El documento presenta el plan de gestión de archivos de Martha Beatriz Chávez Terán. Describe su sistema de organización de carpetas y archivos, incluyendo la nomenclatura utilizada para nombrarlos de manera que se identifique fácilmente su contenido. También explica cómo realiza el almacenamiento de documentos de manera local y en la nube, así como estrategias para la recuperación rápida de archivos.

1. Plan de gestión de archivos
Por: Martha Beatriz Chávez Terán
Reto para el
NOOC ¿Gestionas eficazmente tu información?
Intef – educaLab
Julio 2016

2. Plan de gestión de archivos
 Mi diseño de plan se
basa en estrategias
propias y muchas
estrategias aprendidas
en el NOOC.
 Mi diseño de plan
incluye:

3. Organización de carpetas
 La organización que acostumbro hacer
permite agregar nuevas carpetas en la raíz,
nuevas carpetas dentro de las ya creadas y
por tanto crear nuevos niveles.
 Acostumbraba tener directamente en Mis
documentos distintas carpetas para asuntos
personales, de trabajo y de formación, entre
otros.
 Con lo aprendido en el NOOC mi nuevo
diseño ha quedado con carpetas específicas
para cada asunto principal, dentro de las
cuales irán nuevas carpetas según se
necesite.
1_Trabajo
2_Tesis
3_Formacion
4_Personales
5_ebooks
Campus_Cuitlahuac
Campus_Online
Fuente de la imagen de carpeta:
http://csocials3eso.wikispaces.com/ACTIVITATS+PER+FER

4. Ejemplo de organización de mi
carpeta de trabajo
 Algunos compañeros organizan sus
cursos por ciclo escolar. Yo hacía
igual, pero luego me llenaba de
muchos archivos similares, por lo
cual, ahora tengo solo una carpeta
por cada materia y dentro de ella
organizo los documentos
dependiendo del tipo de materia:
presencial o en línea.
 En las materias presenciales, tengo
organizado por apuntes, prácticas,
trabajos de alumnos, exámenes, etc.
1_Trabajo
Campus_Cuitlahuac
Programacion_estructurada
Bases_de_datos
Examenes
Apuntes
Practicas

5. Ejemplo de organización de mi
carpeta de trabajo
 Las materias en línea se llevan por
semanas y dentro de cada semana
hay contenidos, actividades, etc.
 No es necesario almacenar los
trabajos de los alumnos pues están
disponibles en la plataforma
educativa.
 Si hago actualizaciones de archivos,
los nombro con el nuevo ciclo
escolar, así puedo tener el apunte del
tema 1 ciclo 16_2 y el apunte
actualizado del ciclo 16_3, siempre y
cuando quiera conservar ambas
versiones.
1_Trabajo
Campus_Cuitlahuac
Campus_Online
Legislacion_informatica
RUBRICAS
SEMANA_1
SEMANA_2
Tema1_ciclo_16_2
Tema1_ciclo_16_3

6. Ejemplo de organización de mi carpeta
de documentos personales
 En mi carpeta de documentos
personales agregué carpetas que
tenía directamente en Mis
documentos como: Casa, facturas,
fotografías, etc.
 En algunos casos agrego a las
carpetas el año (incluso podría
incluirse el mes si es necesario).
 Se puede seguir la norma ISO 8601
cuando se requiera nombrar archivos
y carpetas incluyendo fechas y
horas.
4_Personales
Fotografias
Casa
Queretaro 2015
Cumpleaños_Ale 2016
Facturas_2015
Facturas_2016

7. Mi patrón para nombrar archivos
 Cuando debo enviar documentos de mi trabajo, procuro que se muestre mi nombre, el tipo
de contenido y la materia, así como el ciclo escolar al que pertenece. En algunos casos no
me solicitan el nombre sino el grupo. Ejemplos:

8. Patrón para nombrar archivos
 Mi patrón me permite identificar qué contiene el archivo, de qué materia es, a qué ciclo
pertenece. El ciclo también me dice cuál es la versión más actual.
 Genero archivos en PDF para que mis alumnos los puedan consultar sin problema

9. Nomenclatura al nombrar archivos y
carpetas
En el NOOC ¿Gestionas eficazmente tu información? del Intef, se sugieren
ciertas nomenclaturas para nombrar archivos.
 Considerar que el nombre de archivo está compuesto por dos elementos,
el nombre como tal y la extensión, esta última generalmente la asigna el
software en el cual se haya generado el archivo.
 El nombre del archivo debe ser representativo de su contenido.
 La longitud máxima del nombre de la carpeta o archivo es de 260
caracteres para Windows y 255 para Android y OS X, por lo que ha de
tomarse en cuenta toda la ruta de carpetas y el nombre del archivo o
carpeta al momento de asignarle un nombre.

10. Nomenclatura al nombrar archivos y
carpetas
 Para nombrar archivos o carpetas se puede usar cualquier caracter
excepto / ? : * ” > < |.
 En Linux o Android no se pueden usar los siguientes caracteres: ~ ‘ ” ` * ;
– ? [ ] ! & ~ < > (Tienen significado de utilidad para dichos sistemas).
 Al final de los archivos se puede agregar _V1, _V2, etc., para identificar la
versión del archivo más actual y guardar el historial de actualizaciones.
 Se recomienda no usar acentos en los nombres de archivos para mayor
compatibilidad con otros sistemas operativos.

11. Nomenclatura al nombrar archivos y
carpetas
 Se puede agregar al nombre de archivo la fecha y hora en
los casos que sea necesario.
 Se debe procurar no usar el punto dentro del nombre, pues
se usa para separar el nombre de la extensión y puede
confundir, en su caso, se puede sustituir por un guion bajo.
También se puede usar el guion bajo para sustituir el
espacio en blanco, pues no todos los sistemas operativos
reconocen aceptan espacios en blanco en el nombre de
archivos o carpetas.

12. Almacenamiento

13. Almacenamiento local
 Mi laptop va conmigo casi a cualquier
lugar (incluso en vacaciones). De modo
que desde ahí siempre tengo todo a la
mano.
 Procuro tener respaldo de todo en un disco
externo, donde organizo carpetas de
forma similar a mi laptop
 Para transportar, imprimir o compartir
si no puedo llevar mi laptop, utilizo
USB
 Fotografías y algunos videos se
almacenan en la cámara digital y en el
Smartphone, los cuales también están
respaldados en la nube.

14. Almacenamiento en la nube
 Almacenar en a nube documentos de uso
frecuente permite acceder a ellos desde
cualquier dispositivo y lugar. En mi caso uso
OneDrive para almacenar documentos de
trabajo y de mi tesis, ya que con solo copiarlos
a una carpeta de mi sistema Windows,
automáticamente se suben a la nube.
 Uso Google Drive y Google Fotos para
almacenar documentos personales y
compartirlos con la familia, como documentos
de la casa, fotos y videos familiares.
 Además, como mi smartphone es Android está
sincronizado para respaldar en la nube
fotografías y videos.

15. Recuperación
 Un buen plan de gestión de archivos, nos debe
permitir recuperar un archivo de forma rápida y
sencilla.
 Al nombrar carpetas y archivos de una forma
que indique su contenido, sé lo que tengo en
cada carpeta o archivo.
 En las carpetas principales uso números al
inicio, para que se acomoden primero las que
más uso.
1_Trabajo
2_Tesis
3_Formacion
4_Personales
5_ebooks
Campus_Cuitlahuac
Campus_Online

16. Recuperación
 Para carpetas de segundo o tercer
nivel que uso con frecuencia, ahora
hago accesos directos y los coloco en
el escritorio.
 No es recomendable saturar el
escritorio con carpetas y archivos
pues se hace lento el inicio al
encender el equipo.
 El acceso directo sólo es un archivo
pequeño que igual nos lleva hasta la
carpeta que usamos con más
frecuencia

17. Recuperación
 Conocer qué tipo de
información guardo en cada
dispositivo de
almacenamiento ya sea local
o en la nube, me permite
saber en dónde buscar los
archivos que requiero.
 Tener en la nube documentos
que más uso, me permite
acceder a ellos desde
cualquier lugar y dispositivo
Respaldo de trabajo y
tesis
Respaldo de fotos y doc.
personales
Carpetas y archivos, bien
organizados, nombrados
correctamente
Transportar o
compartir archivos
Respaldo de todo

18. A tomar en cuenta
 Es muy importante tratar de seguir una lógica y algún estándar o
nomenclatura generalizada para nombrar y organizar archivos y carpetas,
con tres finalidades principales:
 Localizar y recuperar rápidamente nuestros archivos en nuestras
unidades de almacenamiento.
 Tener un sistema de almacenamiento que pueda ser trasladado a otro
sistema operativo sin ningún problema de compatibilidad en nombres,
longitud del nombre, etc.
 Que nuestro sistema de almacenamiento sea entendido por otros en caso
de que requieran localizar y recuperar información de nuestros sistemas
de almacenamiento de archivos.

19. Gracias
Martha Beatriz Chávez Terán
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Fuentes de imágenes
http://www.namanb.com/2009/06/samsung-r522-laptop-review.html
http://tutoriasdeliesfrios.blogspot.mx/2013/05
https://tecnoteresiano.wikispaces.com/Disco+Duro?responseToken=005d6b02fcd92c51451044318c2
08035a
https://en.wikipedia.org/wiki/File:SanDisk_Cruzer_Micro.png
https://en.wikipedia.org/wiki/File:OneDrive_logo.svg
http://therevitkid.blogspot.mx/2013_03_01_archive.html
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