Unidad iii

Planificación y control de Proyectos
Unidad III: Manejo de Recursos y Programación
Elaborado por: Ing. Álvaro Pernalete

Asignación de recursos a las tareas
Hablemos de recursos estamos refiriéndonos a Mano de Obra,
materiales y equipos.
Cuando asigna un recurso de trabajo a una tarea, Project usa las unidades de asignación del
recurso y los valores de duración de la tarea para calcular el trabajo resultante. Si el recurso
tiene un salario rate, Project también calcula los costos de recursos y tareas para usted.
El proyecto calcula el trabajo utilizando esta fórmula:
Duración × Unidades de asignación = Trabajo
Aquí hay un ejemplo simple:
40 horas de duración de la tarea × 100% de unidades de asignación = 40 horas de trabajo
Aquí hay un ejemplo un poco más complicado. Si asigna dos recursos a una tarea que tiene
una duración de tres días, el resultado es:
24 horas (es decir, tres días de 8 horas) duración de la tarea × 200% (para dos recursos)
asignación unidades = 48 horas de trabajo total
La asignación específica de un recurso de trabajo a una tarea implica una unidad de asignación
valor, normalmente expresado como un porcentaje. A menos que especifique lo contrario,
Project asigna 100 por ciento de las unidades para el recurso a la tarea

Las 48 horas de trabajo son la suma de cada uno de los trabajos de los dos recursos. En otra
palabras, ambos recursos trabajarán a tiempo completo en la tarea en paralelo durante sus tres
días de duración. Ambos recursos trabajarán a tiempo completo en la tarea en paralelo
durante sus tres días de duración.
Hay diferentes formas de asignar
recursos. El cuadro de diálogo Asignar
recursos funciona bien en vistas
centradas en la tarea como Gantt
Chart, Task Sheet o Task Usage views.
A excepción de los recursos asignados, que
siempre aparecen en la parte superior de la lista,
los recursos son ordenados alfabéticamente en
el cuadro de diálogo Asignar recursos

Después de asignar recursos, puede ver los resultados de las asignaciones en una serie de formas
Cuando el recurso asignado a la
tarea tiene un chek en su caja de
diálogo
El nombre del recurso asignado
aparecera en la barra de Gantt de
la tarea
En la vista predeterminada del diagrama de Gantt, los nombres de los recursos asignados aparecen al lado de la
Barras de Gantt de las tareas a las que están asignadas

En esta vista dividida, la vista del Diagrama de Gantt aparece en el panel superior, y debajo está el
Formulario de tarea, una vista dividida muy útil durante el seguimiento diarios y semanal

Otra forma rápida de asignar recursos es usar la columna Nombres de recursos en un Gantt
Vista de gráfico
Puede visualizar la lista Nombres de recursos por tarea y asignar o anular la
asignación de recursos en la lista

Puede realizar los siguientes pasos en la mayoría de las vistas centradas en tareas que incluyen una
tabla. Los ejemplos incluyen el diagrama de Gantt, la hoja de tareas y las vistas de uso de tareas.
1. Haga clic en la tarea a la que desea asignar un recurso.
2. En la pestaña Recurso, en el grupo Asignaciones, haga clic en Asignar recursos. Se abre el cuadro de
diálogo Asignar recursos. Puede arrastrarlo a cualquier lugar que desee en la pantalla.
3. En la columna Nombre del recurso en el cuadro de diálogo Asignar recursos, haga clic en
recurso o recursos que desea asignar, y luego haga clic en Asignar.
O también
Puede realizar los siguientes pasos en cualquier vista centrada en tareas con la tabla de entrada
desplegada.
1. Haga clic en la columna Nombres de recursos para una tarea y luego haga clic en la flecha que
aparece. Aparece una lista de nombres de recursos.
2. En la lista de nombres de recursos, seleccione la casilla de verificación del recurso o recursos que
desea asignar a la tarea seleccionada, y luego presione la tecla Entrar.

Caso:
Para llevar a cabo la asignación de recursos se utiliza la siguiente tabla de ejemplo:
El líder de proyecto utiliza únicamente 1 hora diaria para la actividad de “Supervisión”, por lo que si su
calendario de trabajo es de 8 horas diarias, se debe asignar 1/8 del recurso a esta actividad. Se asigna
0.125 (o 12.5%) del recurso a la actividad.
CD

Caso: Luego de asignar para cada una de las actividades, podemos ver que el Gantt queda:

Hay tres conceptos importantes relacionados con las actividades y los recursos:
Duración (Duration). Se refiere al tiempo que toma llevar a cabo una actividad. Por omisión, MSP define jornadas de
trabajo de 8 horas en un día laboral.
Unidades (Units). Son unidades de recursos (personas o equipo) asignados a una actividad, las cuales pueden estar
tiempo completo o parcial.
• Esfuerzo (Work). Es la cantidad de tiempo que requieren todos los recursos asignados a una actividad para llevarla a
cabo. Cuando una actividad no tiene recursos asignados, el esfuerzo es igual a cero.
La relación de estos tres conceptos es: Duración = Esfuerzo / Unidades.
MSP define tres tipos de actividades: Fixed Duration (duración fija), Fixed Units (unidades fijas) y Fixed Work
(esfuerzo fijo).

El MSP define por omisión todas las actividades como Fixed Units y con Effort Driven. Este último
concepto se refiere a la programación dirigida por el esfuerzo (sin cambiar el esfuerzo de cada
actividad); en donde el MSP extiende o reduce la duración de una actividad cuando se asignan o
remueven recursos a la misma.
Es importante remarcar que este concepto únicamente se aplica después de la primera asignación de
recursos.

Las reglas que se aplican para cada tipo de actividad se muestran en la tabla a
continuación:

Después de que se ha realizado la asignación de recursos a las actividades, los administradores de
proyectos deben asegurarse que los recursos se apliquen de manera uniforme a lo largo del proyecto,
lo que se conoce como nivelación de Recursos.
La nivelación de recursos permite un uso más eficiente de éstos, evitando que en determinadas fechas
se tenga una utilización excesiva y en otras fechas una subutilización de los recursos.
Es importante analizar también si la fecha de terminación del proyecto se recorre por el hecho de
nivelar los recursos, y si este retraso es económicamente viable, en función de posibles multas o
exceso de gastos indirectos, o sencillamente si el cliente lo acepta.
Habrá que hacer entonces ensayos de nivelación con algunas variantes y revisar el flujo de efectivo,
para determinar el uso más adecuado de los recursos considerando la liquidez del proyecto, de
manera que los flujos de caja o efectivo sean uniformes.

La nivelación de recursos permite un uso más eficiente
de éstos, evitando que en determinadas fechas se tenga
una utilización excesiva y en otras fechas una
subutilización de los recursos.
Es importante analizar también si la fecha de
terminación del proyecto se recorre por el hecho de
nivelar los recursos, y si este retraso es económicamente
viable, en función de posibles multas o exceso de gastos
indirectos, o sencillamente si el cliente lo acepta.
Habrá que hacer entonces ensayos de nivelación con
algunas variantes y revisar el flujo de efectivo, para
determinar el uso más adecuado de los recursos
considerando la liquidez del proyecto, de manera que los
flujos de caja o efectivo sean uniformes.

Asignar recursos de costos a las tareas
Los recursos de costo no incurren en unidades de asignación, por lo que no funcionan y no tienen
ningún efecto en la programación de una tarea. De hecho, el valor de costo derivado de asignar un
recurso de costo a una tarea seguirá siendo la misma independientemente de los cambios realizados
en la programación de la tarea, como los recursos de trabajo asignados o no asignados, o la duración
de la tarea cambiante.
En términos generales, los costos en los que pueden incurrir las tareas incluyen:
1. Costos de los recursos de trabajo, como la tasa de pago estándar de una persona multiplicada por
la cantidad de trabajo esa persona se desempeña en la tarea.
2. Costos de los recursos, que son importes fijos que ingresa al asignar el Costo del recursos a una
tarea.

Asignar recursos de costos a las tareas
Para asignar un recurso de costo a una tarea
1. En una vista centrada en la tarea que incluye una tabla, haga clic en la tarea a la que desea asignar un
recurso de costo, Los ejemplos incluyen el diagrama de Gantt, la hoja de tareas y la tarea Vistas de uso.
2. En la pestaña Recurso, en el grupo Asignaciones, haga clic en Asignar recursos. Se abre el cuadro de
diálogo Asignar recursos. Puede arrastrarlo a cualquier lugar que desee en el pantalla.
3. En el cuadro de diálogo Asignar recursos, haga clic en el campo Costo para el recurso de costo que
desea asignar, y luego ingresar un valor de costo para esa asignación.

Verifique el plan después de asignar recursos
Después de crear una lista de tareas y asignar recursos a las tareas, su plan contiene un gran numero de
detalles Algunos de estos detalles serán fundamentales para el éxito de su plan, pero es posible que no
sean visibles en la vista que ha mostrado. Este tema ilustra varios formas de ver los indicadores clave de
un plan.
Hay muchas formas en que puede ver indicadores clave de un plan en Project. Estos indicadores
pueden ayuda a responder preguntas tales como las siguientes:
• ¿Quién está asignado a hacer qué trabajo en el plan?
• ¿Cuánto tiempo llevará completar el proyecto?
• ¿Cuánto costara?
Para muchos proyectos, las respuestas a estas preguntas probablemente cambien con el tiempo. Por
esta razón, es una buena práctica poder mostrar rápidamente el estado actual del proyecto. Esto puede
mantenernos informado, al administrador del proyecto, y también puede ser información útil para el
recursos que realizan el trabajo, los patrocinadores del proyecto y otras partes interesadas.

Esta vista muestra los costos totales por recurso, en función de las tasas de pago del recurso, el costo
por uso y asignaciones específicas.
El proyecto incluye muchas formas de responder la pregunta "¿Quién hace qué, cuándo?". Un práctico
vista para este propósito es la vista Uso de tareas con la tabla Resumen mostrada.

Obtener el flujo de caja y los costos acumulados.
Se utiliza la vista Task Usage de la pestaña View para mostrar los flujos de caja, así como uno de los
reportes para revisar en forma impresa la información.
Se modifican los detalles de esta vista para que sólo muestre la información de costos. Esto se hace en la pestaña
Format seleccionando Cost en el área de Details. Si se desea se puede deshabilitar el trabajo (Work).

Se modifican los detalles de esta vista para que sólo muestre la información de
costos. Esto se hace en la pestaña Format seleccionando Cost en el área de
Details. Si se desea se puede deshabilitar el trabajo (Work).

Como se puede observar, los flujos de caja son diarios, pero para este caso es más fácil visualizarlos de
manera semanal. Para lograr esto se modifica la escala de tiempo en la pestaña View en la opción
Timescale.

A continuación un ejemplo de la vista de distribución de los recursos una vez nivelados. Ésta
información debe ser exportada a Excel para realizar la gráfica.

A continuación un ejemplo de la vista de distribución de los recursos una vez nivelados. Ésta
información debe ser exportada a Excel para realizar la gráfica.
Para construir la gráfica se utilizan los datos acumulados. La serie se llama Costo Acumulado, los
valores de Y son los costos acumulados, las etiquetas de las categorías son las fechas de corte
semanales.

Seguir el progreso: técnicas básicas
Comprender el seguimiento del progreso
El seguimiento de los datos reales es esencial para gestionar adecuadamente un proyecto, en lugar de
solo planificarlo. El gerente del proyecto debe saber qué tan bien está funcionando el equipo y cuándo
tomar acción correctiva. Al hacer un seguimiento adecuado del rendimiento del proyecto y compararlo
con el plan original (como se guarda en una línea base), puede responder preguntas tales como
siguiendo:
¿Las tareas comienzan y terminan según lo planeado? Si no, ¿cuál será el impacto en el
fecha de finalización del proyecto?
¿Los recursos gastan más o menos tiempo de lo planeado para completar las tareas?
¿Los costos de las tareas más altas de lo esperado aumentan el costo total del proyecto?
Al planificar proyectos similares en el futuro, ¿podrá determinar cómo ¿sus habilidades para estimar
su equipo (o el del equipo) estaban en proyectos anteriores?

Comprender el seguimiento del progreso
Project admite varias formas de seguir el progreso. Tu elección de un método de seguimiento debería
depender del nivel de detalle o control requerido por usted, su patrocinador del proyecto y otras partes
interesadas.
Los diferentes niveles de detalles de seguimiento incluyen los siguientes, ordenados de más simple a
más exhaustivo:
• Registre el trabajo del proyecto según lo programado. Este nivel funciona mejor si todo en el proyecto
ocurre exactamente como se planeó.
• Registre el porcentaje de finalización de cada tarea, ya sea con valores precisos o preestablecidos
incrementos tales como 25, 50, 75 y 100 por ciento.
• Registre las fechas reales de inicio y finalización, y el trabajo real y restante y la duración
valores para cada tarea o asignación.
• Rastree el trabajo de nivel de asignación por período de tiempo.

Crear Línea de Base
Después de desarrollar un plan, una de sus actividades más importantes como gerente de proyecto es
registrar datos reales y evaluar el rendimiento del proyecto. A medida que registra datos reales o
actualiza su plan, el plan programado probablemente cambie. Esto hace que sea difícil hacer un
seguimiento del plan en su estado original.
Para guardar una línea de base
1. En la pestaña Proyecto, en el grupo Programa, haga clic en Establecer línea de base, y luego haga clic
en Establecer Base.
Se abre el cuadro de diálogo Establecer línea base.

2. Para guardar la línea base inicial del plan, haga clic en Establecer línea de base, y luego seleccione
Línea base de la lista.
O
Para guardar una línea base posterior, haga clic en Establecer línea de base y luego seleccione el
número de la línea base que quieres
3. Haga clic en Aceptar.
Project guarda la línea base, aunque no hay ninguna indicación en la vista Gantt Chart que todo ha
cambiado

Ingrese el porcentaje de finalización de una tarea
Una vez que el trabajo comienza en una tarea, puede registrar rápidamente su progreso como un
porcentaje. Cuando ingresa un porcentaje de finalización mayor que cero (0), Project establece la
fecha de inicio real de la tarea para que coincida con su fecha de inicio programada. Project luego
calcula la duración real, duración restante, costos reales y otros valores en función del porcentaje que
ingrese. Por ejemplo, si especifica que una tarea de cuatro días se completa en un 25 por ciento, Project
calcula que ha tenido un día de duración real y tiene tres días de duración restante.

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