Plan operativo migración ciudad real v 1 0

Plan Operativo de
Migración de Expedientes
Judiciales a la Nueva
Oficina Judicial

CIUDAD REAL

Pág. 0 Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales a la Nueva Oficina Judicial de Ciudad Real

SECRETARÍA DE ESTADO DE JUSTICIA

MINISTERIO
SECRETARÍA GENERAL DE MODERNIZACIÓN Y RELACIONES CON LA
DE JUSTICIA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE
JUSTICIA

Contenido
1 Introducción y presentación del proyecto .................................................................2
2 Descripción del Plan Operativo para la migración de expedientes ...........................4
2.1 Fases del proceso .......................................................................................................... 5
2.2 Instrucciones operativas del proceso............................................................................ 7
2.3 Consideraciones críticas del proceso de migración ...................................................... 9
2.3.1 Custodia de los expedientes.................................................................................. 9
2.3.2 Dación de cuenta................................................................................................. 10
2.3.3 Necesidad de parada de la actividad judicial ...................................................... 11
2.3.4 Recepción incompleta de expedientes ............................................................... 14
2.3.5 Recepción de expedientes en unidades de destino diferentes .......................... 14
2.4 Coordinación del proceso............................................................................................ 16
2.4.1 Roles y responsabilidades ................................................................................... 16
2.4.2 Mecanismos de coordinación y apoyo................................................................ 19
2.5 Gestión de incidencias del proceso (identificación y contingencia) ........................... 21
2.6 Estimación de material necesario ............................................................................... 23
2.7 Herramienta tecnológica de soporte .......................................................................... 25
2.8 Calendario operativo de ejecución ............................................................................. 26

3 Consideraciones sobre especialidades jurídicas en el proceso de migración .........28
3.1 Juzgado de Guardia ..................................................................................................... 28
3.2 Registro Civil................................................................................................................ 28
3.3 Auxilio Judicial ............................................................................................................. 28
3.4 Juicios rápidos penales................................................................................................ 28
3.5 Recepción de escritos.................................................................................................. 29
3.6 Causas con tratamiento especial durante el proceso de migración ........................... 29

ANEXO I. Instrucciones operativas del proceso ..............................................................31
ANEXO II. Plan de Comunicación / Formación durante el proceso de migración...........32



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1 Introducción y presentación del proyecto

La implantación de la Oficina Judicial implica importantes cambios en los procedimientos
procesales y organizativos, por lo tanto también conlleva cambios sustanciales en los métodos
de trabajo, en la dirección de la oficina y en la gestión del personal implicado.
La implantación de la Oficina Judicial es un proceso complejo en distintos ámbitos que
requiere de una planificación ordenada.
En este contexto, el traslado de los distintos expedientes que en la fecha inicial de despliegue
se encuentren en tramitación en los diferentes Juzgados es una de las cuestiones que genera
mayor preocupación en los distintos operadores jurídicos.
La totalidad de los procedimientos que se encuentran actualmente pendientes en cada uno de
los órganos judiciales deberán ser distribuidos entre las nuevas unidades que conforman la
estructura organizativa de la Oficina Judicial, atendiendo a las competencias que en la
tramitación procesal tiene cada Unidad de la Oficina.
Para ello, desde la Dirección General de Modernización de la Administración de Justicia
(DGMAJ) se ha llevado a cabo el desarrollo de un proyecto específico que aborde todos los
aspectos a considerar y que resuelva las incógnitas de fondo y forma sobre los aspectos
jurídicos, operativos y tecnológicos necesarios para permitir una implantación ordenada que
no genere situaciones de descontrol en la tramitación de expedientes, así como garantizar la
coherencia entre expedientes físicos y virtuales.
Como resultado de este proyecto, para cada ciudad objeto de la implantación de la Oficina
Judicial se ha elaborado específicamente un Plan Local de Migración de Expedientes Judiciales.
El Plan Local está comprendido por dos documentos:
Estudio Jurídico: Sienta las bases y fundamentos jurídicos que rijan el movimiento
potencial de expedientes judiciales previo a la implantación de la Oficina Judicial para
conseguir una adaptación óptima a la nueva estructura organizativa y funcional.
Este documento responde fundamentalmente a dos incógnitas previas a la
organización de los trabajos del proyecto de migración de los expedientes judiciales a
la nueva estructura:
Qué expedientes son tramitados por las unidades organizativas de la nueva
estructura (¿Quién hace qué?).
Cuál es el destino de expedientes judiciales en función del orden jurisdiccional, el
tipo de procedimiento y el estado de tramitación de expedientes (¿Dónde se
queda qué?)



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Plan Operativo: Determina las claves logísticas y tecnológicas que garanticen la
adecuada ejecución del proceso completo de migración de expedientes judiciales que
obedezcan y tengan en consideración todos los aspectos jurídicos. Para ello,
contempla:
Organización y planificación logística exhaustiva y cuidada del proceso de
migración de expedientes judiciales
Guías o instrucciones operativas para ejecutar la planificación logística dirigidas
a todos los actores intervinientes e implicados
Soporte tecnológico y físico para la perfecta identificación del expediente en
todo momento, de forma que se garantice la trazabilidad del expediente y su
rápida localización física
Plan de comunicación y mecanismos de coordinación que minimicen el
impacto de la ejecución del proceso de migración sobre la actividad judicial de
la ciudad
El documento que nos ocupa corresponde con el Plan Operativo de Migración de Expedientes
Judiciales en Ciudad Real. El mismo da respuesta a las claves citadas anteriormente
aterrizadas al caso concreto y circunstancias particulares de Ciudad Real, pero sin perder de
vista que ha de ser una solución homogénea al resto de ciudades.
.



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2 Descripción del Plan Operativo para la migración de expedientes

En este apartado se desarrollan todas las claves de actuación y ejecución del proceso de
migración de expedientes judiciales para su adaptación a la estructura organizativa y funcional
de la Oficina Judicial. Los aspectos desarrollados vienen determinados por el Estudio Jurídico
de Migración de Expedientes Judiciales para Ciudad Real y abarcan la definición del proceso
operativo de traslado físico y virtual de expedientes desde su ubicación actual hasta la unidad
de destino adecuada a la organización de la Oficina Judicial.
En este sentido, se marcan las pautas operativas de cómo llevar a cabo la migración física de
expedientes judiciales bajo las premisas marcadas por los correspondientes fundamentos
jurídicos y garantizando la existencia de coherencia entre el expediente físico y virtual. La
solución metodológica para el proceso de migración de expedientes judiciales contempla
estrictas medidas de seguridad y trazabilidad de expedientes durante todo el proceso. En el
proceso de migración es crítica la accesibilidad a expedientes judiciales sobre los que
acontezcan hechos o actuaciones que lo requieran. En este sentido, los expedientes han de ser
fácilmente localizables en todo el proceso.
La ejecución del proceso de migración se define a partir de los siguientes mecanismos de
soporte:
Instrucciones operativas dirigidas a cada uno de los actores involucrados en el proceso
(roles y responsabilidades) para los distintos momentos temporales del proceso
Calendario operativo de ejecución de las actividades marcadas por las instrucciones
operativas
Aplicación tecnológica sencilla que facilite la gestión, garantice la trazabilidad de los
expedientes durante el proceso y asegure la coherencia entre expediente virtual y
expediente físico una vez realizadas la migración física y tecnológica de los mismos.
Además, el Plan Operativo contempla los siguientes instrumentos de apoyo a la ejecución del
proceso:
Órganos de Coordinación y Apoyo Directo para dar respuesta a dudas e incidencias en
tres ámbitos: jurídico, logístico y tecnológico
Plan de incidencias y acciones de contingencia asociado a cada instrucción operativa
Plan de comunicación que acompaña al proceso y asegura que todos los actores clave
conozcan, entiendan e interioricen el proceso y su responsabilidad sobre el mismo
(ANEXO II)



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2.1 Fases del proceso
Desde el punto de vista operativo, el proyecto de migración de expedientes judiciales a la
Oficina Judicial se plantea como un proceso comprendido por tres fases en las que intervienen
diferentes actores. El proceso tiene su punto de partida sobre expedientes judiciales que se
encuentran en tramitación, con distinto grado de avance, en los actuales Juzgados y Tribunales
y finaliza en el momento en que éstos se encuentren correctamente ubicados y adaptados a la
reorganización que supone la nueva Oficina Judicial, atendiendo a las premisas jurídicas
determinadas en su correspondiente Estudio Jurídico.
Las fases que comprende el proceso son las siguientes:

FASE PREVIA: Preparación de la migración de expedientes
La fase comienza con los expedientes judiciales que se encuentran en tramitación en los
actuales Juzgados y Tribunales y finaliza en el momento que éstos se encuentran clasificados y
embalados en cajas correctamente identificadas en los actuales Juzgados y Tribunales. Esta
fase comprende tareas clave:
- Inventario virtual de expedientes existentes en Minerva NOJ
- Identificación y clasificación de expedientes físicos
- Comprobación y actualización de información virtual de expedientes
- Embalaje y cierre de cajas de expedientes

FASE SIMULTÁNEA: Ejecución de la migración de expedientes
Esta fase da continuación a la anterior y comienza desde que los expedientes judiciales se
encuentran embalados en cajas correctamente identificadas en los actuales Juzgados y
Tribunales y finaliza en el momento en que las cajas de expedientes quedan correctamente
ubicadas en su correspondiente unidad de destino de la nueva Oficina Judicial. Esta fase
comprende tareas clave:
- Volcado información a repositorio virtual (Copia de Seguridad)
- Porteo físico de cajas de expedientes
- Actualización virtual de ubicación de cajas de expedientes en destino

FASE POSTERIOR: Ordenación de expedientes y evaluación de la migración
La última fase de ejecución del proceso se inicia en el momento que el personal toma posesión
de sus puestos en la nueva estructura organizativa y se encuentra con las cajas de expedientes
correctamente ubicadas en su correspondiente unidad de destino de la nueva Oficina Judicial y



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finaliza en el momento que se comprueba que se han recibido todos los expedientes judiciales
esperados en la unidad de destino de la nueva Oficina Judicial y éstos son colocados en su
ubicación definitiva. Esta fase comprende tareas clave:
- Apertura formal y verificación física de recepción de expedientes
- Validación virtual de expedientes
- Ordenación y colocación de expedientes físicos en su ubicación final de destino



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2.2 Instrucciones operativas del proceso
En este apartado se introducen las instrucciones operativas identificadas y que se desarrollan
en el ANEXO I. Estas regularán la ejecución de las tareas comprendidas en las distintas fases
del proceso de migración.
Las instrucciones serán facilitadas a cada actor implicado en el proceso de migración, días
previos al inicio de la ejecución de las correspondientes tareas. Las instrucciones son
particulares para cada perfil de actor y para cada una de las tareas encomendadas a dichos
perfiles de actores, en las distintas fases del proceso.
El contenido de cada instrucción incluye:
Datos identificativos de la instrucción:
- Denominación de la instrucción
- Partido Judicial
- Destinatarios
- Proveedor
- Fases del proceso en la que tiene aplicación la instrucción
- Plazos de ejecución
- Actualización fecha de última actualización de la ficha de instrucción (Control
documental interno del Proyecto)
Unidades participantes: unidades organizativas afectadas o implicadas en la ejecución
de la instrucción
Objetivo de la instrucción
Actividades: relación de actividades a ejecutar para cumplir con el objetivo de la
instrucción
Posibles incidencias y acciones de contingencia asociadas a la ejecución de las
actividades comprendidas en la instrucción.
A continuación, por cada una de las fases del proceso, se presenta el listado de instrucciones
identificadas, indicando los destinatarios o ejecutores de las mismas:

FASE PREVIA: Preparación de la migración de expedientes
Instrucción nº1: Solicitud y recepción de material de mudanza
Destinatarios: Gerencia Territorial
Instrucción nº2: Aprovisionamiento y distribución de material de mudanza
Destinatarios: Empresa de mudanza


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Instrucción nº3: Organización del trabajo de su órgano judicial
Destinatarios: SJ responsables de órganos judiciales
Instrucción nº4: Identificación, clasificación y embalaje de expedientes judiciales
Funcionarios de órganos judiciales
Instrucción nº5: Cierre formal de cajas de expedientes judiciales

FASE SIMULTÁNEA: Ejecución de la migración de expedientes
Instrucción nº6: Porteo de cajas de expedientes
Destinatarios: Empresa de Mudanza
Instrucción nº7: Supervisión del porteo de cajas de expedientes
Destinatarios: Personal de Gestión del Cambio

FASE POSTERIOR: Ordenación de expedientes y evaluación de la migración
Instrucción nº8: Organización del trabajo posterior a la migración SSCCPP
Destinatarios: SJ de SSCCPP
Instrucción nº9: Apertura de cajas, validación y ordenación de expedientes recibidos
Destinatarios: SJ de SSCCPP
Funcionarios de SSCCPP
Instrucción nº10: Organización del trabajo posterior a la migración en la UPAD
Destinatarios: SJ responsables UPAD
Instrucción nº11: Trabajos posteriores a la migración en UPADs
Destinatarios: SJ responsables UPAD
Funcionarios de UPAD
TODAS LAS FASES: Previa, Simultánea y Posterior
Instrucción nº12: Acceso controlado a expedientes durante la migración
SJ responsables de UPAD
SJ directores de SSCCPP
SJ Juzgado de Guardia (si los Juzgados de Instrucción entran en OJ)
Instrucción nº13: Tratamiento de entradas de escritos durante la migración
Destinatarios: SJ Juzgado de Guardia
SJ Servicio Común de Notificación y Embargos y/o SJ Juzgado Decano



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2.3 Consideraciones críticas del proceso de migración
Se presentan a continuación un conjunto de situaciones críticas a las que es necesario prestar
especial atención en la ejecución del proceso de migración judicial. Las instrucciones
operativas del Plan Local de Migración de expedientes judiciales, deben resolver estas
situaciones particulares del partido judicial correspondiente.

2.3.1 Custodia de los expedientes
Dispone el artículo 458.1 de la LOPJ, entre las funciones encomendadas a los secretarios
judiciales, que “los secretarios judiciales serán responsables del Archivo Judicial de Gestión, en
el que, de conformidad con la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán
aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, salvo el tiempo en que
estuvieren en poder del juez o del magistrado ponente u otros magistrados integrantes del
tribunal”.
En el presente Proyecto, se hace necesario dictar instrucciones particulares dirigidas a los
secretarios judiciales sobre la forma de realizar el traspaso de funciones desde la actual
estructura en Juzgados y Tribunales a la nueva distribución de las oficinas judiciales en UPADs y
Servicios Comunes.
Para ello, la forma idónea de trasvasar las responsabilidades es la formalización de un acta
suscrita entre el secretario actual de cada juzgado o Tribunal y los secretarios judiciales
directores de los servicios comunes (y/o secretarios judiciales jefes de sección, en su caso),
cuya individualización es posible una vez finalizado las fases de acoplamiento de la Disposición
Transitoria Cuarta de la Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley
Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial.
Para lograr la mayor coordinación posible, sin perjuicio de las especificaciones concretas
contenidas en las instrucciones de ejecución del presente Proyecto, la idea es la siguiente:
1) Una vez inventariados y catalogados los expedientes, los mismos se colocan
provisionalmente en su respectiva caja a efectos de su posterior porteo. Al menos,
constará el número del procedimiento, si consta de varios tomos el mismo expediente
judicial, la última actuación procesal y la fecha en que se acordó.
2) El día previo al inicio de la fase simultánea, se cierran definitivamente las cajas. El
cierre de las cajas coincide con la presencia del secretario judicial del órgano judicial
remitente y el secretario judicial de la unidad de destino.
3) Efectuado el traslado o mudanza de los mismos, el día de la implantación se procede a
la apertura ordenada de las cajas de embalaje que contienen los distintos expedientes
judiciales. La confirmación entre el contenido de las cajas y la integridad del mismo por
parte del secretario judicial del órgano receptor se hace constar en el inventario
virtual, momento a partir del cual se produce de facto el trasvase de la responsabilidad



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de un secretario judicial a otro sin que se produzca la quiebra, en ningún caso, de la
cadena de custodia que acompaña al mismo.
4) Por parte del órgano receptor, comprobado la efectiva recepción por el órgano de
destino de la migración, se procede a reflejarlo, en su caso, en los correspondientes
Libros Registro del sistema de gestión procesal de la unidad de origen (UPADs),
permitiendo de esta manera regularizar el estado de los mencionados libros Registro a
efectos de ulteriores alardes y/o inspecciones en las oficinas judiciales. Esta
regularización cumple también funciones de depuración de los datos obrantes en las
distintas unidades judiciales a efectos de la elaboración ulterior de las estadísticas
judiciales en el Servicio Común General.
5) En caso de disfunciones en la ejecución de las anteriores instrucciones, la
responsabilidad sobre la custodia de los expedientes judiciales sigue correspondiendo
al secretario judicial de la unidad remitente, a quien compete remover los obstáculos
que impidan la efectiva recepción en la Nueva Oficina Judicial.

2.3.2 Dación de cuenta
La dación de cuenta atribuida por imperativo legal a los secretarios judiciales (artículo 455 de
la LOPJ) es el nexo causal que permite conectar la ejecución del Proyecto tipo de migración con
el inicio del Proyecto de Optimización de Servicios Comunes en la nueva Oficina Judicial.
En efecto, la mera planificación y ejecución de tareas logísticas no necesitaría de las especiales
prevenciones tenidas en cuenta en el presente Proyecto si no fuera por la imperiosa necesidad
de atenuar y, a la vez, conjugar exigencias de orden jurídico con la prestación continuada del
servicio público al justiciable.
Esta contingencia crítica se encuentra llamada a operar, fundamentalmente, en dos momentos
de la ejecución del Proyecto Tipo de migración:
1) En la fase simultánea de ejecución, donde el desarrollo de las acciones de formación
previas a la implantación de la nueva Oficina Judicial y la consiguiente reducción en la
disponibilidad de recursos humanos y materiales no puede implicar, de por sí, dejar
desatendidos a jueces y magistrados. Esta contingencia esta prevista su solución a
través de la herramienta TIC que permite a cualquiera de los implicados directa o
indirectamente en la ejecución del Proyecto de migración, el poder disponer de los
datos de la última actuación procesal relevante, y permite específicamente a cada juez
y/o magistrado hacer uso de la previsión legal del artículo 436.6 de la LOPJ.
2) En la fase posterior del Proyecto, esto es, tras el primer día de implantación, de forma
que cada SJ en la nueva oficina judicial puede ordenar y priorizar la apertura de las
cajas y ulterior tramitación procesal según los autos judiciales se encuentren en la fase
procesal que exija el impulso formal y/o material de las actuaciones, o de
corresponder la siguiente actuación procesal a los titulares de la jurisdicción, proceder
a la correspondiente dación de cuenta.


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2.3.3 Necesidad de parada de la actividad judicial
La implantación de la Oficina Judicial en las ciudades incluidas en la primera fase del
despliegue de la Nueva Oficina Judicial es un proceso complejo que se desarrolla en distintos
ámbitos y que requiere una planificación ordenada.
Tal proceso comprende no solo el traslado de medios materiales y personales desde los
actuales juzgados a la Nueva Oficina Judicial, sino también el traslado de los distintos
expedientes actualmente en tramitación en los diferentes Juzgados y la adaptación de los
sistemas y programas informáticos a la nueva organización.
La actividad de traslado de expedientes, en contra de lo que en principio puede parecer, es
tarea complicada teniendo en cuenta que la gestión de los procedimientos actualmente en
trámite en los juzgados que se van a incorporar a la estructura de la Nueva Oficina Judicial va a
llevarse a cabo en su mayoría por funcionarios distintos a los que actualmente asumen su
tramitación, que quedarán distribuidos entre las unidades procesales de apoyo directo y
servicios comunes procesales.
Ello comporta también una ardua actividad tecnológica que permita la itineración del
expediente en el sistema informático de gestión procesal de forma paralela a su traslado físico.
Igualmente, es necesario dotar a la totalidad de los funcionarios de un nuevo perfil
informático.
Es evidente pues que toda esta actividad de traslado de expedientes y medios materiales,
informáticos y humanos, donde las unidades de origen son distintas a las de destino, va a
suponer temporalmente una grave distorsión en la actividad diaria de los juzgados y tribunales
con repercusión directa en la normal tramitación de expedientes y, lo que es más importante,
en la atención de profesionales y particulares que durante el periodo de traslado acudan a los
órganos judiciales.
Ante esta ineludible circunstancia, principalmente, caben dos posibilidades:
‐ adaptar o someter la compleja actuación física a los imperativos procesales, aún a
riesgo de generar confusión, trastornos, inseguridad, errores, omisiones, potenciales
nulidades procesales, etc, de tal suerte que la misma se prolongaría más en el tiempo y
podría atentar contra los indiscutibles principios constitucionales de seguridad jurídica
y certidumbre jurídica (art. 9.3º CE) y, por ende, a la tutela judicial efectiva (art. 24 CE).
‐“paralizar” o “ralentizar”, siempre parcial y específicamente, la actividad procesal del
concreto “territorio NOJ” con el fin de que, perjudicando lo mínimo posible el servicio
público judicial, pueda salvarse esta obligada transformación física de la forma más
rápida y eficaz posible.
La primera, a priori, pudiera parecer la más aconsejable para con el propio servicio, pero por
razones operativas resultaría muy difícil de conseguir, a la par que acarrearía demasiada
confusión y trastorno prolongado. La segunda resultaría más aconsejable toda vez que se



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acortarían los tiempos y se mantendrían los servicios esenciales, resultando, en tiempo y
modo, más eficaz.
Llegados a este punto y desde una perspectiva genuinamente orgánico‐procesal pueden
seguirse dos alternativas:
“suspensión” procesal de todos los procedimientos judiciales (plazos, trámites,
actos…). Detalle que resultaría muy complejo toda vez que habría que dictar ad hoc
una resolución individualizada en todos y cada uno de los procedimientos en trámite,
toda vez que nos hallamos ante un acto procesal (arts. 19, 188, 165… LECv., 746
LECrim.) y no gubernativo (arts. 165 y 168 LOPJ). Sin olvidar que podríamos
encontrarnos con Magistrados y/o Secretarios Judiciales con criterios no coincidentes
al respecto, lo que aumentaría el nivel de descoordinación.
Declaración de inhabilidad procesal de determinados días u horas en el “territorio
NOJ” al amparo y con el fundamento repetido.
Toda vez que la presente situación se trata o debe tratarse de un acto con efectos generales,
que no particular en y para un procedimiento concreto (cfr.: arts. 4 y 131 LECv.), entendemos
que debe aplicarse la normativa prevista, entre otros, en los arts. 110.n, 182 a 185 LOPJ y
RCGPJ 1/2005 de Aspectos Accesorios (arts. 8 y 9).
Tras un examen de este bloque normativo, claramente se infieren dos cosas: el legislador ha
querido dejar únicamente en manos del Consejo General del Poder Judicial la determinación
de todo lo relacionado con la “habilidad procesal general” para los casos no previstos en las
leyes y, de otra parte, nada se dice sobre la posibilidad legal de que el CGPJ pueda acordar
“inhábiles” determinados días u horas por razones justificadas; más aún: tampoco se prohíbe
expresamente esta posibilidad.
Ante esta evidente laguna normativa, siempre podemos acudir a la vía analógica y/o la
interpretación extensiva (arts. 3 y 4 C. Cv.) para colegir que el CGPJ pueda gozar de potestad
excepcional y extraordinaria para declarar inhábiles ciertas días y horas en un determinado
territorio sobre las propias razones de fuerza mayor y velar por el servicio público.
Existen precedentes en los que ante circunstancias extraordinarias (como por ejemplo
incendios en edificios judiciales) han sido Órganos Gubernativos los que han adoptado
medidas de contenido más o menos similar, como el acuerdo del Juez Decano de Burgos de 19
de diciembre de 2005, en el que se declaraba la suspensión de todas las actuaciones señaladas
por el Decanato, o el acuerdo del Presidente de la Audiencia Provincial de Zamora de 14 de
abril de 2005 en el que se acordaba las suspensión de las actuaciones señaladas para un día
concreto y la prórroga del plazo de presentación de escritos cuyo vencimiento se producía ese
día.
Sin embargo, el Ministerio de Justicia considera que en un caso con el expuesto únicamente
debe corresponder al Consejo General del Poder Judicial adoptar el acuerdo necesario.



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En este sentido, podemos señalar que en términos similares, el Tribunal Constitucional dictó
un Acuerdo, de 6 de septiembre de 1990, de la Presidencia del Tribunal Constitucional, por el
que se declaraban inhábiles los días 6, 7 Y 8 de septiembre de 1990.
A mayor abundamiento cabe añadir que con esta postura se conseguirían mayores dosis de
homogeneidad y uniformidad en la implantación de la Oficina Judicial (cfr: arts. 438.7º LOPJ),
sin olvidar que este aspecto que nos ocupa en modo alguno resulta ajeno al espíritu y la letra
de los arts. 108.1º.e y 110.n LOPJ.
De acuerdo con lo expuesto, el Ministerio de Justicia propone al Consejo General del Poder
Judicial que proceda a declarar la inhabilidad de ciertos días y horas en las ciudades afectadas
por la implantación de la NOJ.
De acuerdo con el Plan de Implantación del Ministerio de Justicia este acuerdo se limitaría en
este momento a los Órganos Judiciales de Ciudad Real:
- DECANATO JDO 1 INS. E INSTR CIUDAD REAL
- OFICINA ASISTENCIA A VÍCTIMAS (JDO DECANO)
- SERV.COM.NOTIF.Y EMBARGOS C.REAL
- JDO VIGILANCIA PENITENCIARIA CIUDAD REAL
- JDO 1 INST E INSTR N.1 C.REAL
- JDO 1 INST E INSTR N.3 C.REAL (REGISTRO CIVIL)
- JDO 1 INST E INSTR N.4 C.REAL (MERCANTIL)
- JDO 1 INST E INSTR N.5 C.REAL (VIOLENCIA SOBRE MUJER)
- JDO 1 INST E INSTR N.7 C. REAL
- JDO.PENAL N.1 C.REAL
- JDO.SOCIAL N.1 C.REAL
- JDO.CONT.‐ADVO N.1 C.REAL
- JDO.CONT.‐ADVO N2 C.REAL
-



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- JDO.MENORES N.1 C.REAL

Esta declaración de inhabilidad no comprendería las siguientes clases de actuaciones:
- Servicio de Guardia: el Juzgado de Guardia permanecería plenamente operativo: física
y funcionalmente, hasta tal punto que en casos urgentes y necesarios el Juzgado de
Guardia deberá solventar aquellas situaciones procesales urgentes de conformidad,
entre otros, con el art. 42 RCGPJ 1/2005 y el art. 70 LECv.
- Registro Civil, Por su propia naturaleza y desde un punto de vista operativo no debe
verse relativamente interferido por esta circunstancia de cambio físico o material.
- La mera “presentación y recepción” material de documentación tampoco tiene porqué
verse perjudicada o paralizada. Desde un punto de vista material y a los efectos
prácticos del servicio judicial, la “ventanilla” receptora puede seguir operativa
independientemente del lugar concreto donde se ubique, de la persona que
circunstancialmente la gestione (llámese Decanato o Servicio Común General) o de
que los medios utilizados sólo son manuales. Otra cuestión sería el “reparto” habida
cuenta que se trata de un acto procesal afectado por la pretendida inhabilitación
procesal.

2.3.4 Recepción incompleta de expedientes
Como está previsto en la correspondiente instrucción operativa de Apertura y validación de
expedientes recibidos, se comprobará la integridad de los expedientes recepcionados en la
unidad de destino. Según se ha especificado en el apartado de Custodia de expedientes, para
garantizar la continuidad de la cadena de custodia que acompaña al expediente judicial en el
proceso de migración, el trasvase de responsabilidad sobre el mismo será efectivo en el
momento que el secretario judicial receptor certifique la integridad del mismo.
Así pues, en caso de recepcionar un expediente incompleto y tal como dicte la
correspondiente instrucción operativa, la unidad de destino notificará a la unidad remitente la
incidencia sobre la integridad del expediente. La unidad de origen o remitente será la
responsable de localizar físicamente la fracción del expediente no recibida en su
correspondiente unidad de destino y remitirla a la misma.
Como se ha adelantado en el apartado de Custodia de expedientes, hasta el momento en que
la unidad de destino valide telemáticamente su recepción (asunción de responsabilidad sobre
el mismo por parte del SJ Director del correspondiente servicio común procesal), el
responsable del mismo será el SJ remitente.

2.3.5 Recepción de expedientes en unidades de destino diferentes
En la fase posterior del proceso de migración de expedientes judiciales, y según marquen las
correspondientes instrucciones operativas, los equipos responsables de la validación de



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recepción de expedientes en las unidades de destino se encuentran ante las siguientes
situaciones:
1) Conformidad con la unidad de destino entre recepción y Protocolo Provincial de
Actuación Procesal, se actuará según la correspondiente INSTRUCCIÓN Nº9 para
validar telemáticamente la recepción del expediente (asunción de responsabilidad
sobre el mismo) y correspondiente acuse de recibo al responsable de origen (SJ de
juzgado o tribunal de origen). Es importante cursar este acuse de recibo a la unidad de
origen, ahora UPADs, que le permitirá regularizar sus Libros Registro y facilitar la
ulterior elaboración de estadísticas o informes de rendimiento de las distintas
unidades NOJ en el futuro.
2) Disconformidad con la unidad de destino entre recepción y Protocolo Provincial de
Actuación Procesal, se actuará según la correspondiente incidencia de la INSTRUCCIÓN
Nº9 para resolución del conflicto acerca de la unidad de destino adecuada al
expediente:
a. Remisión a la unidad de destino adecuada y notificación a la unidad de origen
sobre la derivación del expediente.
b. La unidad de destino derivada, podrá asumir la responsabilidad del expediente
o considerar inadecuada la derivación, en cuyo caso se comunicará el conflicto
al inmediato superior jerárquico que será quien deba resolverlo (art. 435.2 y
46.5 de la LOPJ).



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2.4 Coordinación del proceso
El proceso de migración de expedientes judiciales es un proceso crítico y complejo que exige
una organización logística exhaustiva para garantizar el destino final de expedientes, pero
también es imprescindible que cada una de las personas implicadas en el proceso conozca sus
responsabilidad y se establezcan los mecanismos de coordinación necesarios para garantizar el
éxito del Plan Local de migración en Ciudad Real.

2.4.1 Roles y responsabilidades
En este sentido, se muestra a continuación por cada uno de los intervinientes en el proceso las
responsabilidades que asumen en cada una de las fases del proceso de migración:
GERENTE TERRITORIAL DE ALBACETE:
Responsabilidades
Colaboración con el equipo de trabajo de la Dirección General de
Modernización de la Administración de Justicia (DG MAJ) en facilitar
información sobre infraestructuras físicas y tecnológicas de su partido judicial
para la elaboración del Plan.
Interlocución con la empresa de mudanza adjudicataria para la ejecución del
porteo físico de expedientes.
Garantía de la disponibilidad de espacio físico y material de mudanza según las
necesidades de los órganos judiciales para que éstos puedan llevar a cabo las
actividades asociadas al proceso de migración.
Fases: previa, simultánea y posterior

SECRETARIO DE GOBIERNO (SG) Y SECRETARIO COORDINADOR PROVINCIAL (SCP):
Responsabilidades
Colaboración con el equipo de trabajo de la Dirección General de
Modernización de la Administración de Justicia (DGMAJ) en facilitar
información sobre infraestructuras físicas y tecnológicas de su partido judicial
para la elaboración del Plan.
Interlocución con la empresa de mudanza adjudicataria para la ejecución del
porteo físico de expedientes.
Garantía de la disponibilidad de espacio físico y material de mudanza según las
necesidades de los órganos judiciales para que éstos puedan llevar a cabo las
actividades asociadas al proceso de migración.
Coordinación y resolución de conflictos que puedan suscitarse entre diferentes
secretarios judiciales (art. 467.5 de la LOPJ).



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SECRETARIOS JUDICIALES:
Responsabilidades
Liderazgo e impulso de la ejecución de las fases (previa y posterior) del proceso
de migración de expedientes dentro de su órgano judicial.
Organización del trabajo y tareas asociadas a cada fase (previa y posterior) del
proceso de migración de expedientes dentro de su órgano judicial.
Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas para
cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro
de su órgano judicial.
Custodia y responsabilidad sobre los expedientes judiciales de su órgano
judicial o servicio común procesal a lo largo del proceso completo de
migración de expedientes, así como supervisión de las tareas asociadas a la
necesidad de recuperación de expedientes durante la fase simultánea de la
ejecución de la migración
Fases: previa y posterior

RESTO FUNCIONARIOS ADMINISTRACIÓN JUSTICIA:
Responsabilidades
Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas y las
indicaciones del Secretario Judicial del que dependen funcionalmente para
cada fase (previa y posterior) del proceso de migración de expedientes dentro
de su órgano judicial
Compatibilización de sus tareas imprescindibles de actividad judicial con las
propias del proceso de migración, bajo las indicaciones del Secretario Judicial
responsable de su órgano judicial o servicio común procesal
Fases: previa y posterior

RESPONSABLES EMPRESA DE MUDANZA:
Responsabilidades
Aprovisionamiento y distribución del material de mudanza requerido por la DG
MAJ (a través de Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia) en la fecha
indicada
Organización y distribución del trabajo de porteo físico de expedientes
conforme a las instrucciones operativas proporcionadas por la DG MAJ
Fases: previa y simultánea



MINISTERIO

JUSTICIA

OPERARIOS EMPRESA DE MUDANZA:
Responsabilidades
Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas y las
indicaciones de sus responsables sobre el porte físico de cajas de expedientes
entre el órgano judicial actual y la unidad de destino de la reorganización de la
Oficina Judicial
Fases: simultánea

PERSONAL DE GESTIÓN DEL CAMBIO:
Responsabilidades
Ejecución de las tareas determinadas por las instrucciones operativas sobre
comprobación y supervisión de salida y entrada de cajas de/a sus ubicaciones
correspondientes a las unidades organizativas de origen y destino
Registro (offline) de fechas de salida y entrada de cajas de expedientes desde
su órgano judicial de origen y hasta su servicio común procesal o unidad
procesal de apoyo directo de destino

SGNNTT:
Responsabilidades
Construcción y puesta en producción de la herramienta de gestión de la
migración de expedientes judiciales en los plazos comprendidos
Aseguramiento de la disponibilidad y accesibilidad de la herramienta de
gestión de la migración de expedientes en el proceso completo de migración
de expedientes
Realización de copias de seguridad diarias sobre la información de la
herramienta de gestión de la migración
Formación a usuarios en la herramienta de gestión de la migración
Realización de consultas específicas sobre la Base de Datos (BBDD) de la
herramienta bajo demanda de la DG MAJ u órganos de coordinación



MINISTERIO

JUSTICIA

JUECES Y MAGISTRADOS:
Responsabilidades
Favorecimiento y facilitación de las tareas propias del proceso de migración
mediante la atenuación, en la medida de lo posible y para las actividades
estrictamente imprescindibles, de la actividad judicial prevista para el periodo
de mudanza

2.4.2 Mecanismos de coordinación y apoyo
Dentro del proceso de migración, adicionalmente, a la identificación de las responsabilidades
por cada colectivo implicado en el mismo, no obstante, resulta necesario el aseguramiento y
coordinación global a través de instrumentos específicos.
En este sentido, se proponen los siguientes mecanismos:
Grupo Técnico de Implantación
Tiene su justificación en el artículo 6.2.c) de la Orden JUS/52/2007, de 19 de
enero por la que se le atribuye la “organización de la logística del despliegue
en los distintos capítulos que comprende el proceso de implantación de la
Nueva Oficina Judicial en cada una de las ciudades elegidas a estos fines
conforme a los acuerdos que adopte la Comisión de Implantación”.
Las funciones en relación con el proceso serían las siguientes:
‐ Coordinación del proceso de migración de expedientes y de los
diferentes actores involucrados en el mismo.
‐ Supervisar el cumplimiento de los plazos establecidos para el proyecto
de migración.
‐ Garantizar la disponibilidad de los materiales necesarios para el
traslado de expedientes.
‐ Resolución de cualquier incidencia relacionada con el proyecto de
migración de expedientes.
‐ Seguimiento de la actualización de fases y estados
‐ Ordenación de la actuación simultánea de los dos SJ en el lacrado de
cajas
‐ Coordinación con personal de mudanzas
‐ Comunicación y coordinación con el MJU



MINISTERIO

JUSTICIA

Punto Único Centralizado de Apoyo de órganos centrales del MJU:
Tiene su justificación Garantizar respuestas y toma de decisiones rápidas ante
situaciones críticas e imprevistas en el proceso de migración de expedientes
judiciales.
Lo conformaría:
- Persona responsable del proyecto de Gestión del Cambio en cada
Oficina: asistencia, coordinación y apoyo en las tareas asociadas al
proceso de migración propias de órganos centrales del Ministerio de
Justicia, discriminar peticiones en función de importancia objetiva de
las mismas y centralizar el seguimiento de la ejecución del Plan Local.
‐ CAU DE NNTT: para incidencias relacionadas con la aplicación
informática.
‐ UAMJ: para incidencias relacionadas con la clasificación de los
expedientes judiciales (Unidad de Destino).
Se establecerá un buzón de correo y teléfono disponible por el que los agentes
implicados puedan ponerse en contacto con el Punto Único.



MINISTERIO

JUSTICIA

2.5 Gestión de incidencias del proceso (identificación y contingencia)
La ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales viene dirigido y regulado por
las instrucciones operativas citadas anteriormente. Además, cada instrucción va acompañada
de una relación de posibles incidencias o excepciones a la ejecución de la propia instrucción.
Cada una de las incidencias identificadas tiene asociada un conjunto de acciones de
contingencia que determinan la forma de actuar ante tales situaciones.
De forma complementaria al plan de contingencia específico de cada incidencia prevista, como
norma general, se presenta a continuación la forma de proceder ante situaciones
excepcionales o incidencias en la ejecución de las instrucciones operativas:

En cada una de las fases del proceso de migración, el Secretario Judicial (SJ) responsable del
órgano judicial (fase previa) o director del servicio común procesal (fase posterior) debe tener
conocimiento de la ocurrencia de cualquier incidencia o situación excepcional sobre la
ejecución de las correspondientes instrucciones operativas.
Si la incidencia se encuentra contemplada en la relación de incidencias que acompaña a la
instrucción, se debe actuar como marcan las acciones de contingencia asociadas a la misma.
En caso de duda durante la ejecución de las instrucciones operativas en los órganos judiciales o
servicios comunes procesales, el SJ responsable de los mismos cuenta con un servicio de
apoyo directo en los tres ámbitos implicados:



MINISTERIO

JUSTICIA

- Jurídico: teléfono y buzón de correo directo a la Unidad de Apoyo de la Dirección
General de la Modernización de la Administración de Justicia para resolver dudas
jurídicas
- Logístico: buzón de correo de Gerencia Territorial para problemas o incidencias
individuales sobre material de mudanza y condiciones espaciales de órganos judiciales
y/o servicios comunes procesales
- Tecnológico: por los canales habituales se registrarán incidencias en el CAU de Nuevas
Tecnológicas y éstas tendrán tratamiento de Alta criticidad
En caso tratarse de incidencias o imprevisiones de mayor envergadura cuya resolución no es
inmediata por el servicio de apoyo directo, el SJ responsable lo pondrá en conocimiento del
Secretario Coordinador Provincial (SCP) y, de forma conjunta, se buscará una solución
consensuada que, en caso de encontrarla de forma local, será la que se lleve a cabo. En caso
de que ni el SCP por sí mismo ni en colaboración del Grupo Técnico de Implantación (GTI) local
se encuentre en disposición de adoptar una solución, el SCP o Secretario de Gobierno (SG)
trasladará la incidencia por el canal más ágil posible (teléfono o, en su defecto, correo
electrónico) al punto de apoyo centralizado del Ministerio de Justicia. En caso de ser una
incidencia de tipo tecnológico, se trasladará a través del CAU de Nuevas Tecnologías. En
cualquier otro caso, se trasladará a través del teléfono y/o buzón de correo habilitado
específicamente para ello. En este último caso, el punto de apoyo la derivará al órgano central
competente de su resolución para que éste dicte su resolución a la mayor brevedad posible.
El proceso de migración de expedientes judiciales es un proceso crítico cuya ejecución tiene
lugar en unos plazos temporales muy ajustados. Por tanto, el tratamiento y resolución de
incidencias ocurridas en el mismo ha de ser inmediato y lo suficientemente ágil para garantizar
la fluidez y no ralentización de la ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales.



MINISTERIO

JUSTICIA

2.6 Estimación de material necesario
La dotación y aprovisionamiento de material de mudanza para la ejecución de la fase previa de
preparación de la migración de expedientes judiciales, se llevará a cabo por la empresa de
mudanza adjudicataria del proyecto. La Gerencia Territorial del Ministerio de Justicia estimará
y canalizará los requisitos de material necesario para la mudanza de expedientes judiciales.
Además supervisará, hará seguimiento y preverá las necesidades adicionales de material para
todos los órganos judiciales implicados en la migración de expedientes judiciales.
El material de mudanza requerido para el embalaje de expedientes judiciales es:

• Cajas de mudanza y cinta adhesiva para su cierre

• Papel adhesivo para la impresión de etiquetas identificativas de cajas

• Folios extra para impresión de etiquetas identificativas de expedientes / tomos de
expediente
El dimensionamiento de material necesario por cada órgano judicial depende de factores
como el volumen total de expedientes físicos existentes, número de posibles unidades de
destino, si la UPAD correspondiente al órgano judicial cambia de ubicación o no. En el
siguiente supuesto, se ha considerado que todas las UPAD cambian de ubicación respecto de
su correspondiente órgano judicial, el cual sería el peor de los casos con los que podría
encontrarse:

Horas
Nº diarias Nº cajas
UNIDAD DE ORIGEN
expedientes / necesarias
persona
SERV.COM.NOTIF.Y EMBARGOS C.REAL 10 0,01 1
JDO VIGILANCIA PENITENCIARIA CIUDAD REAL 172 0,18 7
JDO 1 INST E INSTR N.1 C.REAL(*) 2554 3,31 72
JDO 1 INST E INSTR N.3 C.REAL (REGISTRO CIVIL) 1870 0,97 52
JDO 1 INST E INSTR N.4 C.REAL (MERCANTIL) 1772 1,44 50
JDO 1 INST E INSTR N.5 C.REAL (VIOLENCIA SOBRE MUJER) 1498 1,21 42
JDO 1 INST E INSTR N.7 C.REAL ‐ ‐ 5
JDO.PENAL N.1 C.REAL 974 1,01 27
JDO.SOCIAL N.1 C.REAL 1517 1,38 61
JDO.CONT.‐ADVO N.1 C.REAL 1479 1,54 59
JDO.CONT.‐ADVO N.2 C.REAL ‐ ‐ 5



MINISTERIO

JUSTICIA

JDO.MENORES N.1 C.REAL 476 0,87 19
633

Es importante destacar que en las estimaciones realizadas, se han tenido en cuenta 8 días
hábiles destinados a la actividad de identificación, clasificación y embalaje, en su caso, de
expedientes. En el caso de los órganos judiciales afectados por el servicio de Juzgado de
Guardia en el periodo de 8 días previsto, se han descontado los días de guardia.



MINISTERIO

JUSTICIA

2.7 Herramienta tecnológica de soporte
Como soporte a la ejecución del proceso de migración de expedientes judiciales, se pondrá a
disposición de los actores clave implicados en el proceso una sencilla y ágil aplicación
informática cuyos objetivos principales son los siguientes:

• Dar soporte a la gestión operativa de migración física de expedientes judiciales:
inventario virtual que facilite las labores de identificación y clasificación de
expedientes

• Disponer de un repositorio virtual con información actualizada sobre ubicación y
grado de avance del proceso de migración en el que se encuentran cada uno de los
expedientes judiciales que, además, garantice la trazabilidad de los expedientes
durante todo el proceso de migración. Es decir, una vez clasificados los expedientes y
durante el resto del proceso, la herramienta tecnológica de gestión de la migración
aportará información sobre la ubicación actual y real de cada uno de los expedientes
facilitando al máximo su accesibilidad en caso necesario.

• Asegurar la coherencia entre expediente virtual y expediente físico una vez realizadas
la migración física y tecnológica de los mismos.
La aplicación informática está construida como un módulo específico de la herramienta de
gestión procesal, MINERVA NOJ, por lo que se trata de un entorno conocido y con el que todos
sus usuarios están suficientemente familiarizados. Por ello, su uso no supondrá complejidad
técnica para los actores clave implicados en el proceso de migración de expedientes judiciales.
En cualquier caso, y tal y como se ha especificado en la acción de comunicación Formación en
la herramienta de gestión de la migración de expedientes judiciales del Plan de Comunicación
(ANEXO II), existirá formación específica que facilite al máximo su utilización en las distintas
fases del proceso de migración de expedientes judiciales.



MINISTERIO

JUSTICIA

2.8 Calendario operativo de ejecución
A continuación se presentan en paralelo los calendarios de ejecución de las tareas asociadas al Plan Operativo de migración de expedientes y el de acciones
de comunicación y/o formación de soporte al Plan Operativo:

TAREA semana1 semana2 semana3 semana4 semana5 semana6 semana7 semana8 semana9 semana1
PROCESO DE MIGRACIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES
Fase previa de preparación de la migración de expedientes
judiciales
Aprovi s i ona miento y di s tri buci ón de materi al de
muda nza
Forma ci ón i n‐s i tu en i ns trucci ón nº4

Identi fi cación, cl a s i fi ca ci ón y emba l a je de expedi entes
Ci erre forma l de caja s de expedi entes
Pl a zo extra ordi na ri o pa ra órga nos a fectados por
Juzga do de Gua rdia
Fase simultánea de ejecución de la migración de expedientes
judiciales
Porteo de ca ja s de expedi entes
Porteo de ca ja s de expedi entes de Juzga do de Gua rdi a
Fase posterior de ordenación de expedientes y evaluación de la
migración
Apertura de caja s , va li da ci ón y ordena ci ón de
expedi entes
Apertura de caja s , va li da ci ón y ordena ci ón de
expedi entes de Juzgado de Gua rdi a


Plan operativo migración ciudad real v 1 0

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