Este documento resume los requisitos de información documentada de la norma ISO 45001 para sistemas de gestión de seguridad y salud ocupacional. Explica que la información documentada incluye documentos, registros y otros medios, y debe estar actualizada y controlada. También cubre la información documentada requerida por la norma, su actualización, control y la información de origen externo.

1. Documentos de los SGSST ISO 45001
MarcoAntonio Rosales Medina
Ingeniero Químico. Especialista en Sistemas Integrados de Gestión

2. 1
Agenda:
• Objetivos
• Información documentada requerida por la norma.
• Actualización y vigencia.
• Control de la información documentada.
• Información documentada de origen externo.
• Conclusiones.
Empresa Colaboradora:
Corporación Q
Quito - Ecuador
PRESENTACIÓN

3. 2
OBJETIVOS
• Gestionar adecuadamente la información que
se genera en la organización y que soporta el
SGSST
.
• Identificar mecanismos para gestionar la
vigencia y el control de la información
documentada.

4. 3
Es la información que una organización tiene que
controlar, mantener y el medio que la contiene.
Nota 1 - La información documentada puede estar en
cualquier formato y medio, y puede provenir de
cualquier fuente.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

5. 4
Nota 2 - La información documentada hace referencia a:
- El sistema de gestión incluidos los procesos
relacionados.
- Documentación: La información generada para que
la organización opere.
- Registros: La evidencia de los resultados alcanzados.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

6. 5
Podemos considerar que cuando la norma menciona
“Mantener información documentada” se refiere a los
“documentos” y cuando establece “mantener
información documentada como evidencia de” se
refiere a los “registros”.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

7. 6
Requisitos normativos
La organización debe considerar:
a) Requisitos legales.
b) La información documentada requerida por la
normativa.
c) La documentación (auto declarada) que la
organización determina como necesaria para la
eficacia del SGSST
.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

8. 7
La extensión de la información puede variar según:
- El tamaño de la organización y el tipo de
actividades, procesos, productos y servicios que
ofrece.
- La necesidad de demostrar el cumplimiento de los
requisitos legales, reglamentarios y otros
requisitos.
- La complejidad de sus procesos y sus interacciones.
- La competencia de los trabajadores.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

9. 8
Punto clave para un adecuado sistema de gestión es
mantener la complejidad de la información
documentada en el mínimo nivel posible para:
- Asegurar su eficiencia y eficacia.
- Sea fácil de comprender.
- Motive al personal para su permanente
actualización y vigencia.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

10. 9
Importante:
- Se debe prevenir el riesgo del uso no intencionado de
información documentada obsoleta.
- Identificar claramente que información es vigente y
cual no.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

11. 10
Información documentada requerida por la norma
ISO 45001:2018
4.3 El alcance del SGSST
.
5.2 La política del SGSST
.
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la
organización.
6.1.1 Los riesgos y las oportunidades, los procesos y
acciones necesarios para determinarlos y
abordarlos.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

12. 11
6.1.2.2 Las metodologías y criterios para la evaluación de los
riesgos.
6.1.3 Los requisitos legales y otros requisitos.
6.2.2 Los objetivos de la SSTy los planes para lograrlos.
7.2 Evidencia de la competencia del personal.
7.4 1 Las comunicaciones internas o externas según sea
apropiado.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

13. 12
8.1 La planificación y el control operacional.
8.2 Los procesos y planes de respuesta ante situaciones de
emergencia potenciales.
9.1.1 Los resultados del seguimiento, medición, análisis y
la evaluación del desempeño.
9.1.1 Sobre el mantenimiento, calibración o verificación
de los equipos de medición.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

14. 13
9.1.2 Los resultados de la evaluación del cumplimiento.
9.2 Sobre la implementación del programa de auditoría y de los
resultados de las auditorías.
9.3 Los resultados de las revisiones de la dirección.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

15. 14
10.2 La naturaleza de los incidentes o las no
conformidades. Los resultados de cualquier acción
y acción correctiva incluyendo su eficacia.
10.3 Evidencia de los resultados de la mejora
continua.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

16. 15
La organización debe asegurar al crear y actualizar la
información documentada:
- La identificación y descripción ( p. ejm. Título, fecha,
autor o número de referencia).
- El formato (p. ejm. Idioma, versión del software, gráficos)
y los medios de soporte (papel, electrónico).
- La revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y
adecuación.
ACTUALIZACIÓN DE LAINFORMACIÓN
DOCUMENTADA

17. 16
Sirve para asegurarse de que:
a. Está disponible y es idónea para su uso, donde y
cuando se necesite.
b. Está protegida adecuadamente (por ejemplo contra la
pérdida de confidencialidad, uso inadecuado o
pérdida de integridad).
CONTROL DE LAINFORMACIÓN DOCUMENTADA

18. 17
Para el control de la información documentada, la
organización debe abordar las siguientes actividades según
sea aplicable:
- La distribución, acceso, recuperación y uso.
- El almacenamiento y preservación, incluida la
preservación de la legibilidad.
- El control de cambios (por ejemplo el control de la
versión).
- Su conservación y disposición.
CONTROL DE LAINFORMACIÓN DOCUMENTADA

19. 18
Estructura de un procedimiento genérico:
- Objetivo
- Alcance
- Referencias
- Definiciones y abreviaturas.
- Responsables
- Descripción del Proceso
- Anexos
- Registros
- Control de cambios
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

20. 19
- Objetivo:
Indica la finalidad para la cual se ha generado el documento.
- Alcance:
Indica el campo de aplicación, las actividades que cubre el
procedimiento, explicando desde donde inician hasta donde terminan
las actividades que se realizan dentro del proceso que define el manual
o procedimiento.
- Referencias:
Corresponde a un listado e identificación de los documentos a los que se
hace referencia en el documento, estos pueden ser documentos
internos o externos.
Se incluye toda fuente bibliográfica tal como documentos del SGSST,
libros, revistas, artículos científicos, etc., de donde se toma información
para el desarrollo del procedimiento.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

21. 20
- Definiciones y abreviaturas:
Es un glosario de términos generados dentro de cada procedimiento,
definidos con el fin de estandarizar su uso en la organización y evitar
confusiones en la utilización.
- Responsables:
Indica las personas y sus responsabilidades en el desarrollo,
implementación, aplicación y documentación de las actividades
detalladas en el procedimiento.
- Descripción del proceso:
Es la descripción de la ejecución del proceso y las actividades que se
realizan, mencionando los detalles en una secuencia lógica. El contenido
debe ser claro y se busca utilizar lenguaje sencillo y de dominio de las
personas que tengan acceso al documento.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

22. 21
- Anexos:
Corresponde a un listado de documentos adicionales que se generan
en el procedimiento o que facilitan su ejecución, por ejemplo planes.
- Registros:
Corresponde a un listado de los registros generados en el
procedimiento, en el que se incluye si es pertinente una imagen con
el formato de la estructura del registro, para facilitar la comprensión
del proceso.
- Control de cambios:
Es el historial de los cambios efectuados en la evolución de las
versiones del documento, que incluye los motivos y los cambios
realizados en los documentos.
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

23. 22
• Ejemplo de una lista maestra de la información documentada
INFORMACIÓN DOCUMENTADA

24. 23
La información documentada de origen externo que
se determine como necesaria para la planificación y
operación del SGSST
, se debe identificar según sea
apropiado y se debe controlar.
El acceso puede implicar una decisión en relación al
permiso para consultar o al permiso y la autoridad
para consultar y modificar la información
documentada.
INFORMACIÓN DOCUMENTADADE
ORIGEN EXTERNO

25. Una adecuada gestión
de la información
documentada permite a
las organizaciones
mantener y preservar el
conocimiento del que y
como hacer en el deia a
día .
Se debe estimular al
personal para que
mantenga la
información
documentada
actualizada y vigente
como un hábito de
trabajo.
24
CONCLUSIONES

26. Los documentos y formatos que se decidan utilizar en la
organización deben ser simples y fáciles de manejar
disminuyendo al máximo su complejidad especialmente
el uso de firmas.
Establecer un mecanismo idóneo
para el control y actualización de la
documentación de origen externo.
25
CONCLUSIONES

27. • Norma ISO 45001:2018 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos
con orientación para su uso.
• Notas personales.
26
BIBLIOGRAFÍA

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