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El archivo. Concepto y finalidad 1.1. Clases de archivos 1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto 1.1.2. Por su contenido: público o privado 1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo 1.1.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico 1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos 1.2.1. Alfabético 1.2.2. Numérico 1.2.3. Alfanumérico 1.2.4. Temático 1.2.5. Geográfico 1.2.6. Cronológico 1.2.7. Otros 1.3. Mantenimiento del archivo físico 1.3.1. Recursos materiales 1.3.2. Infraestructura de archivo 1.4. Mantenimiento del archivo informático 1.4.1. Métodos 1.4.2. Unidades de conservación

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El archivo
1. El archivo. Concepto y finalidad
2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina
3.Implantación y transición de sistemas de gestion electronica de la documentación
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3
Un archivo es un conjunto
ordenado de documentos que
una persona física o jurídica
genera durante sus funciones o
actividades.
4
• Ubicación
• Contenido
• Frecuencia de utilización
• Tipo de soporte
Criterios de clasificación
5
Principio de procedencia
Principio de orden de creación
Consiste en agrupar los documentos generados por una
organización en un sitio exclusivo sin mezclarse con otros
Se refiere a que el archiv debe respetar el orden cronologico
de creación o entrada de los documentos
6
CENTRALIZADO
DESCENTRALIZADO
MIXTO
UBICACIÓN
PUBLICO
PRIVADO
CONTENIDO
ACTIVOS
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FRECUENCIA
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  • 1. El archivo 1. El archivo. Concepto y finalidad 2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina 3.Implantación y transición de sistemas de gestion electronica de la documentación
  • 3. 3 Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona física o jurídica genera durante sus funciones o actividades.
  • 4. 4 • Ubicación • Contenido • Frecuencia de utilización • Tipo de soporte Criterios de clasificación
  • 5. 5 Principio de procedencia Principio de orden de creación Consiste en agrupar los documentos generados por una organización en un sitio exclusivo sin mezclarse con otros Se refiere a que el archiv debe respetar el orden cronologico de creación o entrada de los documentos
  • 7. 7 CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO MIXTO UBICACIÓN Centralizados: son archivos que concentran la documentación en un solo lugar.También se conoce como centralizado el archivo informatizado ubicado en una sola unidad de almacenamiento. • Descentralizados: la documentación se sitúa en varios lugares físicos. También se conoce como archivo descentralizado el que ocupa varias unidades de almacenamiento. Generalmente, el archivo tradicional descentralizado permite un acceso más rápido a la documentación siempre que ésta se encuentre bien clasificada y almacenada. Las organizaciones se decantan por un tipo u otro, según el nivel de restricción de acceso a la documentación que considere que debe existir Mixtos: en este tipo de archivos se mezclan los archivos mencionados con anterioridad. Es decir, un archivo puede estar en parte centralizado en un lugar y descentralizado en otra parte. Generalmente su contenido y la frecuencia de su uso determinarán su localización u accesos
  • 8. 8 PUBLICO PRIVADO CONTENIDO Archivo privado: es un archivo, por ejemplo, de una organización o persona física, que no puede ser consultado por nadie que no tenga la autorización pertinente Archivo público: son archivos sin restricciones en su acceso, como puede ser el de las bibliotecas públicas o algunos archivos de la Administración pública. Contenido y titularidad del archivo tienen muchísima relación. Aquí recordemos la parte legislativa en referencia a la Protección de Datos y la ley del Derecho Administrativo de la Administración pública
  • 9. 9 ACTIVOS SEMIACTIVOS INACTIVO O PASIVO FRECUENCIA Activo o de gestión: se trata de un archivo que contiene la documentación de consulta frecuente. Por ejemplo, el archivo que contiene las facturas tiene que consultarse, como poco, cada vez que se vaya a cumplir con las obligaciones con la Agencia Tributaria. La documentación que contiene mantiene su utilidad original. • Semiactivo: contiene la documentación que se consulta de manera ocasional y documentos que, aunque no se consulten con frecuencia, hay obligación legal de conservar. Pueden ser, por ejemplo, expedientes finalizados, pagos ya realizados o candidaturas de aspirantes a un puesto de trabajo. • Definitivo: contiene la documentación que no se consulta nunca y de la que ya no hay obligación de conservar (seis años según el Código de Comercio). Esta documentación pasa del ser calificada como archivo semiactivo al definitivo. Inactivo o pasivo: contiene docuemntacin referidad a acciones pasadas, que apenas se utiliza y que ofrece un interés jurídico e histórico.
  • 11. 11 PROPIETARIO LECTOR USUARIO CON PERMISOS DE EDICIÓN CREACIÓN ¿Qué es el NUBE?
  • 12. I II III IV V VI 12 Alfabético Numèrico Alfanúmerico Temático Geográfico Cronológico
  • 13. Evaluar un archivo su conservación, mantenimiento y el control de documentos es un trabajo de equipo. Ciberseguridad de archivos
  • 14. Reenie_Beanie.zip ¿S e gu r i d a d v s. ha c ke r ?
  • 15. Evaluar un archivo su conservación, mantenimiento y el control de documentos es un trabajo de equipo. Cibersegurida d de archivos
  • 16. Reenie_Beanie.zip C o nc i e n ci a ci ó n e n ci be r s e gu r i da d
  • 17. La gestión de los documentos de archivos es una función estratégica de las organizaciones, y por lo tanto, se deben adoptar una serie de decisiones necesarias para el éxito de la empresa. Estas decisiones consisten en: • Establecer una política clara en materia de gestión de documentos. • Difundirla por la organización y obligar su cumplimiento por complete. • Asignar recursos necesarios. • Designar un responsable en el equipo de dirección 17
  • 18. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. 18
  • 19. ARESTA (Arxiu Electrònic Segur i Tramitació Administrativa) podeu consultar aquest vídeo 19
  • 20. Hay restricciones impuestas por la legislación, por la política de la Institución. El manual de procedimiento o manual de tareas permite uniformidad en los procesos communes y conocimientos por todo el personal del archive. Los manuales de procedimientos pueden ser: generals y por departamentos o servicios, mixtos.
  • 22. 22 Identificar mediante una notación el nivel de clasificación de la serie, facilitar su diferenciación y establecer una jerarquía. Los tipos de codificación son: ALFABETICA y NUMERICA
  • 24. Reenie_Beanie.zip N u ev a s i de a s
  • 25. THANK YOU! The Power of PowerPoint | thepopp.com Icons: Material Design by Google | CC BY 3.0 Fonts: Ropa Sans, Reenie Beanie Pencil & Eraser: Andrew Taylor