Manual de la calidad

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
MECI - CALIDAD - SISTEDA
MANUAL DE LA CALIDAD
PROCESO:
DIRECCION Y PLANEACION
CÓDIGO: M-DP-01 VERSIÓN: 1
FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 1 DE 11
MANUAL DE LA CALIDAD “IRDET TUNJA”
IRDET

PROCESO:
FECHA: 03-09-2010 PÁGINA: 2 DE 11
INDICE
1. INTRODUCCIÓN.
2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN.
2.1 Generalidades.
2.2 Alcance y Exclusiones.
3. REFERENCIA NORMATIVAS.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.
6. GESTIÓN DE RECURSOS.
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO.
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.

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1. INTRODUCCIÓN
Este manual describe la estructura y el contenido del Sistema de Gestion de la Calidad establecido por
el Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja - IRDET, para la prestación de sus servicios. Las
secciones del mismo están relacionadas siguiendo los numerales establecidos en la NTC ISO
9001:2008 y en la NTCGP 1000:2004 y su actualización NTCGP 1000:2009; para el cumplimiento de la
Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003.
El objetivo de dicha relación es dar confianza a nuestros clientes en cuanto a la capacidad del Instituto
de Recreacion y Deporte de Tunja – IRDET, para cumplir los requisitos de estas normas con el fin de
garantizar las características de calidad de los servicios que presta el Instituto.
Nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, está basado en los siguientes diez principios:
1. Enfoque hacia el cliente: La razón de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a
satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuáles
son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumpla con sus requisitos y que se
esfuercen por exceder sus expectativas.
2. Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada
entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, al generar y mantener un
ambiente favorable, en el cual los servidores públicos o los particulares que ejerzan funciones
públicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.
3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones
públicas: Es el compromiso de los servidores públicos y/o de los particulares que ejercen
funciones públicas, en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad.
4. Enfoque basado en procesos: En las entidades existe una red de procesos que, al trabajar
articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente
cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
5. Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y,
en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la
eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
6. Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para
entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora

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continua del desempeño global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar
su eficacia, eficiencia y efectividad.
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las
decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en
la intuición.
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades
y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio
contractual, aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
9. Coordinación, cooperación y articulación: El trabajo en equipo, en y entre entidades es
importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan
emplear de una manera racional los recursos disponibles.
10. Transparencia: La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones
claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la información
pertinente de sus procesos la cual facilita el control social.
2. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
2.1. Generalidades
El objeto del Manual de la Calidad es describir los procesos, procedimientos y prácticas relacionadas
con el Sistema de Gestion de la Calidad, determinado por el Instituto de Recreacion y Deporte de
Tunja - IRDET., el alcance establecido en cumplimiento de la política y objetivos de la calidad de la
Entidad, así como los requisitos generales y normativos establecidos para satisfacer las necesidades
de sus clientes.
CICLO DE MEJORA DE LA CALIDAD
Este manual describe los elementos que conforman el Sistema de Gestion de la Calidad, agrupados en
cuatro actividades básicas relacionadas en el ciclo de mejoramiento continuo PHVA, insertos bajo NTC
ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2004 y su actualización NTCGP 1000: 2009 de la siguiente forma:
Planificar P Secciones 1,2,3,4,5,6
Hacer H Sección 7
Verificar V Sección 8
Actuar A Sección 8
El vocabulario aplicado en este Manual es el presentado en la Sección 3 de la NTCGP 1000:2009.

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2.2. Alcance y Exclusiones
Prestación de servicios para el desarrollo de políticas, planes y programas para la formación, el
fomento de la práctica del deporte, la recreación, la educación física y el aprovechamiento del tiempo
libre, la educacion física y la educación extraescolar como contribución al desarrollo integral del
individuo y el mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Municipio de Tunja.
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos constituyen disposiciones del presente Manual de la Calidad.
NTCGP 1000:2004 Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública.
NTCGP 1000:2009 Actualizacion Norma Técnica de la Calidad en la Gestión Pública.
NTC-ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad — Requisitos.
NTC-ISO19011 Directrices para la Auditoria de Sistemas de Gestión de Calidad y/o .Ambiental.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 PROCESOS QUE GARANTIZAN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD
El Instituto de Recreacion de Deporte de Tunja – IRDET, identifica y caracteriza los procesos que
garantizan el cumplimiento de la función y misión de la entidad de acuerdo a la Ley 181 de 1995.
Para una mejor comprensión de este modelo de operación organizacional, la entidad ha diseñado un
Mapa de Procesos, el cual se muestra a continuación.

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MAPA DE PROCESOS IRDET - TUNJA
a. PROCESOS ESTRATÉGICOS
Incluyen los procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, planeación de la gestion,
fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos humanos y revisión por la Dirección.
Corresponden a este grupo:
- DIRECCION Y PLANEACION: Proceso mediante el cual El Instituto de Recreacion de Deporte de
Tunja – IRDET, a partir del conocimiento de sus competencias, formula la misión, la visión, las
políticas y los objetivos institucionales, la planeación de la Gestion y los planes de acción. De igual
forma enuncia los procesos que tienen que ver con la comunicación tanto interna como externa
de la entidad, donde hace posible la la divulgación a la comunidad y demás partes interesadas de
la gestión de la Entidad y garantiza la difusión de las políticas e información generada al interior de
ésta.
En este se formula y asesora la ejecución y hace seguimiento a los planes, programas y proyectos de
la entidad con miras a cumplir con lo previsto en la normatividad los planes establecidos por la
entidad y Resultados de los mismos.

PROCESO:
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- GESTION DEL TALENTO HUMANO: Asegura la competencia de los funcionarios para que su
ingreso y permanencia se fundamenten en la calidad del servicio, su bienestar y el desarrollo de la
misión del Instituto.
b. PROCESOS MISIONALES
Requieren una integración generadora de valor en cada interacción, la cual da como resultado el
cumplimiento a la misión institucional del Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja – IRDET.
Corresponden a este grupo:
- FOMENTO Y DESARROLLO DEL DEPORTE: Formular proyectos y ejecutar actividades que brinden a los
habitantes del área urbana y rural de la ciudad de Tunja espacios de integración, aprovechamiento del tiempo
libre y extraescolar en el desarrollo de actividades físicas a través de la práctica del deporte brindando espacios
culturales y recreo deportivos.
- ESCENARIOS DEPORTIVOS: Coordinar y administrar los recursos asignados para el diseño, construcción,
sostenibilidad y dotación de escenarios deportivos y recreativos.
- PROMOCION DE LA EDUCACION FISICA Y LA RECREACION: Coordina y ejecuta las actividades del
programa de Juegos Intercolegiados y festivales escolares para promover e impulsar la practica del deporte en
los centros e instituciones educativas del Municipio de Tunja. Coordina el programa de Servicio Social de tal
forma que se ofrezca a los jóvenes de los grados 9, 10 y 11 de colegios Públicos y Privados de la ciudad de
Tunja la oportunidad de realizar el Servicio Social obligatorio en pro del deporte, la recreación y el
aprovechamiento del tiempo libre. Coordina y ejecuta las actividades del programa de Campamentos para
despertar el interés en niños y jóvenes hacia la sana utilización del tiempo libre y la recreación. Coordina y
ejecuta las actividades del programa de Ciclo vías para fomentar las actividades recreo-deportivas en la
comunidad de la ciudad.
Los anteriores establecidos bajo tres ámbitos de planificacion del servicio a saber:
- PLANEACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS: Referencia las actividades
de planeación de los programas a ejecutar en cumplimiento del plan indicativo y los planes de
acción formulados por la Alta Dirección.
- DESARROLLO Y CONTROL DE PROYECTOS: Establece los controles a seguir para garantizar la
ejecución de los programas de conformidad con su planificación.
- EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE PROYECTOS: Determina las actividades de evaluación de los
programas en cuanto al cumplimiento de los resultados planificados.

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c. PROCESOS DE APOYO
Proveen los recursos necesarios para el normal desarrollo de los procesos. Pertenecen a este grupo:
- GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA: Procesa y genera información económica,
financiera y social que garantiza el registro y cuantificación de los bienes, servicios y
obligaciones de la Entidad. Da soporte logístico mediante la provisión de bienes y servicios
requeridos por todos los procesos para el efectivo cumplimiento de las actividades
establecidas en éstos.
- GESTION JURÍDICA: Velar por que las actuaciones ante las instancias jurisdiccionales en las que
haga parte el Instituto de Recrecion Deporte de Tunja, se cumplan dentro del marco
constitucional y legal, atendiendo la defensa de los intereses del Instituto.
- GESTION DOCUMENTAL: El Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja – IRDET definió los
documentos necesarios requeridos para el cumplimiento de sus objetivos institucionales y que le
permiten asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. Estos
documentos aparecen relacionados en el registro Listado Maestro de Documentos del proceso
Gestión Documental y Correspondencia. En él se incluyen los requeridos por la NTCGP 1000:2009.
d. PROCESOS DE EVALUACIÓN
Son los necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la mejora de la
eficacia y la eficiencia y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los
misionales. Hacen parte de este grupo:
- EVALUACION Y SEGUIMIENTO: Asegura el mejoramiento continuo a través de la aplicación de
métodos apropiados para el seguimiento y medición de los procesos (resultados de auditorias,
retroalimentación del usuario, desempeño de los procesos, conformidad del producto, estado
de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones por la
dirección previas, cambios que podrían afectar al Sistema de Gestion de la Calidad, y
recomendaciones para la mejora).

PROCESO:
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
La Alta Dirección del Instituto de Recreacion de Deporte de Tunja – IRDET demuestra su compromiso
para con el Sistema de Gestion de la Calidad el Sistema Integrado de Gestion, al incluir en el Código de
Buen Gobierno la Política de la Calidad, a través de la cual garantiza la operatividad y ejecución de los
procesos hacia el cumplimiento de los objetivos fijados y las orientaciones relativas a la calidad.
POLÍTICA DE LA CALIDAD OBJETIVOS DE LA CALIDAD
El Instituto de Recreacion de Deporte de Tunja
–IRDET, se compromete a fomentar, coordinar,
promocionar y apoyar la práctica del deporte,
la educación física, la recreación y el
aprovechamiento del tiempo libre, con
personal competente, la infraestructura
requerida y el diseño de planes, programas y
proyectos que respondan a las necesidades de
la población Tunjana, dentro de un sistema de
gestión de la calidad que garantice el
cumplimiento de los requisitos de sus clientes,
la contribución al logro de los fines esenciales
del Estado y la mejora continua de su eficacia,
eficiencia y efectividad.
1. Revisar permanentemente los puntos críticos de
control de los procesos que garantizan el
ejercicio de la realización del producto.
2. Contar con talento humano con perfiles
apropiados de conformidad a la competencia
definida para el desarrollo de sus actividades.
3. Proporcionar las condiciones de infraestructura
necesarias que soporten la ejecución de los
programas.
4. Asegurar el mejoramiento continuo de los
procesos organizacionales, con miras a
fortalecer la prestación de los servicios, la
satisfacción de los clientes y el cumplimiento de
los fines esenciales del Estado.
PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD
La planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, se ha adelantado de conformidad con las
exigencias de las normas NTC-ISO 9001: 2008, NTCGP 1000:2004 y la actualización de la NTCGP
1000:2009, analizando los procesos de la entidad, su interrelación y los puntos críticos de control para
cumplir los objetivos de la calidad.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
1. Contar con un modelo de gestión organizacional eficiente: Se refiere a estrategias que buscan
dotar al Instituto de una estructura organizacional ágil, dinámica, centrada en procesos, con un
sistema de información que facilite las decisiones y el logro de los objetivos.

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2. Contribuir con el rendimiento de los deportistas de los clubes de la ciudad: Consecuente a la
misión, el Instituto busca consolidar y maximizar la cooperación técnica, administrativa y financiera a
los clubes del área, buscando el crecimiento personal y profesional de sus deportistas.
3. Incrementar y fortalecer la cultura deportiva en Tunja: Consiste en la determinación de
oportunidades de ampliación de cobertura de los servicios de la Institución y el aseguramiento de la
permanencia de la cobertura existente.
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
La Alta Dirección del Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja - IRDET ha designado y dotado de
autoridad a un representante de la misma para gestionar, dar seguimiento, evaluar y coordinar el
Sistema de Gestión de la Calidad. El propósito de esta designación es aumentar la eficacia, eficiencia y
efectividad de la operación y la mejora del sistema.
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
El control al desempeño del sistema se realiza mediante revisiones sistemáticas teniendo como
información de entrada la exigida por las normas NTC-ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000:2004 y la
actualización de la NTCGP 1000:2009. Los resultados de las revisiones proporcionan datos a utilizar en
la planificación de la mejora del desempeño de la entidad.
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
El INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, determina y proporciona los recursos
necesarios para implementar y mantener el Sistema de Gestión de la Calidad, mejorar continuamente
su eficacia, eficiencia y efectividad y aumentar la satisfacción de sus usuarios mediante el
cumplimiento de sus requisitos. Para ello, asegura la competencia de sus servidores públicos
mediante el proceso estratégico Gestion del Talento Humano dentro del cual se contempla la
evaluación de desempeño que se aplicará al personal de Carrera Administrativa de acuerdo a la
reglamentación de la CNSC, relaciona la infraestructura y ambiente necesarios para lograr la
conformidad con los requisitos del producto en la caracterización de procesos la cual se muestra en el
Anexo del presente Manual.

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7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Los requisitos relacionados con el producto que el INSTITUTO DE RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA
– IRDET brinda a sus usuarios, son determinados por la Ley 181 de 1995 en su artículo 3, que
establece las garantías de acceso del individuo y de la comunidad al conocimiento y práctica del
deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, las cuales deben ser responsabilidad del
estado. Para asegurar la satisfacción de dichos requisitos por parte de sus clientes, INSTITUTO DE
RECREACION Y DEPORTE DE TUNJA – IRDET, tiene implementados los procesos misionales de
Fomento y Desarrollo del Deporte, Escenarios deportivos y Promocion de la Educacion Fisica y la
Recreacion cuya gestión se basa en la consideración de los resultados deseados, las etapas de cada
proceso, las actividades, los flujos, las medidas de control, las metodologías, la información y los
demás requisitos que establecen la NTC-ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000:2009.
8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
Para la medición, análisis y mejora del Sistema de Gestión de la Calidad, la entidad ha establecido un
sistema de seguimiento y monitoreo basado en los requisitos establecidos en las normas NTC-ISO
9001: 2008, NTCGP 1000:2004 y la actualización de la NTCGP 1000:2009; para tal fin. Estos requisitos
están basados en la realización de auditorias internas, medición de satisfacción de los usuarios,
medición y evaluación de los procesos y la realización de acciones preventivas y correctivas.
Los resultados de los análisis de datos de las actividades de mejora constituyen elementos de entrada
de la revisión por la Alta Dirección con el fin de proporcionar información para mejorar el desempeño
de la entidad.
Se presenta en el Anexo No. 1; adjunto bajo formato Excell, la forma como interactúan los procesos
del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto de Recreacion y Deporte de Tunja – IRDET. Para
una mejor comprensión, dicha interacción se expone en forma matricial por cada uno de los
procesos.

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