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- 3. 3 Un archivo es un conjunto ordenado de documentos que una persona física o jurídica genera durante sus funciones o actividades.
- 4. 4 • Ubicación • Contenido • Frecuencia de utilización • Tipo de soporte Criterios de clasificación
- 5. 5 Principio de procedencia Principio de orden de creación Consiste en agrupar los documentos generados por una organización en un sitio exclusivo sin mezclarse con otros Se refiere a que el archiv debe respetar el orden cronologico de creación o entrada de los documentos
- 6. 6 CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO MIXTO UBICACIÓN PUBLICO PRIVADO CONTENIDO ACTIVOS SEMIACTIVOS INACTIVO O PASIVO FRECUENCIA PAPEL ELECTRÓNICO SOPORTE PROPIETARIO LECTOR USUARIO CON PERMISOS DE EDICIÓN CREACIÓN
- 7. 7 CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO MIXTO UBICACIÓN Centralizados: son archivos que concentran la documentación en un solo lugar.También se conoce como centralizado el archivo informatizado ubicado en una sola unidad de almacenamiento. • Descentralizados: la documentación se sitúa en varios lugares físicos. También se conoce como archivo descentralizado el que ocupa varias unidades de almacenamiento. Generalmente, el archivo tradicional descentralizado permite un acceso más rápido a la documentación siempre que ésta se encuentre bien clasificada y almacenada. Las organizaciones se decantan por un tipo u otro, según el nivel de restricción de acceso a la documentación que considere que debe existir Mixtos: en este tipo de archivos se mezclan los archivos mencionados con anterioridad. Es decir, un archivo puede estar en parte centralizado en un lugar y descentralizado en otra parte. Generalmente su contenido y la frecuencia de su uso determinarán su localización u accesos
- 8. 8 PUBLICO PRIVADO CONTENIDO Archivo privado: es un archivo, por ejemplo, de una organización o persona física, que no puede ser consultado por nadie que no tenga la autorización pertinente Archivo público: son archivos sin restricciones en su acceso, como puede ser el de las bibliotecas públicas o algunos archivos de la Administración pública. Contenido y titularidad del archivo tienen muchísima relación. Aquí recordemos la parte legislativa en referencia a la Protección de Datos y la ley del Derecho Administrativo de la Administración pública
- 9. 9 ACTIVOS SEMIACTIVOS INACTIVO O PASIVO FRECUENCIA Activo o de gestión: se trata de un archivo que contiene la documentación de consulta frecuente. Por ejemplo, el archivo que contiene las facturas tiene que consultarse, como poco, cada vez que se vaya a cumplir con las obligaciones con la Agencia Tributaria. La documentación que contiene mantiene su utilidad original. • Semiactivo: contiene la documentación que se consulta de manera ocasional y documentos que, aunque no se consulten con frecuencia, hay obligación legal de conservar. Pueden ser, por ejemplo, expedientes finalizados, pagos ya realizados o candidaturas de aspirantes a un puesto de trabajo. • Definitivo: contiene la documentación que no se consulta nunca y de la que ya no hay obligación de conservar (seis años según el Código de Comercio). Esta documentación pasa del ser calificada como archivo semiactivo al definitivo. Inactivo o pasivo: contiene docuemntacin referidad a acciones pasadas, que apenas se utiliza y que ofrece un interés jurídico e histórico.
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- 17. La gestión de los documentos de archivos es una función estratégica de las organizaciones, y por lo tanto, se deben adoptar una serie de decisiones necesarias para el éxito de la empresa. Estas decisiones consisten en: • Establecer una política clara en materia de gestión de documentos. • Difundirla por la organización y obligar su cumplimiento por complete. • Asignar recursos necesarios. • Designar un responsable en el equipo de dirección 17
- 18. Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. 18
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- 20. Hay restricciones impuestas por la legislación, por la política de la Institución. El manual de procedimiento o manual de tareas permite uniformidad en los procesos communes y conocimientos por todo el personal del archive. Los manuales de procedimientos pueden ser: generals y por departamentos o servicios, mixtos.
- 22. 22 Identificar mediante una notación el nivel de clasificación de la serie, facilitar su diferenciación y establecer una jerarquía. Los tipos de codificación son: ALFABETICA y NUMERICA
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