Diplomado Técnicas para el Manejo de Archivos - Conservación y Organización- Semana 5

1. Diplomado:
Técnicas para el Manejo de
Archivos
Docentes: Rigoberto Lorenzo
Ulises Medrano
Diplomado Técnicas para Manejo de
Archivos po rEscuela Nacional de la
Judicatura se distribuye bajo una Licencia
Creative Commons Atribución-SinDerivar 4.0
Internacional.

2. Conservación
03/09/152
Organización

3. Manejo de la Agenda
03/09/153
•Importancia de una política de
Conservación
•Conservación y preservación
•Los enemigos del Documento
•Medidas de prevención

4. Importancia de una política de
Conservación Documental
• ¿Por qué?
• ¿Por quién?
• ¿Para quién?

5. ➢Los archivos constituyen la
memoria de la organización.
➢Los archivos son herramientas
indispensables para la toma de
decisiones, para una gestión
instrumentada a corto, mediano
y largo plazo.
➢Los archivos deben justificar
derechos y obligaciones.
➢Los archivos organizados
reducen el gasto
administrativo.
• ¿Por qué?

6. Los archivos son el conjunto de los documentos
de soportes diversos producidos o recibidos por una
persona física o moral, por un organismo privado o
público, resultado de su actividad, organizado en
función de ella y conservado en vista de su ágil
utilización.*
*Consejo Internacional de Archivos.

7. Tan pronto...
Un individuo Una oficina Un departamento Una empresa
…producen y/o reciben documentos y los
conservan, estos se integran al sistema de
creación y de gestión de los archivos.
• ¿Por quién?

8. No tiene sentido conservar documentos
si estos no están destinados a ser
utilizados.
Los documentos son custodiados y
conservados para cualquier persona que
pueda servirse de ellos.
• ¿Para quién?

9. CONSERVACIÓN
¿Qué es y para qué sirve?

10. La conservación de documentos consiste en
una serie de medidas preventivas todas
orientadas hacia la preservación física del
documento y por consecuencia de la
información.

11. ¿Cuáles son los enemigos del
documento?
• Agentes físicos
• Agentes químicos
• Agentes biológicos

12. Factores físicos: EL
FUEGO

13. Factores físicos: EL AGUA

14. Factores físicos:
CATÁSTROFES

15. Factores Químicos
• Son aquellos que producen una alteración
en el papel, rompiendo la molécula de
celulosa y dejando aflojar el azúcar.

16. Factores Químicos
• Una limpieza inadecuada

17. Factores biológicos, Los
Insectos

18. Y el Peor enemigo de todos es…

19. El Hombre

21. Factores extrínsecos:
Factores ambientales
ILUMINACIÓN TEMPERATURA HIGROMETRIA
CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA

22. Vamos a pensar…

23. Medidas de prevención
• Mantenimiento de la planta física
• Medio ambiente adecuado
• Protección contra las personas
• Plan de contingencia

24. Y no olviden que…
¡El descuido cuesta!

25. ¿QUé ENTENDEMOS POR?

26. Ética
La Ética es una rama de la filosofía que
abarca el estudio de la moral, la virtud, el
deber, la felicidad, el buen vivir y las
obligaciones que rigen el comportamiento
del hombre en la sociedad.

27. • Moral: conjunto de creencias y normas de una persona o grupo social
que determina el obrar, es decir que orienta acerca del bien y el
mal o de lo correcto e incorrecto.
• Virtud: es una cualidad humana que permite a quien la posee tomar
y llevar a término las decisiones correctas en las situaciones mas
adversas para cambiarlas a su favor.
• Deber (obligación moral): es la presión que ejerce la razón sobre la
voluntad enfrente de un valor.
• Felicidad: es un estado de ánimo que se produce en la persona
cuando cree haber alcanzado una meta deseada y buena.
• Buen vivir: es sentirse tranquilo con las decisiones tomadas.

28. VEAMOS EL VIDEO

29. ¿PORQUE SE CORROMPEN LOS
PROFESIONALES?

30. Un Código de Ética es un conjunto de
directrices que tienen por objeto establecer
las conductas aceptables para los miembros
de un grupo en particular, asociación, o
profesión.

31. Ética Judicial es un conjunto de normas
fundamentadas en el principio de dar a
cada uno lo que le pertenece; lo que debe
hacerse según derecho y razón.

32. La Comisión Iberoamericana de Ética Judicial es un
organismo adscrito a la Cumbre Judicial Iberoamericana
cuyo objetivos son:
• Asesorar a los diferentes poderes judiciales y Consejos
de la Judicatura Iberoamericanos o a la propia Cumbre
Judicial en temas relacionados a la ética judicial.
• Facilitar la discusión, difusión y desarrollo de la ética
judicial a través de publicaciones o de la realización
de cursos, seminarios, diplomados y demás encuentros
académicos.
• Fortalecer la conciencia ética judicial de los
impartidores de justicia iberoamericanos.

33. 1. Independencia
2. Imparcialidad
3. Motivación
4. Conocimiento y
Capacitación
5. Justicia y Equidad
6. Responsabilidad
Institucional
7. Cortesía
8. Integridad
9. Transparencia
10. Secreto Profesional
11. Prudencia
12. Diligencia
13. Honestidad
Profesional
Código Iberoamericano De Ética
Judicial

34. En el Congreso Internacional de Archivos,
celebrado en Pekín, China, en 1996, se propuso
un código ético para los profesionales de la
archivística, considerados como los
responsables del control, cuidado, custodia,
conservación y administración de los archivos.
Este código de ética sugiere lineamientos y
pautas de conducta laboral para lograr la
excelencia y la confianza pública en el
quehacer de los archivistas.
El archivista y la ética

35. Este código establece normas de conducta
para la profesión archivística. Enseña a los
nuevos miembros del oficio las normas, al
tiempo que le recuerda al archivista
profesional sus responsabilidades, para así
inspirar la confianza del público hacia esta
profesión.

36. ● El archivista debe proteger la integridad del material
archivístico y así garantizar que éste continúe siendo una
evidencia confiable del pasado.
● El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los
documentos archivados dentro de sus contextos histórico,
legal y administrativo, respetando así el principio de
procedencia, preservando y haciendo evidentes las
relaciones originales de los documentos.
● El archivista debe proteger la autenticidad de los
documentos y asegurar que su valor no sea alterado
durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.
Código de Ética del archivista

37. ● El archivista debe asegurar el acceso continuo y la
inteligibilidad del material archivístico.
● El archivista debe documentar y justificar sus acciones
con respecto al material archivístico.
● El archivista debe promover el acceso más amplio posible
al material archivístico y ofrecer un servicio imparcial a
todos los usuarios.
● El archivista debe respetar el acceso y la privacidad
actuando dentro de los límites de la legislación
pertinente.
Código de Ética del archivista

38. ● El archivista debe utilizar la confianza depositada en él
para el bien común y evitar usar su posición privilegiada
para beneficio propio o de otros.
● El archivista debe procurar la excelencia profesional y la
actualización de sus conocimientos archivísticos de
forma sistemática y continua, compartiendo los
resultados de sus investigaciones y experiencias.
● El archivista debe promover la conservación y el uso del
patrimonio documental de la humanidad trabajando de
manera conjunta con los miembros de su comunidad y
con otros profesionales.
Código de Ética del archivista

39. Principios éticos del poder
judicial

40. LEGISLACIÓN
DOMINICANA

41. ¿Qué es la
Legislación?
Un ordenamiento
jurídico, como sinónimo
del
conjunto de normas
Jurídicas de un país.
¿Qué es la
Legislación
Archivística?
Conjunto de normas que
regulan el
quehacer archivístico en un
país y sus
principios de conservación.

42. ¿Por qué la necesidad
de crear un marco
jurídico sobre archivo?

43. • Permite un sustancial avance en el control,
organización y preservación de los
documentos.
• El conjunto de disposiciones y reglamentos
que emanan de la norma, fijan los criterios
básicos para garantizar el uso y difusión del
Patrimonio Documental.
• Da elevada importancia al documento como
testimonio de las acciones del hombre y de
la sociedad.
• Da protección jurídica a los documentos
históricos.

44. “El Archivista
debe conocer el
Sistema Jurídico
de su país”

45. ANTES DE LA
LEY 481-08

46. • La creación de Archivos en la Isla de Santo
Domingo se inicia con la colonización
Española a América, a finales del Siglo XV.
• La generalidad de estos Fondos
Documentales anteriores a 1844 se
encuentran mayoritariamente en el Archivo
General de Indias y en el Archivo General de
Salamancas.

47. • 1847 se dicta el Decreto No. 108 ordenando el traslado de
los archivos de Antiguas Escribanías depositadas en los
Tribunales de Justicia Mayor de la Capital y demás
Provincias.
• 1859 mediante Resolución No. 630 del Poder Ejecutivo se
creó la plaza de Archivero en el Ministerio de lo Interior,
Policía y Agricultura.
• 1884 mediante Resolución No. 2240 se crea un Depósito
para las Obras Oficiales.
• Durante la Primera Intervención Militar Norteamericana se
dictaron algunos dispositivos para reglamentar los archivos.
• En 1918 se dicta la Orden Ejecutiva Núm. 2920.

48. La Dictadura de Trujillo (1930-1961) -
es el periodo de la mayor
producción de Disposiciones
Legales en materia de archivos.
Esto de debe a que los mismos
eran mecanismos de control al
Servicio del Régimen.

49. Se crearon las Leyes:
•Ley 912 de 1935 y su Reglamento de
Aplicación, esta fue la más importante y la
creadora del Archivo General de la Nación.
•Ley 1085 de 1936 Ley 355 de 1943
•Ley 4678 del 1946
•Ley 3006 de 1957
•Ley 640 de 1974

50. Ley 481-08 Y Su
Reglamento De
Aplicación

51. Ámbito de Aplicación
Esta Ley es de carácter General y obligatorio en
cuanto al aspecto archivístico en todo el sector
público dominicano, entendiéndose por él al
Gobierno Central, las Instituciones Autónomas y
Descentralizadas, el Congreso Nacional, los
Organismos del Poder Judicial y los Ayuntamientos.

52. El Sistema Nacional de Archivos es la entidad
archivística de mayor envergadura de un
país. Tiene como principal objetivo la
integración de todos los archivos públicos y
privados (que así lo deseen) y los archivistas
de todo el territorio nacional. Además, le
corresponde diseñar y dictar las
políticas archivísticas para toda la
geografía nacional.
Sistema Nacional de
Archivos SNA

53. Régimen de Sanciones
Los hechos sancionados son:
•Denegación de Acceso
•Cancelación por inobservancia
•Destino de Documentos Decomisados
•Sustracción, Depredaciones o Destrucciones
por Negligencia

54. “Sin Archivos administrativos bien
organizados y en funcionamiento,
no
tendremos archivos históricos
contemporáneos, y no se podrán
valorar y
preservar los testimonios
documentales que
generan parte de la memoria
histórica de
Nuestra Patria”
Jorge Nacif Mina