12 Preguntas con ejemplos acerca de la importancia del desempeño de un buen Gerente de proyectos

1. GESTIÓN DE PROYECTOS I: Control en la administración de
proyectos.
Maestría en Gerencia de Programas Sanitarios en Inocuidad de
Alimentos.
CUESTIONARIO
Las personas clave para el éxito del proyecto.
ELISA CERVANTES.
JESSICA GÓMEZ.
TUTOR: Mtra. Karla Palatto Tovar
ENERO, 2018

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1. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos para desarrollar la función de
planeación. Proporcione algunos ejemplos específicos.
El gerente de proyectos define con claridad el objetivo del proyecto y llega a un acuerdo
con el cliente sobre este objetivo. Después se encarga de comunicar este objetivo al equipo
de manera tal que debe crear una visión de lo que constituirá el logro exitoso del objetivo
(con esto asegura un plan más amplio y obtiene el compromiso del equipo para el logro del
plan). Posteriormente el gerente de proyecto revisa el plan con el cliente para obtener su
aprobación y después establece un sistema de información de la administración del
proyecto y poder comparar el progreso real con el planeado.
Ejemplos:
a) Sí se construirá un edificio, se debe establecer primeramente con cliente cuál será la
forma que este tendrá, el número de pisos, áreas exteriores, estacionamientos y
demás requisitos, los cuales deben ser notificados a cada miembro del equipo, para
que conjuntamente elaboren el plan a ejecutar y se asignen los responsables, tareas,
fondos y tiempos para el término de las actividades.
b) Se actualizará el ERP de una organización por un sistema más veloz y con mayor
capacidad de almacenamiento de datos, una vez que se han acordado con el cliente,
los módulos, licencias y funciones a desarrollar, el gerente del proyecto debe
especificar quien de los miembros debe proporcionar la capacitación técnica (este
miembro por su parte, debe definir y preparar el material, así como investigar
quienes serán los participantes, programar sus horarios y duración), quien hará la

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instalación en cada uno de los equipos, quien activará las licencias, etc. todo dentro
del periodo de tiempo acordado con el cliente. La planificación debe considerar las
actividades, recursos y responsables para el cumplimiento del objetivo.
c) Al implementar sistemas de gestión de calidad, el gerente de proyectos debe
organizar el trabajo del equipo estableciendo el plan de trabajo, y el cual incluya la
generación de documentación, el mapeo de los procesos, la capacitación, así como
la implementación en sí. Todo esto se debe dar a conocer tanto al cliente como a los
miembros del equipo como parte del plan para la cooperación y logro del objetivo,
en este caso particular sí se requiere participación activa de los usuarios y cliente.
2. Describa 10 acciones que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de realizar la
función de organización. Proporciónense ejemplos específicos.
La función de organización persigue obtener los recursos apropiados para realizar el
trabajo.
Acciones a realizar
1. Definir claramente con el cliente, el objetivo y alcance del proyecto
2. Una vez que está claro el objetivo, lo comunica al equipo de proyecto para
desarrollar el “Plan de línea base”, a partir del cual involucra la opinión de todos los
miembros y en el cual se definen el resto de los atributos (programa, tareas, recursos
y grado de incertidumbre)

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3. Posteriormente, identifica las tareas que se deben hacer en la propia empresa y
cuáles deben hacer los subcontratistas o asesores. Esto depende de la función y
experiencia de cada uno de los miembros.
4. Para las actividades dentro de la empresa, nombra líderes de grupo
5. Asigna las tareas específicas a desarrollar.
6. Para las actividades con subcontratistas, define con claridad el alcance del trabajo.
7. Negocia un contrato con cada uno de ellos (subcontratistas).
8. Asigna responsabilidades y delega actividades entre los integrantes del proyecto
comprendiendo que serán responsables del cumplimiento de éstas dentro del
presupuesto y programa asignado.
9. Aplica el método de evaluación (comparación del progreso vs lo planificado)
10. En caso de ser necesario, aplica las acciones correctivas pertinentes y
proporcionales al impacto de la desviación.
Una de las cosas más importantes para la función de organización es crear un ambiente de
trabajo en el que las personas estén altamente motivadas para trabajar juntos, esto lo puede
hacer con reconocimientos de sus capacidades y respetando sus decisiones para hacer las
tareas asignadas.
Ejemplos
a) Dentro de la construcción del edificio tal vez, se cuente con personal que realice las
actividades de albañilería, plomería y jardinería, sin embargo, será necesario
contratar a un electricista que realice la instalación eléctrica en su totalidad; éste
debe de estar en total coordinación con el resto de los líderes para evitar cambios.

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Para el resto del personal, es el gerente de proyectos quien definirá el alcance y
actividades que deberá cubrir cada uno de ellos.
b) En la actualización de un ERP, se debe identificar las habilidades y competencias
con las cuales cuenta el equipo del proyecto, si en alguna de las áreas nadie muestra
dominio, es imprescindible la contratación de un externo (mismo que debió
considerarse desde la planeación del proyecto, para no ver afectados los costos) el
gerente de proyectos debe definir claramente cuáles serán las actividades, recursos y
fondos asignados para cada uno de los responsables.
c) En el caso de la implementación de un sistema de gestión de calidad, una vez que se
cuenta con el plan de trabajo, será vital definir las autoridades y responsabilidades
que cada miembro del equipo, y usuarios deben asumir.
3. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de desarrollar la función de
control. Proporcione ejemplos específicos.
Para controlar el proyecto, el gerente de proyectos pone en marcha un sistema de
información de administración que permita seguir el progreso real y compararlo contra lo
planeado, (esto ayuda a distinguir entre diligencia y logro). Los miembros del equipo
supervisan el avance de sus tareas asignadas periódicamente y proporcionan información
sobre progresos, programa y costos; esto se complementa realizando reuniones periódicas
de revisión del proyecto.
Si el progreso real es menor a lo planificado, el gerente de proyecto debe tomar las acciones
correspondientes, el gerente tiene que intervenir y ser proactivo.

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Ejemplos:
a) Si se observa que hay atrasos en los tiempos de realización de ciertas actividades, el
gerente de proyectos debe investigar las causas, apenas se dé cuenta, para de esta
manera gestionar y reasignar responsabilidades, autoridades y si es necesario
gestionar los recursos con los que se dispone.
b) De encontrarse que uno de los contratistas no está cumpliendo con los requisitos o
la calidad de su servicio/ producto está por debajo de lo requerido, debe actuarse a
la brevedad para determinar si es posible hacer correcciones o de lo contrario
cambiar definitivamente al proveedor (buscando alguno que entre dentro de los
costos considerados inicialmente) y haciendo evaluación inicial que permita
asegurar que tiene la capacidad de cumplir los requisitos especificados.
c) Si en una empresa se ha decidido iniciar a trabajar bajo la metodología de gestión de
proyectos, será fundamental asignar a un gerente de proyectos con la competencia y
experiencia necesaria para la organización y direccionamiento de los proyectos que
se comiencen a desarrollar, deberá asumir el liderazgo y asignar a las personas
adecuadas para la ejecución de las tareas.
4. ¿Cuáles son algunas habilidades esenciales para un gerente de
proyectos efectivo? ¿Cómo se pueden desarrollar estas habilidades?
Habilidades de gerentes efectivos:
o Gran capacidad de liderazgo: para lograr resultado a través del equipo, inspirándolo
para cumplir con éxito el objetivo del proyecto, genera confianza, participación y
consulta.

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o Capacidad para desarrollar a las personas: Se compromete a que las personas del
equipo desarrollen sus capacidades sean más conocedores, tengan más experiencia,
sean más competentes, generen constante auto desarrollo.
o Excelentes habilidades de comunicación: buenos comunicadores, comunicación
efectiva y frecuente, tanto oral como escrita.
o Buen ejercicio de las relaciones interpersonales: considera importante sus relaciones
con cada miembro del proyecto fomentando conversaciones cordiales para
conocerlos por ejemplo.
o Capacidad para el manejo de estrés: debe de permanecer tranquilo ante cualquier
situación adversa que se presente y no caer en pánico, siempre permanecer
ecuánime y funcionar como un amortiguador.
o Sagacidad para solucionar problemas: esta habilidad consiste en saber detectar a
tiempo un problema o posible problema para que haya menos repercusiones, y
desarrollar una capacidad para ver una imagen global y como las soluciones pueden
afectar a otras partes del proyecto
o Destreza para administrar el tiempo: consiste en tener autodisciplina, ser capaz de
establecer prioridades y mostrar disposición a delegar.
o Inteligencia para delegar: proporcionar autoridad para tomar decisiones y acciones,
al equipo y cada miembro en específico para lograr los resultados de su área.
o Alta capacidad para la administración del cambio: con la finalidad de minimizar
cualquier repercusión negativa sobre el logro exitoso del objetivo del proyecto.
Para el desarrollo de estas habilidades se pueden llevar a cabo las siguientes
actividades: proporcionar experiencia a través de la participación en distintos tipos de

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proyectos, buscar retroalimentación acerca de su desempeño con compañeros o un
mentor, realizar una autoevaluación y aprendizaje de los errores propios, entrevistar a
gerentes que cuenten con las habilidades que quiere desarrollar en sí mismo, participar
en programas de capacitación que refuercen o mejoren sus conocimientos, así mismo
siempre será posible unirse a organizaciones que otorguen oportunidades de colaborar
con personas del sector, leer es otra actividad de mucha utilidad en el desarrollo de
habilidades, no hay nada mejor que realizar una buena investigación; finalmente,
siempre se podrá ofrecer como voluntario para acrecentar ciertas capacidades.
5. Describa por qué un gerente de proyectos necesita tener buenas habilidades de
comunicación oral y escrita.
Es muy importante debido a que una buena comunicación tanto con el quipo y con la
dirección general es indispensable para evitar confusiones o malas interpretaciones. De
forma escrita, el gerente se preocupa para que tanto la dirección como el cliente reciban los
informes de avances del proyecto. De forma oral el gerente comienza el diálogo, muestra
apertura, hace preguntas al equipo, solicita ideas y propuestas y les da seguimiento. La
comunicación del gerente de proyectos debe ser oportuna, sincera y sin ambigüedades, con
esto establece credibilidad, confianza y evita que se inicien rumores.
6. ¿Qué se quiere decir con los términos habilidades interpersonales?
Es estar preocupado e interesado por su relación con el equipo de trabajo, con cada
miembro del proyecto, aprende de los intereses personales de cada uno y busca áreas de
interés común, su interés es sincero y muestra empatía, establece conversaciones aunque

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sean breves. Desarrolla y mantiene relaciones mientras dura el proyecto y sin entrometerse
en asuntos personales.
7. ¿Cuáles son algunas de las cosas que puede hacer un gerente de proyectos para ayudar a
crear un ambiente en el que un equipo de proyectos
se sentirá motivado?
Algunas de las estrategias que se pueden llevar a cabo son: reconocimiento de los logros
del personal que conforman el equipo de trabajo, éstas, deben de ser inmediatas al logro y
delante de otros para que no se pierda la importancia e interés, puede haber también algunas
recompensas, señales de aprecio, estímulos verbales y premios, siempre mostrando interés
sincero en el trabajo de las personas.
8. ¿Qué se quiere decir con el término delegar? ¿Por qué delegar es esencial para la
administración de proyectos? Proporciónense algunos ejemplos.
Es el acto de dar autoridad al equipo y a cada miembro, para la toma de decisiones y
acciones. Esto es necesario porque un gerente no puede hacerlo todo solo, debido a que los
proyectos abarcan diversas áreas, mucho trabajo y se requiere de un equipo de proyecto,
con delegar se crean las condiciones necesarias para la cooperación y el trabajo en equipo,
potencializando las habilidades y competencias de los miembros.
Ejemplos

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a) El gerente asigna las tareas a realizar, sin embargo, no les indica como tienen que
hacerlas, confía en su equipo respaldado con una comunicación efectiva.
b) Si el gerente requiere hacer un viaje para alguna negociación, o visitar alguna
planta, proveedor, etc. será fundamental delegar en su equipo las responsabilidades
y autoridades que aseguren que el objetivo se cumpla en tiempo y forma.
c) Cuando un proyecto es muy grande y requiere que las actividades se realicen de
manera simultánea en varios sitios, es prácticamente imposible que el gerente esté
presente en los sitios, por ello, debe delegar al personal que se supervisará la
correcta ejecución de las tareas.
9. ¿Cuáles son algunas barreras a la comunicación?
Las barreras consisten en no generar una comunicación oportuna, o con ambigüedades, la
comunicación debe ser abierta y sin represalias. No se debe compartir información que no
sea clara, precisa ni oportuna.
10. ¿Por qué es importante administrar el cambio durante un proyecto?
Es importante administrar y controlar los cambios para minimizar cualquier repercusión
negativa sobre el logro exitoso del objetivo del proyecto, esto depende del momento en que
se identifique el cambio durante el proyecto. Es necesario establecer procedimientos en
relación a como se documentarán y autorizarán los cambios (comunicación). Hay cambios
como resultado de improvistos y pueden generar la terminación del proyecto, hay que evitar
estas situaciones y buscar alternativas. Es conveniente saber sobre llevar la resistencia al

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cambio de las personas y también sentir empatía por los problemas y temores generados por
estos cambios y ser paciente. Todo esto para que el proyecto no salga de control.
11. Describa algunas formas en las que un gerente de proyectos pueda hacer que un
proyecto sea más divertido y que los miembros del equipo se
sientan más comprometidos.
a) Llevando a cabo reuniones informales para que los miembros del equipo se
conozcan.
b) Fomentar la comunicación, actitud positiva y la confianza.
c) Pueden inclusive planearse reuniones de trabajo más relajadas en lugares al aire
libre, reuniones sociales.
d) Así mismo, es factible, buscar oportunidades para celebrar los éxitos
e) Es importante que los miembros del proyecto sientan agrado por su trabajo para
desarrollarlo de manera más efectiva y reforzar el positivismo y energía de los
miembros.
12. Piense en un proyecto en el que ha trabajado. Describa qué hizo el Gerente para que
aquél fuera efectivo o ineficaz.
a) Elisa Cervantes:
En una de las universidades donde laboro, en el área de gastronomía tiene algunos años en
pie el proyecto del restaurante escuela, en los primeros años con la Dirección de

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licenciatura, este proyecto rindió muchos frutos positivos, entre ellos, los alumnos estaban
motivados, tenían la dirección de un Chef especial (la directora le delegaba las decisiones,
respetando su experiencia) para dichos eventos, se manejaban fechas de apertura de
restaurantes semanales con un precio de 60 pesos por un menú de desayunos y estos eran
consumidos por otros estudiantes de diversas carreras, administrativos, docentes, padres de
familia y personal de vigilancia y transportes, mientras que el restaurante mantuvo su
objetivo como proyecto “brindar un espacio de elaboración de alimentos, montaje de
platillos, servicio al comensal, compras y promoción del eventos, para que los alumnos
adquirieran una experiencia lo más cercana al mundo profesional real”. Los involucrados
en el proyecto nos sentíamos muy contentos y motivados por el proyecto en un gran
ambiente de confianza y respeto. Lamentablemente la dirección sufrió muchos cambios y
distintas personas tomaron el puesto solo durando algunos meses, entre las consecuencias
es que se perdió el seguimiento, la comunicación y el objetivo del proyecto, manejaron el
restaurante personas ajenas al área gastronómica, y sin aviso todo el objetivo se desvaneció
transformándose en un negocio que ahora pretendía cubrir las necesidades de compra del
almacén escolar a costa del trabajo de los alumnos, y cubrir eventos particulares. El
Restaurante escuela sufrió los efectos sobre todos los involucrados y eventualmente ha
dejado de funcionar. La conclusión es que con una gerencia de proyectos efectiva con
liderazgo, comunicación y preocupación principal por los objetivos del proyecto todo es
más efectivo y funcional.
b) Jessica Gómez
Fui contratada en una empresa que se dedica al procesamiento de leches y productos
lácteos, la intención de mi ingreso era participar en el proceso de implementación de un

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sistema de seguridad alimentaria europeo, el proyecto se aceptó porque aparentemente
estaba bien planteado y con un claro objetivo, sin embargo, la gerente del mismo,
desconocía los atributos que éste requería (inversiones, actividades, alcance, programa), al
comenzar con el diseño del proyecto, se desconocían los recursos humanos necesarios,
evidentemente no había personal suficiente y no sólo eso, si no que el perfil de puesto
requerido era muy específico y requería muchas habilidades, competencias y
conocimientos, sin que hubiera mucho personal que pudiera cubrirlo, la Dirección general
estableció un año para certificar los procesos bajo dicho estándar (sin que realmente la
gerente indicara que ese periodo de tiempo no sería suficiente), así mismo, después de
trabajar 7 meses en éste, y con el ingreso de un nuevo director, éste solicitó la contratación
de un asesor externo, lo cual elevó considerablemente los fondos que se habían establecido
inicialmente. Han pasado casi dos años de esto y la empresa continúa sin certificarse en
dicho estándar y yo opté mejor por trabajar en otra empresa, donde se impulsa y promueve
la gestión exitosa de los proyectos. El desconocimiento y falta de competencia de la gerente
ha sido determinante para el fracaso de este proyecto, del cual se tenían elevadas
expectativas.