Este documento describe un proyecto para optimizar los tiempos de respuesta en los trámites de Registros Presupuestales en la Secretaría de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de Medellín mediante la aplicación de la filosofía Lean Manufacturing. Actualmente, el trámite requiere la revisión y firma de 8 personas y busca reducir desperdicios y tiempos a través de mejorar el flujo de información y separar procesos innecesarios. El cronograma propone diversas actividades a lo largo de diciembre para

1. Corporación Universitaria J. Emilio Valderrama
Optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros Presupuestales en
la Secretaria de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de Medellín
Elliot F. Ramírez G.
CC. 1039448190
Lucas García Arboleda
CC. 1037579906

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Este trabajo será publicado bajo el siguiente título y link:
WELEAN – UNISABANETA- Como optimizar los tiempos de respuesta en el
trámite de Registros Presupuestales en la Secretaria de Inclusión Social y Familia
de la Alcaldía de Medellín
09 Diciembre de 2015

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Contenido
Antecedentes de la Empresa...................................................................................................... 4
Antecedentes del problema....................................................................................................... 6
Definición del reto..................................................................................................................... 7
Justificación.............................................................................................................................. 8
Cronograma.............................................................................................................................. 9
Bibliografía...............................................................................................................................10

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Optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros Presupuestales en
la Secretaria de Inclusión Social y Familia de la Alcaldía de Medellín
¿Cómo optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros
presupuestales en la Secretaria de Inclusión Social de la Alcaldía de Medellín?
Antecedentes de la Empresa
La Secretaría de Inclusión Social y Familia es una dependencia del nivel central que
tiene como responsabilidad: ser la instancia municipal a partir de la cual se lidera la
formulación, articulación, coordinación e implementación, estrategias y políticas
sociales, tendientes a la promoción, protección, restitución y garantía de los
derechos de los diferentes grupos poblacionales, para el mejoramiento de la calidad
de vida.
Estructura administrativa
1. Despacho de la Secretaría de Inclusión Social y Familia.
1.1 Subsecretaría Técnica de Inclusión Social.
1.2 Subsecretaría de Grupos Poblacionales.
Para poder ahondar un poco en la problemática presentada de optimizar los tiempos
de respuesta en los trámites de Registros Presupuestales de ahora en adelante RP
se debe conocer uno de los puntos en los cuales las 2 subsecretarias conversan, a
continuación se presentan:

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La Subsecretaría Técnica de tendrá la siguiente función:
 Orientar y apoyar el desarrollo de planes, programas y proyectos para la
optimización de los recursos humanos, técnicos, tecnológicos y financieros
en aras del cumplimiento de los objetivos misionales de la Secretaría.
 Coordinar la supervisión de los procesos de contratación de la Secretaría,
aplicando la normatividad vigente que asegure el logro de los objetivos
misionales propuestos y el manejo eficiente de los recursos.
La Subsecretaría de Grupos Poblacionales tendrá la siguiente función:
 Articular y coordinar con entidades de carácter público y privado la gestión
intersectorial e Interinstitucional en la ejecución de programas y proyectos
sociales dirigidos a la promoción, prevención, mitigación y superación del
riesgo social de los grupos poblacionales.

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Antecedentes del problema
Para la ejecución de programas la Subsecretaría de Grupos Poblacionales debe
realizar trámites de contratación y tramites financieros los cuales se deben realizar
y presentar a la Subsecretaría Técnica para que realicen revisión y ajustes para
luego tramitar el RP.
Para realizar un trámite de RP se debe diligenciar un formato de registro
presupuestal el cual va firmado por 6 personas y revisado adicionalmente por 2
personas en un total de 8.

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Definición del reto
A través de la filosofía de Lean Manufacturing, se busca optimizarlos tiempos de
respuesta en los tramites de RP, buscando con esto una mejor productividad y
eficiencia.
El reto está en definir claramente el flujo de información y cuales procesos se deben
separar pues estos no aportan en el sistema con el método de las 5S.
El despacho está convencido de los beneficios de la metodología y poder contar
con liderazgo, motivación, y con el ejemplo que demuestre a los empleados públicos
el compromiso y la seriedad de la actividad, esto será una ayuda importante para la
implementación y aplicación de LEAN MANUFACTURING.

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Justificación
Lean Manufacturing es “una filosofía /sistema de gestión sobre cómo operar un
negocio”, permitiendo reducir el tiempo entre el pedido del cliente y el envío del
producto, mejorando la calidad y reduciendo los costos.
El objetivo de Lean es desarrollar una cultura hacia una organización más eficiente
mediante unos cambios en los procesos del negocio con el fin de incrementar la
velocidad de respuesta por medio de reducción de desperdicios, costes y tiempos.
Por lo cual aplica perfectamente para el caso de la Secretaria de Inclusión Social y
Familia que busca optimizar los tiempos de respuesta en el trámite de Registros
Presupuestales

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Cronograma
No Actividad
Tiempo
Diciembre Responsable
7 8 9 10 11 12
1 DefiniciónProblema Lucas García
ElliotRamírez
2 DiseñoAvance 1: Deteccióndel problema Lucas García
ElliotRamírez
3 Entregapor vía mail Avance 1 Lucas García
4 RevisiónBibliográfica Lucas García
5 ElaboraciónFinal del proyecto Lucas García
ElliotRamírez
6. Entregafinal Lucas García
ElliotRamírez

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Bibliografía
Publicación WEB
 https://www.medellin.gov.co/irj/portal/ciudadanos?NavigationTarget=navurl:/
/ba4fdd470236ebeda280448234b82e67
Publicación WEB
 http://www.leansolutions.co/conceptos/lean-manufacturing/
Publicación WEB
 http://www.caletec.com/consultoria/lean/