Introduccion a iso 30401

introducción de la norma
ISO 30401
KMS
Sistema de Gestión del Conocimiento

Los sistemas KMS
• Los sistemas KMS trabajan con información, aunque
es una disciplina que se extiende mas allá de los
sistemas informáticos.
• Las características mas importantes de un sistema
KMS pueden incluir:
1. Propósito: un KMS tiene que tener el objetivo
explicito de la gestión del conocimiento,
permitiendo la colaboración, el compartir buenas
practicas y otras ideas similares.

Los sistemas KMS
2. Contexto: Una perspectiva de los sistemas KMS es
ver que el conocimiento es información organizada
con inteligencia, acumulada e integrada en un
contexto de creación y aplicación de dicho
conocimiento.
3. Procesos: el sistema KMS es desarrollado para
soportar y permitir procesos de conocimiento
intensivo, como tareas o proyectos de creación,
construcción, identificación, captura, selección,
evaluación, acceso, recuperación y aplicación, que
es lo que constituye el llamado ciclo de vida del
conocimiento.

Los sistemas KMS
4. Participantes: Los usuarios pueden jugar roles
activos de participantes involucrados en las redes
del conocimiento y en las comunidades del
conocimiento, aunque esto no tiene porque ser
necesariamente el caso. Los sistemas KMS esta
diseñados para que el conocimiento se desarrolle
colectivamente y la distribución de dicho
conocimiento sea un proceso continuo de cambio,
reconstrucción y aplicación en diferentes contextos,
por diferentes participantes con diferentes
backgrounds y experiencias.

Los sistemas KMS
5. Instrumentos: el sistema KMS debe soportar
instrumentos de gestión del conocimiento, como la
captura, creación y compartir de aspectos
codificables de la experiencia, la creación de
directorios de conocimiento corporativos, con su
correcta clasificación, taxonomia u ontologia,
localizadores de experiencia, sistemas de gestión de
habilidades, herramientas de colaboración para
permitir conectar personas interesadas en los
mismos temas, permitiendo de esta manera la
creación de redes de conocimiento

Los sistemas KMS
• Una taxonomía es un sistema de clasificación que permite
agrupar un conjunto de elementos dentro de unas categorías
predefinidas. Estas categorías (o taxones) pueden estar
contenidas unas en otras, o relacionadas de cualquier otra
manera. Un ejemplo muy ilustrativo es la taxonomía
biológica: la ciencia que clasifica los seres vivos en reinos,
especies, … etc. Análogamente existe la taxonomía
geográfica, que clasifica los territorios en diferentes niveles
organizacionales: país, provincia, municipio… etc. En el
mundo de los medios digitales resulta básica la taxonomía
IPTC, que clasifica cualquier noticia o publicación dentro de
unos estándares, permitiendo así automatizar su intercambio.

Los sistemas KMS
• Una ontología es un modelo conceptual para
representar, almacenar e intercambiar datos. Por
ejemplo, un modelo entidad- relación que describe
la base de datos de una empresa puede ser
considerado una ontología básica. Sin embargo, hoy
en día el concepto de ontología es mucho más
amplio, y se apoya en la creciente posibilidad de
describir estándares para compartir
información entre sistemas completamente
heterogéneos. XML

Los sistemas KMS
• Una folksonomía es un sistema de clasificación
abierto y/o colaborativo basado en etiquetas (tags).
Estas etiquetas no son jerárquicas, es decir, no se
anidan unas dentro de otras. Las folksonomías son el
sistema de clasificación nativo de muchas
plataformas web que almacenan datos producidos
con la participación de miles de usuarios. Es el caso
de Wikipedia,

Los sistemas KMS
• Un KMS ofrece servicios integrados para desarrollar
instrumentos KM para una red de participantes, que
serán trabajadores activos del conocimiento
durante todo el ciclo de vida de este.

Los sistemas KMS
• Los sistemas KMS pueden ser usados para procesos
de cooperación, colaboración entre comunidades,
organizaciones virtuales, sociedades u otras redes
virtuales, para gestionar contenidos, actividades,
interactuar y generar flujos de trabajo, proyectos,
trabajos, departamentos, privilegios, roles,
participantes con el propósito de extraer y generar
nuevo conocimiento, darle valor y transferirlo,
generando nuevos servicios, usando nuevos
formatos e interfaces en diferentes canales de
comunicación.

Los sistemas KMS
• El termino KMS puede ser asociado además a los
programas Open Source y las licencias, iniciativas y
politicas Open Source Software, Open Standards,
Open Protocols and Open Knowledge

Beneficios de los sistemas KM
• Algunas de las ventajas mas destacables de los sistemas KM
son:
1. La información organizacional valiosa se comparte a través
de la estructura de la organización.
2. Podemos evitar reinventar la rueda, reduciendo trabajo
redundante reutilizando trabajo ya realizado por otros en la
misma organización.
3. Reducción de los tiempos de formación de los nuevos
empleados.
4. Retención de la propiedad Intelectual de los trabajos después
de que el empleado abandone la empresa.
Es como si el conocimiento fuera codificado.

ISO 30401
El desarrollo del estándar ISO 30401

Antecedentes 2000-2018
Norma ISO 9001 2015
7.Soporte
7.1 Recursos
7.1.6 Conocimientos organizativos
La organización debe determinar los conocimientos necesarios
para la operación de sus procesos y para lograr la
conformidad de los productos y servicios. Estos conocimientos
deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida
necesaria.
Cuando se tratan necesidades de cambio y tendencias, la
organización debe considerar sus conocimientos actuales y
determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos
adicionales necesarios.

Norma ISO 9001 2015
7.Soporte
NOTA 1: Los conocimientos organizativos pueden incluir
información como propiedad intelectual y lecciones
aprendidas.
NOTA 2: Para obtener los conocimientos requeridos, la
organización puede considerar:
a) fuentes internas (por ejemplo, aprender de los fracasos y de
proyectos de éxito, capturar conocimientos no documentados
y la experiencia de expertos en cuestiones de actualidad
dentro de la organización).
b) Fuentes externas (por ejemplo, normas, mundo académico,
conferencias, recopilación de conocimientos con clientes o
proveedores).

Norma ISO 9001 2015
7.2 Competencia
La organización debe:
a) Determinar la competencia necesaria de las
personas que realizan, bajo su control, un trabajo
que afecta a su desempeño de la calidad;
b) Asegurarse de que estas personas sean
competentes, basándose en la educación, formación
o experiencia adecuadas;

Norma ISO 9001 2015
7.2 Competencia
c) Cuando sea aplicables, tomar acciones para adquirir
la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las
acciones tomadas;
d) Conservar la información documentada apropiada,
como evidencia de la competencia.
NOTA: Las acciones aplicables pueden incluir, por
ejemplo, la formación, la tutoria o la reasignación
de las personas empleadas actualmente; o la
contratación o subcontratación de personas
competentes.

• El desarrollo del estándar de Sistema de gestión ISO
30401 comenzó en 2015 por el TC 260 Human
Resource Management , formación del WG 6
apoyado por ocho comités espejo nacionales que
incluyen Reino Unido, que contribuyó
significativamente al proyecto inicial.
• Un borrador se puso a disposición del público en un
período de seis semanas durante diciembre de 2017
y enero de 2018. Cientos de comentarios se
recibieron , identificando 270 sugerencias

• El estándar se basa en el anexo SL (normativo)
propuestos para los estándares del sistema de
gestión de ISO , sobre la norma israelí 25006 de
noviembre de 2011 y sobre la serie BSIPD7500.
• Es parte de una familia de estándares de recursos
humanos "Gestión de recursos humanos“

• ISO 30401 Es el primer Standard internacional
de Gestión de Conocimiento

Introducción ISO 30401
• La Organización Internacional para la Normalización
ISO, publicó el 31 de octubre de 2018 la norma ISO
30401:2018 – Sistemas de Gestión del Conocimiento
(requisitos).
• El propósito de esta norma ISO de sistema de gestión
para la gestión del conocimiento, es apoyar a las
organizaciones para desarrollar un sistema de
gestión que promueva eficazmente y permita la
creación de valor a través del conocimiento.

• Este documento establece requisitos y proporciona
pautas para establecer, implementar, mantener,
revisar y mejorar un sistema de gestión eficaz para la
gestión del conocimiento en las organizaciones.
Todos los requisitos de este documento son
aplicables a cualquier organización,
independientemente de su tipo o tamaño, o los
productos y servicios que proporciona.

• La Gestión del conocimiento es una disciplina
enfocada en la manera en que las organizaciones
crean y utilizan el conocimiento.
• La Gestión del conocimiento no tenia una única
definición aceptada y no existían estándares globales
anteriores a esta norma de sistema de gestión.

• La gestión del conocimiento (GC) KM ha existido
como una disciplina y una práctica organizativa
desde la década de 1990, pero todavía está afectada
por la confusión.
• Confusión sobre lo que es, confusión con la gestión
de la información y confusión sobre lo que significa
en la práctica.

• La publicación de ISO 30401: Sistemas de gestión del
conocimiento ,tiene el potencial de poner fin a esta
confusión.
• Por primera vez, tenemos un estándar acordado
internacionalmente que explica qué es KM y cómo
enfocarlo.

• Todos los interesados en la gestión del conocimiento
detectaron que existen muchas ideas contradictorias
en esta área y que no todos llaman a las cosas por el
mismo nombre, lo que hace que se caiga en falsos
mitos que, con el paso del tiempo, se convierten en
axiomas.
• El estándar vendrá a poner orden al respecto,
definiendo elementos y conceptos clave para
generar el entendimiento necesario de personas que
trabajan o quieren hacerlo en ese campo.

• ISO 30401 reconoce que existen aún algunas
barreras conocidas frente a una gestión de
conocimiento exitosa que aún deben ser superados,
muchas confusiones con otras disciplinas como la
administración de la información y muchas ideas
erróneas acerca de cómo hacer gestión del
conocimiento, por ejemplo, creer que simplemente
comprar un sistema de tecnología puede ser
suficiente para una gestión del conocimiento que
agregue valor.

• Un ejemplo será la definición del propio concepto
¿Qué es la Gestión del conocimiento?
En el marco de la nueva ISO 30401 se define como el
activo humano y organizacional que permite tomar
buenas decisiones y efectivas dentro de un
contexto.

• El estándar define el conocimiento como un activo
humano u organizativo que permite decisiones
efectivas y acciones en contexto.
• Tenga en cuenta la palabra "humano".
• El conocimiento es creado por las personas. Incluye
experiencia, conocimientos y perspectivas. Puede ser
individual, colectivo u organizativo.
• El conocimiento se puede codificar en documentos,
pero nunca se puede capturar por completo.

• Anote la palabra "contexto".
• Cada organización tiene diferentes conocimientos y
necesidades de KM.
• KM se preocupa por la forma en que las personas y
las organizaciones crean y utilizan el conocimiento
para crear valor, al hacer una diferencia en lo que
importa, como los objetivos y el desempeño.

• De ello se deduce que las organizaciones necesitan
producir sus propios objetivos, políticas y procesos
de KM.
• El estándar no hace esto por la organización : explica
cómo hacerlo, en su contexto, para satisfacer sus
propias necesidades organizativas.

• ISO 30401 es un estándar de sistemas de gestión
(MSS), escrito en la misma estructura de alto nivel
HLS que otros estándares de sistemas de gestión,
incluidos el estándar de sistemas de gestión de
calidad ISO 9001.
• “Sistemas” en el título se refiere a los sistemas de
gestión: marcos con políticas y procesos para cumplir
con sus objetivos
• La palabra "Sistemas" no se deben confundir con los
sistemas de TI.

• Hasta ahora la mayor parte de los esfuerzos se
estaban concentrando en saber qué tipos de
conocimientos teníamos, el explícito y el tácito , y
cómo guardarlos y gestionarlos, dando muchísima
importancia a los sistemas informáticos donde
debían ser introducidos.
• Nos preocupaba la caducidad de los documentos
propios del conocimiento explícito y la idoneidad de
sus soportes, y cómo hacerlos disponibles a las
personas que finalmente tienen que utilizarlos.

• En el marco de la nueva ISO 30401 lo más
importante no serán esas herramientas, sino
esencialmente la cultura necesaria para que la
identificación del conocimiento crítico, su
creación, transferencia y almacenamiento
efectivo, sean posibles.

• Para empezar el estándar ISO 30401 nos dice que el
conocimiento proviene de las personas, es
intangible y no puede gestionarse directamente
como un simple dato, y que además es aquello que
añade valor cuando aumenta la eficacia de un
objeto o proceso
• Por otro lado, el conocimiento no tiene un
recipiente único y está íntimamente relacionado
con el contexto.

• En la nueva ISO 30401 de la gestión de
conocimiento, se centra en la gestión del entorno
de trabajo y en la interrelación de las personas para
generar entendimiento compartido.
• Esto supone, desde luego, un importante cambio de
perspectiva con implicaciones tanto en las políticas
organizativas como en las herramientas.

• Cada organización debe elaborar un enfoque
de gestión del conocimiento, con respecto a
su propio negocio y entorno operativo,
reflejando sus necesidades y los resultados
deseados

• Este nuevo estándar indicará a cualquier
organización qué es lo importante y por dónde tiene
que empezar en la gestión del conocimiento.
• Permitirá también una mejora considerable de los
avances dentro de este campo, porque hará
accesible a muchos, de forma unívoca, conceptos y
procesos antes muy dispersos.
Esta va a ser finalmente la pregunta clave.
¿Para qué quieres el conocimiento ?

• La norma ISO 30401:2018 fue creada además como
una base para la auditoría, certificación, evaluación
y reconocimiento por parte de organizaciones
competentes externas.

• Al igual que la norma ISO 9001, el estándar KM
incluye requisitos con respecto a los cuales se puede
auditar una organización.
• En teoría, las organizaciones pueden someterse a
una auditoría externa ( de tercera parte) para
obtener la certificación de la norma.
• Sin embargo, esta no es la única forma en que se
puede utilizar el estándar.

• Se puede utilizar como una herramienta de mejora
empresarial, como una guía para comenzar o
mejorar el KM existente o para la auditoría interna
para verificar si una organización tiene los
componentes básicos del KM.
• En cualquier caso, no hay auditores externos
acreditados todavía! ( Diciembre de 2018)

Entonces…
• No es necesario certificar
• No hay requisitos obligatorios para la auditoría
externa.
• Puede implementarse un estándar y afirmar ser
compatible

Auditoria contra la norma
Adecuado para aquellos con KM maduros
• Auditores internos o externos.
• Entrevistar y revisar documentos.
• Buscando evidencia en contra de los requisitos
• Documentación de cumplimiento.
• Identificación de áreas de incumplimiento.

¿Por qué buscar mostrar cumplimiento?
¿Quien esta interesado?
• El equipo, ¿qué más necesitamos hacer?
• La dirección ¿qué más necesitan hacer?
• Su organización: mostrar que KM es una “disciplina
real”
• Sus clientes - para mostrarle que maneja el
conocimiento de manera responsable
• Sus clientes potenciales, por ejemplo, en las ofertas,
para mostrar que maneja el conocimiento de manera
responsable

Certificación contra la norma por un organismo
acreditado.
Por que, es posible o no es posible todavía?
• Requiere auditoría por auditores capacitados que
trabajan para un organismo de certificación
• El organismo de certificación debe estar acreditado
(por un organismo acreditador)
• Los organismos de certificación realizan la mayor
parte de su trabajo contra 4 a 8 de los más de 50
MSS.

• El estándar está escrito para organizaciones de todos
los tamaños, en todos los sectores e
independientemente de los productos o servicios
que ofrezcan las organizaciones.
• Se aplica al trabajo de proyectos y al negocio de las
organizaciones en el día a día.

Un enfoque integrado
• Durante el proceso de desarrollo de la norma ISO
30401 se adoptó la estructura de alto nivel (HLS)
• La estructura de alto nivel (HLS) se introdujo para
alinear el proceso de implementación de los sistemas
de gestión ISO para que fuera más fácil adoptar
múltiples sistemas de gestión dentro de las
organizaciones individuales.

• Conocida como la estructura de alto nivel (HLS), ISO
ha introducido una estructura común y un texto
central para todos sus estándares de sistemas de
gestión.
• El uso del pensamiento basado en el riesgo en todo
el proceso, promueve un enfoque proactivo para
identificar riesgos y aprovechar oportunidades
haciendo que la mejora continua sea sistemática.
• Esto conduce a una mejor gobernanza y toma de
decisiones y facilita la integración de múltiples
sistemas, ahorrando tiempo y dinero.

• Las organizaciones que implementen ISO 30401
como nuevos requisitos, tendrán la oportunidad de
asegurarse de que toda su organización trabaje con
los mismos objetivos comunes, lo que conduce a una
mejor colaboración y rendimiento operativo.

Anexo SL
• ¿Qué es el Anexo SL?
• El Anexo SL es un documento publicado a finales del
2012, que está teniendo gran impacto en
organizaciones, consultores, organismos de
acreditación, auditores y redactores de normas de
Sistemas de Gestión.
Es la Estructura de Alto Nivel (HSL) publicada por ISO
en el Anexo SL la que facilita la integración entre
Normas Sistemas de Gestión de ISO.

Anexo SL
• el Anexo SL aporta coherencia y compatibilidad
entre los sistemas de gestión, y simplifica en gran
medida posibles duplicidades y confusión en el
proceso de implantación de sistemas de gestión en
base a varias normas en una misma organización.
• El Anexo SL hace que las normas tengan:
1. Una estructura común (estructura de alto nivel
HSL)
2. Parte de su texto idéntico.
3. Definiciones comunes

Anexo SL
• Todas las normas sobre sistema de gestión que se
publiquen o revisen a partir de la publicación del
Anexo SL deben de hacerlo bajo esta guía, para
lograr una estructura uniforme, un marco de
sistemas de gestión genérico, que sea más fácil de
manejar y otorgue un beneficio de negocio a
aquellas empresas que cuentan con varios sistemas
de gestión integrados. Tiene un enfoque sistémico

• Tiene el propósito de alinear las diversas normas de
sistemas de gestión…

Anexo SL: Estructura de Alto Nivel
(HSL)
• Al basarse en la Estructura de Alto Nivel (HLS), las
distintas nuevas Normas ISO comparte los textos
centrales y los términos y definiciones con otras
normas de sistemas de gestión ISO revisadas
recientemente, como ISO 9001:2015 e 14001:2015
27001:2013 22000:2018 55001:2014 45001:2018
31000:2018 50001:2018 etc. . Este marco de
referencia está diseñado para facilitar la integración
de nuevos temas de gestión en los sistemas
establecidos en una organización.

Anexo SL: Estructura de Alto Nivel
(HSL)
• El desarrollo de las normas ISO de Sistema de
Gestión sigue por lo tanto la Estructura de Alto Nivel
(HSL) y cuentan con una estructura de 10 capítulos.
• Los tres primeros 1 a 3 son introductorios, mientras
que los capítulos 4 a 10 incluyen los requisitos que se
especifican para establecer, implementar, mantener
y mejorar el Sistema de Gestión.

…con capítulos idénticos, títulos y texto básico

Ventajas de Anexo SL
• Títulos y cláusulas identificas en la estructura
de alto nivel
• Vocabulario central genérico
• Facilita integración con otros sistemas de
gestión

Cláusula principal Común
X.1 Subcláusula.
Texto idéntico común y/o texto específico de la
disciplina.
X.1.1 Sub-sub-cláusula
Texto idéntico común y/o texto específico de la
disciplina

El Anexo SL Apéndice 2, enumera 22 términos y definiciones.
Dichos términos y definiciones constituyen una parte
integral del "texto común" para las normas de Sistemas
de Gestión.
ISO / 9001: 2014 enumera 69 términos y definiciones
(incluyendo los 22 indicados en el anexo SL).
La fuente de todos los términos y definiciones se indican en
ISO / 9000: 2014.
ISO / 14001: 2014 enumera 33 términos y definiciones.

Estructura ISO 30401
4.1 Comprensión de la
organización y su contexto
4.2 Comprensión de las
necesidades y expectativas de
las partes interesadas (partes
interesadas)
4.3 Determinación del
alcance del sistema de
gestión del conocimiento
4.4 Sistema de gestión del
conocimiento
4.5 Ciclo de vida del
conocimiento
4.6 Transformaciones del
conocimiento
4.7 Facilitadores de la
gestión del conocimiento
Cultura de gestión del
conocimiento
5.1 Liderazgo y
compromiso
5.2 Política
5.3 Roles
organizacionales,
responsabilidades
y autoridades
6.1 Acciones
para abordar
riesgos y
oportunidades
6.2 Objetivos de
conocimiento y
planificación
para alcanzarlos
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.3 Conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información
documentada
8.1
Planificación y
control
operacional
9.1 Seguimiento,
medición,
análisis y
evaluación
9.2 Auditoría
interna
9.3 Revisión de la
gerencia
10.1 No conformidad y
acción correctiva
10.2 Mejora continua
Anexo A El espectro de conocimiento - Límites internos del
conocimiento
Anexo B Límites entre la gestión del conocimiento y las disciplinas
adyacentes
Anexo C Cultura de gestión del conocimiento

Enfoque basado en procesos
Esta norma internacional promueve la adopción de un
enfoque basado en procesos cuando se desarrolla,
implementa y mejora la efectividad de un Sistema de
Gestión del Conocimiento.
Los requisitos específicos considerados esenciales para
la adopción de un enfoque basado en procesos se
incluyen en la cláusula 4.4. de la norma

Enfoque basado en procesos
Comprender y gestionar procesos interrelacionados
como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia
de la organización para lograr los resultados
esperados. Este enfoque permite a la organización
controlar las interrelaciones e interdependencias
entre los procesos del sistema, de modo que el
rendimiento general de la organización puede ser
mejorado. El enfoque del proceso implica la
definición y gestión sistemática de los procesos, y su
interacciones, a fin de lograr los resultados previstos
de conformidad con la política, los objetivos y los
objetivos estratégicos.

Enfocado en el Ciclo de la Mejora
Continua (PHVA).
La gestión de los procesos y el sistema en su totalidad se puede
lograr, utilizando el ciclo PDCA (PHVA) con un enfoque
general en el pensamiento basado en el riesgo dirigido a
aprovechar las oportunidades y prevenir resultados
indeseables.
La aplicación del enfoque de proceso en un Sistema de Gestión
del Conocimiento permite:
- Comprensión y coherencia en el cumplimiento de los
requisitos;
- La consideración de procesos en términos de valor agregado.
- El logro de un desempeño efectivo del proceso;
- Mejora de procesos basados en la evaluación de datos e
información.

Organización y
su contexto (4)
Necesidades y
expectativas de las
partes interesadas
relevantes (4)
Apoyo
Y operación
(7, 8)
Planifi
cacion
(6)
Liderazgo
(5)
Los resultados
esperados
Evaluación
desempeño
(9)
Mejora
(10)
Planificar Hacer
VerificarActuar
ISO 30401

Continua (PHVA).
• Basado en el Anexo SL, el diagrama muestra cómo
las cláusulas del nuevo HLS y también puede
aplicarse al ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar
(PDCA) y a su Sistema de Gestión del Conocimiento
en su conjunto.
• Esta alineación consistente en facilitar que las
organizaciones implementen múltiples estándares,
ahorrando tiempo y recursos.

Continua (PHVA).
El ciclo PHVA se puede describir brevemente de la siguiente
manera:
• Plan: establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y los
recursos necesarios para obtener resultados de acuerdo con
los requisitos y las políticas de la organización, e identificar y
abordar los riesgos y oportunidades;
• Hacer: implementar lo planeado;
• Verificar: monitorear y (cuando corresponda) medir los
procesos y los productos y servicios resultantes en relación
con las políticas, los objetivos, los requisitos y las actividades
planificadas, e informar los resultados;
• Actuar: tomar acciones para mejorar el rendimiento, según
sea necesario.

Pensamiento basado en el riesgo

El pensamiento basado en el riesgo es esencial para
lograr un Sistema de Gestión del Conocimiento
efectivo.
Para cumplir con los requisitos de esta Norma
Internacional, una organización necesita planificar e
implementar acciones para abordar los riesgos y
oportunidades. Abordar tanto los riesgos como las
oportunidades establece una base para aumentar la
efectividad del sistema de gestión, logrando mejores
resultados y evitando efectos negativos.

Pueden surgir oportunidades como resultado de una
situación favorable para lograr un resultado previsto,
por ejemplo, un conjunto de circunstancias que
permiten a la organización atraer clientes desarrollar
nuevos productos y servicios, reducir el desperdicio o
mejorar la productividad. Las acciones para abordar
las oportunidades también pueden incluir la
consideración de los riesgos asociados.

Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos
• Nota 1 a la entrada: Un efecto es una desviación respecto a
lo previsto. Puede ser positivo, negativo o ambos, y puede
abordar, crear o resultar en oportunidades y amenazas.
• Nota 2 a la entrada: Los objetivos pueden tener diferentes
aspectos y categorías, y se pueden aplicar a diferentes
niveles.
• Nota 3 a la entrada: Con frecuencia, el riesgo se expresa en
términos de fuentes de riesgo (3.4), eventos (3.5) potenciales,
sus consecuencias (3.6) y sus probabilidades (3.7).

Riesgo
“Efecto de la incertidumbre”
es el estado, incluso parcial,
de deficiencia de información
relacionada con la comprensión
o conocimiento de un evento,
su consecuencia o su probabilidad
DESVIACION
DE LO ESPERADO
Término común y definición esencial para las normas de sistemas de gestión que se proporcionan en Anexo SL de Directivas
ISO/IEC

El riesgo es el efecto de la incertidumbre y
cualquier incertidumbre de este tipo puede
tener efectos positivos o negativos. Una
desviación positiva derivada de un riesgo
puede proporcionar una oportunidad, pero no
todos los efectos positivos del riesgo dan
como resultado oportunidades.

La gestión del riesgo
• La Norma ISO 30401 : 2018 destaca que el
Sistema de Gestión del Conocimiento de la
organización considera la gestión del riesgo.
• La norma ISO 31000:2018 (Gestión del riesgo
– Principios y Guías) proporciona principios y
guías genéricas para la gestión del riesgo. Esta
norma se complementa con la ISO Guide
73:2018 Gestión del riesgo -Vocabulario.

La gestión del riesgo
ISO 30401 : 2018 no requiere evaluaciones de
riesgo según algún proceso especifico.
ISO 31000:2018 Gestión del riesgo Principios y
directrices puede ser una referencia útil para
organizaciones que desean o necesitan un
enfoque más formal del riesgo (uso no
obligatorio)

Para integrar la gestión del riesgo en
ISO 30401 : 2018, podemos seguir los
criterios de la norma ISO 31000: 2018
ISO 31000: 2018
ISO30401:2018

ISO 30401
Sistema de Gestión del
Conocimiento
Resumen de la Norma

ISO 30401
Contenidos de la norma.
• Debido a que el estándar está escrito con HLS MSS
de ISO, su estructura será familiar para los usuarios
de ISO 9001 y otros estándares MSS.
• Incluye introducción ,términos y definiciones, y
secciones con requerimientos sobre el contexto de
la organización, liderazgo, planificación, soporte,
operación, evaluación de desempeño y mejora.

ISO 30401
La introducción establece los principios de KM,
incluyendo:
• El conocimiento es intangible, complejo y creado por
personas.
• KM desbloquea el valor potencial del conocimiento
asegurándose de que tenga un impacto positivo en
las cosas que son importantes para las
organizaciones
• No existe una enfoque y resultados KM de talla única
para todas las organizaciones

ISO 30401
• KM incluye interacciones entre personas para
construir un entendimiento compartido.
• El conocimiento no se gestiona directamente: KM se
centra en el entorno de trabajo para fomentar la
creación y el uso del conocimiento.
• La cultura es un aspecto crítico del entorno laboral.

ISO 30401
La sección sobre el contexto de la organización incluye:
• Actividades de desarrollo de conocimiento que
deben ser cubiertas por KM: un desarrollo de
conocimiento para adquirir nuevos conocimientos,
aplicar los conocimientos actuales, retener los
conocimientos actuales y manejar los conocimientos
obsoletos.

ISO 30401
• Transmisión y transformación del conocimiento:
formas en que el conocimiento se crea y comparte a
través de la interacción humana, la representación
(como dirigir con el ejemplo o escribir cosas), la
combinación (como la curación y la síntesis del
conocimiento) y la internalización y el aprendizaje
(para poner el conocimiento en práctica).
• Facilitadores de la gestión del conocimiento: capital
humano, procesos de KM, tecnología, gobierno y
cultura.

ISO 30401
Tres anexos proporcionan orientación sobre:
• La gama de conocimientos y KM.
• Relaciones entre KM y otras disciplinas (incluida la
gestión de la información)
• Cultura KM

ISO 30401
Introducción
1 Alcance
2 Referencias normativas
3 Términos y definiciones

ISO 30401
4 Contexto de la organización
4.1 Comprensión de la organización y su contexto
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de
las partes interesadas (partes interesadas)
4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión
del conocimiento
4.4 Sistema de gestión del conocimiento
4.5 Desarrollo del conocimiento
4.6 Transformaciones del conocimiento
4.7 Facilitadores de la gestión del conocimiento
4.7.5 Cultura de gestión del conocimiento

ISO 30401
5 Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso
5.2 Política
5.3 Roles organizacionales, responsabilidades y
autoridades
6 Planificación
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
6.2 Objetivos de conocimiento y planificación para
alcanzarlos

ISO 30401
7 Soporte
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.3 Conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada
7.5.1 Documentación requerida
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada

ISO 30401
8 Operación
8.1 Planificación y control operacional
9 Evaluación de desempeño
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
9.2 Auditoría interna
9.3 Revisión de la gerencia

ISO 30401
10 Mejora
10.1 No conformidad y acción correctiva
Anexo A El espectro de conocimiento - Límites internos
del conocimiento
Anexo B Límites entre la gestión del conocimiento y las
disciplinas adyacentes
Anexo C Cultura de gestión del conocimiento

ISO 30401
Introducción
La intención de esta norma es establecer principios de
gestión de conocimiento sólidos.
a) Como guía para las organizaciones que buscan ser
competentes en la optimización del valor del
conocimiento de la organización.
b) Como base para evaluar y reconocer a dichas
organizaciones competentes por organismos de
auditoría reconocidos

ISO 30401
La gestión del conocimiento es importante por las
siguientes razones:
• El objetivo del trabajo es producir resultados
valiosos.
Los resultados valiosos se derivan del conocimiento
aplicado.
El conocimiento organizacional se está convirtiendo en
un diferenciador clave por la efectividad, una mayor
colaboración y la competencia.

ISO 30401
• El trabajo del conocimiento está tomando un papel
cada vez más importante en muchas sociedades.
Muchas economías aspiran a convertirse en economías
del conocimiento, donde la principal fuente de
riqueza no es el trabajo manual sino el trabajo
intelectual
En este contexto, el conocimiento se convierte en un
activo central para las organizaciones.
El Conocimiento les permite tomar decisiones efectivas
y tomar medidas efectivas, e incluso puede
convertirse en un producto comercializable por
derecho propio.

ISO 30401
• Un mayor acceso al conocimiento apoyará el
desarrollo de las personas en la organización.
A través de darles fácil acceso al conocimiento de los
demás.
• Las organizaciones ya no pueden confiar en la
difusión natural del conocimiento para mantenerse
al día con los cambios.
En su lugar, el conocimiento debe ser creado, aplicado
y reutilizado deliberadamente más rápido.
La agilidad y la velocidad de aprendizaje se están
convirtiendo en una fuente de mayor valor y ventaja
competitiva.

ISO 30401
• Organizaciones dispersas, conduciendo los mismos procesos y
entregando los mismos servicios en múltiples ubicaciones
pueden obtener una gran ventaja al compartir prácticas y
lecciones en límites organizacionales.
• El desgaste del personal en la sociedad móvil actual tiene
implicaciones para la gestión del conocimiento.
En muchas organizaciones, el conocimiento crítico se lleva a
cabo en los jefes de expertos, en riesgo de pérdida cuando se
otras organizaciones contienen muchos empleados nuevos
que pueden ser muy inteligentes, pero que carecen del
conocimiento que los empleados experimentados han
acumulado en el tiempo.

ISO 30401
Por lo tanto, muchas organizaciones están comenzando
a darse cuenta de que el conocimiento es un activo
organizativo debe gestionarse como cualquier otro
activo necesita para ser desarrollado, retenido,
compartido, adaptado y aplicado para que el
personal en todas las ubicaciones tome decisiones
efectivas y tome acciones alineadas basadas en la
experiencia del pasado y nuevas ideas en el futuro.

ISO 30401
• La gestión del conocimiento es un enfoque holístico
para mejorar el aprendizaje y la eficacia a través de
la optimización del uso del conocimiento, con el fin
de crear valor para la organización.
• La gestión del conocimiento también debe integrarse
con otras funciones organizativas, para garantizar
que el personal contribuye a la Gestión del
Conocimiento como Creadores, así como
Consumidores, del conocimiento.

ISO 30401
El viaje desde una mentalidad industrial
a una mentalidad de conocimiento
• Información fundada, analítica, individual, episódica.
• Del conocimiento fragmentado a los flujos de
conocimiento holísticos organizacionales.
• Conocimiento impulsado continuo, colaborativo, co-
creativo, innovador.

8 Principios rectores
ISO 30401
NATURALEZA DEL CONOCIMIENTO: El conocimiento es
intangible y complejo. El conocimiento se origina
principalmente a partir de la experiencia humana y las ideas.
VALOR: el conocimiento es una fuente clave de valor para que
las organizaciones alcancen sus objetivos. El valor
determinable del conocimiento está en su impacto en el
propósito organizacional, objetivos, políticas, procesos y
desempeño.
ENFOQUE: La gestión del conocimiento sirve a los objetivos,
estrategias y necesidades de la organización.
ADAPTABLE: No existe una única solución de gestión de
conocimiento que se adapte a todas las organizaciones
contextos. Las organizaciones pueden desarrollar su propio
enfoque del alcance del conocimiento.

ISO 30401
COMPRENSIÓN COMPARTIDA: Las personas crean su propio
conocimiento para su propia comprensión. Para una
comprensión compartida, la Gestión del Conocimiento debe
incluir interacciones entre personas, utilizando contenido,
procesos y tecnologías cuando sea apropiado.
MEDIO AMBIENTE: El entorno de trabajo nutre el desarrollo del
conocimiento.
CULTURA: la cultura es fundamental para la efectividad de la
Gestión del Conocimiento.
ITERATIVO: la implementación de la Gestión del Conocimiento
debe ser gradual, incorporando el aprendizaje y ciclos de
retroalimentación.

ISO 30401
¿Por qué los principios?
• Llegar a los fundamentos.
• Sin tiempo e inmutable
• Los principios incluyen cambios rápidos en las
personas, los procesos y la tecnología.
• Alineación y flujo.

ISO 30401
Límites de la gestión del conocimiento.
Los límites de la gestión del conocimiento varían en diferentes
organizaciones en relación con el negocio específico sus
necesidades, y en cuanto a la interconexión de las actividades
existentes en las organizaciones.
El apéndice A define los límites internos, considerando los
diversos estados de conocimiento como un continuo.
El Apéndice B define los límites externos, comparando la gestión
del conocimiento con las disciplinas adyacentes.
La norma tiene flexibilidad dentro del contexto, que permite el
cumplimiento de cada organización de los requisitos y su
alineación con sus características y necesidades.

ISO 30401
1 Alcance
Establece requisitos y proporciona pautas para
establecer, implementar, mantener, revisar y
mejorar un sistema de gestión eficaz para la gestión
del conocimiento en las organizaciones
Los requisitos son aplicables a cualquier organización,
independientemente de su tipo o tamaño, o los
productos y servicios que proporciona.
2 Referencias normativas
Sistema de gestión de calidad 9001: 2015.

ISO 30401
3 términos y definiciones
Organización
Persona o grupo de personas que tiene sus propias
funciones con responsabilidades, autoridades y
relaciones para alcanzar sus objetivos
Parte interesada
Persona u organización que puede afectar, verse
afectada o percibirse a sí misma como afectada por
una decisión o actividad.

ISO 30401
Requisito
Necesidad o expectativa que se declara, generalmente
implícita u obligatoria.
Sistema de gestión
conjunto de elementos interrelacionados o interactivos
de una organización para establecer políticas,
objetivos. y procesos para lograr esos objetivos.

ISO 30401
Alta dirección
Persona o grupo de personas que dirige y controla una
organización al más alto nivel.
Eficacia
Medida en qué se realizan las actividades planificadas y se
logran los resultados planificados.
Política
Intenciones y dirección de una organización ,expresado
formalmente por su alta dirección.
Objetivo
Resultado a lograr

ISO 30401
Riesgo
Efecto de la incertidumbre
Competencia
Capacidad de aplicar conocimientos y habilidades para lograr los
resultados esperados.
Información documentada
Información requerida para ser controlada y mantenida por una
organización y el medio en que está contenida.

ISO 30401
Proceso
conjunto de actividades interrelacionadas o interactivas que
transforman las entradas en resultados
Performance (rendimiento)
resultado medible
Nota 1 a la entrada: El rendimiento puede relacionarse con
resultados cuantitativos o cualitativos.
Nota 2 a la entrada: El rendimiento puede relacionarse con la
gestión de actividades, procesos ), productos (incluidos
servicios), sistemas u organizaciones
Vigilancia
determinar el estado de un sistema, un proceso o una actividad

ISO 30401
Medición
proceso para determinar un valor
Mejora continua
Actividad recurrente para mejorar el rendimiento
Conformidad
cumplimiento de un requisito
No conformidad
No cumplimiento de un requisito
Acción correctiva
Acción para eliminar la causa de una no conformidad y para
prevenir la recurrencia.
Colaboración
Un enfoque deliberado para trabajar juntos en un propósito
común acordado a través de limites.

ISO 30401
Información
Datos significativos.
Conocimiento
• Un activo humano u organizativo que permite
buenas decisiones y acciones efectivas en contexto.
“el conocimiento puede ser individual, colectivo u
organizativo"

ISO 30401
Gestión del Conocimiento
Gestión con respecto al conocimiento.
La gestión del conocimiento es una disciplina centrada
en las formas en que las organizaciones crean y
utilizan el conocimiento.
Cultura de gestión del conocimiento
Elementos de la cultura organizacional, que apoyan los
valores, comportamientos y actividades asociadas
con el sistema de gestión del conocimiento.

ISO 30401
Sistema de gestión del conocimiento
parte de un sistema de gestión con respecto al conocimiento
Trabajador del conocimiento (eliminada en la norma definitiva)
Una persona para quien el conocimiento es importante para su éxito en el
trabajo y quien usa el conocimiento en orden tomar acciones efectivas o
tomar decisiones efectivas.
Organización de aprendizaje (eliminada en la norma definitiva)
Una organización que mejora constantemente su capacidad y rendimiento de
las personas y los procesos a través de actividades de aprendizaje.
Cultura organizacional
Valores, creencias y prácticas que influyen en la conducta y el
comportamiento de personas y organizaciones.
Habilidad
Una capacidad aprendida para realizar una tarea a un estándar
especificado.

4.1 Entendiendo la organización y su contexto.
La organización debe definir los resultados esperados del
sistema de gestión del conocimiento, apoyando y
conformación de la estrategia y objetivos organizacionales.
La organización deberá determinar las brechas, cuestiones,
riesgos y oportunidades externas e internas que son
relevantes para su propósito y que afectan su capacidad para
lograr los resultados esperados de su sistema de gestión.
Los resultados esperados, tanto tangibles como intangibles,
pueden referirse a resultados de diferentes tipos.
Resultados de negocios
Resultados organizacionales
Resultados relacionados con el cliente
Resultados sociales y ambientales.

4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de
las partes interesadas
La organización determinará:
- las partes interesadas que son relevantes para el
sistema de gestión del conocimiento;
- Los requisitos pertinentes de estas partes
interesadas.
Priorizar las principales áreas y contextos en los que la
organización debe asegurarse que su conocimiento
es gestionado.

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión del
conocimiento.
La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del
Sistema de Gestión del Conocimiento para establecer su
alcance.
Al determinar este alcance, la organización deberá considerar:
- el contexto externo e interno (4.1 );
- los requisitos mencionados en (4.2) .
El alcance estará disponible como información documentada.
La organización debe tener una lista de las áreas de
conocimiento que tendrán mayor valor para la organización
y las partes interesadas, y que deberían ser priorizadas
durante en el Sistema de gestión del conocimiento.

4.4 Sistema de gestión del conocimiento.
La organización debe establecer, implementar, mantener y
mejorar continuamente el sistema de gestión de
conocimiento
Las secciones 4.4.1 - 4.4.3 incluyen requisitos, cada uno de los
cuales representa una dimensión de la gestión del
conocimiento, interdependientes entre sí.
Reconociendo e incorporando estas dimensiones dentro del
Sistema de gestión del conocimiento y su puesta en marcha a
través de un proceso de cambio gestionado facilitará la
implementación de un sistema de Gestión del Conocimiento
efectivo e integral

4.4.1 Desarrollo del conocimiento
El sistema de gestión del conocimiento de la organización
deberá incluir y demostrar los medios de la Gestión del
conocimiento a través Desarrollo del conocimiento ( ciclo de
vida en el DIS ) .
Las cuatro etapas a continuación comprenden el Desarrollo del
conocimiento
1. Adquirir nuevos conocimientos : significa proporcionar a la
organización los conocimientos que antes era desconocido
dentro de la organización.
NOTA 1 ejemplo de actividades - Creación de conocimiento;
desarrollo del conocimiento; la adquisición de conocimientos;
Adaptación del conocimiento existente a nuevas aplicaciones.

2. Aplicación del conocimiento actual : Medios para aprovechar
el conocimiento relevante actual de la Organización para
posibilitar mejores acciones y toma de decisiones.
NOTA 1 ejemplo de actividades - transferencia de conocimiento;
el intercambio de conocimientos; captura de conocimiento y
codificación; Reutilización del conocimiento

3. Retener el conocimiento actual : medios para salvaguardar la organización
de las consecuencias de pérdida de conocimiento.
NOTA 1 ejemplo de actividades- documentación del sistema; transferir el
conocimiento de los expertos que se retiran; sistema de apoyo; acuerdos
documentados
4. Gestión de conocimientos obsoleto o inválidos : medios para proteger a la
organización de cometer errores o trabajar de manera ineficiente, como
resultado del uso del conocimiento irrelevante dentro del contexto
organizacional.
NOTA 1 ejemplo de actividades - eliminación de conocimiento; curación
archivando actualización de conocimientos; reentrenamiento según los
cambios de conocimiento.

4.4.2 Transmisión y transformación del conocimiento.
La organización deberá incluir actividades y
comportamientos, apoyando los flujos de
conocimiento a través de:
• interacción humana
• Representación
• Combinación
• Internalización y aprendizaje.

El sistema organizativo de Gestión del Conocimiento incluirá
medios, actividades y comportamientos, para respaldar y
habilitar todos los diferentes tipos de transformación de
conocimiento enumerados
1. Interacción humana : El intercambio de conocimiento a través
de conversaciones e interacciones entre partes interesadas.
NOTA 1 actividades de ejemplo - Comunidad de práctica;
sesiones de lluvia de ideas; equipos colaborativos; cafés del
conocimiento; plan de sucesión; mecenazgo.

2. Externalización : hacer que el conocimiento esté disponible a
través de la registración, documentación y / o codificación.
NOTA 1 actividades de ejemplo: escribir procedimientos y guías;
capturando lecciones; registrando entrega de trabajo.
3. Curación y combinación : Síntesis, formalización,
estructuración o clasificación de conocimientos codificados.
NOTA 1 ejemplo de actividades- Clasificación y taxonomía;
etiquetado resumen y estructuración de contenidos;
refrescando el conocimiento capturado.

4. Accesibilidad e internalización: hacer que el
conocimiento sea accesible y fácil de entender y
aprender
NOTA 1 ejemplo de actividades- Búsqueda y
recuperación; “empujando” notificaciones; boletines
de noticias incorporación de empleados; e-learning

4.4.3 Facilitadores de la gestión del conocimiento. La
organización debe incluir e integrar los siguientes
elementos facilitadores:
• capital humano
• Procesos
• Tecnología e infraestructura.
• Gobernanza
• Cultura de gestión del conocimiento ( era 4.8 en el
DIS ahora es un nuevo subtitulo )

4.4.3 Facilitadores de la gestión del conocimiento.
El sistema de gestión del conocimiento organizativo deberá
incluir elementos de los cuatro facilitadores promoviendo un
sistema efectivo de Gestión del Conocimiento:
1. Capital humano : roles y Capital humano , incluidos los
usuarios del sistema y las personas con responsabilidades
definidas.
NOTA 1 ejemplos de facilitadores - Director de conocimientos;
Facilitador de la comunidad de práctica; trabajadores del
conocimiento
2. Procesos : actividades definidas de negocios y conocimiento,
procedimientos, instrucciones, métodos y indicador clave de
desempeño o indicadores de gestión (KPI de medición) que
una organización aplica
NOTA 1 ejemplos de habilitadores: descubrimiento y detección
de conocimiento; Lecciones aprendidas de los fracasos y
éxito.

3. Tecnología e infraestructura : canales digitales, espacio de
trabajo virtual y físico y otras herramientas.
NOTA 1 ejemplo de habilitadores- aplicaciones móviles; portales
los motores de búsqueda; computación en la nube; grandes
plataformas datos; espacios de trabajo colaborativos;
“Rincones del café”.
4. Gobernanza : estrategia, expectativas y medios para asegurar
que el sistema de gestión del conocimiento este trabajando
alineado (capítulos 5-10)
NOTA 1 ejemplo de habilitadores- estrategia de activos de
gestión del conocimiento; políticas; acuerdo de nivel
de servicio (SLA); Código de conducta (ética).

5 Cultura de la gestión del conocimiento
La incorporación de una cultura de gestión del conocimiento en
toda la organización es critica para una aplicación de la
gestión del conocimiento sustancial.
• Una cultura donde el conocimiento se trata como un activo
valioso para apoyar el establecimiento y la aplicación del
sistema de gestión del conocimiento dentro de la
organización. "Una cultura donde se fomentan las conexiones
y las actividades de conocimiento, y el conocimiento es
valorado y utilizado activamente ”
La organización deberá demostrar que la cultura organizacional
ha sido abordada como un medio para apoyar el sistema de
gestión del conocimiento. Ver Anexo C

5 Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso.
La alta dirección deberá demostrar liderazgo y compromiso con
respecto al Sistema de gestión conocimiento:
Fomentar los valores organizativos que aumentan la confianza
Asegurar que la política de gestión del de conocimiento y los
objetivos de conocimiento de gestión estén establecidos y
sean compatibles. con la dirección estratégica de la
organización;
Asegurar la integración de los requisitos del sistema de gestión
del conocimiento en las organizaciones. procesos de negocios
y proyectos;
Asegurar que los recursos necesarios para el sistema de gestión
del conocimiento estén disponibles;

5 Liderazgo
5.1 Liderazgo y compromiso.
Comunicar la importancia de una gestión eficaz del
conocimiento y de cumplir, o excediendo, los requisitos del
Gestionar el proceso de cambio hacia la adopción y aplicación
del sistema gestión del conocimiento.;
Asegurar que el sistema de gestión del conocimiento logre los
resultados previstos;
Dirigir y apoyar a las personas para que contribuyan a la
efectividad de la sistema de gestión del conocimiento;
Promover la mejora continua del sistema de gestión del
conocimiento;
“motivar, inspirar [y] empoderar”

5 Liderazgo
5.2 Política
La alta dirección debe establecer una política de
conocimiento que:
a) es apropiada para el propósito de la organización;
b) proporciona un marco y principios rectores para
establecer, revisar y lograr los objetivos;
c) incluye un compromiso para satisfacer los requisitos
aplicables;
d) establece expectativas para todo el personal con
respecto al uso del sistema de gestión del
conocimiento y cultivo de una cultura que valora el
conocimiento;

5 Liderazgo
5.2 Política
e) incluye un compromiso con la mejora continua del
f) gestiona el equilibrio entre el intercambio de
conocimientos y la protección del conocimiento;
g) se refiere a ISO 30401.
La política de gestión del conocimiento deberá:
• Estar disponible como información documentada;
• Ser comunicado dentro de la organización.
• Estar disponible para las partes interesadas.

5 Liderazgo
5.3 Roles organizacionales, responsabilidades y autoridades.
La alta dirección debe garantizar que las responsabilidades y
autoridades para los roles relevantes dentro del sistema de
gestión del conocimiento se asigna y comunica dentro de la
organización.
La alta dirección debe asignar la responsabilidad y la autoridad
para:
a) garantizar que el sistema de gestión del conocimiento cumple
con los requisitos
b) Asegurar el compromiso de las personas y la aplicación
efectiva de sistema gestión del conocimiento dentro de la
organización;
c) Informar sobre el desempeño del sistema de gestión
del conocimiento a la alta dirección.

6 Planificación
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades.
Al planificar el sistema de gestión del conocimiento, la
organización debe considerar las cuestiones de 4.1 y los
requisitos de 4.2 y determinan los riesgos y oportunidades
• Garantizar que el sistema de gestión del conocimiento pueda
lograr el (los) resultado (s) previsto (s);
• Prevenir, o reducir, los efectos no deseados;
• Lograr la mejora continua.
• La organización deberá planificar las acciones para enfrentar
estos riesgos y oportunidades y cómo integrar e implementar
las acciones en los procesos de su sistema de gestión del
conocimiento y evaluar la efectividad de estas.

6 Planificación
6.2 Objetivos del conocimiento y planificación para alcanzarlos.
La organización debe establecer objetivos de conocimiento en
funciones y niveles relevantes.
Los objetivos de conocimiento deberán:
a) atender las necesidades del negocio y alinearse con los
objetivos del negocio;
b) ser coherentes con la política y estrategia de conocimiento;
c) ser medible (si es posible);
d) tener en cuenta los requisitos aplicables;
e) ser monitoreado;
f) ser comunicado;
g) ser actualizado cuando corresponda.
• "negocios“ Actividades que son fundamentales para los propósitos de la existencia de la organización.

6 Planificación
6.2 Objetivos del conocimiento y planificación para
alcanzarlos.
• La organización deberá mantener información
documentada sobre los objetivos de conocimiento.
• Al planificar cómo lograr sus objetivos de
conocimiento, la organización debe determinar:
• Qué se hará
• Qué recursos serán necesarios;
• Quién será responsable;
• Cuando se completará;
• Cómo se evaluarán los resultados.

7 Soporte
7.1 Recursos
La organización debe determinar y proporcionar los
recursos (por ejemplo, financiamiento, personal,
tecnología, compromiso de gestión) necesario para
el establecimiento, implementación, mantenimiento,
medición, evaluación y mejora continua del sistema
de gestión del conocimiento.

7 Soporte
7.2 Competencia
La organización deberá:
- determinar la competencia necesaria de las personas que
realizan un trabajo bajo su control que afecta su performance
del conocimiento;
- considerar la competencia de tres tipos de trabajadores del
conocimiento:
1. Participantes que se involucran y usan el sistema de gestión
de conocimiento, como parte de completar sus tareas y
trabajo;
2. Aquellos con roles responsables dentro del sistema de
gestión del conocimiento. Roles responsables podría incluir
posiciones o roles tales como campeones de gestión del
conocimiento, líderes comunidad de práctica, o propietarios
de contenido;

7 Soporte
7.2 Competencia
3. Los responsables del diseño, entrega y mejora continua del
sistema de gestión conocimiento y asociado al apoyo de la
cultura del cambio.
- Garantizar que sean competentes sobre la base de una
educación, formación o experiencia;
- tomar medidas para que adquieran la competencia necesaria y
evaluar la efectividad. de las acciones emprendidas;
- conservar información documentada apropiada como
evidencia de competencia.
Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la provisión
de capacitación, la tutoría o la reasignación de personas
actualmente empleadas; La contratación o contratación de
personas competentes

7 Soporte
7.3 Conciencia (concientización)
Las personas que realicen trabajos bajo el control de la
organización deberán conocer:
La política de conocimiento;
Su contribución a la eficacia del sistema de gestión del
conocimiento, incluidos los beneficios de la mejora
de la performance del conocimiento;
Las implicaciones de no cumplir con los requisitos del
sistema de gestión del conocimiento.

7 Soporte
7.4 Comunicación
La organización deberá determinar las comunicaciones internas
y externas relevantes al Sistema de gestión del conocimiento,
incluyendo:
sobre lo que comunicará;
cuándo comunicar;
con quién comunicarse;
cómo comunicarse.
La comunicación servirá en todas las etapas, incluyendo: la
construcción del KMS; gestión del cambio para insertarlo; y
fomento del intercambio y uso.
La comunicación debe considerarse como un ciclo completo,
incluyendo transmisión, recepción, comprensión,
reflexión y retroalimentación.

7 Soporte
7.5.1 Documentación requerida
El sistema de gestión de conocimiento de la
organización incluirá:
a) información documentada requerida por la norma
b) Información documentada que la organización
determine como necesaria para la efectividad del

7 Soporte
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la
organización debe garantizar:
• Identificación y descripción (por ejemplo, un título,
fecha, autor o número de referencia);
• Formato (por ejemplo, idioma, versión de software,
gráficos) y medios (por ejemplo, papel, electrónico);
• Revisión y aprobación de idoneidad y adecuación.

7 Soporte
7.5.3 Control de la información documentada.
La información documentada requerida por el sistema
de gestión del conocimiento y por la norma debe ser
controlada para asegurar:
a) está disponible y es adecuado para su uso, dónde y
cuándo se necesita;
b) está adecuadamente protegida (por ejemplo, por
pérdida de confidencialidad, uso indebido, pérdida
de integridad, información, spam y otras amenazas
internas o externas).

7 Soporte
7.5.3 Control de la información documentada.
Para el control de la información documentada, la organización
debe abordar las siguientes actividades, cuando son
aplicables:
1. Distribución, acceso, recuperación y uso.
2. almacenamiento y conservación, incluida la preservación de
la legibilidad;
3. control de cambios (ej. Control de versiones);
4. Retención y disposición. La información documentada de
origen externo determinada por la organización como
necesaria para la planificación y el funcionamiento del
sistema de gestión del conocimiento se identificarán, según
corresponda.

8 Operación
8.1 Planificación y control operacional.
La organización debe planificar, implementar y controlar los
procesos necesarios para cumplir con los requisitos para
Implementar las acciones determinadas en 6.1, mediante:
• establecimiento de criterios para los procesos;
• implementar el control de los procesos de acuerdo con los
criterios;
• mantener la información documentada en la medida
necesaria para tener confianza en que los procesos se han
realizado según lo previsto.
• La organización debe controlar los cambios planificados y
revisar las consecuencias de los cambios no deseados,
• tomar medidas para mitigar cualquier efecto adversos.
• La organización debe garantizar que los procesos
subcontratados son controlados.

9 Evaluación del desempeño
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación.
La organización determinará:
• lo que necesita ser monitoreado y medido. Esto incluirá la
medida de conformidad con requisitos de esta norma y
evidencia de valor agregado para las partes interesadas
relevantes;
• los métodos de monitoreo, medición, análisis y evaluación,
según corresponda, para garantizar la validez resultados
• cuándo se realizará el monitoreo y medición;
• cuándo se analizarán y evaluarán los resultados del
seguimiento y la medición.
• La organización deberá conservar información documentada
apropiada como evidencia de los resultados.
• La organización deberá evaluar el desempeño del
conocimiento y la efectividad del sistema de gestión del
conocimiento.

9.2 Auditoria interna
La organización debe realizar auditorías internas a
intervalos planificados para proporcionar
información sobre El sistema de gestión del
conocimiento:
a) es conforme a:
• Los requisitos de la organización para su sistema de
gestión del conocimiento.
• Los requisitos de la norma
b) es efectivamente implementado y mantenido.

La organización deberá:
c) planificar, establecer, implementar y mantener un
programa (s) de auditoría que incluya la frecuencia,
los métodos, responsabilidades, requisitos de
planificación y presentación de informes, que
tendrán en cuenta la la importancia de los procesos
en cuestión y los resultados de auditorías previas;
d) definir los criterios de auditoría y el alcance de cada
auditoría;

e) seleccionar auditores y realizar auditorías para
garantizar la objetividad y la imparcialidad del
proceso de auditoría;
f) garantizar que los resultados de las auditorías se
informen a la gerencia relevante;
g) conservar información documentada como
evidencia de la implementación del programa de
auditoría y los resultados de la auditoria
Los auditores pueden provenir de la Organización o
ser externos

9.3 Revisión de la dirección
La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de
conocimiento de la organización, a intervalos
planificados,
• para asegurar su continua adecuación y eficacia.
• La revisión de la gestión incluirá la consideración de:
a) el estado de las acciones de revisiones de gestión
anteriores;
b) cambios en las cuestiones externas e internas que
son relevantes para el sistema de gestión del
conocimiento;

9.3 Revisión de la dirección
c) información sobre el desempeño del conocimiento,
incluyendo tendencias en:
• No conformidades y acciones correctivas.
• resultados de monitoreo y medición;
• resultados de la auditoría;
d) Oportunidades de mejora continua.
• Los resultados de la revisión de la gestión deberán incluir
decisiones relacionadas con la mejora continua.
• Oportunidades y cualquier necesidad de cambios en el
• La organización deberá conservar información documentada
como evidencia de los resultados de la gestión.
• opiniones

10 Mejora
10.1 No conformidad y acción correctiva.
Cuando se produce una no conformidad, la
organización deberá:
a) reaccionar ante la no conformidad y, según
corresponda:
b) tomar medidas para controlarlo y corregirlo y
aprender de él;
lidiar con las consecuencias; evaluar la necesidad de
acciones para eliminar las causas de la no
conformidad, para que no se repita u ocurra en otra
parte.

10 Mejora
revisar la no conformidad;
• determinar las causas de la no conformidad.
• determinar si existen no conformidades similares, o
podrían ocurrir;
• identificar cualquier oportunidad que pueda surgir
de la no conformidad;
c) implementar cualquier acción necesaria;
d) revisar la efectividad de cualquier acción correctiva
tomada;
e) hacer cambios en el sistema de gestión del
conocimiento, si es necesario.

10 Mejora
Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los
efectos de las no conformidades encontradas.
La organización deberá conservar información
documentada como evidencia de:
• la naturaleza de las no conformidades y las acciones
posteriores tomadas;
• los resultados de cualquier acción correctiva.

10 Mejora
La organización debe mejorar continuamente la
idoneidad, adecuación y eficacia del sistema de
gestión conocimiento.
La organización debe planificar, implementar y
controlar los procesos necesarios para garantizar la
mejora continua,
En dos aspectos:
• Beneficios previamente especificados derivados de la
• Soluciones implementadas [y] nuevas soluciones
adicionales, para los existentes y desarrollando las
necesidades de la organización.

Anexo A
El espectro de conocimiento – límites
internos del conocimiento
• El conocimiento incluye muchos tipos y formatos de
elementos. Existe en un continuo de conocimiento
codificado hasta uno completamente sin codificar.
• Es importante reconocer la diversidad de las formas
de conocimiento y el hecho de que el conocimiento
puede transformarse de una forma a otra
dependiendo del contexto y el valor que lleva.
• Uno de los objetivos de la gestión del conocimiento
es asegurarse de que las formas y las
transformaciones son coherentes con las
necesidades de la organización empresarial y ofrecen
el valor correcto.

Anexo A
• El espectro puede comenzar con el conocimiento de
que el individuo ni siquiera es consciente, a
conocimiento que conocen pero que no pueden
expresarse en palabras o símbolos (es decir, juicio o
intuición), a través del conocimiento que tienen y les
resulta difícil explicarlo. Termina, en el otro extremo
del espectro, con conocimiento documentado o
registrado (como libros de texto, archivos de
documentos) incluso el conocimiento que se ha
codificado y estructurado en reglas bien definidas
(partituras musicales, manuales, diagramas,
algoritmos de programación, etc.).

Anexo A
• La gestión del conocimiento se ocupa de las actividades
asociadas con todos los tipos de conocimiento dentro de
límites: aprovechando el conocimiento existente; creación de
nuevos conocimientos (inicialmente no codificados); y
transformación del conocimiento a lo largo de este continuo.
• La Gestión del conocimiento, entre otras actividades, tiene
como objetivo decidir dónde se ubican mejor las diferentes
áreas de conocimiento en este espectro; qué deben realizarse
actividades para comprender de manera óptima los
conocimientos, aplicarlos y / o posiblemente transferirlo
entre las partes interesadas.
• Por supuesto, esto variará dependiendo del contexto y
propósito al que el conocimiento se aplica y cómo es
interpretado y adaptado por aquellos a quienes se transfiere.

Anexo B
Límites entre la gestión del conocimiento y
los disciplinas adyacentes.
Los límites de la gestión del conocimiento pueden
explicarse comparándolo con disciplinas
relacionadas, como :
a. Gestión de la información
La gestión del conocimiento no es lo mismo que la
gestión de la información, aunque los dos son a
menudo confundidas.
La gestión del conocimiento incluye la codificación del
conocimiento y, por lo tanto, implica la creación de
información.

Anexo B
Una vez codificado el conocimiento (por ejemplo, en un
documento), está sujeto a la gestión de la
información.
Procesos como el almacenamiento y la recuperación
también son parte de la gestión del conocimiento,
donde La administración se ocupa del contenido del
conocimiento codificado y de garantizar que
respalde la buena decisiones y acciones efectivas,
adaptadas al contexto y comprensión del usuario.

Anexo B
Una gran cantidad de conocimiento disponible para
una organización no está codificada y, por lo tanto,
no está gestión de Procesos Incluso cuando el
conocimiento está codificado, nunca puede ser
capturado completamente.
La experiencia y los conocimientos, por ejemplo, están
cubiertos por el Gestión, y no por la gestión de la
información. Entonces, aunque los elementos de la
gestión de la información se utilizan en la gestión del
conocimiento, la gestión de la información por sí sola
no puede cumplir los requisitos de un sistema de

Anexo B
Gestión de datos
La gestión del conocimiento y la gestión de datos
generalmente se consideran temas separados.
Sin embargo,los aspectos de la gestión de datos que
pueden denominarse gestión del conocimiento
incluyen la combinación de datos a través de datos
vinculados, y el uso de algoritmos para extraer y
analizar datos y proporcionar nuevos percepciones

Anexo B
Inteligencia de negocios
La inteligencia empresarial está estrechamente
relacionada con la gestión del conocimiento, ya que
se trata principalmente de crear nuevos
conocimientos mediante la comprensión de datos
manipulados y agregados e información.

Anexo B
• Gestión de relaciones con clientes
• Dónde se aplican las herramientas y técnicas de
gestión de datos del cliente o información de
mercado, nos encontramos con la disciplina
complementaria de la gestión relaciones con el
cliente, que a menudo apoya la gestión del
conocimiento en las áreas de aprendizaje
organizacional y toma de decisiones. Sin embargo,
para los propósitos de este MSS, se considera como
una disciplina separada

Anexo B
• Formación / aprendizaje y desarrollo
• Tanto la gestión del conocimiento como las
disciplinas de capacitación y desarrollo permiten a
las organizaciones y los individuos comprender las
brechas entre el presente y el futuro en términos de
necesidades de conocimiento.
• Mientras que la capacitación utiliza programas de
aprendizaje para cerrar la brecha a nivel individual, la
gestión de conocimiento facilita la adquisición de
conocimientos.

Anexo B
El aprendizaje organizacional
La gestión del conocimiento y el aprendizaje organizacional
están estrechamente relacionados. Se diferencian en el
punto de partida: el punto de partida para la gestión del
conocimiento es que el conocimiento es valioso y debería ser
gestionado.
El punto de partida para el aprendizaje organizacional es que el
aprendizaje es valioso y puede gestionado a nivel individual,
grupal y organizacional. El cometido del aprendizaje
organizacional también involucra cultura organizacional y
clima que cultiva la confianza entre el personal para el
conocimiento compartido y difundido para que tenga lugar.

Anexo B
Como el aprendizaje es uno de los resultados de la
gestión del conocimiento, a menudo hay poca
diferencia entre la gestión del conocimiento y el
aprendizaje organizacional.
La gestión conocimiento puede pensarse como un
sistema de gestión a través del cual El aprendizaje
organizacional puede ser alcanzado

Anexo B
Gestión de la innovación
A menudo se considera que la gestión de la innovación
está estrechamente vinculada a la gestión del
conocimiento, o por ser un componente de la
gestión. La gestión de la innovación se ocupa de la
recogida, creación y pruebas de nuevas ideas,
procesos, productos, servicios, modelos, métodos,
etc. que dan valor. ISO 30401 aborda solo el sistema
de gestión desde el punto en el que la idea, proceso,
producto, servicio, modelo o método innovadores ha
generado conocimiento a través de iniciativas de

Anexo B
Sistemas de gestión
La Gestión del conocimiento y muchos otros sistemas de
gestión, especialmente la gestión de la calidad ISO 9001:
2015, están relacionados en que todas son disciplinas de
apoyo diseñadas para mejorar el desempeño de las
organizaciones. Estas disciplinas incluyen elementos
interdependientes para apoyar la acción en diversos aspectos
de la gestión organizativa.
Las Organizaciones que buscan implementar tales disciplinas
junto con la gestión del conocimiento debe garantizar que los
procesos estén alineados para la coherencia. La conexión
explícita de estos sistemas de gestión con la gestión del
conocimiento a menudo puede generar sinergias y algunos
procesos comunes.

Anexo C
Cultura de Gestión del Conocimiento
La cultura de gestión del conocimiento es un elemento de apoyo
de la cultura organizacional. Una cultura donde los
comportamientos de buscar, compartir, desarrollar y aplicar
el conocimiento son alentados y esperados, apoyan el
establecimiento y la aplicación del sistema de gestión del
conocimiento dentro de la organización. También hay una
dimensión personal en una cultura de Gestión del
Conocimiento, en última instancia cada individuo tiene la
responsabilidad de demostrar compromiso a través de su
propio comportamiento y interacciones Una cultura de
Gestión del Conocimiento reconoce el valor de lo individual y
del conocimiento compartido, ya que beneficia a la
organización.

ISO 30401
KMS
FIN

Introduccion a iso 30401

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