2. Generalidades de la Organización…
Se refiere a la creación de una estructura, la cual
determine las jerarquías necesarias y agrupación
de actividades, con el fin de simplificar las mismas
y sus funciones dentro del grupo social.
Esencialmente:
• La organización nació de la necesidad humana de
cooperar.
• Los hombres se han visto obligados a cooperar para
obtener sus fines personales, por razón de sus
limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales.
«En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o
menos costosa si se dispone de una estructura de organización»
3. …Generalidades de la Organización
Así, una estructura de organización debe estar
diseñada de manera que sea perfectamente clara
para todos, quien debe realizar determinada tarea
y quien es responsable por determinados
resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisión en la
asignación de responsabilidades y se logra un
sistema de comunicación y de toma de decisiones
que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.
«El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear un
marco en el cual las organizaciones puedan durar desde el presente hasta bien
entrado el futuro»
4. Las Cuatro Piedras Angulares de la Organización
•Organizar es un proceso gerencial permanente
•Las estrategias se pueden modificar, el entorno
organizacional puede cambiar
•La eficiencia y eficacia no están siempre al nivel
al nivel que los gerentes querrían.
Por ello los gerentes toman decisiones para
organizar:
1. División del trabajo
2. La departamentalización
3. La jerarquía
4. La coordinación
5. 5 de julio de 2013
Las Cuatro Piedras Angulares de la Organización
División del trabajo.
Divide la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser
ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o
grupos.
¿Cómo aumenta la productividad esta división del trabajo?
La división del trabajo:
•Crea tareas simplificadas que se pueden aprender y realizar
con relativa velocidad.
•Fomenta la especialización, cada persona se convierte en
experta en cierto trabajo.
«La división del trabajo también facilita que se presente la enajenación y el
aburrimiento»
6. 5 de julio de 2013
Las Cuatro Piedras Angulares de la Organización
Departamentalización
•Divide y agrupa todas las funciones y actividades, en
unidades específicas, con base en su similitud.
•Combina las tareas en forma lógica y eficiente.
•Agrupa a los empleados y tareas.
•Es el resultado de las decisiones que toman los gerentes
en cuanto a que actividades laborales, una vez que han
sido en tareas, se pueden relacionar en grupos parecidos.
7. 5 de julio de 2013
Las Cuatro Piedras Angulares de la Organización
Jerarquía
•Dispone las funciones del grupo social por orden de
rango, grado o importancia.
•Especifica quien depende de quien en la organización.
•En la cima de la jerarquía de la organización se
encuentra el director(es) de mayor rango, responsable
de todas las operaciones de la organización.
«La jerarquización puede afectar la velocidad de las decisiones que se toman en
situaciones que implican por necesidad, diversos niveles de la jerarquía
organizacional»
8. 5 de julio de 2013
Las Cuatro Piedras Angulares de la Organización
Coordinación.
•Se refiere a la sincronización de los recursos y los
esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr
oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de
los objetivos.
•Establece mecanismos para integrar las actividades de los
departamentos en un todo congruente y para vigilar la
eficacia de dicha integración.
•El grado de coordinación depende de la naturaleza de las
tareas realizadas y del grado de interdependencia que
existe entre las personas de las diversas unidades que la
realizan.
9. 5 de julio de 2013
Enfoques para lograr una coordinación efectiva
1. TECNICAS BASICAS DE LA
ADMINISTRACION
a. Jerarquía gerencial
(Cadena de mando)
b. Reglas y procedimientos
(manejo de tareas)
c. Planes y metas
2. INCREMENTAR EL
POTENCIAL DE LA
COORDINACION
a. Sistemas verticales de
información (expanden
las fronteras
interdepartamentales)
b. Relaciones literales
(mejoran la
comunicación
interdepartamentales)
3. REDUCIR LA NECESIDAD DE
COORDINAR
a. Ofrecer recursos
escasos (adicionales)
b. Unidades
independientes (realizan
todos los aspectos
necesarios de una tarea)
11. DISEÑO ORGANIZACIONAL
•Es un proceso en el cual los gerentes toman decisiones
para elegir la estructura organizacional adecuada para la
estrategia de la organización y el entorno en el cual los
miembros de la organización ponen en practica dicha
estrategia.
•El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la
vista en dos sentidos, al mismo tiempo: hacia el interior de
su organización y hacia el exterior de su organización.
12. ENFOQUES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL
1.ENFOQUE CLASICO
• Las organizaciones mas eficientes y eficaces tienen una estructura
jerárquica guiados por una serie de reglas y reglamentos.
• Burocrático, porque establecía reglas para tomar decisiones, una
cadena de mando clara.
2.ENFOQUE TECNOLOGICO DE LAS TAREAS
• Se refiere a los diferentes tipos de tecnologías de producción que
implica la producción de diferentes tipos de productos.
• Grupos: Producción unitaria (artículos unitarios acorde al cliente), Producción en
masa (líneas de ensamblaje) y Producción en procesos (materiales que se venden
por volumen).
3.ENFOQUE AMBIENTAL
Incorpora el ambiente de la organización en cuanto al diseño
• Sistema mecanicista: Las actividades se descomponen en tareas
especializadas.
• Sistema orgánico: Las personas trabajan en forma de grupo que solas.
14. La Estructura Organizacional
Se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y
coordinan las actividades de la organización en cuanto a
las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre
gerentes y gerentes y entre empleados y empleados.
Formas:
1. Por función.
2. Por Producto/Mercado.
3. Matriz.
15. La Estructura Organizacional
Por Función.
• La organización por funciones reúne, en un
departamento, a todos los que se dedican a una actividad
o a varias relacionadas, que se llaman funciones.
• Por ejemplo, una organización dividida por funciones
puede tener departamentos para producción,
mercadotecnia y ventas. El gerente de ventas de dicha
organización sería el responsable de la venta de todos los
productos manufacturados por la empresa.
16. La Estructura Organizacional
Por Función.
• La usan primordialmente las pequeñas empresas que ofrecen una
línea limitada de productos, porque aprovecha con eficiencia los
recursos especializados.
• Otra ventaja importante de la estructura por funciones es que facilita
mucho la supervisión, pues cada gerente sólo debe ser experto en
una gama limitada de habilidades.
• Además, la estructura funcional facilita el movimiento de las
habilidades especializadas, para poder usarlas en los puntos donde
más se necesitan.
• Conforme crece la organización, sea expandiéndose en términos
geográficos o ampliando su línea de productos, empiezan a surgir
algunas de las desventajas de la estructura por funciones. Como los
gerentes de funciones depende de la oficina central, resulta difícil
tomar decisiones rápidas.
17. La Estructura Organizacional
Por Función.
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE
Producción
VICEPRESIDENTE
Mercadotecnia
VICEPRESIDENTE
Finanzas
VICEPRESIDENTE
Recursos Humanos
Organigrama de una compañía manufacturera
18. La Estructura Organizacional
Por Producto/Mercado.
• Con frecuencia llamada organización por división, reúne en una
unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y
comercialización de un producto o un grupo relacionado de
productos a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los
que tratan con cierto tipo de cliente.
• A diferencia de un departamento funcional, la división parece un
negocio independiente. El director de la división se con centra
primordialmente en las operaciones de su división, es responsable de
las pérdidas o las utilidades e incluso puede llegar a competir con
otras unidades de la misma empresa. Sin embargo, una división es
diferente de un negocio independiente en un sentido crucial: el
director de la división depende de la oficina central.
19. La Estructura Organizacional
Por Producto/Mercado.
Organigrama por producto/mercado de una empresa manufacturera:
División por productos
22. La Estructura Organizacional
Matricial.
• Llamada "sistema de mando múltiple", es un producto híbrido que trata de
combinar los beneficios de los dos tipos de diseño, al mismo tiempo que
pretende evitar sus inconvenientes.
• Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de
estructura al mismo tiempo.
• Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos
cadenas de mando.
• Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se
diagrama en forma vertical.
• El segundo es una disposición horizontal que combina al personal de diversas
divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o
negocio, encabezado por un gerente de proyecto o grupo, que es experto en
el campo de especialización asignado al equipo como en la siguiente figura:,
que describe la estructura matricial pluridivisional de Dow-Corning en los años
setenta.
24. La Estructura Formal o Informal de la
Organización
• Los organigramas son útiles porque exhiben la estructura formal de la organización
y quién es responsable de ciertas tareas. Sin embargo, en la realidad, el
organigrama no puede captar, ni con mucho, las relaciones interpersonales que
constituyen la estructura informal de la organización.
• Herbert Simón ha descrito el caso de "las relaciones interpersonales de la
organización que afectan sus decisiones internas, pero no aparecen en el plan
formal no son congruentes con él.
• Por ejemplo, en una etapa de gran actividad, un empleado puede acudir a otro en
busca de ayuda, en lugar de pasar por un gerente. Asimismo, de empleado de
ventas puede establecer una relación laboral con un empleado de producción, el
cual le puede proporcionar información sobre la existencia de productos, mucho
antes que un sistema formal de información. Además, quien quiera que haya
trabajado en una organización conoce la importancia que tienen las secretarias y
los asistentes ejecutivos, que jamás aparecen en un organigrama. Uno de los
primeros estudios que reconoció la importancia de las estructuras informales fue
Chester Barnard. quien señaló que las relaciones informales ayudan a los
miembros de la organización a satisfacer sus necesidades sociales y a hacer las
cosas.
26. Los Organigramas…
Una de las herramientas más importantes al definir la
estructura orgánica de la empresa es el «organigrama»,
pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica
de confección del mismo puede hacer que se pierda de
vista los fines básicos de su diseño.
Estos:
1. Establecen la comprensión de los problemas de
comunicación;
2. Orientan a los nuevos trabajadores hacia las
relaciones y complejidades estructurales;
3. Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a
terceros.
27. …Los Organigramas…
•En su forma más simple, únicamente muestran
las unidades y relaciones funcionales.
•En un estado más complejo, pueden añadirse el
titular del puesto de trabajo u oficina, las
responsabilidades principales, los comités, e
incluso las relaciones de comunicación.
•Sin embargo son tan grandes y complejas que en
tales organigramas pueden verse únicamente
puestos claves o segmentos de la organización.
28. …Los Organigramas
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica
de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en
la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que
la componen.
¿Cuál es el objeto de los organigramas?
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y
objetiva la composición de una organización.
¿Cuál es la utilidad de los organigramas?
• Brindan una imagen formal de la organización.
• Son una fuente de consulta oficial.
• Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus
relaciones de jerarquía.
• Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis
organizacional.
29. …Los Organigramas
¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?
1)Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones
deben establecerse con exactitud.
2)Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s)
estructura(s) en forma clara y comprensible.
3)Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de
nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
4)Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura,
por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de
servicio, en función de su objeto.
5)Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es
recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la
unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
