Trabajo inicial con consultas de selección

2. Tema 5. Consultas I
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Índice
CONSULTAS DE SELECCIÓN I ............................................................................................................ 3
1. TIPOS DE CONSULTAS ..................................................................................................................... 3
2. CREAR CONSULTA DE SELECCIÓN DESDE LA VISTA DISEÑO ................................................................ 3
2.1. Mostrar todos los campos de la tabla ................................................................................... 5
3. ABRIR CONSULTA DE SELECCIÓN PARA VER LA HOJA DE DATOS .......................................................... 7
4. MODIFICAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN ....................................................................................... 8
5. CONSULTA CON TOTALES ................................................................................................................ 9
5.1. Cómo aplicar criterios en una consulta de Totales ............................................................. 11

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Consultas de selección I
En este tema aprenderá a trabajar con consultas de selección de detalle que le permitirán restringir los campos y registros a visualizar, y con consultas de totales que muestran cálculos realizados en diferentes campos con todos o parte de los registros de una tabla.
1. Tipos de consultas
Existen dos grandes grupos de consultas:
Consultas de selección
Muestran información (registros) de una o varias tablas. Cuando se abren muestran una hoja de datos con el resultado de la información solicitada y generalmente permiten realizar cambios desde esa ventana. Cambios que se hacen al tiempo en las tablas de origen.
Consultas de acción
Llevan a cabo tareas sobre una o varias tablas. Tareas como actualizar el contenido de uno o varios campos, eliminar registros, copiar registros de una tabla a otra, crear tabla. Cuando se abren ejecutan la tarea encomendada y no muestran la hoja de datos
2. Crear consulta de selección desde la vista diseño
Antes de crear una consulta de una tabla compruebe que ha cerrado la ventana de la tabla.
Utilice el comando Diseño de consulta de la ficha Crear. Mostrará un cuadro de diálogo para que seleccione la tabla o tablas de las que tomará la información
Haga clic en el nombre de la tabla y pulse el botón Agregar. Pulse el botón Cerrar para terminar.
Le mostrará una ventana similar a la de filtros, pero un poco más completa, con más filas en la cuadrícula. Los campos se bajan igual que en el filtro, haciendo doble clic.

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Las filas que muestra la cuadrícula son las siguientes:
Campo: Donde deberá introducir el nombre de un campo o una expresión calculada con campos, empleando una columna diferente para cada campo y/o expresión calculada.
Tabla: Esta fila no aparecía en filtros. De forma automática aparecerá el nombre de la tabla de donde tomó el campo de esa columna.
Orden: Para ordenar de forma ascendente o descendente por ese campo
Mostrar: Esta fila no aparecía en filtros. Se desmarca cuando utiliza el campo de esa columna para establecer criterios, y no desea mostrar su contenido en el resultado de la hoja de datos.
Criterios: Para escribir criterios en ese campo.
O: Para escribir criterios en ese campo cuando ha escrito criterios en la fila Criterios y no es imprescindible que se cumplan al mismo tiempo.
Cuando cierra la ventana de la vista diseño de la consulta pregunta si desea guardar los cambios y pide nombre posteriormente. Ese nombre se mostrará en el panel de exploración en el grupo de objetos Consultas.

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2.1. Mostrar todos los campos de la tabla
Para mostrar todos los campos de una tabla puede bajar uno a uno.
Puede bajar el bloque y para ello haga doble clic en el nombre de la tabla
Luego arrastre el bloque seleccionado hasta la primera celda de la cuadrícula
Access colocará cada campo seleccionado en una columna diferente:

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Existe un modo de trabajo en las consultas en el que mostrará información de todos los campos, pero en la vista diseño no se ve cada campo en una columna, consiste en trabajar con el asterisco
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Si emplea el asterisco, como éste ya muestra todos los campos. Para escribir criterios, deberá bajar el campo correspondiente, pero siempre desmarcando la casilla Mostrar para que no repita la columna. En la columna donde emplea * no puede escribir criterios.
Para ver el resultado de la consulta realizada, sin cerrar ésta utilice el comando Ver hoja de datos de la ficha Diseño o de la ficha Inicio, o bien el botón de Vista hoja de datos de la barra de estado

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Desde esta vista Hoja de datos puede pasar a la vista diseño de la consulta para realizar modificaciones. Utilice el comando Ver de la ficha Inicio o el botón de la Vista Diseño de la barra de estado
3. Abrir consulta de selección para ver la hoja de datos
En el panel de Exploración haga doble clic sobre la consulta (si está así configurado en Opciones de exploración)
Muestra los registros de la tabla que empleó en el diseño de la consulta, que cumplen los criterios, pero sólo los campos que bajó a la cuadrícula y que tenían la casilla Mostrar marcada

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Si desde esta vista hoja de datos realiza modificaciones en la información que muestra, debe saber que esos cambios se realizan sobre la tabla de la que está leyendo.
4. Modificar una consulta de selección
Las modificaciones en la consulta se hacen desde la vista diseño. Puede abrir la consulta y cambiar de vista, aunque si la consulta está cerrada es más rápido que utilice el menú contextual sobre el nombre de la consulta y seleccione Vista diseño.
Puede ocurrir que al mostrar esta vista, descubra que algunos de sus criterios han cambiado de posición y de escritura

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5. Consulta con Totales
Una consulta de totales muestra información resumen de una tabla. Para crear este tipo de consulta comience como si de una consulta de selección normal (de detalle) se tratara y una vez en la vista diseño active Totales en la ficha Diseño.
El resultado es que en la cuadrícula inferior mostrará una fila más, la fila Total

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La fila Total desaparece si vuelve a actuar sobre el botón que lo activó.
En una consulta de totales bajará a la cuadrícula los campos de la tabla en los que desee realizar un cálculo con la información que contienen. Es por eso que nunca se puede emplear en éstas el asterisco (*).
Como ejemplo, crearemos una consulta de la tabla CURSOS, que muestre el número de cursos (nº de registros) la duración media de los cursos, y el total de horas.
Baje los campos siguientes: CURSO y DURACIÓN, este último dos veces:
1. Lleve el cursor a la columna de CURSO a la fila Total y seleccione en el desplegable Cuenta.
2. Lleve el cursor a la primera columna de DURACIÓN a la fila Total y seleccione en el desplegable Promedio.
3. Lleve el cursor a la segunda columna de DURACIÓN a la fila Total y seleccione en el desplegable Suma.
Para ver el resultado pase a la vista hoja de datos desde el botón Ver de la ficha Diseño
Las consultas de totales no permiten modificaciones en la hoja de datos

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5.1. Cómo aplicar criterios en una consulta de Totales
Puesto que una consulta de totales no muestra el detalle de los registros, que da una información resumida de éstos, a la hora de utilizar criterios sobre un campo, debe emplear la cláusula Dónde en la fila Totales.
Como ejemplo, modificaremos la consulta anterior de la tabla CURSOS, que muestre el número de cursos (nº de registros) la duración media de los cursos, y el total de horas que corresponden a cursos impartidos por el monitor 2.
Pase a la vista Diseño utilizando el botón Ver de la ficha Inicio
1. Baje el campo MONITOR a la cuadrícula y seleccione en el desplegable de la ficha Total Dónde.
2. Escriba en la fila Criterios para ese campo: 2.
No marque la casilla Mostrar, porque el campo al que aplica Dónde NUNCA SE MUESTRA
Cambie de vista para ver el resultado
CuentadeCURSO no cuenta todos los cursos, sino los cursos en los que el Monitor es 2
PromediodeDURACION calcula la media de la duración de los cursos en los que el Monitor es 2
SumadeDURACION calcula la suma de las duraciones de los cursos en los que el Monitor es 2