Fundamentos de admon y gcia

FUNDAMENTOS BASICOS DE
ADMINISTRACIÓN Y
GERENCIA
CAPITULO I
CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE
ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA

DEFINICIÓN DE
CONCEPTOS BÁSICOS

Presentado y preparado por Ing.
Lourdes Raveneau de Torres 3
ADMINISTRACIÓN
 Es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que,
trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente
objetivos específicos.
 Proceso de coordinar e integrar las actividades de trabajo, de
modo que se lleven a cabo eficiente y eficazmente junto con otras
personas y por medio de ellas.
 Es el arte de planear, organizar controlar y dirigir una empresa.
 Proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los
individuos, que trabajan juntos en grupos, logren eficientemente
los objetivos seleccionados.
 Es el manejo de recursos para desarrollar un objetivo o culminar
una meta.
 Es el proceso de planificación, organización, dirección y control
del trabajo de los miembros de la organización y de usar los
recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas
establecidas.

ORGANIZACIÓN
 Es una agrupación deliberada de personas para el logro de
algún propósito específico.
 Dos personas o más que trabajan juntas, de manera
estructurada, para alcanzar una meta o una serie de metas
específicas.
 Las agrupaciones de las organizaciones comparten tres
características comunes:
Estructura
deliberada
Personas
Propósito
distintivo

PROPÓSITO DISTINTIVO
 Cada organización tiene un propósito
distintivo.
 Ese propósito se expresa en términos de
una meta o conjunto de metas que la
organización espera alcanzar.

PERSONAS
 Cada organización está formada por
personas.
 Se requieren varias personas para realizar
el trabajo necesario, a fin de que una
organización alcance sus metas.

ESTRUCTURA DELIBERADA
 Todas las organizaciones desarrollan determinada
estructura en forma deliberada, para que sus
miembros tengan la posibilidad de llevar a cabo
su trabajo.
 Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin
una delineación clara y precisa de los deberes de
cada empleado ni una adhesión estricta a
distribuciones explícitas del trabajo, o la
estructura puede ser más tradicional, con reglas
reglamentos y descripciones de puestos clara y
cuidadosamente definidos, identificando algunos
miembros como “jefes”,los cuales tienen
autoridad sobre otros miembros.

EN RESUMEN UNA
ORGANIZACIÓN SE REFIERE:
 A una entidad que tiene un propósito
distintivo, cuenta con personas o miembros
y tiene una estructura deliberada de algún
tipo.

EFICIENCIA
 Parte vital de la administración, se refiere a minimizar los costos de
los recursos empleados en la realización de las actividades.
 Capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organización: “ Hacer las cosas bien”.
 Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos
 Se refiere a la relación entre insumos y productos, cuya meta es
minimizar el costo por concepto de recursos.
 En virtud de que los gerentes trabajan con pocos recursos en materia
de insumos ( sobre todo personas, dinero y equipo), les interesa usar
en forma eficiente dichos recursos.
 Por lo tanto, la gerencia se ocupa de minimizar los costos de los
recursos. Desde esta perspectiva, la eficiencia se describe a menudo
como “hacer bien las cosas”, es decir, no desperdiciar recursos.

EFICACIA
 Consiste en lograr que las actividades se lleven a
cabo, es decir, que se alcancen las metas.
 Es el cumplimiento de objetivos.
 Capacidad para determinar los objetivos apropiados:
“hacer lo que se debe hacer”.
 Cuando los gerentes alcanzan las metas de la
organización se dice que son eficaces.
 La eficacia se describe amenudo como “hacer lo que
es apropiado”, es decir las actividades de trabajo que
ayudan a la organización a alcanzar sus metas.

EFICIENCIA Y EFICACIA EN
ADMINISTRACIÓN
 La eficiencia se enfoca en los medios para lograr que
se hagan las cosas,la eficacia se enfoca en los fines,
es decir, el logro de las metas de la organización, tal
como lo describe la siguiente figura.
Uso de recursosUso de recursos Logro de metasLogro de metas
Eficiencia ( medios)Eficiencia ( medios) Eficacia (fines)Eficacia (fines)
Desperdicio altoDesperdicio alto Desperdicio bajoDesperdicio bajo Logros altosLogros altos Logros bajosLogros bajos
La gerencia se esfuerza por:La gerencia se esfuerza por:
desperdicio bajo de recursos ( alta eficiencia)desperdicio bajo de recursos ( alta eficiencia)
Logro alto de metas (alta eficacia)Logro alto de metas (alta eficacia)

GERENTE
 Definición.
 Es un miembro de una organización que integra y coordina el trabajo
de otros.
 Persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las
organizaciones para alcanzar sus metas.
 Roles, funciones y tareas:
 Los gerentes realizan funciones administrativas que son actividades de
trabajo de los gerentes que consisten en la planificación, la
organización , la dirección y el control.
 Las funciones que realizan los gerentes las hacen desde la perspectiva
de un proceso administrativo que es el conjunto de decisiones y
actividades de trabajo que realizan en forma continua al planificar,
organizar , dirigir y controlar.
 Los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan por medio de
una serie de decisiones y actividades de trabajo que realizann sobre la
marchay en forma continua.
 Según Henry Minstzberg, la mejor forma de describir lo que hacen los
gerentes consiste en observar los roles que éstos desempeñan en su
trabajo.

ROLES DE LA
ADMINISTRACIÓN DE LOS
GERENTES
 Mintzberg descubrió que los gerentes dedicaban
un gran número de actividades muy variadas, que
no mostraban pautas definidas y eran de corta
duración.
 Mintzberg concluyó que los gerentes desempeñan
10 roles diferentes, y los clasificó en la
expresión de roles administrativos que se refiere a
ciertas categorías específicas del comportamiento
administrativo de los gerentes.

ROLES ADMINISTRATIVOS
DE MITZBERG
ROLES DESCRIPCIÓN EJEMPLOS
INTERPERSONAL
Figura destacada
Líder
Enlace
Roles en los que intervienen
actividades de figura destacada,
de líder y de enlace.
Jefe simbólico; está obligado a
realizar varios deberes de rutina
de carácter jurídico o social
Responsable de la motivación y
activación de sus subordinados,
responsable de formación de
personal, capacitación y deberes
conexos
Mantiene una red de contactos e
informadores externos,
desarrollada por sí mismo, que le
proveen favores e información
Saludar a los visitantes; firmar
documentos legales.
Realizar prácticamente todas las
actividades que involucran a
subordinados
Responder correspondencia;
realizar trabajo externo;
desarrollar otras actividades en
las que intervienen personas
ajenas.

ROLES ADMINISTRATIVOS DE
MINTZBERG
DE
INFORMACIÓN
Monitor
Divulgador
Portavoz
Roles que incluyen las actividades de monitor,
divulgador y portavoz. Recibir, recabar y
divulgar información.
Busca y recibe información especial muy
variada, para adquirir una comprensión profunda
de la oganización y el ambiente; se perfila como
el centro nervioso de información interna y
externa sobre la organización.
Transmite a los miembros de la organización
información recibida de fuera de la misma o de
subordinados; parte de la información es factual
y otra parte implica la interpretación e
integración de diversas posiciones de valor de
factores de influencia organizacional
Transmite información hacia el exterior de la
organización sobre los planes de ésta, las
políticas, las acciones, los resultados, etc., hace
las veces de experto en la industria; a la que
pertenece la organización.
Lectura de publicaciones
periódicos e informes; mantener
contactos personales
Realizar reuniones informativas;
hacer llamadas telefónicas para
transmitir información
Realizar reuniones del consejo
directivo, proveer información a
los medio.

ROLES ADMINISTRATIVOS DE
MINTZBERG
DE DECISIÓN
Empresario
Controlador de
perturbaciones
Asignador de
recursos
Negociador
Roles entre los que figuran los de empresario,
controlador de perturbaciones, asignador de
recursos y negociador
Busca oportunidades en la organización y su
ambiente, e inicia “proyectos de mejoramiento”
para introducir cambios; supervisa el diseño de
ciertos proyectos
Responsable de aplicar medidas correctivas
cuando las organización enfrenta perturbaciones
importantes e inesperadas
Responsable de la asignación de recursos
organizacionales de todo tipo; se ocupa de tomar
o aprobar todas las decisiones importantes de la
organización
Responsable de representar a la organización en
negociaciones importantes
Organizar sesiones de estrategia y
revisión para el desarrollo de
nuevos programas
Organizar sesiones de estrategia y
revisión en relación con
perturbaciones y crisis
Elaborar programas; solicitar
autorización; realizar cualquier
actividad en la cual intervengan
actividades de elaboración de
presupuestos y la programación del
trabajo de los subordinados
Participar en negociaciones
contractuales con sindicatos

HABILIDADES
ADMINISTRATIVAS
 Los gerentes necesitan ciertas habilidades para realizar
los deberes y actividades al hecho de ser gerentes.
 Robert L. Katz, descubrió que los gerentes necesitan tres
tipos esenciales de habilidades o capacidades a saber:
 Habilidades técnicas
 Habilidades humanas
 Habilidades conceptuales
 La importancia relativa de esas habilidades varía según el
nivel que ocupe el gerente en la organización.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS
 HABILIDADES TÉCNICAS
 Son habilidades que engloban el conocimiento y dominio de una
determinada especialidad.
 Habilidad para usar procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo
especializado.
 HABILIDADES HUMANAS
 Capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual
como en grupo.
 Habilidad para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sean personas o
grupos.
 HABILIDADES CONCEPTUALES
 Capacidad de pensar y conceptualizar sobre situaciones abstractas,
contemplar la organización como un todo y las relaciones entre sus diversas
subunidades, y visualizar la forma en la que la organización encaja en su
ambiente.
 Habilidad para coordinar e integrar todos los intereses y las actividades de
una organización.

TIPOS DE GERENTES SEGÚN LOS
NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN
 Gerentes de primera línea
 Gerentes que sólo son responsables del trabajo de
los empleados de operaciones y que no supervisan
a otros gerentes; representan el nivel “ primero” o
más bajo de gerentes en la jerarquía de una
organización.
 Con frecuencia los gerentes de primera línea
reciben el nombre de “supervisores”
 Presentan habilidad técnica.


 Gerentes de Nivel Medio
 Gerentes en los rangos medios de la jerarquía de
la organización, son responsables de otros
gerentes y, en ocasiones de algunos empleados de
operaciones; a su vez, dependen de gerentes de
nivel más alto.
 Pueden tener diversos titulos como : Jefe de
departamento, líder de proyecto, gerente de
planta, jefe de unidad, decano, obispo, gerente de
división.
 Presentan habilidades humanas.

 Gerentes de Alto nivel
 Gerentes responsables de la administración
general de la organización; establecen políticas
operativas y guían la interactuación de la
organización y su entorno
 Estas personas reciben el nombre de ejecutivos
 Algunos cargos típicos de la alta gerencia son :
 Director general ejecutivo
 Director
 Subdirector
 Presentan habilidades conceptuales.

HABILIDADES SELECCIONADAS
DE LOS GERENTES EFICACES
GERENTESGERENTES
EFICACESEFICACES
TrabajarTrabajar
bien en gruposbien en grupos
EstablecimientoEstablecimiento
de metasde metasAdministraciónAdministración
de conflictosde conflictos
ResoluciónResolución
de problemasde problemas
HabilidadesHabilidades
InterpersonalesInterpersonales ComunicaciónComunicación
VerbalVerbal AdministraciónAdministración
del tiempodel tiempo

FUNCIONES BÁSICAS DE
LA ADMINISTRACIÓN
 El proceso administrativo representa las funciones
continuas de las actividades primarias en las cuales
participan los gerentes.
 Las funciones administrativas son actividades de trabajo
de los gerentes.
 Dichas funciones son:
 Planeación
 Organización
 Integración de Personal
 Dirección y
 Control

PLANEACIÓN
 Incluye la definición de metas, el establecimiento
de una estrategia y el desarrollo de planes para
coordinar las actividades.
 Implica selección de misiones, objetivos y las
acciones para lograrlos.
 Requiere tomar decisiones, escoger cursos futuros
de acción entre alternativas, que debe de seguir
una compañía y c/departamento de ella.

ORGANIZACIÓN
 Determinación de qué tareas es necesario llevar a
cabo, quién las realizará, cómo deben agruparse
las tareas, quién rendirá cuentas a quién y dónde
se deberán tomar las decisiones.
 Parte de la administración que comprende el
establecimiento de una estructura intencional de
roles para las personas de una empresa.
 Comprende agrupar actividades necesarias para
alcanzar ciertos objetivos y coordinar las
actividades de la empresa.

INTEGRACIÓN DE
PERSONAL
 Implica llenar los puestos de la estructura
organizacional y mantenerlos ocupados.
 Determina los requerimientos de trabajo que se ha
de realizar e influye el inventario, evaluación y
selección de candidatos para el puesto;
remuneración y entrenamiento o desarrollar de
otra manera tanto a los candidatos como a los
titulares del puesto para realizar sus tareas de
modo eficaz y eficiente.

DIRECCIÓN
 Incluye motivar a los subordinados, dirigir a otras
personas, seleccionar los canales de
comunicación más eficaces y resolver conflictos.
 Consiste en influir en los seres humanos para que
contribuyan a la obtención de las metas de la
organización y del grupo.
 Es comprensible que la dirección implique
motivación, estilos y enfoques de liderazgos y
comunicación.

CONTROL
 Vigilar actividades para asegurarse de que se realicen de
conformidad con lo planeado y para corregir cualquier
desviación significativa.
 Es la medición y corrección de las actividades de los
subordinados con el fin de asegurarse de que los hechos
se ajusten a los planes.
 Las actividades de control se relacionan con la medición
del logro.
 El proceso de control básico incluye tres etapas:
 Establecer estándares
 Medir el desempeño con estos estándares y
 Corregir las variaciones con respecto a los estándares y los
planes

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