Este documento trata sobre la administración de archivos. Explica que la administración de archivos implica el montaje técnico y manejo de archivos de acuerdo a normas establecidas en el Código de Comercio y manuales de archivo de cada empresa. También describe algunas normas sobre la conservación de documentos durante la vida de la empresa y la tabla de retención de documentos que puede ser adoptada como guía. Finalmente, cubre temas como la transferencia y control de documentos transferidos.

1. ADMINISTRACIÓN DEL
ARCHIVO
Presentado por :
María Fernanda Saavedra Grimaldo
Albert Andrés Mendoza Angarita
Grado
10°A
Presentado a :
Imelda Camacho
Organización de Documentos
03 de octubre 2015

2. ¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN DEL
ARCHIVO?
La administración del archivo
consiste en le montaje técnico y en
el manejo del archivo basado en
una serie de normas consignadas
en el CODIGO DE COMERCIO y en
el MANUAL DE ARCHIVO de cada
empresa

3. La administración de archivo
establecen algunas normas con
respeto a la conservación de los
documentos durante la vida de la
empresa, como por ejemplo ,
“Mientras dicho documento cumpla
con su cometido o en otras
palabras su utilidad deberá ser
destruido al carecer de valor
probatorio”

4. CÓDIGO DE COMERCIO EN
COLOMBIA
Según el código de comercio , se deben
guardar durante la existencia de la empresa
los siguientes documentos.
a. Escritura de constitución, patentes,
formulas y planos
b. El consecutivo de correspondencia
comenzado a enumerar cada año
c. Todos lo documentos que son soportes de
contabilidad
d. Las Hojas de vida de los trabajadores

5. DISPOSICIONES LEGALES SOBRE RETENCIÓN DE
DOCUMENTOS
A ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
El comerciante deberá dejar copia fiel de
la correspondencia que dirija en relación
a sus negocios
B ARCHIVO DE COMPROVANTES
El comerciante conservara archivados los
comprobantes de los asientos contables
C LIBROS HOJAS REMOVIBLES O TARJETAS
Los libros podrán se hojas removibles
siempre que unas y otras estén
enumeradas y pueden conservarse
archivadas

6. TABLA DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS
QUE PUEDE SER ADOPTADA COMO GUÍA
POR UNA EMPRESA PARTICULAR
UN AÑO O MENOS DOS A TRES AÑOS SEIS A SIETE AÑOS
Conciliación bancaria Solicitudes de empleo Cuentas por pagar
Extractos bancarios Pólizas de Seguro Inventario de productos
Recibos de depósitos Informes internos Facturas a clientes
Compras Recibos de caja Menor Facturas de vendedores
Hojas de recibo Registro bonos de ahorro Nominas

7. DOCUMENTOS QUE
NO DEBEN
ARCHIVARSE
* Cartas
*Tarjetas o invitaciones
*Comunicaciones informativas
*Convocatoria de sesiones
*Cartas de presentación de
candidatos
*Notas de entrega
*Todo escrito a lápiz
*Folletos en general

8. IMPORTANCIA DE LA
TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN
DE DOCUMENTOS
En los Archivos Activos deben conservarse
únicamente los documentos que son de consulta
permanente.
Conservar por tiempo indefinido archivo que no son
de consulta frecuente ocasiona congestión en los
archivadores y dificulta la tarea de localizar.
En algunas ocasiones al ser archivadas en cajas sin
ningún orden y técnica ocasiona la perdida y
deterioro de los documentos
Es por esto que surge la necesidad de establecer
sistemas de transferencia y conservación de
documentos.

9. TRANSFERENCIA DE
DOCUMENTOS
Transferir es pasar documentos
del archivo activo al inactivo. Al
hacer la transferencia se separan
los documentos de fechas
recientes y de permanente
consulta de los han perdido
importancia.
Existen sistemas de transferencia
los cuales son:
A. Traspaso Permanente
B. Traspasó Por Periodos De Flujos

10. CONTROL DEL MATERIAL
TRANSFERIDO
Para mantener un buen control de los documentos
transferidos, lo primero que hay que determinar es la
localización exacta de los mimos en el área de archivo ya sea
activo o inactivo.
En áreas grandes se recomienda enumerar pasillo estantería,
secciones de las estanterías y las cajas o gavetas; estas deben
se marcadas por etiqueta como se muestra en la imagen.
Caja N°
438
Contiene
Comprobantes
Contab.
Nos.2.456-3500
1985
Pasillo A
Estante 3
Destruir
1985
División 2

11. TARJETAS PARA CONTROL DE
MATERIAL TRANSFERIDO
Estas Tarjetas Tienen La Siguiente Información:
1 Fecha De Recibo De Los Documentos
2 Departamento O Sección Que Los Envió
3 Contenido De Cada Caja
4 Localización
5 Fecha De Destrucción Del Contenido
Fecha de
recibo
Enero 1985
CORRESPONDENCIA
VENTAS
Pasillo A
Estante 3
Caja N°
435
División 2

12. NORMAS DE
TRANFERENCIA
• NO todos los documentos de transfieren a los
archivo inactivos
• Los jefes y funcionarios pueden, autorizar el
archivo de un documento, indicar en el por
cuanto tiempo deberá conservarse
• Los documentos legales como escrituras,
contratos, pagares etc., se guardan en cajas
fuertes para garantizar su absoluta
conservación
• La transferencia de documentos deben
hacerse durante periodo de poca actividad
para no obstaculizar la operación normal de la
oficina

13. GRACIAS POR SU
ATENCIÓN