo histórico
LGA Art.21

66. Coordinación de Archivos
El Área Coordinadora de Archivos es la encargada de coordinar a
las áreas operativas del sistema institucional; algunas de sus funciones
son:
• Elaborar los instrumentos de control archivístico
• Elaborar criterios específicos y recomendaciones en la materia
• Elaborar el Programa Anual de Desarrollo Archivístico
• Coordinar la valoración y disposición documental
• Integrar al grupo interdisciplinario
• Coordinar la modernización y la automatización de los procesos de
documentos electrónicos
• Brindar asesoría técnica y elaborar programas de capacitación
• Coordinar las políticas de acceso y conservación de archivos

68. Correspondencia y Control de
Gestión
La oficina de Correspondencia tiene como objetivo: Recibir, registrar
y entregar al área correspondiente, la documentación dirigida a la
Institución.

69. Correspondencia y Control de
Gestión
• Recibir la documentación dirigida a la institución
• Acusar de recibido cada uno de los documentos,
asentando en el original y en la copia correspondiente,
mediante el reloj checador o el sello oficial, la fecha y
hora de su recepción;
a) Folio;
b) Número de fojas que integren el documento
c) Copias que corran agregadas al original y, en su
caso, la precisión del número de anexos que se
acompañen.

70. Correspondencia y Control de
Gestión
• Registrar de manera consecutiva la documentación
recibida en el libro de registro de correspondencia y en
el sistema computarizado; en donde se asentará la
información relativa a:
a) Fecha de recepción
b) Hora de recepción
c) Asignar número de folio
d) Datos del remitente
e) Asunto o descripción del documento
f) Nombre del destinatario
g) Consignando la fecha y firma de recepción.

71. Correspondencia y Control de
Gestión
• Entregar en el área correspondiente la documentación
recibida, previo acuse de recibo.
• Elaborar los informes y reportes estadísticos que les
sean requeridos
• Custodiar los sellos y libros de registro de
correspondencia a su cargo.

72. Ejercicio 6
UCC
Registro de
correspondencia,
ingreso
Registro de
correspondencia,
salida

73. Archivos de Trámite
Archivo de Trámite es la responsable de administrar los expedientes
mediante el uso del Cuadro General de Clasificación y el Catálogo de
Disposición, llevar un control ágil y eficiente para el correcto y oportuno
desempeño del área, a través del adecuado seguimiento,
recuperación, organización y conservación de los documentos de
archivo:
• Integrar y organizar los expedientes del área que produzca, use y
reciba.
• Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la
elaboración de los inventarios documentales.

74. Archivos de Trámite
• Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada
de acuerdo con la legislación en materia de transparencia y acceso
a la información pública, en tanto conserve tal carácter.
• Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración,
además de las que establezcan las disposiciones jurídicas
aplicables.
• Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
de los instrumentos de control archivístico.
• Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y
recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos.

75. Ejercicio 7
Archivo de
Trámite
• Apertura de expediente
nuevo
• Glosa documental
• Elaboración de
inventario
• Elaboración de
Transferencia Primaria

76. Archivo de Concentración
Es la unidad de archivo integrado por documentos de archivo
transferidos desde las áreas o unidades productoras, que tienen
todavía vigencia administrativa, de consulta esporádica y que pueden
ser eliminados o conservados.
• Recibir las transferencias primarias, validar su pertinencia y realizar
el acomodo de las cajas dentro de la estantería
• Conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia de
acuerdo con lo establecido en el catálogo de disposición
documental.
• Brindar servicios de préstamo y consulta a las unidades o áreas
administrativas productoras de los documentos que resguarda,

77. Archivo de Concentración
• Identificar las series documentales que hayan cumplido su vigencia
documental y que cuenten con valores históricos suficientes para
ser transferidos a los archivos históricos.
• Promover la baja documental de los expedientes que integran las
series documentales que hayan cumplido su vigencia documental
• Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos
de disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e
inventarios.
• Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
de los instrumentos de control archivístico.
• Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y
recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos.

78. Ejercicio 8
Archivo de
Concentración
• Recepción de
transferencia
primaria
• Inventario General de
expedientes
• Baja Documental
• Transferencia
Secundaria

79. Es la unidad de archivo integrado por documentos de archivo
transferidos desde el Archivo de Concentración y que cuentan valores
secundarios y que deben de permanecer para consulta pública.
• Formalizar la recepción de los expedientes transferidos mediante la
transferencia secundaria
• Elaborar la Guía General del Fondo Histórico y difundir su
existencia
• Elaborar y Actualizar el Inventario General de Expedientes
Históricos Orientar y asesorar a los usuarios que se presenten en el
Archivo Histórico
Archivo Histórico

80. • Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración
de los instrumentos de control archivístico.
• Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y
recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos.
Archivo Histórico

81. Ejercicio 9
Elaboración del
Plan Anual de
Desarrollo
Archivístico
• Área de correspondencia
• Archivos de Trámite,
transferencias primarias y bajas
documentales
• Archivo de Concentración,
planeación, calendario de
caducidades, transferencias
secundarias
• Archivo Histórico transferencias
secundarias, difusión

82. https://forms.gle/wHikEov3S
NSpk3ycA
¿Qué
compartimos?

83. Instituto Mexicano de la Administración
del Conocimiento
Gabriela Hernández Bravo
gabriela_hernandez@sarip.info
55 69134767
83