gestión de archivos

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PRESENTACIÓN
Las empresas encaminadas a una buena gestión de calidad establecen una
metodología de control de la información, para que ésta sea eficiente y con un grado de
jerarquía en el crecimiento y desarrollo de la organización; y así facilitar la consulta de
diferentes documentos de importancia para la empresa y de relevante análisis en sus
procesos de gestión.
Es por esto que en este contenido se presentan los conceptos de Inventario
Documental; diligenciamiento de rotulados, según el sistema de la organización;
técnicas de prevención y conservación documental y norma de sistema de gestión
documental, para llevar acabo la Organización Documental.
Resultado de aprendizaje:Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el
sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, normas y técnicas de
prevención y conservación documental y el sistema de gestión de la calidad.

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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN ............................................................................................................ 2
ÍNDICE DE FIGURAS ..................................................................................................... 4
1. INVENTARIO DOCUMENTAL..................................................................................... 5
2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL ........................................ 6
3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL .................................................... 8
4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (Norma ISO 15489).................................. 14
4.1. Información y Documentación: Generalidades.................................................... 14
4.2. Información y documentación: Directrices........................................................... 15
GLOSARIO.................................................................................................................... 16
BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................. 17
WEB GRAFÍA................................................................................................................ 18
IMÁGENES.................................................................................................................... 19
CRÉDITOS.................................................................................................................... 20

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ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Cajas para uso de archivo x200 ....................................................................... 9
Figura 2. Carpetas......................................................................................................... 11
Figura 3. Amarre...............................................................¡Error! Marcador no definido.
Figura 4. Embalaje ...........................................................¡Error! Marcador no definido.

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1. INVENTARIO DOCUMENTAL
El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información que
detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es
decir, que se reconocer la documentación producida.
Dicho proceso es realizado por un servidor público, quien es la persona encargada
de la apropiada organización, manejo, conservación y uso de la información de escritos
y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases.
Pero aquel servidor público que sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo,
deberá recibir o entregar, según sea el caso, los escritos y archivos adecuadamente
relacionados en el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la
gestión pública.
Por otro lado, las entidades públicas acogerán el Formato Único de Inventario
Documental – FUID, con su respectivo instructivo, para la conservación y preservación
de los escritos y documentos públicos. Pues este formato ayuda a orientar a los
archivistas en los métodos para la entrega y recibo de los documentos, así como de las
transferencias de éstos.

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2. OPERACIONES EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
En el desarrollo de la organización, principalmente durante la ordenación de los
documentos, es puntual implementar varias acciones de carácter físico con el objetivo
de controlar y conservar la documentación:
Imagen 1. El Formato Único de Inventario Documental es diligenciado por un
servidor público en ejercicio de sus funciones.

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3. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Las Unidades de conservación se pueden definir como el material usado para la
conservación y preservación de la documentación. Las más usuales que se logra hallar
en los diversos archivos, se encuentra: Paquetes, legajos, tomos, cajas, carpetas y A –
Z. Dependiendo del estado de conservación, estas unidades deben prepararse de la
siguiente manera para la transferencia:
 Cuando la documentación encuadernada o empastada cuyos dorsos están
despegados o dañados debe pasar al proceso de empaste o encuadernación del
lomo aplicando materiales y procedimientos adecuados.
 Si los escritos no se encuentra encuadernados ni encartonados debe ser
almacenada en cajas y carpetas.
Las unidades de conservación que el Archivo General de la Nación aconseja, tanto
para transferencia como también para aglomerar la documentación en archivos
centrales o históricos son las cajas y las carpetas, las cuales tendrán las siguientes
especificaciones:

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Imagen 3. Caja de Archivo
Central.
Figura 1. Cajas para uso de archivo x200

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El reconocimiento de las cajas se hace a través de la rotulada en las cubiertas
laterales, con los siguientes datos generales:
 Código (de la entidad)
 Fondo
 Sección
 Subsección
 Número de carpetas o expediente
 Caja N°
 N° Consecutivo
 N° Correlativo
 Fechas extremas del ______ al________
Imagen 4. Rotulado para la Caja de
Archivo.

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Figura 2. Carpetas

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Otro tipo de carpetas que se utiliza son las de yute, que es un material neutro.
Otros de los procedimientos necesarios que se deben realizar con las Unidades de
Conservación en la Organizaciòn Documental son:
Imagen 7. Las carpetas de yute también tienen ciertas medidas y
color específico.

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Para embarcar las cajas en el medio de transporte, es necesario realizarla de la
siguiente manera:
 La primera caja incorporada debe corresponder al último número de referencia y así
consecutivamente en orden descendente, permitiendo que la caja N°1 sea la última
de ingresar al vehículo.
 El elemento cartográfico debe valorarse en su estado de protección, logrando
establecer el método de empaque más apropiado para su transporte, el cual se
realizará en guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.
4. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
(Norma ISO 15489)
La norma ISO 15489 se fundamenta en el inicio de la gestión de documentos y fija las
condiciones básicas, para que las organizaciones logren implantar un marco de
prácticas que mejoren de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de
sus documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización.
La normatividad expresa un método específico para esquematizar e implementar el
sistema de gestión de documentos, concretar los procedimientos técnicos, crear las
herramientas principales y establecer las actividades de evaluación, medición y
aprendizaje que conducen a la mejora continua del sistema.
La norma ISO 15489 está conformada por dos partes:
4.1. Información y Documentación: Generalidades
Es la esencia de la norma, donde se determinan los conceptos básicos, los orígenes y
los requerimientos de la gestión de documentos en las organizaciones. Se especifican
los elementos que se deberían tener en cuenta, con el fin de garantizar que una
organización crea y gestiona los documentos que necesita. En la primera parte se
encuentra:
 Beneficios de la gestión de documentos
 Cuadro reglamentario
 Estrategia y responsabilidades

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 Obligaciones de la gestión de documentos
 Delineación y aplicación de un sistema de gestión de documentos
 Métodos e inspección de la gestión de documentos
 Control y auditoría
 Formación
4.2. Información y documentación: Directrices
Es un documento técnico que suministra unas técnicas de implementación de un
sistema de gestión de documentos, según los principios puntualizados en el primer
segmento de la norma. Así, se insiste específicamente en las habilidades y los métodos
de diseño y aplicación y también las directrices agregadas para concretar los procesos
y los instrumentos principales de gestión de documentos.
Esta segunda parte tiene relación con el documento técnico, el cual se centra en un
enfoque sistemático para la utilización del experto en gestión de documentos y los
comprometidos de tramitar los documentos en las organizaciones.
Imagen 10. Para a Gestión de documentos se debe realizar
lo dictado en la Norma ISO 15489.

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GLOSARIO
Directrices: Conjunto de normas o reglas generales para el desarrollo de alguna
situación o suceso.
Documentos Públicos: Son los escritos que informan situaciones de carácter general
o específico, y cuenta con la posibilidad de ser consultado por cualquier persona.
Fuelle de Cartón: Son pliegues realizados lateralmente con hojas gruesas o cartón que
sirve para aumentar la capacidad o profundidad para guardar algo.
Gestión Pública: Es el conglomerado de acciones por las cuales las entidades buscan
alcanzar los logros de sus fines, objetivos y metas, cumpliendo con los fines del Estado,
según lo establecido por las políticas gubernamentales.
Legados: Son diferentes documentos de agrupación de A – Z.
Servidor público: Es la persona empleada por el Estado que presta sus servicios a la
comunidad en general.

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BIBLIOGRAFÍA
Ley General de Archivo. (2000, 14 de Julio) Congreso Nacional de la República de
Colombia, 2000, 14 de Julio

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WEB GRAFÍA
Archivo General de la Nación. Acuerdo 060 de 2001. Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010.
Maomauro. (2006). Archivos documentales. Unidades de conservación
Tomado de http://maomauro.blogdiario.com/.
Sánchez, J. N. (2013). Unidades de almacenamiento. Tomado de
http://www.archivobogota.gov.co/libreria/php/decide.php?patron=01.090608.
Archivo General de la Nación. Acuerdo 050 de 2000. Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2007.
(s.a.) Información y Documentación. Gestión de documentos. Tomado de
http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/viewFile/297/346.

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IMÁGENES
Imagen 1. (s.n.) Formato Único de Inventario Documental. Tomada de
http://3.bp.blogspot.com/-
1Gdg6w4JMW0/UANDCnSyp9I/AAAAAAAAAIM/fN6czAe0_Hg/s320/formatounicoinven
atario.png
Imagen 2. (s.n.) Caja de Archivo Histórico. Tomada de
http://papelerialacomuna.com/tienda/images/imagecache/caja%20archivo%20inactivo%
2035-20%20minerva.jpg
Imagen 3. (s.n.) Caja de Archivo Central. Tomada de
http://argospapel.com/images/cajas%20x-200.jpg
Imagen 4. (s.n.) Rotulado de Caja de Archivo. Tomada de
http://cgservicios.df.gob.mx/prontuario/vigente/2375_archivos/image002.gif
Imagen 5. (s.n.) Diagrama de Carpeta. Tomada de
http://1.bp.blogspot.com/_cp_onvdb8sw/SMGuObZQzZI/AAAAAAAAAFk/kXrV3GDD0s8
/s400/image003.gif
Imagen 6. (s.n.) Diseño de Carpeta Propalcote. Tomada de
http://images01.olx.com.co/ui/11/59/61/1313275081_239155861_4-CAJAS-DE-
CARTON-PARA-ARCHIVO-INACTIVO-Compra-Venta.jpg
Imagen 7. (s.n.) Tamaño de Carpeta. Tomada de
http://www.forteco.com.co/img/imagenes_productos/medidas_carpeta.jpg
Imagen 7a. (s.n) Diseño carpeta de Yute. Tomada de
http://images03.olx.com.co/ui/11/59/61/1313275081_239155861_3-CAJAS-DE-
CARTON-PARA-ARCHIVO-INACTIVO-Otras-ventas.jpg
Imagen 10. (s.n) Gestión de documentos. Tomada de http://www.scarchivistas.org/wp-
content/uploads/2010/10/Control_documentos.jpg

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CRÉDITOS
Líderes del Proyecto
Carlos Fernando Cometa Hortúa
Juan Pablo Vale Echeverry
Líder de Línea
Julián Andrés Mora Gómez
Expertos Temáticos
Sandra Milena Montoya López
Eliana Del Pilar Ospina Castañeda
Asesora Pedagógica
Yiced Pulido Cabezas
Editora
Luisa Fernanda Boada Téllez
Equipo de Diseño
Lina Marcela García López
Dalys Ortegón Caicedo
Nazly María Victoria Díaz Vera
Yisell Noraya Buitrago Rodríguez
Liam Pamela Hermida García
Equipo de Programación
Luis Fernando Amórtegui García
Charles Richar Torres Moreno
Carlos Andrés Orjuela Lasso
Sergio Alejandro Camacho Hernández