El documento presenta información sobre la gestión de documentos electrónicos. Explica que la adaptación de la gestión documental a las nuevas tecnologías es importante a medida que estas innovaciones avanzan. También describe conceptos como el expediente electrónico mixto, el proceso de gestión documental, la organización del espacio de trabajo y la organización de documentos electrónicos.

2. ANGIE PATRICIA PEÑA Q.
AURA MARIA RUBIO.
JULIETH MARCELA MONARD D.
LUCELI NARVÁEZ L.
SANDRA SANDOVAL S.
Grupo 1
Presentado a:
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y LA
ARCHIVISTICA
BOGOTA
2015

3. INTRODUCCIÓN
La adaptación de la gestión documental a las nuevas tecnologías es
cada vez mas importante, pues a medida que estas innovaciones se
dan representan un reto para el profesional de la información, con el
paso del tiempo las técnicas, procedimientos, políticas y demás
procesos deben ir avanzando, es por ello que la gestión de los
documentos electrónicos es una gran herramienta para su
preservación y conservación a medio y largo plazo.
Con el desarrollo de la tecnología y los soportes digitales se hace
necesario mecanismos de certificación que avalúen la autenticidad
del documento electrónico en cualquiera de las fases del programa
de gestión documental, para lo cual se debe tomar conciencia del
compromiso con la sociedad y con el entorno.

4. Expediente Electrónico Mixto o Hibrido
Proceso de gestión documental
Organización del espacio de trabajo
Organización de los documentos
electrónicos

5. Expediente Electrónico Mixto
o Hibrido

6. Expediente electrónico
Concepto
El expediente electrónico es un conjunto de
documentos electrónicos que hacen parte de un mismo
trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan, y que se
encuentran vinculados entre sí para ser archivados.
.

7. COMPONENTES DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
Un expediente electrónico está integrado por la suma de cuatro componentes:
 Documentos electrónicos, que cumplirán las características de contenido, estructura y
contexto definidas.
 Índice electrónico, que garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su
recuperación siempre que sea necesario.
 Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo de acuerdo
con la normativa aplicable.
 Metadatos del documento electrónico o información virtual contenida en ellos.
Expediente
Electrónico
Documento
electrónico
Índice
Firma Metadatos

8. Ciclo de vida de expedientes electrónicos

9. CARACTERÍSTICAS
RAPIDEZ
Facilita el traslado de los expedientes entre los que trabajan en ellos,
puede ser dentro de la oficina, fuera de ella, con organizaciones
diferentes etc., el tramite se vuelve mas rápido, eficaz y eficiente

10. DESENTRALIZACION
El soporte electrónico permite que los expedientes sean iniciados
desde distintas ubicaciones geográficas

11. VALIDEZ LEGAL
El artículo 33 del Decreto número 2609 de 2012, definió que el
Archivo General de la Nación y el Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, establecerán los
lineamientos generales que deben regular el expediente
electrónico

12. TRANSPARENCIA
El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado
paso a paso, conociendo su estado, en que etapa se encuentra y
cuales son las siguientes.

13. INTEROPERABILIDAD E INTERACAMBIO
Los expedientes 100% electrónicos pueden ser inter operados,
entre diversos organismos , sin necesidad de traslado de
papeles, evitando así el deterioro o la perdida de documentos.

14. EXPEDIENTE MIXTO
conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales,
relacionados entre sí y conservados por una parte en soporte
electrónico, en el marco del SGDEA y por otra, como expediente
tradicional fuera del SGDEA

15. EXPEDIENTE HÍBRIDO
Expediente conformado simultáneamente por documentos físicos y
electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad
documental por razones del trámite o actuación.

16. APLICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS HÍBRIDOS O
MIXTOS
La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son la de producir,
almacenar y mantener documentos en soporte físicos y otros soportes que
la tecnología nos ofrece, como puede ser el microfilme o los medios
electrónicos, que se relacionan entre sí, de manera que llegado a este punto
de convergencia para garantizar una conservación de los documentos
archivísticos por todo el tiempo que se les necesite, los sistemas híbridos
son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la
información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia en la atención
de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos
públicos sustentan y para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad
privada.

17. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

18. IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN
ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS
La gestión documental es un proceso global, corporativo e integral
de una organización, es un sistema de gestión integrado capaz de
controlar la producción, circulación, almacenamiento, recuperación
de cualquier clase de información.
La gestión electrónica ejerce un importante papel en la
administración eficaz de los procesos internos y externos de la
entidad.

19. DECRETO NUMERO 1080 DE 2015
CAPITULO VII
Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
Aspectos que se deben considerar para la adecuada
gestión de documentos electrónicos
Características del documento electrónico
de archivo.

20. Requisitos para la presunción de autenticidad de los
documentos electrónicos de archivo.
Requisitos para la integridad de los documentos
electrónicos de archivo.
Requisitos para la inalterabilidad de los documentos
electrónicos de archivo.
Requisitos para la fiabilidad de los documentos
electrónicos de archivo

21. Requisitos para la fiabilidad de los documentos
electrónicos de archivo
Requisitos para la preservación y conservación de los
documentos electrónicos de archivo.
Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de
archivo.
Uso de mecanismos de protección y autenticidad de los
documentos electrónicos de archivo.

22. Neutralidad tecnológica.
Del expediente electrónico.
Sobre la administración y transparencia de archivos
Electrónicos.

23. Fases
Fase previa
Análisis y estudio técnico sobre la viabilidad, ventajas, recursos,
costos y beneficios del proyecto de digitalización.
Organización de los documentos y captura de los metadatos de
trazabilidad del proyecto.

24. Captura
Proceso por el cual se obtiene una representación digital de un
original constituida por un conjunto de elementos pictóricos o
pixeles mediante el escaneo.
Digitalización
Convierte un documento análogo en uno o varios ficheros
electrónicos, que contienen la imagen codificada, fiel e integra del
original, certificando:
o Fiabilidad
o Disponibilidad
o Integridad
o Autenticidad

25. Digitalización certificada
Cumplimiento de estándares previamente definidos por el AGN
conforme al análisis costo-beneficio de la entidad, tal proceso debe
ser avalado por un certificador.

26. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE
TRABAJO

27. El orden y organización en el espacio de trabajo es un aspecto muy
importante a tener en cuenta, ya que el lugar que se utiliza para realizar
tareas, tiene una gran influencia en los resultados de las actividades que
se lleven a cabo.
Ventajas:
 Más productividad
 Menor tiempo empleado buscando elementos
 Menos estrés a la hora de realizar las tareas

28. Organización de los documentos y archivos
En muchas de las organizaciones por no decir que todas; conservan
documentos y archivos en formatos físicos, los cuales deben estar bien
resguardados para que no se estropeen. Para asegurar una buena
conservación de estos documentos y archivos se deben tener en
cuenta los siguientes aspectos:
 Alejar los documentos de lugares con polvo, mucha luz, calor y
humedad.
 Tener estantes que sean de tamaño acorde a la documentación que
conservará
 Los materiales de los estantes deben ser apropiados, para que no
dañen la documentación
 Mobiliario especial para documentos en soportes como CD, microfilms
etc.

29. Existen varios espacios de trabajo basada en los documentos de
soporte papel y soporte electrónico:
Oficina tradicional
Oficina mixta
Conversión de documentos en papel
Oficina digitalizada (todos los documentos son electrónicos)

30. Recomendaciones saludables
Políticas claras al interior de la institución: -Conocimiento de
políticas
-Practica de políticas
Área física: -ordenar el área de trabajo
-organizar equipos de acuerdo a su uso
Ergonomía: -silla con altura necesaria para apoyar los pies
-monitor debajo del nivel de lo ojos
- ratón al nivel del teclado

31. Condiciones ambientales -iluminación y estabilidad
-teclado que no brille
-ruido, frecuencia y duración
idónea
-temperatura adecuada
Realizar pequeñas pausa activas dentro de la jornada laboral
previene el estrés, fatiga y trastornos osteomusculares.

32. A manera de conclusión podemos inferir que el valor que tiene la
organización del espacio de trabajo tiene un impacto negativo o
positivo, según la organización que se tenga de este. Como vimos
anteriormente el tener un espacio organizado hace que las actividades
sean más productivas y que se gaste menos tiempo realizándolas, ya
que no se invierte tiempo buscando elementos. Estos impactos
positivos no se pueden obtener exclusivamente del lugar de trabajo,
sino que esto es un aspecto que influye en todos aquellos espacios
donde se llevan a cabo actividades.
Centrándonos más en la organización del espacio de trabajo y su
influencia en los documentos de archivo, en formatos físicos y digitales,
podemos evidenciar que el tener el espacio de trabajo ordenado tiene
como consecuencia una mejor conservación de estos, ya que en este
aspecto se tienen en cuenta aquellas especificaciones que hacen que
estos documentos no se estropeen.

33. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS

34. La organización facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y segura, ayudando a que se
reduzca la duplicidad de documentos, la pérdida, la manipulación
no autorizada y las fotocopias.

35. Ley 30/1992,26 de Noviembre
artículo 45.5
Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por
medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las
Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de
originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la
validez y eficacia de documento original siempre que quede
garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su
caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de
las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes.

36. Archivos electrónicos
Son un conjunto de datos que se almacenan bajo un
determinado formato; puede ser guardado en el disco duro de la
computadora o en cualquier otro medio de almacenamiento.
«Un documento electrónico se convierte en documento de
archivo cuando toma parte en una transacción de la
organización»
Son gestionados como unidades individuales en sistemas de
información. Un documento electrónico se distingue de otros
documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese
mismo documento) porque permite ser gestionado y usado como
una unidad.

37. Existe una gran cantidad de tipos de archivos electrónicos y es
necesario identificar su tipo para saber si funcionarán en la
computadora que estamos utilizando o si será necesario instalar
algún programa de cómputo (software) especial para
descomprimirlo, visualizarlo, reproducirlo o editarlo.
Formatos Para un Documento Electrónico
PDF . Portable Document Format
GIF . Graphics Interchange Format
HTML . Hyper Text Markup Language

38. JPG . Joint Photographic Group
JPEG . Joint Photographic Expert Group
DOC . Miccrosoft Office
XLS . Miccrosoft Office
PPT . Miccrosoft Office

39. ODF . Open Document Format
PNG . Portable network graphics
RTF . Rich Text Format
TIFF . Tegged Image File Format - Portable
Document Format

40. ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION
La organización de los archivos electrónicos debe entenderse
como un proceso formal, regido por principios, normas y
procedimientos enmarcados dentro de la archivística.

41. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS
ELECTRONICOS DE ARCHIVO
El documento electrónico de archivo es el registro de
información generada, recibida, almacenada por medios
electrónicos, que permanecen en estos medios durante su ciclo
vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades y debe ser tratada conforme a los principios y
procesos archivísticos. “La organización de documentos
electrónicos de los archivos de gestión consiste en agruparlos
de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha
sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental “.

42. CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar
documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a
las Series y Subseries documentales. Para clasificar los
documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro
de Clasificación Documental (CCD).

43. Series

44. Subseries
Dentro de cada serie se incluyen las subseries:
Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes
subseries:

45. CONCLUSIÓN
En la actualidad las instituciones están experimentando todo tipo
de cambio y uno de ellos es la convivencia permanente con los
diferentes tipos de documentos electrónicos, pues este recurso se
ha convertido en una herramienta primordial, que pone al alcance
de todos la información.
Sin restar importancia a la gestión de documentos tradicionales , es
evidente que las tecnologías han influido en este proceso y su
aparición ha traído un gran numero de beneficios.

46. BIBLIOGRAFÍA
 Archivo General de la Nación. diario Oficial No. 49.097 de 19 de
marzo 2014 , Recuperado el 4 de septiembre de 2015 de:
http//www.lcbf.gov.co/cargues/avance/docs/acuerdo_archivo_002_20
14.htm
 Archivo general de la nación. Procesos de la gestión documental,
Recuperado el 2 de septiembre de 2015 de:
http://www.archivogeneral.gov.co/procesos
 Los archivos electrónicos, 21 de julio de 2011, Recuperado el 2 de
septiembre de 2015 de:
http://es.slideshare.net/Luciernagasutp2011/los-archivos-
electronicos

47.  Ministerio de cultura, decreto numero 1080 de 2015, mayo de 2015,
recuperado el 4 de septiembre de:
https://www.minagricultura.gov.co/Normatividad/Decretos/cultura.pdf
 Ministerio de Tecnología de la Información y las Comunicaciones (
2012). Guías de Cero Papel de la Administración Pública;
Definiciones, características y metadatos de los expedientes en
soportes electrónicos. Recuperado el 4 de septiembre de 2015, de:
http//preservandoparaelfuturo.org/
 Universidad de la Salle «organización de archivos electrónicos»,
marzo de 2013, Recuperado el 3 de septiembre de 2015 de:
http://cebreyesheroles.blogspot.com.co/