Manual p6 avanzado libre

Planificación y Control de Proyectos
con Primavera P6 Project Management
– Nivel Avanzado -
Ing. Edwin Monzón
PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com

2
Expositor
Ing. Edwin Monzón
Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Católica del Perú con estudios en
Advanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado como
Project Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) y
Project Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute.
Además certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project
(MCTS).
Especialista en Planificación y Control de Proyectos de Construcción y Minería. Ha
participado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalúrgica,
gasífera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panamá dentro del equipo de
Control de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B).
Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas de
Gestión de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, Primavera
Risk Analysis, @Risk for Project) en diversas compañías y universidades del medio.
Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos y
construcción.

3
1. Introducción
2. Primavera P6 Project Management
3. Control del Proyecto
4. Administración de la Seguridad
5. Preferencias Administrativas
6. Methodology Management
7. Cálculo de la Programación
8. Nivelación de Recursos
9. Actualizando Líneas Base
10. Definiendo Presupuestos
11. Reflexión
12. Auto Compute Actuals
13. Claim Digger
Agenda

4
14. Gestión de Portafolios
15. Earned Value Management
16. Análisis Tracking
17. Códigos de Proyectos
18. Campos Personalizados
19. Global Change
20. Documentos de Referencia
21. Thresholds & Issues
22. Análisis Cualitativo de Riesgos
23. Assignments
24. Exportación/Importación entre P6 y Excel
25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project
Agenda

6
1. Introducción
La complejidad de los proyectos es muy variable.
Softwares de planificación: Recomendación u obligación ?
Implementación de las herramientas de planificación en el ciclo de
vida del proyecto.

7
1. Introducción
Nacimiento de los softwares con categoría de herramientas de
planificación.
Todos los softwares de planificación son iguales ?
Características comunes y facetas diferenciadoras.
Ventajas de Primavera:
Trabaja con base de datos grandes
Reportabilidad
Enfoque PMBOK
Integración con Microsoft y otros.

2. Primavera P6
Project Management

9
Productos Primavera

10
Evolución de Primavera

11
Enlace P6: PM-MM-Web

13
Proceso de Actualización
La actualización de avance de las actividades
se desarrolla a través de los siguientes 3
pasos:
Definición de la fecha de corte.
Actualización de duraciones.
Actualización de recursos y costos.
Actualización de progreso.

14
Definición de la Fecha de Corte
Es la fecha donde se evalúa el estado del
proyecto.
Puede ser semanal, mensual, etc.
dependiendo del plazo total del proyecto.
P6 lo denomina Data Date

15
El data date se configura a través de:
Menú Tools
Schedule
Current Data Date

16

17
Actualización de Duraciones
La actualización de duraciones se desarrolla
en la pestaña Status de la ventana de
detalles de actividades.
Esta actualización se desarrolla en 2 casos:
Caso de hitos.
Caso de actividades.

18
Actualización de Duraciones
Caso Hitos
Actualizar Started más la fecha en hitos de inicio.
Actualizar Finished más la fecha en hitos de fin.
Caso Actividades
Si la Actividad ha concluido
Actualizar Started más la fecha de inicio real.
Actualizar Finished más la fecha de fin real.
Si la Actividad todavía no ha concluido
Actualizar Started más la fecha de inicio real.
Actualizar el remaining duration.

19
Actualización de Recursos y Costos
La actualización de recursos/costos se
desarrolla en la pestaña Resources de la
ventana de detalles de actividades.
Esta actualización se desarrolla en 2 casos:
Caso de actividades que han concluido.
Caso de actividades que no han concluido.

20
Actualización de Recursos y Costos
Caso de actividades que han concluido.
Actualizar Actual Units.
Actualizar Actual Cost.
Caso de actividades que no han concluido.
Actualizar Actual Units y Remaining Units
Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.

21
Actualización del Progreso
Definir el Activity Type
Si el progreso es del tipo duration o units, el
progreso se actualizará automáticamente. Si
el progreso es del tipo physical, este deberá
ser ingresado manualmente.

22
Actualización del Progreso
Tipos de Progreso
Duración: Basado en la duración de la actividad.
Se calcula como:
% = (Original Dur – Remaining Dur) / Original Dur.
Physical: Basado en progreso físico. Ingresado
manualmente.
Units: Basado en las HH de la actividad. Se
calcula como:
% = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU +
Remaining LU + Remaining NLU)

4. Administración de
la Seguridad

24
Modelo de Seguridad de Usuario

25
Relación OBS-Usuario (Users)
Menú Entreprise / OBS
Pestaña Users
Botón Assign

26
Relación OBS-Usuario (Responsibility)
Menú Entreprise / OBS
Pestaña Responsability

27
Perfil de Seguridad - Global
Menú Admin / Security
Profile
Botón Global Profiles
Add Profile Name
Check Has Privilege

28
Creación de Usuarios - General
Menú Admin / Users
Pestaña General
Botón Add
Login Name
Personal Name

29
Creación de Usuarios - Contact
Menú Admin / Users
Pestaña Contact
Email Address
Office Phone

30
Creación de Usuarios - Global Access
Menú Admin / Users
Pestaña Global Access
Botón Add
Seleccionar: Global
Security Profile
Check: All Resource
Access

31
Creación de Usuarios - Project Access
Menú Admin / Users
Pestaña Project Access
Botón Assign
Seleccionar OBS
Seleccionar Security
Profile

32
Creación de Usuarios - Module Access
Menú Admin / Users
Pestaña Module Access
Check Access

5. Preferencias
Administrativas

34
Pestaña General
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña General
Code Separator
Starting day of week
Activity Duration

35
Pestaña Timesheets
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Timesheets
Se requiere módulo
Timesheets

36
Pestaña Data Limits
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Data Limits
Niveles de estructura
jerárquica

37
Pestaña Id Lengths
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Id Lengths
Número máximo de
carácteres

38
Pestaña Time Periods
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Time Periods
Hours per time period
Time period
abbreviations

39
Pestaña Earned Value
Menú Admin / Admin
Preferences
Technique for
computing performance
percent complete
Technique for
computing Estimate to
Complete (ETC)

40
Pestaña Reports
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Reports
3 juegos de
encabezados, pie de
página y etiqueta
personalizada para
reportes

41
Pestaña Options
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Options
Specify the interval to
summarize and store
resource spreads
Project Architect
Web Access Server
URL
Workflow Administrator
Contract Management
URL

42
Pestaña Rate Types
Menú Admin / Admin
Preferences
Pestaña Rate Types
Permite editar el
nombre del “Price/Unit”
en “Defaul Tittle”

44
Methodology Management dentro del Suite
Enterprise

45
Acceso al Methodology Management
Start / All Programs /
Oracle-Primavera P6 /
Methodology
Management
Login name: admin
Password: admin

46
Creación de Metodología
Menú File / New
Methodology Name /
Next
Methodology Type /
Next

47
Creación de Metodología
Methodology Properties
/ Next
Congratulations / Finish

48
Abriendo una Metodología Existente
Menú File / Open
Seleccionar
metodología
Botón Open

49
Copiando una Metodología Existente
Abrir metodología a
copiar
Menú File / Copy
New Methodology
Name

50
Borrando una Metodología Existente
Abrir metodología a
borrar
Menú File / Delete
Are you sure you want
to delete?
Botón Yes

51
Propiedades de Metodología
Menú Methodology /
Methodology Properties
Pestañas General /
Codes / Notebook / Ids
/ Costs / Links

52
Exportando una Metodología
Abrir metodología ha
exportar
Menú File / Export
Export Type / Next
File Name / Next
Botón Finish

53
Importando una Metodología
Menú File / Import
ImportType / Next
File Name / Next

54
Importando una Metodología
Import from XER / Next
Update Methodology
Options / Next
Botón Finish

55
Creando proyectos a partir de metodologías

56
Abrir Project
Management
Menú File / New
Select EPS / Next
Project Id & Project
Name / Next

57
Project Start & End
Dates / Next
Responsible Manager /
Next

58
Assignment Rate Type /
Next
Project Architect / Next

59
Welcome / Next
Select Base or Plug in? /
Next

60
Select Base Methodology
/ Next
Estimate Size &
Complexity / Next

61
Tailor WBS / Next
Botón Tailor

62
Tailor WP & Docs / Next
Tailoring Overview / Next

63
Assignment Rate Type /
Next
Responsible Manager /
Next

64
Update Project Options /
Next
Save Base Methodology /
Next
Botón Finish

7. Cálculo de la
Programación

66
7. Cálculo de Programación
Cálculo del Proyecto
Menú Tools / Schedule
(F9)
Celda Current Data Date
Botón Schedule

67
Opciones de Programación
(F9)
Pestaña General
Opciones Generales

68
Opciones de Programación
(F9)
Pestaña Advanced
Opciones Avanzadas

70
8. Nivelación de Recursos
Cálculo del Proyecto
Menú Tools / Level
Resources

72
Creación de Líneas Base
Menú Project / Maintain
Baselines
Botón Add
Save a copy of the current
project as a new baseline /
OK
Baseline name
BAseline Type

73
Asignación de Línea Base
Menú Projects / Assign
Baselines
Project baseline
User Baselines
Botón OK

74
Actualización de Línea Base
Menú Projects / Maintain
Baselines
Seleccionar línea base
Botón Update
When update project data,
include
Specify the activity, to
include
Log to file
Botón Update

76
Top-Down Planning
Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaña Budget Log
Definir el presupuesto en
Original Budget

77
Mudanza de Presupuesto
Vista Projects
o Proyecto
proyecto
Pestaña Budget Log
Budget Change Log /
Botón Add
Ingresar: Date / Amount /
Responsible / Status /
Reason / Change Number

78
Flujo de Caja Mensual
Vista Projects
o Proyecto
proyecto
Pestaña Spending Plan
Ingresar datos en campos:
Spending Plan y Benefit
Plan
El resto de columnas son
autocalculadas

79
Resumen del Presupuesto
Vista Projects
o Proyecto
proyecto
Pestaña Budget Summary
Se muestra un resumen
de las pestañas Budget
Log y Spending Plan

80
Origen de los Recursos Financieros
Menú Enterprise / Funding
Sources
Botón Add
Founding Source Name

81
Origen de los Recursos Financieros
Vista Projects
o Proyecto
proyecto
Pestaña Funding
Botón Add
Asignar Amount y Fund
Share

83
Creación de Reflexión
Seleccionar el proyecto
Clic derecho
Create reflection
11. Reflexión

84
Ejecución de Reflexión
Seleccionar el proyecto
reflexión
Clic derecho
Merge reflection into
source project
11. Reflexión

85
Opciones de Reflexión
Group Changes by
Prior to merging
After merging
Botón Merge changes
11. Reflexión

87
Auto Cálculo de Actividad
Inserta columna “Auto
Compute Actuals” en vista
Activities
Menú Tools / Apply Actuals
Seleccione New Data Date
Botón Apply

88
Auto Cálculo de Recursos
Vista Resources
Seleccionar Recurso
En ventana de detalles
seleccionar la pestaña
“Detail”
Check en Auto Compute
Actuals

90
13. Claim Digger
Configuración General
Cerrar todos los proyectos
abiertos
Menú Tools / Claim Digger
Select revised project
Select original project or
baseline
Send report to: HTML File
Output file: ruta
Botón Compare

91
13. Claim Digger
Opciones Avanzadas
Botón Advanced
Specify the project data to
compare
Specify the activity data to
compare
Botón OK

93
Creación del Portafolio
Menú Enterprise / Project
Portfolios
Pestaña General
Celdas Name & Available
to

94
Asignación de Proyectos
Pestaña Projects
Botón Assign

95
Abrir Portafolio
Menú File / Select Project
Portfolio
Seleccionar Portafolio
Botón OK

96
Cerrar Portafolio
Menú File / Select Project
Portfolio
Seleccionar All Projects
Botón OK

98

99

100

101

102
Configuración de Preferencias
Menú Admin / Admin
Preferences
Technique for computing
performance percente
complete
Estimate to Complete
(ETC)
Earned value calculation

103
Configuración del WBS
Vista WBS
performance percente
complete
Estimate to Complete
(ETC)
Nota: Opciones por nivel
de WBS

104
Configuración del WBS Milestones
Vista WBS
Pestaña WBS Milestones
Botón Add

105
Columnas Earned Value
Menú View / Columns /
Customize
Categoría: Earned Value
Seleccionar campo
Botón OK

107
Configuración Vista Tracking
Vista Tracking
4 Windows
16. Análisis Tracking

109
Creación de Códigos de Proyectos
Codes
Botón Modify
Botón Add
Ingrese un código de
proyecto

110
Valores de Códigos de Proyectos
Codes
Botón Add
Ingrese valores de código
de proyecto

111
Asignando Project Codes a Proyectos
Vista Projects
proyectos
Pestaña Codes
Botón Assign

113
Creación de Campos Personalizados
Menú Enterprise / User
Defined Fields
Seleccionar tipo de vista
Botón Add
Seleccionar Data Type

114
Asignación de Campos Personalizados
Menú View / Columns
Categoría User Defined
Seleccionar campo
personalizado
Botón OK

116
Creación de Global Change
Menú Tools / Global
Change
Botón New
Asignar nombre en “Global
Change Name”
Asignar condición en
cuadro “If”
Asignar acción en cuadro
“Then”
Asignar acción 2 en
cuadro “Else”
Botón Change
19. Global Change

117
Ejecución del Global Change
Botón Change
Botón Cancel Change:
Cancela los cambios
Botón Commit Changes:
Aplica los cambios
Botón Save to file: Guarda
archivo log con los
cambios (wordpad).
19. Global Change

119
Pestaña General
Vista WPs & Docs
Botón Add
Ingresar: Title, Reference
No, Status y Document
Category
Tambien puede ingresar:
Version, Revision Date,
Author, etc.

120
Pestaña Description
Ingresar breve descripción
del documento adjunto

121
Pestaña Files
En Public Location
adjuntar archivo asociado
El botón Lunch abre el
archivo asociado

122
Pestaña Assignments
El botón Assign Activity
vincula el documento
adjunto a una actividad.
El botón Assign WBS
vincula el documento
adjunto a un nodo del
WBS.

124
Creación de Thresholds
Abrir proyecto
Vista Thresholds
Botón Add
Asigne el Threshold
Parameter

125
Pestaña General
Asigne el Threshold
Parameter, Lower
Threshold, Upper
Threshold, WBS to
monitor, Detail to monitor,
Status, etc.

126
Pestaña Details
Monitor Time Window
Threshold Issues

127
Enlace con Vista Issues
Vista Issues
Pestañas General, Details
y Notes.
Botones Add y Delete
Botones Send y
Discussion

22. Análisis
Cualitativo de Riesgos

129
Tipos de Riesgos
Menú Admin / Admin
Categories
Pestaña Risk Types
Botón Add

130
Creación de Riesgos
Vista Risks
Botón Add

131
Pestaña General
Risk Name
Applies to WBS
Apllies to Resource
Responsible Manager
Risk Type
Status
Priority
Date Identified

132
Pestaña Description
Breve descripción del
riesgo

133
Pestaña Impact
Impact Date
Impact
Probability

134
Pestaña Control
Descripción de las
actividades de control del
riesgo analizado

136
Pestaña General
Vista Assignments
Pestaña General
Celdas: Activity name,
Resource, Role, Cost
Account, Price/Unit, Rate
Type, Primary Resource
23. Assignments

137
Pestaña Planning
Vista Assignments
Pestaña Planning
Celdas: Budget Units,
Budget Units/Time,
Original Duration, Actual
Units, Remaining Early
Units, Remaining
Units/Time, Remaining
Duration.
23. Assignments

24. Exportación/Importación
entre P6 y Excel

139
Exportación P6-Excel
Abrir proyecto
Menú File / Export
Export Format /
Spreadsheet (XLS)
Export Type / Activities

140
Projects to Export
Select Template

141
Botón Modify
Columns
Filter
Sort

142
Select XLS File
Summary
Botón Finish

143
Importación Excel-P6
Menú File / Import
Import Format /
Spreadsheet (XLS)
Select Excel File / Select
file to import

144
Import type / Select the
type of data to import
Import Project Options /
Select destination project

145
Summary
Botón Finish

25. Exportación/Importación
entre P6 y Ms. Project

147
Exportación P6-Ms. Project
Menú File / Export
Export Format: Microsoft
Project (MPP) / Next
Export Type: Project / Next

148
Exportación P6-Ms. Project
Project to export: Export
file name / Next
Template / Next
Botón Finish

149
Importación Ms. Project – P6
Previamente guardar el
archivo project como XML
Menú File / Import
Import format: Microsoft
Project (XML) / Next
Files to import: Botón
Select y Celda Import to /
Next

150
Importación Ms. Project – P6
Template / Next
Import confirmation /
Botón Finish

Consultas y Comentarios
Ing. Edwin Monzón

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