Herramientas administrativas

1Miguel Angel Martínez Rodríguez

HERRAMIENTAS
ADMINISTRATIVAS
PARA LAS
ORGANIZACIONES EN
EVOLUCIÓN
Unidad 5

HERRAMIENTAS
Benchmarking.
Rightsizing.
Empowerment.
Coaching, consultoría y mentoría.
Justo a tiempo (Just in time).
Outsourcing.
Reingeniería.

BENCHMARKING

BENCHMARKING
Es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los
competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la
industria.

ASPECTOS
Calidad :
Nivel de valor creado de los productos para el cliente sobre el costo de
producirlos. Normas, especificaciones y estándares.

ASPECTOS
Productividad:
Búsqueda de la excelencia en las áreas que controlan los recursos de
entrada. Volumen de producción y el consumo (costos o capital).

ASPECTOS
Tiempo:
Simboliza la dirección del desarrollo industrial en los años recientes.
Flujos más rápidos en ventas, administración, producción y distribución.

CATEGORÍAS
INTERNO:
Debe contarse con facilidad datos e información y no existir
problemas de confidencialidad. También pueden ayudar a definir el
alcance de un estudio externo.

CATEGORÍAS
COMPETITIVO:
Los competidores directos de productos, pruebas de comparabilidad
(ventajas y desventajas).

CATEGORÍAS
FUNCIONAL:
Compararse con empresas que no pertenecen a tu misma industria.
Consigues la ventaja de obtener información necesaria al no ser
competidor.

CATEGORÍAS
GENERICO:
Descubrir prácticas y métodos que no se implementan en la industria
propia del investigador y que se pueden implementar.

METODOLOGÍA
Identificar que se va a someter a benchmarking.
Identificar compañías comparables.
Recopilación de datos.
Determinar la brecha de desempeño actual.
Proyectar los niveles de desempeño futuros.
Comunicar los hallazgos de benchmarking y obtener
aceptación.
Establecer metas funcionales.
Desarrollar planes de acción.
Implementar acciones específicas y supervisar el progreso.
Recalibrar.

RIGHTSIZING

RIGHTSIZING
Permite reestructurar y racionalizar una organización para mejorar su
efectividad y reducir costos. Implica la creación e innovación en nuevos
productos, servicios y mercado a partir de las necesidades del cliente.

PRINCIPIOS
 Atiende las nuevas realidades competitivas: La globalización.
 Diversificación de los recursos humanos sin acarrear costos
adicionales a la organización.
 Innova las respuestas organizativas al cambio tanto internas,
como externas (mercado).

RIESGOS
ESTABILIDAD:
La tecnología sigue siendo lo suficientemente cambiante como para
tener en cuenta posicionamientos futuros y la consolidación de ésta.

RIESGOS
SEGURIDAD/RESPALDO:
Los procedimientos de respaldo y recuperación de la información
también suelen estar mejor realizados en estos sistemas.

RIESGOS
DESARROLLADORES SIN EXPERIENCIA:
Programadores de grandes ordenadores de pocos conocimientos
relacionados con las herramientas de desarrollo y que no están
familiarizados con el entorno host.

RIESGOS
ESTIMACIÓN DE COSTO Y TIEMPO:
Es difícil estimar el costo total y el tiempo que se requiere para el
desarrollo de proyectos de Rightsizing. Siempre es importante
considerar soluciones provisionales.

RESISTENCIAAL CAMBIO:
Individuos que se resisten a variar su modo habitual de trabajo. Por
eso los beneficios de una estrategia de Rightsizing deben hacerse
llegar a todos los puntos.
21
RIESGOS
Miguel Angel Martínez Rodríguez

EMPOWERMENT

EMPOWERMENT
Su significado deriva de las palabras potenciar, poder, capacitar y
permitir, entre otras. Abarca todas las áreas de la empresa, desde
recursos y capital, hasta ventas y mercadotecnia.

 El personal participa en la toma de decisiones.
 Se puede medir el rendimiento de los empleados.
 El trabajo se convierte en un reto, no en una carga.
24
PRINCIPIOS

• Se impulsa la autoestima y la confianza.
• Se reconoce a las personas por sus ideas y esfuerzos.
• Los trabajadores tienen mayor control sobre su trabajo.
25
PRINCIPIOS

CAMBIO:
Implantar unos cuantos cambios a la vez. Si se les exige mucho pueden
sufrir el efecto de "Parálisis por análisis".
La gente, para cambiar debe poseer el cambio.
26
ESTRATEGIAS

LA TECNOLOGÍA:
Que la información se localice en un lugar donde la gente tenga fácil acceso, y
las habilidades cognoscitivas para utilizarla, entonces tendrán un apoyo para
ser creativos y manejar su área.
27
ESTRATEGIAS

CONOCIMIENTO Y CALIDAD:
 El entendimiento de la psicología del ser humano.
 La manera en que la gente aprende.
 El sistema bajo el cual trabaja.
28
ESTRATEGIAS

COACHING,
CONSULTORÍA Y
MENTORÍA

Es una relación interactiva uno a uno, que ayuda a la gente a
identificar y desarrollar sus metas personales y profesionales de una
manera más rápida y efectiva que si lo hicieran las personas mismas.
COACHING

COACH
No utiliza sus experiencias personales como modelo para el éxito del cliente.
Si comparte sus sentimientos y experiencias personales con el cliente es para
que el cliente pueda ver posibilidades de interés.

Dan respuestas directas a problemas específicos, el cliente tiene la
capacidad discrecional de hacer o no lo que el consultor le indica:
el consultor termina su trabajo con un informe o reporte.
CONSULTORÍA

Consiste en aceptar una persona como "modelo", alguien como mucha
experiencia que nos demuestra la manera de hacer las cosas. En una relación con
un mentor, probablemente no se especifiquen metas ni medición de resultados.
MENTORÍA

JUSTO A TIEMPO
(JUST IN TIME)

JUSTO A TIEMPO (JUST IN TIME)
Es una filosofía que define la forma en que debería optimizarse un
sistema de producción.

OBJETIVO
Se trata de entregar materias primas o componentes a la línea de
fabricación de forma que lleguen “justo a tiempo” a medida que son
necesarios.

CARACTERÍSTICAS
 Poner en evidencia los problemas fundamentales.
PROBLEMAS.

 Eliminar despilfarros:
Eliminar actividades que no añaden valor al producto. Para reducir
costos y plazos de fabricación, mejorar la calidad y aumentar el nivel
de servicio al cliente.
38
CARACTERÍSTICAS

 Buscar la simplicidad:
Basándose en el hecho de que es muy probable que los enfoques
simples conlleven una gestión más eficaz.
39
CARACTERÍSTICAS

 Diseñar sistemas para identificar problemas:
 Establecer mecanismos.
 Estar dispuestos a aceptar una reducción de la eficiencia a
corto plazo con el fin de obtener una ventaja a largo plazo.
40
CARACTERÍSTICAS

FASES
Fase 1: “Cómo poner el sistema en marcha”.
Establece la base sobre la cual se construirá la aplicación. Exige un
cambio en la actitud de la empresa, y esta primera fase será determinante
para conseguirlo.

Fase 2: “Mentalización, clave del éxito”.
Implica la educación de todo el personal. Se le ha llamado clave del éxito
porque si la empresa escatima recursos en esta fase, la aplicación resultante
podría tener muchas dificultades.
42
FASES

Fase 3: “Mejorar los procesos”.
Se refiere a cambios físicos del proceso de fabricación que mejorarán
el flujo de trabajo.
43
FASES

Fase 4: “Mejoras en el control de Fabricación”.
 Sistema tipo arrastre.
 Control local en vez de centralizado.
 Control estadístico del proceso.
 Calidad en el origen (autocontrol, programas de sugerencias, etc.).
44
FASES

Fase 5: “Relación cliente-proveedores”.
Debe empezar en paralelo con la fase 2, 3 y 4.
Necesita tiempo para discutir las nuevas tendencias con los proveedores y
clientes, además de los cambios en la empresa.
45
FASES

OUTSOURCING

OUTSOURCING
Conocido como tercerización, se refiere al proceso que ocurre cuando una
organización contrata a otra para que realice parte de su producción, preste
sus servicios o se encargue de algunas actividades que le son propias.

TIPOS
DESLOCALIZACIÓN:
También conocido como Off - shoring. Implica la contratación de servicios a
terceros radicados en países que ofrecen costos menores a causa de la
legislación laboral.

IN - HOUSE:
Es el Outsourcing que se produce en las instalaciones de la
organización contratante del servicio.
49
TIPOS

OFF - SITE:
Cuando el servicio de Outsourcing se produce en las instalaciones de
la propia empresa que lo presta.
50
TIPOS

CO - SOURCING:
Modalidad en la cual el prestador del servicio de Outsourcing ofrece
algún tipo de valor añadido a su cliente, como compartir los riesgos.
51
TIPOS

COLABORATIVO:
Se aplica a la utilización de la capacidad ociosa en las operaciones
para producir artículos o prestar servicios a un tercero.
52
TIPOS

 Abarata los costos de producción.
 Facilita la obtención de productos de mejor calidad.
53
BENEFICIOS

 Reduce el número de tareas rutinarias.
 Permite a la organización dedicarse a tareas de mayor
rentabilidad.
54
BENEFICIOS

• Genera poca lealtad hacia la organización a la cual se presta el servicio.
• Fomenta irregularidades en la contratación de los trabajadores.
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DESVENTAJAS

• Elimina puestos de trabajo en el país de origen de la organización
contratante, especialmente cuando se aplica la deslocalización.
56
DESVENTAJAS

• Revisar la estructura de la empresa.
• Determinar a cuáles actividades aplicar Outsourcing y a cuáles no.
• Seleccionar al proveedor.
57
PUNTOS BÁSICOS

REINGENIERÍA

REINGENIERÍA
Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para
alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y actuales de
rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez.

• Líder.
• Dueño o responsable del proceso.
• Equipo de reingeniería.
• Comité directivo.
• “Zar” de reingeniería.
60
ROLES

• Cuando la organización está en crisis, como una caída en el mercado.
• Rompimiento de reglas.
• Creatividad en el uso de la tecnología.
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APLICACIÓN

• Cuando las condiciones del mercado cambian, como por ejemplo tecnología.
• Cuando hay que responder a una competencia agresiva.
• Orientación hacia el proceso.
62
APLICACIÓN

• Ambición.
• Cuando se quiere obtener una posición de líder del mercado.
63
APLICACIÓN

• Varios trabajos se comprimen en uno solo.
• Se comprimen verticalmente los procesos.
• Los pasos del proceso siguen un orden natural.
64
DESPUÉS

• Existen procesos en múltiples versiones.
• Se realiza el trabajo donde tiene sentido.
• Se reducen chequeos y controles.
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DESPUÉS

• Se da la administración por casos.
• Opera de forma centralizada y descentralizada.
66
DESPUÉS

• Estar muy bien informado.
• Disponer de recursos en talento y capital.
• Lograr una perfecta armonía en el trabajo.
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ESTRATEGIAS

• Obtener eficacia en la combinación de procesos.
• Optimizar los controles.
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ESTRATEGIAS

• Objetivos definidos.
• Dominar las condiciones existentes.
• Equipos de trabajo eficaces.
• Liderazgo profesional.
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REQUISITOS

• Innovación.
• Calidad.
• Productividad.
70
VALORES

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