Sistema de información de compras: optimizando la gestión empresarial

1. Adquisiciones y Abastecimientos

2.  Introducción.
 Definicion de Sistema de información de compras.
 Componentes clave
 Beneficios de la implementación del SIC.
 Diagrama del proceso de compras
 Ejemplo
 Con que otros sistemas interactual el SIC
 Gestión de proveedores
 Control de inventarios
 Informes y análisis
 Marco normativo
 Empresas de éxito
 Consideraciones finales
 Conclusiones.

3.  Un sistema permite a una empresa planificar, controlar y supervisar de manera
eficiente sus procesos cualquiera que estos sean, para gestionar de forma adecuada
los recursos de que ésta dispone.
Los sistemas de información de compras tienen como objetivo principal automatizar y
mejorar la eficiencia de las siguientes con las que cuenta dicho departamento, el cual
puede estar dividido en:
 Gerencia de compras.
 Asistente administrativo
 Compras nacionales.
 Compras al extranjero o importaciones
 Compras directas o de caja chica
 Chofer
Entre otros

4.  Un "Sistema de Información de Compras" es un conjunto de procesos, herramientas y
tecnologías diseñadas para gestionar y optimizar eficazmente todas las actividades
relacionadas con la adquisición de bienes y servicios en una organización. Este
sistema permite a una empresa planificar, controlar y supervisar de manera eficiente
sus procesos de compras, desde la solicitud de compra inicial hasta la recepción de
los productos o servicios y el pago a los proveedores.
 Los sistemas de información de compras tienen como objetivo principal automatizar y
mejorar la eficiencia en general del departamento y con quines interactua.

5.  Los sistemas de información de compras tienen componentes clave que son básicos
en la gestión del departamento y que tiene que controlar y mejorar, algunos de sus
componentes son:
 Solicitudes de compra
 Aprovaciones
 Autorizaciones
 Presupuesto.
 Gestión de proveedores.
 Credito con proveedores
 Generación de o de compra
 Seguimiento a entregas
 Inventarios (en conjunto con almacén)
 Gestion de pago a proveedores

6.  La implementación de un Sistema de Información de Compras en una organización ofrece una serie
de beneficios significativos que pueden mejorar la eficiencia operativa y contribuir al éxito general de
la empresa. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:
 Mejora la eficiencia.
 Ahorro en tiempo
 Reducción de costos
 Mejor control de gastos
 Toma de decisiones informada
 Mejor gestión de proveedores
 Complimiento normativo
 Optimización del inventario
 Mayor visibilidad
 Mejora la comunicación interna
 Incrementa la transparecia.
 Adaptación a las necesidad de cambio.

8.  Las empresas de la industria retail son muy competitivas. Operan con márgenes de ganancia ajustados,
lo que dificulta la tarea para los gerentes. El departamento de compras necesita diseñar estrategias
efectivas de abastecimiento y compras para lograr escasos ahorros, aumentar el ROI y obtener más
ganancias para agregar a los ingresos generales.
Estos son generalmente los pasos en el proceso de compras en el sector retail:
• Investigar las preferencias de los clientes y el desempeño de las ventas anteriores.
• Identificación de fabricantes, productos y marcas.
• Ir “al mercado” para encontrar productos y materiales.
• Negociar con proveedores.
• Emitir órdenes de compra.
• Recepción de materias primas y bienes.
• Seguimiento del rendimiento.
• Negociaciones continuas con proveedores para mejorar las ventas y los márgenes.
El retail es el concepto que
se refiere a la venta al por
menor o comercio minorista.

9. Un sistema de compras puede integrarse con varios otros sistemas empresariales para
facilitar una gestión más completa y eficiente de las operaciones en toda la organización.
Algunas de las integraciones más comunes incluyen:
 Sistema contable
 Gestión de inventarios
 Sistema de recursos humanos
 Sistema de gestión de proyectos
 Sistema de relación con clientes (CRM)
 Sistema de gestión de calidad
 Sistema de planeación de recursos empresariales (ERP)
 Sistema de gestión de documentos
 Sistema de inteligencia de negocios (BI)
 Sistema de gestión de almacenes (EMS)
La integración de un sistema de compras con estos y otros sistemas puede variar según las
necesidades específicas de la organización, pero en general, busca optimizar la eficiencia.

10.  La gestión de los proveedores y de las compras, paralelamente con las estrategias
comerciales, son fundamentales para que los servicios y productos de su empresa
lleguen a los usuarios y clientes en los plazos establecidos.
 En este sentido, la gestión de proveedores permiten establecer relaciones
estratégicas y estandarizar acciones, que ayudan a mejorar toda la cadena de
suministro.
QUE ES?
 Es el proceso mediante el cual, una empresa compradora inicia y desarrollar
relaciones con proveedores de servicios y bienes, que requiere para ejecutar sus
operaciones diarias y cumplir con su propósito y comprende:
• Selección y contratación.
• Comunicación y administración de entregas y pagos.
• Obtención y negociación de presupuestos.
• Control del cumplimiento de las obligaciones y evaluación de desempeño.

11. El control de inventario es una acción decisiva si quieres gestionar correctamente las
existencias de tu empresa.
DEFINICIÓN: “Sistema que permite realizar una gestión de las existencias de un
almacén, tanto en la entrada, la permanencia y la salida. El objetivo final es
la optimización de los costos y conseguir que el uso de las existencias sea el mejor”.
Hoy en día, podemos destacar tres sistemas de inventarios: global, analítico y perpetuo :
Global: Incluye todas las mercancias en una sola cuenta llamada “mercancias”
Análitico: Se conoce cuanto valen todos los elementos que se incluyen en las
operaciones.
Perpetuo: Se realiza un registro y control de información de entrada y salida de
mercancias en cada momento.

12. Un sistema de información de compras proporciona una variedad de informes y análisis
que ayudan a la toma de decisiones y a la gestión eficiente de las actividades de compra
en una organización.
Estos informes y análisis suelen estar basados en los datos recopilados a lo largo del
proceso de compra. Algunos ejemplos de los tipos de informes y análisis que se pueden
generar incluyen:
Informes de o. de compra pendientes
Cumplimiento del presuspuesto
Análisis de costos de compras
Informes de rendimiento de proveedores
Informes de tiempos de entrega promedio
Análisis de volumen de compras
Informes de inventario
Análisis de tendencias de compras
Informe de rentabilidad de compras
Informe de compras por proyecto o departamento.

13. Un sistema de información de compras está sujeto a un marco normativo y ético que
rige su funcionamiento y asegura que todas las actividades relacionadas con las
compras se realicen de manera legal y ética. Los sistema de información de compras
deben cumplir con el marco normativo y ético de las compras y adquisiciones, las
cuales varian de empresa a otra y de la region geografica, estos son algunos ejemplos:
1.-Cumplimento normativo.
Leyes de competencia justa.
• Normativas fiscales y aduaneras.
• Regulaciones de importación y exportación.
• Leyes de protección al consumidor.
• Normativas de ética empresarial y anticorrupción.

14. 2.- Ética empresarial: Los profesionales de compras deben actuar de manera ética y
profesional.
3.- Transparencia: la divulgación completa de información a los proveedores y
documentación
4.- Igualdad de oportunidades: asegurar la igualdad de oportunidades para todos los
proveedores interesados en hacer negocios
5.- Protección de datos: cumplir y garantizar la seguridad y confidencialidad de la
información almacenada y compartida.
6.- Responsabilidad social corporativa: contribuye a la RSC al evaluar y seleccionar
proveedores que cumplan con estándares éticos y ambientales.
7.- Auditorias y cumplimiento: establecer procedimientos de auditoría interna y externa
para asegurarse de que el sistema de información de compras cumple con las
regulaciones y normas éticas aplicables

16. Al implementar un sistema de información de compras en una organización, es importante
tener en cuenta una serie de consideraciones clave para garantizar su efectividad y éxito,
las consideraciones más importantes son:
Objetivos claros
Seleccionar la tecnología adecuada
Capacitación al personal
Participación activa de los usuarios
Integración con otros sistemas
Políticas y procedimientos claros
Seguridad de datos
Auditorias y cumplimiento
Evaluación continua
Soporte técnico
Cultura de cumplimiento y ética.

17. Un sistema de información de compras es una parte fundamental de la gestión
empresarial que se utiliza para facilitar y optimizar el proceso de adquisición de bienes
y servicios dentro de una organización.
Este sistema tiene como objetivo principal automatizar y agilizar todas las etapas del
proceso de compra, desde la identificación de necesidades hasta la recepción y pago
de los productos o servicios adquiridos.
En resumen, un sistema de información de compras es una herramienta esencial para
gestionar de manera eficiente y efectiva el proceso de adquisición de bienes y servicios
dentro de una organización, lo que puede conducir a un mejor control de costos, una
mayor transparencia y una toma de decisiones más informada.