8.. planeacion de eventos

CENTRO NACIONAL DE APRENDIZAJE
ORGANIZACIÓN DE EVENTO CULTURAL
PRESENTADO POR:
Angie Noralia Ascencio Trujillo
Leidy Johana Ordoñez Méndez
Yackeline Ramírez Gonzales
Luisa Fernanda Vieda Villegas
Eliana Alexandra Sepúlveda Sepúlveda
Dayanna Maryeth Amezquita Villanueva
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA
TECNOLOGO GESTIÒN EMPRESARIAL
GARZÒN – HUILA
2017

ORGANIZACIÓN DE EVENTO CULTURAL
PRESENTADO POR:
Angie Noralia Ascencio Trujillo
Leidy Johana Ordoñez Méndez
Yackeline Ramírez Gonzales
Luisa Fernanda Vieda Villegas
Eliana Alexandra Sepúlveda Sepúlveda
Dayanna Maryeth Amezquita Villanueva
PRESENTADO A:
Rafael Ignacio Gamboa Manosalva
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA
TECNOLOGO GESTIÒN EMPRESARIAL
GARZÒN – HUILA
2017

Contenido
1) CREACION DE COMITES Y RESPONSABILIDADES: ................................................. 4
2) ITINERARIO (Agenda del evento) ................................................................................. 4
3) RECURSOS DEL EVENTO:........................................................................................... 5
4) DISERTANTES................................................................................................................ 6
Invitados: ............................................................................................................................. 6
5) MARKETING DEL EVENTO ........................................................................................... 6
6) LOGISTICA...................................................................................................................... 6
7) ESTRUCTURA................................................................................................................ 7
8) FECHA DE REALIZACION DEL EVENTO .....................................................................7
9) SESIÓN DEL EVENTO ..................................................................................................7
10) LUGAR QUE SE DESTINARA AL EVENTO .............................................................. 7
11) CLAUSURA DEL EVENTO ........................................................................................ 7
12) POST- PRODUCION DEL EVENTO........................................................................... 7
13) Anexos ......................................................................................................................... 7
14) LINK ............................................................................................................................. 8
15) FOLLETO..................................................................................................................... 8
16) RUTA EVACUACION Y CROQUIZ........................................................................... 10
17) PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO ............................................................. 11
18) REGISTRO DE ASISTENCIA.................................................................................... 12
19) CUÑA RADIAL:.......................................................................................................... 13
20) IMAGEN DEL SUBENIR:........................................................................................... 13
21) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES......................................................................... 14
22) COMITÉ DE BIENVENIDA ........................................................................................ 15
FUNCIÒN .......................................................................................................................... 15
COMO LO HACE............................................................................................................... 15
CUANTAS PERSONAS CONFORMA EL COMITÉ DE BIENVENIDA............................ 15
23) COMITÉ DE LOGISTICA........................................................................................... 18
24) COMITÉ DE PRESUPUESTO................................................................................... 20
Responsabilidad................................................................................................................ 20
25) COMITÉ TÉCNICO Y DE COMUNICACIONES ....................................................... 23

26) COMITÉ DE SEGURIDAD ........................................................................................ 24
27. INVITACIÓN AL EVENTO ......................................................................................... 24
28. CONVOCATORIA REUNIÓN POS EVENTO........................................................................ 25
29. ACTA DE REUNIÓN POS EVENTO.................................................................................... 26
1) CREACION DE COMITES Y RESPONSABILIDADES:
 Comité de bienvenida: Leidy Jojana Ordoñez.
 Comité de logística: Luisa Fernanda Vieda V.
 Comité financiero: Yackeline Ramírez
 Comité técnico: Angie Noralia Ascencio
Eliana Alexandra Sepúlveda
 Comité de promoción y relaciones públicas: Dayanna Amezquita
2) ITINERARIO (Agenda del evento)
HORA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
10.00 am INICIO
Recibimiento de los
invitados
(comité logística)
Serán recibidos cordialmente y
se les obsequiara un suvenir
acompañado del folleto con
información del evento.
10:15 am Saludo de bienvenida a los
invitados y lectura de la
agenda.
(presentador)
Se realizara la bienvenida y
agradecimiento por participar en
el desarrollo del evento.
10:25 am Palabras de la empresaria;
Sonia Chaverra Perea.
Se realizara una breve reseña
histórica de su empresa y como
ha sido el progreso que ha
tenido.
11:00 am Repartición de Pasabocas Repartición de los pasabocas por
parte del comité de (logística)
11:20 am Palabras de la chef.
(Marisol Chaverra)
Explicación de las tres comidas
a exponer en el evento.

11:50 am Exposición de los los platos A través de la degustación de los
platos representando lo
anteriormente expuesto.
11:50 Arroz con coco
12:20 Aborrajado de pescado
12:50 Pescado frito
1:20 pm RECESO Pausa activa.
1:40 pm
Opiniones y sugerencias
sobre los platos
Espacio donde los invitados
pueden dar su punto de vista u
opinión sobre los productos.
2:10 pm Repartición de cocteles Se hará la degustación de uno
de los principales cocteles que
ofrece el restaurante Sabor
Pacifico.
2:30 pm Palabras de agradecimiento Palabras de agradecimiento por
parte del empresario
2:45 pm Cierre del evento Despedida de los asistentes por
parte del presentador.
3:00 pm Fin Fin
3) RECURSOS DEL EVENTO:
MATERIALES DE EVENTO CANT.
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
INSTALACIONES DEL RESTAURANTE
Tipo aula y cocina
 Wi-fi
 Dispensador de agua
1
1
$ 00
$00
$ 00
$00
RECURSOS HUMANOS
 Invitados
 Expocitores
 Organizadores
50
2
6
$00
$00
$00
$00
$00
$00
PASABOCAS
Cocadas 100 $ 200 $ 20.000
COCTEL
Arrechon 55 $ 3.000 $165.000
MUESTRA DE LOS PLATOS
 Arroz con coco
 Aborrajados de pescado
55
55
$
$
$
$

 Pescado frito 55 $ $
DECORACION
 Flores naturales,
 Cintas,
 Manteles, etc.
1
1
1
$ 100.000 $ 100.000
TECNOLOGICOS
 Micrófono
 Buen sistema de audio (sonido)
 Video vip
 Portátil
1
1
1
1
$ $100.000
MATERIALES
 Mesa: principal y alternas
 Sillas
 Vajilla
 cubiertos
1 - 2
55
55c/u
55c/u
$00 $00
TECNICOS
 presentador 1 $00 $00
Suvenir 55 $1000 $55000
4) DISERTANTES
Invitados:
 Gerente y empresaria del restaurante Sabor Pacifico.
 Chef de la microempresa Sabor Pacifico
 Principales empresarios de la gastronomía local
 Clientes del restaurante
5) MARKETING DEL EVENTO
Se hará la invitación escrita formal, física, virtual, y llamada de voz.
6) LOGISTICA
Se adecuaran las instalaciones del restaurante Sabor Pacifico, para el desarrollo del
evento desde el día anterior dejando todo preparado para el día siguiente.
 Agua potable
 70 Sillas (restaurante)
 Mesas

 Ambientación, decoración (sonido, música de relajación, micrófonos)
 Manteles
 Pasabocas
 Bajilla y cubiertos
 Degustación de los platos
 Presentador
7) ESTRUCTURA
El evento tiene planificación de un mes, y su ejecución será de 5 horas, en las
instalaciones del Restaurante Sabor Pacifico.
8) FECHA DE REALIZACION DEL EVENTO
4 de junio del 2017
9) SESIÓN DEL EVENTO
El evento tendrá una duración de 4 horas de 10:00 am hasta las 3:00 pm en el cual
está dividido en dos sesiones.
10)LUGAR QUE SE DESTINARA AL EVENTO
Instalaciones del restaurante sabor pacifico.
11)CLAUSURA DEL EVENTO
A cargo de la empresaria; Sonia Chaverra.
12)POST- PRODUCION DEL EVENTO
Reunión de comités para analizar como fue el desarrollo del evento; lo positivo, lo
negativo y los puntos a mejorar.
13)Anexos
Arroz con coco, aborrajado de pescado, pescado frito.

14)LINK
http://comidasdelpacifico.blogspot.com.co/
https://www.google.com.co/
http://tecnochefs.blogspot.com.co/
http://tecnochefs.blogspot.com.co/
15)FOLLETO.

16)RUTA EVACUACION Y CROQUIZ

17)PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO
TABLA PRESUPUESTO GENERAL DEL EVENTO
MATERIALES DEL EVENTO CANT/DETALLE VALOR UNT. V. TOTAL
INSTALACIONES PARA EL EVENTO
(RESTAURANTE)
0 $ 0 $ 0
WIFI 0 $ 0 $ 0
DISPENSADOR DE AGUA 1 $ 15.000 $ 15.000
MEDIOS DE PUBLICIDAD
FOLLETOS 50 $ 500 $ 25.000
CUÑA RADIAL SABAMBU( 30 SEGUNDOS) 3 $ 1.666 $ 5.000
SILLAS,MESAS, VAJILLAS, CUBIERTOS 50 $ 0 $ 0
ALQUILER MANTELES 3 $ 5.000 $ 15.000
ARREGLO FLORAL 1 $ 80.000 $ 80.000
PASABOCAS 50 $ 200 $ 10.000
COCTEL 50 $ 500 $ 25.000
INGREDIENTES DE PLATOS $ $
ARROZ 5 LB $ 1.700 $ 8.500
PESCADO
10 FILETES
MOJARRAS
$ 10.000 $ 100.000
LEGUMBRES LB $ 0 $ 20.000
CONDIMENTOS 2 SOBRES $ 1.000 $ 2.000
ABARROTES VARIOS $ 0 $ 25.000
PULPA DE FRUTA 5 BOLSITAS $ 1.500 $ 7.500
COCO 2 $ 5.000 $ 10.000
TECNOLOGICOS SONIDO $ 100.000 $ 100.000
MICROFONO 0 $ 0 $ 0
VIDEI VIP 0 $ 0 $ 0
PORTATIL 0 $ 0 $ 0
TECNICOS 0 $ 0 $ 0
PRESENTADOR 0 $ 0 $ 0
SUBENIR 50 $ 1.500 $ 75.000
SUB TOTAL $ 223.566 $223.566
TOTAL $ 523.000

18)REGISTRO DE ASISTENCIA
NOMBRE APELLIDO CEDULA TELEFONO DIRECCIÒN E-MAIL FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
ASISTENCIA AL EVENTO DE LA EXPOSICIÒN DE LOS NUEVOS PLATOS TIPICOS DEL RESTAURANTE SABOR PACIFICO

19)CUÑA RADIAL:
Sabor Pacifico Restaurante te invita al lanzamiento de su nuevo menú gastronómico
de la región Pacifica Colombiana, Arroz con coco, aborrajado de pescado, pescado
frito y bebidas típicas de esta magnífica región. Evento que se llevara a cabo el día 4
de junio, en las instalaciones del restaurante que se encuentra ubicado en la carrera
10 diagonal al SENA Garzón, haz tu reserva ya al 3107813927 te esperamos.
20)IMAGEN DEL SUBENIR:

21)CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
 ENCARGADO:Los diferentescomités.
ACTIVIDADES 4 DE MAYO13 DE MAYO 15 DE MAYO 18 DE MAYO19 DE MAYO22 DE MAYO27 DE MAYO2 DE JUNIO3 DE JUNIO RESPONSABLE
REUNIÒN DEL
PERSONAL
ENCARGADO DE
LAPLANACIÒN Y
ORGANIZACIÒN
DEL EVENTO
HORA 8:00
AM
Comité organizador
SE REALIZA
PUBLICIDAD PARA
EL EVENTO
HORA 8:00
AMA 12:00
PM
Comité Publicidad
SE REALIZALA
ENTREGADE LAS
INVITACIONES DEL
EVENTO
HORA 2:00
PMA 5:00 PM
Comité Publicidad
ALQUILER DEL
SONIDO
HORA 9:00
AM
Comité Tecnico
REALIZACION DE
LOS
RECORDATORIOS
HORA 9:00
AM
Comité de publicidad
ALQUILER DE
MANTELES Y
DECORACIÒN
HORA 2:00
PM
Comité logistica
SEPARACIÒN DE
LOS ARREGLOS
FLORALES
HORA 10:00
AM
Comité logiste
COMPRADE LOS
PRODUCTOS
NECESARIOS PARA
LAPREPARACÒN
DE LOS
ALIMENTOS
HORA
8.00 AM
Comité logisticay
presupuesto
ORGANIZACIÒN
DEL SALÒN
HORA
3:00 PMA
6:00 PM
Comité Logistica
VERIFICACIÒN QUE
TODO ESTE
DEBIDAMENTE
ORGANIZADO
HORA 8:00
AM
Cordinador
RESIVIMIENTO DE
LOS INVITADOS
HORA
9:30 AM
Comité de Bienvenida
INICIO Y SALUDO
DE BIENVENIDA
HORA
10:00 AM
REPARTICIÒN DE
PASABOCAS
HORA
11:00 AM
Comité Logistico y
Cordinador
EXPOSICIÒN DE
LOS PLATOS
HORA
11:50 AM
RECESO HORA
1:00 APM
Comité Logistico y
Cordinador
REPARTICIÒN DE
COCTELES
HORA 1:35
PM
PALABRAS DE
AGRADECIMIENTIO
Y CLAUSURADEL
EVENTO
HORA 2:00
PM
POST-
PRODUCCIÒN DEL
EVENTO
HORA 4:00
PM
Comité Organizador
4 DE JUNIO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

22)COMITÉ DE BIENVENIDA
FUNCIÒN
Este comité es encargado de dar la bienvenida a todos los participantes, recibir a
todos los invitados especiales, brindar toda la información tanto de las actividades
del evento como otra que sea requerida por los delegados e invitados.
COMO LO HACE
Da la bienvenida
Brinda toda la información tanto de las actividades
Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.
Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.
Selecciona los ponentes y conferencistas.
Selecciona coordinadores de actividades.
Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo
Establecido para su reproducción y exposición.
Elabora el programa de visitantes.
Programa acciones pendientes.
Mantiene informado al comité organizador
CUANTAS PERSONAS CONFORMA EL COMITÉ DE BIENVENIDA
Las personas que conforman el comité de bienvenida son de máximo 4 personas
dependiendo de qué tan grande sea el evento. Mínimo 2 personas

GUÍA PRESENTADOR
10.00 am
INICIO Recibimiento de los invitados
10:15am
Saludo de bienvenida a los invitados
Reciban un cordial saludo de bienvenida señores(as) comerciantes, turistas, clientes
e interesados, el evento ha desarrollado el día de hoy es con el fin de presentar los
nuevos platos gastronómicos que conformaran el menú del restaurante sabor
pacifico con el fin de buscar la satisfacción de nuestros clientes para cumplir los
objetivos y tener un exitoso desempeño en el munición de Garzón ya que su
acompañamiento es de gran importancia para nosotros.
10:25 am
Palabras de la empresaria
(Sonia Chaverra Perea)
11:00 am
Repartición de Pasabocas
A continuación se les brindara un pequeño pasaboca, que se le dará a cada invitado
con el fin de deleitar su paladar con las deliciosas cocadas que se repartirán.
11:20 am
Palabras de la chef.
(Marisol Chaverra)
11:50am
Exposición de los platos

En este punto la empresaria Sonia Chaverra Perea junto a la chef harán la describió
de cada uno de los paltos (arroz con coco, aborrajado de pescado, pescado frio)
1:20pm
RECESO
Se hará una pausa activa para que interactúen y opinen acerca de los platos
gastronómicos y/o de lo que prefieran.
1:40 pm
Opiniones y sugerencias sobre los platos
Como ya tuvieron la oportunidad de degustar la comida, ahora los invito a que
compartan sus opiniones y sugerencias acerca de cómo les pareció la presentación
y el sazón de la comida pacifica colombiana.
2:10pm
Repartición de cocteles
Gracias por sus palabras, ahora los invito a probar uno de nuestros cocteles con el
fin de que todos puedan deleitar un nuevo sabor para la región.
2:30pm
Palabras de agradecimiento
2:45pm
Cierre del evento
3:00
Fin

23)COMITÉ DE LOGISTICA
El grupo logístico es el encargado de apoyar el Congreso de Mercadeo en montajes,
desmontajes, entrega de material promocional y publicitario, equipos de
comunicación, acompañamiento y apoyo antes, durante y después del evento.
 Apoyar en los puntos estratégicos para el desarrollo del evento como portería,
registro, ingresos, ubicación de invitados especiales y/o generales.
 Recibir a los proveedores y acompañarlos en la instalación y acomodación
durante el evento.
 Ayudar con el montaje y desmontaje del evento.
 Velar porque el evento conserve su imagen y orden de principio a fin, tanto
adentro como afuera del recinto en el cual se llevará a cabo.
 Apoyar el montaje del almuerzo para los invitados especiales.
 Apoyar el conteo del tiempo durante el desarrollo del evento.
 supervisar la seguridad para evitar el ingreso de personas ajenas al evento.
 Coordinar la alimentación del comité de logística.
 Apoyar a la persona encargada del sonido y las presentaciones del evento.
 Elegir el sitio apropiado para el evento.
 Revisar que el protocolo se cumpla.
CARTA DE SOLICITUD PRESUPUESTO

Garzón, 5 de mayo del 2017
Señores
Comité de Presupuestó:
Cordial saludo,
Me dirijo a ustedes como personal encargado de propuesto, para solicitarle la
cotización de los siguientes productos y/o materiales requeridos para el evento a
desarrollar, para ello necesitamos, arreglo floral, alquiler del sonido, compra y
alquiler de elementos para la decoración, insumos necesarios para la elaboración de
los Pasabocas, cocteles y comidas.
Agradeciendo por la atención prestada y en espera de su pronta respuesta.
Cordialmente:
Comité de logística

24)COMITÉ DE PRESUPUESTO
Responsabilidad
En la elaboración del presupuesto participa todo el personal, es conveniente que
exista un Comité de Presupuestos integrado por los diferentes comités, dependiendo
el evento. El manejo y control del presupuesto se delega a una persona responsable
que participe en la organización.
Principales Funciones del Comité de Presupuestos son:
1) Revisar y aprobar las previsiones de los diferentes comités.
2) Examinar y aprobar las estimaciones de gastos.
3) Aprobar los Presupuestos Requeridos.
4) Someter al Coordinador dichos presupuestos para su autorización.
Funciones del comité del Presupuesto.
1) Elaborar los instructivos necesarios para indicar a cada uno de los encargados de
los presupuestos parciales el procedimiento a que deberán sujetarse para su
preparación. Estos deben ser detallados y claros.
2) Diseñar las formas que deberán ser empleadas por todo el personal que
intervenga en la elaboración del presupuesto.
3) Supervisar los presupuestos, parciales para lograr su coordinación y así poder
preparar el Presupuesto principal.
4) Someter al Comité la aprobación de los Presupuestos Generales.
5) Comunicación constante a los funcionarios superiores sobre las actividades de los
ejercicios anteriores, así como del que está en desarrollo.
6) Efectuar las comparaciones del presupuesto General con los resultados que se
hayan obtenido.

7) Analizar las desviaciones e investigar las causas que las hayan activado.
8) Elaborar un informe del resultado de sus investigaciones para presentarlo al
Comité de Presupuestos y proponer las medidas correctivas que considere
pertinentes.
9) Revisar en forma periódica los presupuestos para que, en caso de que sea
necesario, se modifiquen.

Garzón 5 de mayo de 2017
Señores: Rio mar Ltda.
Cordial Saludo;
Por medio de la presente agradecemos y felicitamos a la distribuidora de pescado
Rio mar Ltda. Por todos los servicios de excelente calidad prestados durante estos
años en el departamento del Huila, en especial al municipio de Garzón.
Reconociéndolos e identificándonos, hemos pensado en ustedes para invitarlos a
hacer parte de un importante evento en el cual se desarrollara el tema; lanzamiento
de tres nuevos platos gastronómicos de la Región Pacifica Colombiana, organizado
por la Empresaria Sonia Chaverra Perea en el Restaurante Sabor Pacifico el día 4
de junio de 2017 desde las 10:00 Am hasta las 3:00 Pm.
Este evento contara con la presencia de los principales empresarios gastronómicos y
clientes del municipio para los cuales creemos muy conveniente puedan relacionarse
con sus productos de altísima calidad.
Gracias por la atención prestada, esperando contar con su valioso apoyo.
Cordialmente,
YackelineRamirezG.
cc.116920502
Coordinadora del evento.

25)COMITÉ TÉCNICO Y DE COMUNICACIONES
Este comité debe estar integrado por especialistas en el tema. En este comité radica
gran parte del éxito, pues es la responsable de elaborar las conclusiones generales
del evento, como resultado del análisis de los diferentes temas que se traten
Las principales funciones de este comité son:
1. Proponer el tema general del evento y la temática de las mesas de trabajo
2. Planificar, elaborar y difundir el reglamento técnico para la presentación de
ponencias
3. Seleccionar, invitar, confirmar, coordinar, programar y atender la intervención de
los ponentes magistrales y de mesas de trabajo, nacionales e internacionales
4. Coordinar, integrar e instalar los equipos y materiales técnicos.
5. Proporcionar información técnica a los participantes y medios de comunicación.
6. Coordinar e integrar la información y documentos técnicos para su difusión
7. Captar, evaluar, aprobar, clasificar, seleccionar y distribuir las ponencias por
temas y mesas de trabajo
8. Organizar las mesas de trabajo
9. Coordinar la elaboración y recopilación de las conclusiones de cada una de las
mesas de trabajo.

26)COMITÉ DE SEGURIDAD
Funciones:
Como su nombre lo indica, se encargan de todo lo concerniente a la seguridad,
detalles, pormenores del lugar y de todos los comités involucrados.
•Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los
delegados y participantes.
•Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a
los prestatarios de servicios.
•Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
•Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.
27.INVITACIÓN AL EVENTO

28.CONVOCATORIA REUNIÓN POS EVENTO
Garzón – Huila 05 de Abril del 2017
CONVOCATORIA DE REUNIÓN
Pos - evento cultural
Señores
Comités organizadores
Empresaria Sonia Chaverra P.
Cordial Saludo
La Coordinadora del Evento Cultural en el Restaurante Sabor Pacifico, los convoca
por medio de la presente a la reunión extraordinaria pos-evento para el día 5 de abril
de 2017, a las 08:00 de la mañana en las instalaciones de la microempresa. Con el
fin de discutir los siguientes puntos;
Saludo a los asistentes
Confirmación asistencia
Informe de cada comité
Felicitaciones
Puntos a mejorar
Conclusión
Varios u otros
Se espera puntual asistencia de los convocados, gracias por la atención prestada.
Sin más preámbulo, les pido el favor de confirmar asistencia al siguiente correo:
Yayakagil93@gmail.com.
Cordialmente;
SECRETARIA:

29.ACTA DE REUNIÓN POS EVENTO
RESTAURANTE
ASABOR PACIFICO
VERSIÓN: 000-1
CÓDIGO: 1131707-2
PÁGINA: 1 DE 3
ACTA DE REUNIÓN EXTRAORDINARIA - POS EVENTO CULTURAL
Comité o Grupo:
Organizador y coordinación del evento. Acta No 000-1
Citada por: Coordinadora; evento cultural realizado
en el restaurante sabor pacifico. Fecha: 5 de abril del 2017
Coordinadora:
Yackeline Ramirez Gonzales Hora inicio: 8:00am Fin: 11:00am
Secretaria:
Lugar: Centro Agro Empresarial y
Desarrollo Pecuario del Huila.
CONVOCADOS
No. Nombre Cargo Teléfono
1 Eliana Alexandra Sepúlveda Comité Técnico 322736879
2 Dayanna Amezquita Comité seguridad 320112587
3 Luisa Vieda Comité Logística 325169875
4 Angie Ascencio Comité Contabilidad 325874691
5 Leidy Ordoñez Comité Bienvenida 320587964
6 Yackeline Ramirez Coordinadora 310298787
ORDEN DEL DIA
1 Saludo a los asistentes
2 Confirmación asistencia de los Comités del evento
3 Informe de cada comité
4 Felicitaciones
5 Puntos a mejorar
6 Conclusión
7 varios u otros

DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Siendo las 8:30 de la mañana del miércoles 5 de abril del 2017, en las instalaciones del
Restaurante Sabor Pacifico, como;
Primer punto;
Se saluda cordialmente a todos los asistentes a la reunión.
Segundo punto;
Se confirma la asistencia de todos los comités encargados del desarrollo del evento y la
empresaria Sonia Chaverra Perea, se da inicio a la reunión pos-evento que se realizó el
día martes 4 de abril en el mismo lugar.
Tercer punto; Informe de cada comité.
 Comité Técnico Eliana Alexandra Sepúlveda
Angie Ascencio
El comité técnico fue dirigido por Angie Ascencio y quien les hable Eliana Sepúlveda,
quienes fuimos las encargadas de organizar en conjunto del comité de logística todo lo
relacionado con el sonido y proyección tecnológica del evento, lo cual se realizó el día
antes y se verifico con antelación al inicio del evento para evitar retrasos en el
desarrollo del evento y garantizar un buen sonido. Gracias por su atención.
 Comité seguridad Dayanna Amezquita
Por parte de este comité que estuvo bajo mi responsabilidad puedo decir que el evento
transcurrió en total orden sin ningún contratiempo de seguridad, por lo tanto les informo
que fue un éxito, todo lo que refiere en cuanto a seguridad, muchas gracias por su
atención.
 Comité Logística Luisa Vieda
Por parte de este comité del cual soy responsable les informo que todo fue
debidamente organizado en conjunto de los otros comités, se realizó el montaje y
desmontaje de los equipos técnicos ubicación de mesas, sillas entre otros, se coordinó
el tiempo del desarrollo del evento, se brindó apoyo a los comités en sus labores,
estando así pendientes de que el evento se desarrollará sin contratiempo alguno,
también se le solicito al comité de presupuesto el dinero requerido según las
cotizaciones que se realizó con el comité técnico, por lo cual tengo que decir que el
evento fue realizado según lo planeado.
 Comité Presupuesto Yackeline Ramirez
 Coordinadora Yackeline Ramirez
Primero que todo les voy hablar sobre el presupuesto que fue requerido para el evento,
por solicitud del comité de logística con soporte de las cotizaciones que realizaron los

diferentes comités fueron aprobados $523.000= para el montaje, decoración,
preparación de alimentos, etc. Con el fin de apoyar el excelente evento con la mayor
calidad en el desarrollo del mismo.
Seguidamente como Coordinadora del evento tengo que decir que el evento se realizó
dentro de lo planeado inicialmente.
Cuarto punto; Felicitaciones
 Empresaria Sonia Chaverra Perea
La empresaria felicito principalmente a la coordinadora del evento y a los diferentes
comités por la excelente labor realizada, en la planeación y ejecución del evento que
tuvo gran éxito, gracias y felicidades.
 Coordinadora evento Yackeline Ramirez
Se le dio las gracias a la empresaria Sonia Chaverra Perea por su colaboración,
disposición y apoyo para la realización del evento, también a los diferentes comités que
estuvieron prestos y apoyándonos en el desarrollo de dicho evento.
Quinto pinto; Puntos a mejorar
En este caso los puntos a mejorar solo se puedo decir que son detalles mínimos que
no son redundantes para ser estipulados, es todo por el momento y nuevamente le
agradezco a todos por su compromiso, la responsabilidad que tuvieron en cuanto al
desarrollo del evento.
Sexto punto; Conclusión
Al final el evento se realizó según lo planeado con anterioridad.
Despedida: Tengan todos un buen resto de día.
Eliana Alexandra Sepúlveda Yackeline RamirezGonzales
Secretaria: Coordinadora:

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