Proceso administrativo (Parte 1): planeación y organización, sus etapas, principios y fundamentos.

1. Planeación
FASE 1

2. Importancia
Se previenen las contingencias y los cambios
que pueda deparar el futuro, estableciendo las
medidas necesarias para afrontarlos.

3. Fundamentos
Establecer métodos de utilización
racional de los recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre.
Prepara a la empresa ante las
contingencias.
Mantiene una mentalidad futurista.
Establece un sistema racional.

4. Principios
Factibilidad: real, objetivo y alcanzable.
Objetividad y cuantificación: preciso,
basarse en datos reales y en razonamientos
exactos.
Flexibilidad: establecer márgenes de holgura
para adaptarse a diferentes condiciones.
Unidad: integrarse en un plan general.
Cambio de estrategias: el plan se puede
modificar por completo.

5. Tipología
Corto (-1 año)
Mediano (1- 3 años)
Largo (+3 años)
En cuanto al periodo
Estratégica (general)
Táctica (por departamento)
Operativa (individuales y detallados)
Por funciones administrativas

6. 1
Etapas
DEFINIR LOS PROPÓSITOS
2
INVESTIGAR
Básicos, porque son un fundamento para las demás etapas.
Cualitativos, porque no se expresan en términos métricos.
Permanentes, son vigentes durante el periodo de vida de la organización.
Se deben de dar a conocer a todos.
Definir el problema
Obtener información (observar, experimentar, encuestar y/o muestrear)
Determinar la hipótesis
Comprobar la hipótesis
Presentar un informe
1.
2.
3.
4.
5.

7. 3
Etapas
PLANTEAR PREMISAS (SUPOSICIONES)
4
ESTABLECER LOS OBJETIVOS (RESULTADOS ESPERADOS)
Internas o externas
Políticas
Legales
Económicas
Sociales
Técnicas
Tiempo específico
Cuantitativos
Anotados por escrito
¿Qué, cómo, dónde, quién, cuándo y porqué?

8. 5
Etapas
ESTABLECER ESTRATEGIAS (CURSOS DE ACCIÓN)
6
ESTABLECER POLÍTICAS
Buscar el mayor número de alternativas para lograr cada objetivo.
Evaluar cada alternativa considerando sus ventajas y desventajas.
Seleccionar las estrategias a usar.
1.
2.
3.
Criterios generales de ejecución y de toma de decisiones.
Facilitan la delegación de autoridad.
Evitan pérdidas de tiempo.
Establecerse por escrito.
Claras y precisas.
Revisarse periódicamente.
Flexibles.

9. Etapas
7
ELABORAR PROGRAMAS
Actividades específicas a realizar, el tiempo requerido y el personal involucrado
Orden cronológico

10. 8
Etapas
ESTABLECER PRESUPUESTOS
9
ESTABLECER PROCEDIMIENTOS
Documento formal y ordenado sistemáticamente.
Plan expresado en términos cuantitativos.
Para un periodo de tiempo específico.
Revisión constante de las cifras.
Establecer un límite.
Accesibles y fáciles de interpretar
Representación gráfica
Revisión periódica
Secuencia de las actividades establecidas, dentro se establecen métodos, los cuales
son más detallados y dicen el cómo se deben de llevar a cabo las actividades.

11. Organización
FASE 2

12. Importancia
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo costos e
incrementando la productividad.

13. F
u
n
d
a
m
e
n
t
o
s
Establecer un marco
para la operación del
grupo.
Sistematizar las
actividades y los
recursos.
Agrupar y asignar las
actividades y las
responsabilidades.
Jerarquizar.
Simplificar las
funciones.

14. Del objetivo.
Especialización.
Jerarquía.
Paridad de autoridad y responsabilidad.
Unidad de mando.
Difusión.
Amplitud o tramo de control.
Coordinación.
Continuidad.
Principios

15. Jerarquizar
Departamentalizar
Listar las funciones
Clasificarlas
Agruparlas según un orden jerárquico
Asignar actividades a cada área
Especificar las relaciones de autoridad
Establecer líneas de autoridad
Describir funciones, actividades y
obligaciones
1.
2.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
3.
Etapas
1
DIVIDIR EL TRABAJO

16. 2
Etapas
COORDINAR
Sincronizar los esfuerzos y
recursos con el fin de lograr
oportunidades, unidad, armonía y
rapidez en el desarrollo y la
consecución de los objetivos.

17. Tipología
Lineal o militar: Una sola persona toma las decisiones.
Funcional o de Taylor: Dividir el trabajo y especializar.
Lineo - funcional: Línea de autoridad y especialización.
Estaf: Apoyo de especialistas y asesores.
Comités: Asignar la responsabilidad a un grupo de personas.
Matricial: Sistema de mando múltiple o "dos jefes".

18. Técnicas
Representaciones gráficas de la estructura formal de una
organización.
ORGANIGRAMAS
Documentos detallados que contienen información acerca
de la empresa.
MANUALES
Representación gráfica que muestra la sucesión de los
pasos de los que consta un procedimiento.
DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO

19. Instrumento de comunicación administrativa, impresa
generalmente en papel, tendrá espacios en blanco para
llenar con información variable.
FORMAS
Técnicas
Se analizan los puestos que integran un departamento o
sección y lograr una mejor división de funciones y mejorar
la estructura de grupos.
CUADROS DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJOS
Se clasifican las labores que se desempeñan en una unidad
de trabajo específica y las características, los
conocimientos y las aptitudes del personal que las
desempeña.
ANÁLISIS DE PUESTO