Tema 9 exav proteger y compartir

Índice
PROTEGER LIBROS Y COMPARTIR .................................................................................................... 1
1. PROTEGER HOJA PARCIALMENTE ..................................................................................................... 1
2. DESPROTEGER HOJA ....................................................................................................................... 2
3. PERMITIR QUE LOS USUARIOS MODIFIQUEN RANGOS ......................................................................... 3
4. COMPARTIR LIBRO........................................................................................................................... 6
5. PROTEGER Y COMPARTIR LIBRO ....................................................................................................... 8
5.1. Control de cambios ............................................................................................................... 9
6. DEJAR DE COMPARTIR LIBRO ......................................................................................................... 10
7. OCULTAR / MOSTRAR HOJA ........................................................................................................... 11
8. PROTEGER LIBRO .......................................................................................................................... 12
8.1. Proteger estructura y ventanas ........................................................................................... 12

Tema 9: Proteger libros y compartir trabajos
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Proteger libros y compartir
En este tema se describe cómo puede compartir un trabajo en Excel total o parcialmente con otros usuarios, así como proteger total o parcialmente un libro.
1. Proteger hoja parcialmente
La mayor parte de las veces se desea compartir un libro con diferentes usuarios, de modo que sólo se desea que puedan cambiar parte de una hoja del libro y otra no, por encontrarse en ella las fórmulas, y de ese modo evitar que puedan modificarlas ya sea de forma accidental o malintencionadamente.
Cuando crea un archivo nuevo, por defecto, Excel mantiene bloqueadas todas las celdas de todas sus hojas, lo que significa que si se protege en ese estado, no se puede modificar nada.
Por eso para proteger de forma parcial una hoja, se desbloquean las celdas que se dejarán libres para su posterior modificación y después se protege la hoja.
En el ejemplo siguiente las celdas en las que hay fórmulas se muestran coloreadas. Además hay reglas de validación en las columnas B, C, D y F
Otros usuarios utilizarán esta hoja con la finalidad de rellenar las celdas no coloreadas. Interesa que toda la hoja se encuentre bloqueada ante los cambios, excepto las celdas en las que han de escribir, que son las no coloreadas (a excepción de los rótulos de columna y de las filas 12 y 13).
Seleccione B2:F10 y en el menú contextual seleccione Formato de celdas.

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Si marca la casilla Oculta, cuando sitúa el cursor en esas celdas, una vez quela hoja está protegida, no visualiza nada en la barra de fórmulas. Esta opción es útil para que no se pueda ver cómo se han realizado algunos cálculos, en celdas con fórmulas.
El paso siguiente será proteger la hoja. Utilice el comando Proteger hoja de la ficha Revisar
Es conveniente que escriba una contraseña para evitar que otros puedan desproteger la hoja. También debe revisar qué las acciones que permitirá realizar después de proteger serán las que permanezcan marcadas.
2. Desproteger hoja
Para desproteger la hoja utilice el comando Desproteger hoja de la ficha Revisar. Solicitará contraseña si la estableció al proteger.

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3. Permitir que los usuarios modifiquen rangos
Si una hoja va a ser utilizada por varios usuarios, y cada usuario sólo debe realizar cambios en una zona de la misma, puede proteger cada uno de esos rangos con una contraseña diferente, contraseña que sólo conocerán los usuarios a los que corresponda.
Para actuar así las celdas inicialmente deben estar inicialmente bloqueadas, y el comando que se emplea es Permitir que otros usuarios modifiquen rangos de la ficha Revisar.
En el ejemplo siguiente se muestra una hoja donde se indica que rangos cambiará cada usuario:
Se utiliza el comando Permitir que otros usuarios modifiquen rangos
Haga clic en el botón Nuevo… y en el cuadro de diálogo que muestra asigne un Título para el rango de datos que modificará el primer usuario, indique el rango en la caja Correspondiente a las celdas y establezca una Contraseña para el rango.

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Haga clic en Aceptar y le mostrará un cuadro de diálogo para confirmar la contraseña. Después de Aceptar le llevará al cuadro de diálogo primero. Muestra el título del primer rango y las celdas a las que corresponde.
Haga clic otra vez en Nuevo para indicar el rango que empleará el segundo usuario.
Una vez definidos los rangos que empleará cada usuario, en el cuadro de diálogo primero haga clic en Proteger hoja.

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El administrador de esta hoja facilitará a cada usuario la contraseña de su rango de celdas, únicamente.
Cuando un usuario intente escribir en alguno de los rangos solicitará contraseña, si es correcta podrá realizar cambios en ese rango durante toda la sesión y si no es correcta le impide realizar niguna modificación en la hoja.
Si una celda forma parte de más de un rango, los usuarios que tengan autorización para modificar cualquiera de esos rangos podrán modificar la celda.
Si un usuario intenta editar varias celdas y sólo tiene autorización para editar algunas de ellas, aparecerá un mensaje en el que se indica que debe seleccionar y editar las celdas una a una.
Además de lo visto puede asignar permisos a diferentes usuarios para cada rango, y eso lo haría entre los puntos 12 y 13 haciendo clic en el botón Permisos.

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Desde este cuadro de diálogo puede dar permisos o denegar permisos. Puede elegir un usuario o grupos de usuarios. Si un usuario está en dos grupos diferentes, y a un grupo le da permiso y al otro grupo se lo deniega, prevalece el de denegar y ese usuario no tendrá acceso.
4. Compartir libro
Cuando varios usuarios tienen que trabajar sobre un mismo archivo, en zonas diferentes del libro, pero en el mismo, además de establecer las opciones de permitir que los usuarios modifiquen rangos descritas en el punto anterior es conveniente que utilice el comando Compartir libro de la ficha Revisar. (El libro se encontrará en una carpeta común a estos usuarios). Haga clic en la pestaña Uso avanzado

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Si marca la opción Prevalecen los cambios guardados, permite que cada usuario pueda guardar los cambios realizados en su área.
De ese modo si el usuario 2 ha realizado cambios en su área y les ha guardado. Cuando el usuario 1 guarda los cambios que ha realizado él, Excel le notifica de los cambios del otro usuario con un cuadro de diálogo como éste:

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En la hoja le marcará las celdas modificadas por el otro usuario
5. Proteger y compartir libro
Se emplea sobre todo cuando un libro debe pasar por diferentes usuarios, donde cada uno de ellos ha de hacer su aportación, en cuanto a cambios se refiere, y es preciso guardar ese historial de cambios, donde se reflejen los cambios realizados por cada usuario, para que finalmente, el administrador del libro, acepte y/o rechace cada uno de los cambios que se han producido en el mismo.
El libro debe encontrarse en una carpeta accesible a todos esos usuarios.
En el ejemplo se emplea una hoja con presupuestos,
El administrador del libro desea compartir con otros usuarios este archivo, esperando que realicen cambios, aunque finalmente él decidirá los cambios que van a prevalecer o no.
Utilice el comando Proteger y compartir libro de la ficha Revisar

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Marque la casilla Compartir con control de cambios y emplee una contraseña.
Un usuario ha realizado cambios en el presupuesto del servicio TRA y ha guardado los cambios. Cuando el administrador guarda el libro le notifica de cambios realizados por otros usuarios
Lleve puntero del ratón hasta la celda marcada y verá el comentario donde informa del usuario que ha realizado el cambio y en qué ha consistido el cambio:
5.1. Control de cambios
Por último, si es el administrador del libro, en la ficha Revisar utilice el comando Control de cambios y seleccione Aceptar o rechazar cambios:
Muestra un cuadro de diálogo, donde puede elegir el periodo en el que se hicieron los cambios, el usuario y el rango de celdas.

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Haga clic en Aceptar. Va mostrando uno a uno los cambios que se han realizado, ofreciendo la posibilidad, para cada uno de ellos, de Aceptar el cambio o Rechazar el cambio. También podrá optar por Aceptar todos los cambios y/o Rechazar todos los cambios (sin ir pantalla a pantalla)
No es posible compartir un libro que contenga tablas. Debe convertirlas a rangos normales para que le permita compartir ese libro
6. Dejar de compartir libro
Si ha utilizado el comando Proteger y compartir libro, para dejar de compartir el libro, primero debe emplear el comando Desproteger libro compartido de la ficha Revisar
Después utilice el comando Compartir libro y desmarque la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez

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7. Ocultar / Mostrar hoja
Para ocultar una hoja del libro haga clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja y en el menú contextual seleccione Ocultar.
Cuando oculta una hoja, no afecta a los resultados de las fórmulas que emplee en otras hojas que hagan referencia a celdas de la hoja oculta.

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En un libro no se pueden ocultar todas las hojas. Debe haber al menos una visible.
Para mostrar una hoja oculta utilice el menú contextual sobre cualquier etiqueta de hoja de ese libro y seleccione Mostrar.
8. Proteger libro
Existen diferentes modos de aplicar protección a un libro. Para ello utilice el comando Proteger libro de la ficha Revisar.
8.1. Proteger estructura y ventanas
En el comando Proteger libro seleccione Proteger estructura y ventanas. Esto sí permite cambiar el contenido de celdas.
Si marca la casilla Estructura, no podrá cambiar la estructura del libro. Estará inhabilitado insertar, eliminar, ocultar, mostrar, mover o copiar hojas del libro.
Si marca la casilla Ventanas no podrá realizar cambios en las ventanas, tales como inmovilizar paneles (o liberar si hay una inmovilización), crear nuevas ventanas, dividir, etc.

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