1. DIVULGACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
LEGUIZAMO CANTOR LINDA STEFANNY
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
INFORMATICA
FICHA 670343
BOGOTÁ
2014

2. 2
DIVULGACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
LEGUIZAMO CANTOR LINDA STEFANNY
RODOLFO LIZARAZO
INSTRUCTOR
INFORME SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS, DE ACUERDO A LOS
PROTOCOLOS Y NECESIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
INFORMATICA
FICHA 670343
BOGOTÁ
2014

3. 3
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ..............................................................................................................................5
OBJETIVO GENERAL......................................................................................................................6
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.......................................................................................................6
PRE EVENTO....................................................................................................................................7
OBJETIVO......................................................................................................................................7
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ...................................................................................................7
TIPO DE EVENTO........................................................................................................................7
PRESUPUESTO ...........................................................................................................................7
PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO...............................................................................................7
IMAGEN DEL EVENTO ...............................................................................................................8
ESTRATEGIAS DE MERCADEO...............................................................................................8
COMITES .......................................................................................................................................8
Comité administrativo y financiero..........................................................................................8
Comité de publicidad ................................................................................................................8
Comité de recepción y atención..............................................................................................8
FECHA DE EVENTO....................................................................................................................9
FACTORES EXTERNOS.............................................................................................................9
LUGAR............................................................................................................................................9
NUMERO DE ASISTENTES .......................................................................................................9
AGENDA DEL EVENTO ..............................................................................................................9
JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................ 10
EVENTO.......................................................................................................................................... 11
BIENVENIDA .............................................................................................................................. 11
INDUCCIÓN................................................................................................................................ 11

4. 4
DESARROLLO DE ACTIVIDADES......................................................................................... 11
CLAUSURA DEL EVENTO ...................................................................................................... 11
POST EVENTO.............................................................................................................................. 12
COTIZACIONES......................................................................................................................... 13
CONCLUSIÓN................................................................................................................................ 14
ANEXOS.......................................................................................................................................... 15
INVITACIÓN................................................................................................................................ 15

5. 5
INTRODUCCIÓN
En el informe se dará a conocer una propuesta para el desarrollo de un evento en
beneficio y agradecimiento por su labor, a todos empleados del restaurante Mi
Rancho Santandereano. Para la preparación, ejecución y análisis del programa se
aplica todo el proceso administrativo, dirigido a la organización de eventos, por
esto se realiza una actividad en un spa diseñada para ofrecer un momento de
relajación y encuentro personal con varios procesos terapéuticos, con esta
propuesta se busca fortalecer la imagen corporativa que se tenga por parte de los
empleados, dando a entender que ellos son una parte fundamental del desarrollo
de todas las gestiones empresariales y que sin ellos no se podría ejecutar de
manera correcta el servicio que ofrece el restaurante

6. 6
OBJETIVO GENERAL
Elaborar una propuesta de evento que busque mejorar el desempeño y clima
laboral de los empleados, siendo incentivados por el gerente de la entidad.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Diseñar la propuesta más adecuada para la elaboración de un evento
buscando el beneficio de los empleados y mejorar su clima laboral
2. Manifestar por medio del proceso administrativo todos los requerimientos
para el desarrollo del evento.
3. Elaborar una invitación adecuada para la temática del evento

7. 7
PRE EVENTO
OBJETIVO
Integrar de forma dinámica a todas las empleadas del restaurante, Mi Rancho
Santandereano buscando homenajearlas el día de la mujer brindándoles un día
relajante en un spa.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Cotizar sitios en los cuales se pueda desarrollar el evento
2. Elaborar las invitaciones
3. Informar a todos los empleados los detalles del evento
4. Conformar los comités respectivos para la elaboración, ejecución y análisis
del evento
TIPO DE EVENTO
Social
Integración en el spa
PRESUPUESTO
Asignado por persona 150.000
PÚBLICO AL QUE VA DIRIGIDO
Empleados del restaurante Mí Rancho Santandereano

8. 8
IMAGEN DEL EVENTO
El restaurante busca proyectar que se preocupa por la salud integral de sus
empleados.
ESTRATEGIAS DE MERCADEO
Invitación diseñada para dar a conocer la información necesaria para el desarrollo
del evento como lugar, fecha, hora, actividades, vestuario, etc.
Elaborar una reunión informativa para dar a conocer el evento.
COMITES
Comité administrativo y financiero
Olga Lucia Díaz Díaz (Gerente)
1. Cotizar los costos para la elaboración del evento
2. Diseñar cronograma de actividades
3. Establecer el presupuesto
4. Aportar el dinero para la elaboración del evento
5. Llevarlas al lugar del evento (el gerente posee una camioneta que permite el
desplazamiento de los invitados del evento.
Comité de publicidad
Se destina la tarea de las invitaciones a la miscelánea la esmeralda S.A
1. Realizar las invitaciones con un formato propuesto por el gerente
Comité de recepción y atención
Entidad prestadora del servicio

9. 9
1. El spa tiene como objetivo brindar un excelente servicio a los trabajadores del
restaurante Mí Rancho Santandereano.
FECHA DE EVENTO
Sábado 15 de Marzo de 2014
Hora: 6:00 PM
Duración: 2 horas
FACTORES EXTERNOS
- Tráfico: Evita la puntualidad al momento de llegada de los invitados.
- Accidente laboral: si uno de los participantes del evento se accidenta se
postergará el día del evento
LUGAR
1
Ylang Spa
NUMERO DE ASISTENTES
6 Invitados
AGENDA DEL EVENTO
6:00 A 6:10 PM Llegada
6:10 A 6: 20 PM Recepción
6:20 A 6: 30 PM Cambio
6:30 A 6:50 PM Aromaterapia de Bienvenida
6: 50 A 7: 10 PM Exfoliación facial
1
http://www.ylangspa.com/aamaincs/homewan.php

10. 10
7:10 A 7: 30 PM Masaje Facial
7: 30 A 7: 50 PM Masaje capilar con varitas chinas
7: 50 A 8: 10 PM Exfoliación corporal con sales termales
8:10 A 8: 30 PM Sauna
8:30 A 8: 50 PM Masaje corporal renovación de energía
8: 50 A 9: 00 PM Jacuzzi
JUSTIFICACIÓN
El evento busca celebrar el día de la mujer a las empleadas del restaurante mí
Rancho Santandereano brindándoles un espacio de encuentro personal con un
momento de relajación y comodidad en el Ylang Spa, además se busca reforzar
positivamente la imagen que tiene el cliente interno a cerca de la entidad
económica dándoles a entender que ellas son miembros fundamentales para el
desarrollo de todas las actividades empresariales.

11. 11
EVENTO
BIENVENIDA
Se delegara una persona del Ylang Spa para que les dé la cordial bienvenida a los
invitados, se destinara un espacio para la recepción y guarda de todos los objetos
personales. Se entregara el debido vestuario para el desarrollo de todas las
actividades establecidas en el evento.
INDUCCIÓN
Se dará a conocer todas las actividades que se realizaran en el evento indicando
su tiempo de demora y su objetivo terapéutico.
DESARROLLO DE ACTIVIDADES
Se desarrollaran todas las actividades propuestas en todo el programa tratando de
ejecutarlas en el tiempo estimado
CLAUSURA DEL EVENTO
Se agradece a los invitados por la asistencia y por la participación en el desarrollo
del evento.

12. 12
POST EVENTO
Se elabora una lista de chequeo señalando 5 puntos principales que busquen
identificar el nivel de satisfacción de los invitados.
Se determina que la lista de chequeo debe ser llenada después del evento para
que las respuestas se realicen de manera más objetiva.
lista de chequeo evaluación de satisfacción de los invitados
lugar: restaurante mi ranchosantandereano
fecha: 20de Marzode 2014
nombre del responsable: juandavidtorres,dianavargas,keilacristancho,stefannyLeguizamo
aspectosobservados si no observaciones
1. Consideraque todaslasactividades
terapéuticasfueronde suagrado
2.El eventocumplióconsusexpectativas
3.Laatenciónporparte de losfuncionariosfue
adecuadayoportuna
4.Se diorespuestaoportunaacualquier
inquietud

13. 13
2
COTIZACIONES
2
http://www.ylangspa.com/aamaincs/homewan.php

14. 14
CONCLUSIÓN
Por medio del informe se logró elaborar una propuesta de evento, que mejorará el
desempeño y clima laboral de los empleados sintiéndose a gustos con el gerente
de la entidad. Identificando que un evento dirigido hacia ellos es una gran
herramienta para manifestar el agradecimiento por parte de la empresa a su
servicio, dedicación y colaboración que han tenido hacia el restaurante.

15. 15
ANEXOS
INVITACIÓN
Te invitamos a un
SPA FACIAL
Un momento para relajarte y consentirte...
Confírmanos si deseas asistir
Lugar: Ylang Spa
Fecha: Sábado 15 de Marzo de 2014
Hora: 6:00 PM
Duración: 2 horas