Personas clave del éxito

1. GESTION DE PROYECTOS I
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO
SUSTENTABLE
CUESTIONARIO
LAS PERSONAS LA CLAVE DE EL ÈXITO
JAVIER MAURICIO VARGAS
VIANEY ORTIZ SANTIAGO
TUTOR: KARLA PALATTO
ENERO, 2018

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1. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos para desarrollar la función de
planeación. Proporcione algunos ejemplos específicos.
La planificación, resulta importante y tiene el objetivo de definir fechas, plazos,
responsables, recursos y costos de una manera objetiva y eficiente para lograr el
cumplimiento de los objetivos definidos.
 Definición de objetivo:
Ejemplo:
La entidad del estado responsable de velar por la inocuidad en el sector primario, debe
implementar una nueva normativa referente al cumplimiento de Buenas Prácticas
Ganaderas en los predios que producen animales para consumo humano para lo cual se
define el siguiente objetivo:
Realizar visitas a predios pecuarios para la verificación de requisitos para el
cumplimiento de lo establecido en la resolución (XXXX), de acuerdo a los plazos
establecidos en la misma, con el personal y recursos asignados a nivel nacional y
seccional, apoyados en planes de trabajo o convenios para la articulación con las
entidades regionales y gremios del sector productivo.
 Acordar con el cliente sobre el objetivo
Ejemplo: Mediante reunión discutir con la Dirección Técnica de Inocuidad y Sub Gerencia
de protección Animal que son los responsables del programa, para dar claridad frente al

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objetivo, definir metas realistas, tiempos y recursos estimados para el cumplimiento exitoso
de la meta trazada.
 Comunicar objetivo al equipo y desarrollar el plan para lograr el objetivo del
proyecto, con participación del equipo:
Ejemplo: Realizar reuniones con los profesionales asignados al Grupo de Inocuidad en
Producción Primaria Pecuaria, comunicando la visión clara del objetivo y resultados
esperados, con el fin de desarrollar un plan para lograr el cumplimento del objetivo
planteado mediante una lista de actividades necesarias y definiendo una estructura de
división del trabajo.
 Revisar plan con el cliente para su aprobación
Ejemplo: revisar con la Dirección Técnica de Inocuidad y Sub Gerencia de protección
Animal el plan para su ajuste y aprobación.
 Establecer un sistema de información de la administración del proyecto (manual
y/o computarizada) y explicar al equipo el sistema de comunicación
Para el ejemplo planteado, se establece como sistema de información, reportes en Excel de
acuerdo a un formato establecido, organización y archivo (físico y digital) de los formatos
de evaluación debidamente diligenciados y firmados, igualmente las indicaciones e
instrucciones a funcionarios serán asignados a los diferentes funcionarios mediante
memorandos a través del Sistema de Administración Documental de la entidad.
 Comunicar objetivo al equipo y desarrollar el plan para lograr el objetivo del
proyecto, con participación del equipo.

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2. Describa 10 acciones que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de realizar la
función de organización. Proporciónense ejemplos específicos.
1. Establecer las actividades con el equipo
Ejemplo: realizar una matriz de responsabilidades para el proyecto, definiendo
responsabilidad y responsable de respaldo frente a cada una de las actividades.
• Coordinar visitas de campo (bases de datos de predios a visitar y logística).
• Consolidar bases de datos y sistemas de información.
• Coordinar planes de trabajo o convenios para la articulación con las entidades
regionales y gremios del sector productivo.
2. Definir tareas que se realizan con el equipo y cuales con contratista
Ejemplo:
Se tiene claramente identificado que la planta de personal de la entidad resulta insuficiente
para lograr los objetivos, para lo cual se debe contratar personal para cubrir visitas de
campo, priorizando regiones con mayores números de predios a visitar, el personal de
planta realizara la coordinación de acuerdo a la matriz de responsabilidades.
3. Obtener el compromiso del equipo y con contratistas
Ejemplo: El gerente del proyecto de implementación de la resolución XXX, ha de trabajar
junto el equipo en la planeación, organización y control del proyecto, buscando que todos
participen para lograr el compromiso con el éxito de acuerdo a los objetivos establecidos.
Creando en el equipo una visión de resultado.

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4. Definir los alcances de trabajo con el equipo y contratistas
Para las tareas que se realizarán en la propia empresa, el gerente obtiene el compromiso del
personal específico que trabajará en el proyecto. Para las tareas que realizarán
subcontratistas, el gerente del proyecto define con claridad el alcance del trabajo, las
partidas a recibir y negocia un contrato con cada uno de ellos.
5. Negociar contratos con los contratistas
Por otro lado el objeto y funciones de los contratos a profesionales externos al Instituto,
para las visitas a campo, deben ser claros frente a lo requerido a cada uno de ellos, por
supuesto se debe garantizar la adecuada capacitación frente a la norma y las funciones
establecidas en el contrato,
6. Asignar responsabilidades y Delegar autoridad al equipo y/ o contratistas
En este caso concreto, el gerente del proyecto asigna las responsabilidades y delega
autoridad a profesionales específicos en las diferentes tareas, responsabilizándolos del
logro de acuerdo al presupuesto y la función asignada. (Visitas de campo, bases de datos,
convenios y planes de trabajo, capacitación a productores)
7. De ser necesario nombrar líderes de grupos o tareas
8. Crear ambiente de motivación
9. Comunicación constante y oportuna
10. Obtener los recursos

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1. Describa lo que debe hacer el gerente de proyectos con el fin de desarrollar la
función de control. Proporcione ejemplos específicos.
 Poner en marcha el sistema de información de administración
 Reuniones periódicas de revisión
 Tomar acciones en caso de que el resultado está por debajo de lo planeado o en
caso de acontecimientos inesperado
 Obtener información y asesoría del equipo para la acción y la nueva planeación
 Identificar pronto los problemas o posibles conflictos y tomar acciones
 Ser proactivo (resolviendo problemas con oportunidad).
Ejemplos:
 Realizar evaluaciones continuas durante el proyecto para medir el cumplimiento
del programa de acuerdo a las metas establecidas (predios visitados y autorizados)
 Resolver situaciones que puedan genera un problema en el resultado del proyecto o
la interacción del equipo.
2. ¿Cuáles son algunas habilidades esenciales para un gerente de
proyectos efectivo? ¿Cómo se pueden desarrollar estas habilidades?
 Capacidad de liderazgo
 Desarrollo de las personas
 Comunicación (excelente habilidad)
 Manejo de relaciones interpersonales
 Manejo del estrés

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 Habilidad para soluciones problemas
 Destreza para administrar el tiempo
Las habilidades se desarrollan
El gerente debe propender por permitir el desarrollo de las personas, establecer una buena
comunicación, delegar, confiar y controlar los resultados, trabajar en el manejo del estrés y
armonía del equipo en la búsqueda de una buena administración del tiempo; inspirar y
motivar a las personas en el trabajo en equipo e inculcar una visión de resultados.
3. Describa por qué un gerente de proyectos necesita tener buenas habilidades de
comunicación oral y escrita.
La comunicación escrita es necesaria para establecer los acuerdos y tomas de decisiones,
entre las personas del proyecto (equipo, cliente, contratistas, alta dirección); esta
comunicación sirve como soporte para evitar malos entendidos.
Con la comunicación oral, le va a permitir una mejor interacción con las personas, lo
cual le ayudara a detectar expectativas, preocupaciones, dudas, con las personas; así
como para mantenerse al tanto del nivel de satisfacción del cliente.
La habilidad se debe de tener ya que la comunicación debe ser continua, oportuna y
sincera para crear confianza, y evitar rumores.
4. ¿Qué se quiere decir con los términos habilidades interpersonales?
Es una habilidad que básicamente se refiere a establecer relaciones con los integrantes
del equipo del proyecto, a través de conversaciones informales donde tendrá la

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oportunidad de conocer aspectos personales, interés o hobbies en común. Las
conversaciones informales se pueden llevar a cabo en momentos que coincidan, ya que
no es no es necesario agendar reuniones o citas formales. Con las conversaciones
informales el gerente de proyecto es quien inicia la plática donde hace preguntas abiertas
para obtener más información.
El beneficio que se obtiene con las relaciones interpersonales son: influir sobre los
pensamientos y acciones y facilitar la persuasión y la negociación con los integrantes del
equipo, el cliente y la alta dirección de la compañía; también le permitirá identificar
situaciones especiales que afecte el desempeño de los integrantes y en caso de que
hubiera cambios, desacuerdos o conflictos le facilitara la negociación oportuna para no
afectar el cumplimiento del objetivo del proyecto.
5. ¿Cuáles son algunas de las cosas que puede hacer un gerente de proyectos para
ayudar a crear un ambiente en el que un equipo de proyectos se sentirá motivado?
Estimulando la participación y el involucramiento de todos los miembros del equipo.
Facilitar reuniones del proyecto en forma tal que se haga participar a todas las personas en
las discusiones.
El gerente de proyectos demuestra que valora las contribuciones de cada uno de los
miembros del equipo cuando busca sus consejos y sugerencias.
Estimula a los miembros del equipo a buscar consejos entre ellos.

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Permitir que cada miembro aproveche los conocimientos y la experiencia de otros
integrantes del equipo, este enfoque crea una sensación de respaldo y mutuo respeto dentro
del equipo por los conocimientos únicos que cada persona trae al equipo.
6. ¿Qué se quiere decir con el término delegar? ¿Por qué delegar es esencial para la
administración de proyectos? Proporciónense algunos ejemplos.
Considerando lo que menciona Arrellano, delegar es una combinación de acciones, que
incluye la asignación de tareas, permitir que cada quien las lleve a cabo, dando la
responsabilidad y la autoridad para la toma de decisiones y acciones para lograr los
resultados de los objetivos del proyecto.
Es necesario delegar para asegurar el desempeño efectivo y crear las condiciones para el
trabajo del equipo con unión y cooperación.
Ejemplo:
 Al asignar tareas dar autoridad y responsabilidad, permitir la toma de decisiones en
cada una de sus actividades, dejar que cada quien desarrolle sus actividades con sus
métodos y maneras para lograr el cumplimiento del objetivo. Un ejemplo puede ser
el desarrollo de salchichas sabor mole y jalapeño, aquí el gerente da la autoridad y
la responsabilidad, al departamento de formulación para que elaboren el producto
con estos sabores, basándose en su experiencia y conocimientos.

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7. ¿Cuáles son algunas barreras a la comunicación?
Algunos de los factores que determinan barreras a la comunicación son:
Falta o ausencia de planeación
Supuestos o hechos confusos
Distorsión del contexto del mensaje y/o de la semántica
Información expresada deficientemente
Información con escucha limitada y la evaluación anticipada de la misma
Comunicación de forma impersonal
Desconfianza o temores en la comunicación
8. ¿Por qué es importante administrar el cambio durante un proyecto?
Para minimizar cualquier repercusión negativa en el logro del objetivo del proyecto, con
afectaciones en el tiempo, los costos y la calidad.
9. Describa algunas formas en las que un gerente de proyectos pueda hacer que un
proyecto sea más divertido y que los miembros del equipo se
sientan más comprometidos.
El gerente debe predicar con el ejemplo manteniendo una actitud positiva, apoyar el
equipo, impulsarlos para el logro de los objetivos, acompañar en caso de se requiera.
Hacer que ocurran las cosas, proporcionando los recursos necesarios. Evitar comentarios
negativos, no quejarse, no culpar, evitar comentarios despectivos, hacer notar que estos
son comportamiento que debe estar fuera del comportamiento del equipo.

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10. Piense en un proyecto en el que ha trabajado. Describa qué hizo el gerente para
que aquél fuera efectivo o ineficaz.
Proyecto de certificación de la planta en SQF nivel 2, por solicitud del cliente
 Se asigno un líder del proyecto y suplente
 Se cotizo, evalúo y contrato consultoría
 Se realizo una pre evaluación con la consultoría (diagnóstico)
 Se elaboro un plan de trabajo con la consultoría, con el lapso de tiempo estipulado
por el cliente
 Se asignaron responsables para atender los requerimientos del sistema en base a las
competencias de cada uno.
 Capacitación continua del equipo trabajo y personal operativo
 Se implementaron reuniones semanales con el equipo y la gerencia
 Medición semanal de avances