Elaborar informes en Access 2007

2. Tema 9. Informes
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Índice
INFORMES .............................................................................................................................................. 3
1. CREAR UN INFORME CON LA HERRAMIENTA INFORMES ...................................................................... 3
2. CREAR UN INFORME CON EL ASISTENTE DE INFORMES ....................................................................... 3
3. MODIFICAR UN INFORME .................................................................................................................. 6
3.1. Secciones de un informe ....................................................................................................... 6
3.2. Configurar página .................................................................................................................. 8
3.3. Cambiar el tamaño de una sección ..................................................................................... 10
3.4. Cambiar la ordenación de un informe ................................................................................. 10
3.5. Crear grupos en un informe ................................................................................................ 11
3.6. Controles en un informe ...................................................................................................... 12
3.7. Ocultar una sección al imprimir ........................................................................................... 12
4. CREAR UN INFORME DE ETIQUETAS ................................................................................................ 13

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Informes
En este tema se describen el modo de crear y modificar diferentes tipos de informes con el objeto de presentar listados, o etiquetas de las tablas o consultas de una base de datos.
Un informe es un objeto de la base de datos que permite presentar la información, contenida en las tablas o consultas, con formato adecuado para ser impresa.
1. Crear un informe con la herramienta informes
Desde el panel de exploración, seleccione la tabla o consulta y en la ficha Crear, utilice el comando Informe. Le mostrará un informe automático de la tabla o consulta seleccionada, en la vista presentación.
Desde esta vista puede realizar cambios en el diseño al tiempo que visualiza el resultado de los cambios sobre los datos.
2. Crear un informe con el asistente de informes
Desde el panel de exploración, seleccione la tabla o consulta y en la ficha Crear, utilice el comando Asistente para informes. Le mostrará un cuadro de diálogo que le guiará paso a paso hasta la creación de un informe.

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En principio crearemos un informe normal, sin ningún nivel de agrupamiento:
En la ventana siguiente deberá seleccionar los campos por los que desea ordenar el informe

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En la ventana siguiente seleccione la distribución de datos en el informe, sabiendo que tabular es el listado más utilizado, ya que muestra muchos registros en la misma página, y cada campo en una columna. También podrá elegir la orientación del papel
En la ventana siguiente deberá elegir un estilo para el informe, lo que cambiará los colores y tipos de fuentes y líneas que presenta
En la última ventana indique el título que aparecerá en la parte superior del informe
Finalmente mostrará el informe en la vista Previa.

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3. Modificar un informe
Para modificar un informe deberá estar en la vista presentación o en la vista Diseño, es preferible esta última para acceder a todos los cambios posibles. Si el informe está abierto haga clic en uno de los controles de vista de la barra de estado.
Si el informe está cerrado seleccione Vista diseño en el menú contextual sobre el nombre del informe en el panel de exploración.
3.1. Secciones de un informe
Desde la vista Diseño puede observar estas secciones. Sus principales secciones son: Encabezado del informe, Encabezado de página, Detalle, Pie de página y Pie del informe.
Si crea grupos por algún campo se pueden generar dos secciones más por cada uno de los grupos.
Para mostrar o eliminar algunas de estas secciones utilice los comandos de la ficha Organizar

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Para seleccionar una sección haga clic en el selector de sección correspondiente que encuentra en la regla vertical o en la barra donde aparece el nombre de la sección.
Encabezado del informe
Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la primera página del informe, al comienzo. Se suelen incluir controles de etiqueta como el título del informe y logo
Encabezado de página
Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la parte superior de cada página del informe. Se suelen incluir controles de etiqueta con los nombres de los campos que se muestran en el listado.
Detalle
En esta sección se introducen los controles que muestren información de campos, cálculos,…

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Pie de página
Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la parte inferior de cada página del informe. Se suelen incluir controles calculados que muestren la numeración de las páginas o la fecha automática que corresponde a la impresión.
Pie del informe
Los controles que incluye en esta sección se visualizan en la última página del informe, al final del mismo.
3.2. Configurar página
Para determinar el tamaño de papel, los márgenes a emplear, etc. Utilice la ficha Configurar página
Puede emplear los diferentes comandos para cambiar el tamaño de papel, la orientación, los márgenes, el número de columnas o acceder al cuadro de diálogo donde cambiar todas estas características con el comando Configurar página o con el iniciador del grupo Diseño de página.
Este cuadro de diálogo muestra tres pestañas:

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Los márgenes se dan en milímetros.
Si deja marcada la casilla Igual que en detalle, cuando cambia la anchura de la sección cambia la configuración de impresión

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3.3. Cambiar el tamaño de una sección
El tamaño de las secciones se cambia igual que en los formularios, aunque aquí debe tener en cuenta que la anchura que dé a cualquier sección se debe corresponder con el ancho del papel utilizado, una vez restados los márgenes izquierdo y derecho.
3.4. Cambiar la ordenación de un informe
Para cambiar el orden en el que se mostrarán los registros utilice el comando Agrupar y ordenar de la ficha Diseño
Le mostrará en la parte inferior de la ventana:
Si elimina todos los niveles de ordenación que muestra…
Haga clic en el botón Agregar un orden para establecer otra ordenación

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3.5. Crear grupos en un informe
Para agrupar por un campo utilice el comando Agrupar y ordenar de la ficha Diseño
En este ejemplo modificamos el informe LISTADO DE CURSOS, en el que se mostraban todos los campos, para agrupar por MONITOR
Seleccione los controles y pulse la tecla SUPR.
Luego haga clic en el botón Agregar un grupo

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Después de organizar de forma adecuada los niveles presentados, haga clic en el botón Más del grupo MONITOR
Podrá elegir el orden para ese campo, y el modo de hacer los grupos. Dependiendo de que el campo sea numérico o texto, los grupos se pueden hacer de forma diferente, además de para cada valor del campo, podrá hacer intervalos (en los numéricos y fecha) o por un número de caracteres del campo (texto).
También encontrará la posibilidad de indicar si hay o no sección de encabezado y pie para el grupo.
Puede incluir los totales de un campo, eligiendo el tipo de operación a realizar con los datos de ese campo y la posición y/o posiciones para ese cálculo:
Si lo incluye en el pie / encabezado de un grupo, realiza el cálculo con los registros de ese grupo
Si muestra el Total general, lo incluye en el pie de informe y opera con todos los registros que se muestran en el informe.
3.6. Controles en un informe
En un informe puede emplear los mismos controles que en un formulario. El modo de insertarles es idéntico y también el modo de acceder a sus propiedades, seleccionarlos o eliminarlos.
3.7. Ocultar una sección al imprimir
Si en un momento desea que una sección no se imprima, pero no quiere eliminarla puede hacer lo siguiente:

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Seleccione la sección, muestre la Hoja de propiedades de la ficha Diseño y en la pestaña Formato, cambie a No la propiedad Visible.
4. Crear un informe de etiquetas
Para crear un informe de etiquetas seleccione la tabla o consulta que contiene los datos que va a mostrar y utilice el comando Etiquetas de la ficha Crear.
Si no sabe la marca ni modelo, puede utilizar el botón Personalizar para crear un modelo propio,

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En este caso haga clic en el botón Nueva
Asigne un nombre al modelo personalizado, indique el número de columnas de etiquetas en Número horizontal, y todas las medidas solicitadas y acepte.
En el cuadro de dialogo siguiente establezca el tipo de fuente, color y tamaño que desea utilizar en las etiquetas, aunque también podrá realizar cambios una vez finalizado el asistente, desde la vista diseño.

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En el cuadro de diálogo siguiente deberá indicar los campos que contienen la información a mostrar en las etiquetas
Podrá escribir texto en cualquier posición: caracteres de separación,… Cuando desee pasar a la línea siguiente utilice la tecla INTRO

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En el cuadro de diálogo siguiente indique los campos por los que ordenará las etiquetas
Por último indique el nombre que desea para el informe

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Finalmente, mostrará el resultado del informe con la vista preliminar
Si precisa cambiar el número de columnas o márgenes,… pase a la vista diseño y utilice el comando Configurar página.
Si desea obtener un informe que muestre una parte de los registros de una tabla, (los que cumple determinados criterios) puede elaborar previamente una consulta que muestre esa información y despues crear el informe de esa consulta.Si es con el asistente seleccionará en el primer paso esa consulta y si no hay existente, antes de utilizar el comando que crea el informe seleccionará esa consulta.