2. IMPORTANCIA LEGAL DEL
MANEJO DE DOCUMENTOS
• Los documentos electrónicos son legítimos
ante la ley. Se interpreta que después que
esté en un medio es legal.
4. Programas de Base de Datos
• Los programas más usados son:
– Access
– Dbase
– Oracle
5. Base de Datos
• Es un conjunto de hechos organizados sobre
un tema particular.
• Ejemplos:
• catálogos de biblioteca
• archivos de oficina
• informes de crédito
• registros escolares
• recetas de cocina
6. Ejemplos de
bases de datos manual
Directorio
Telefónico
• Nombre
• Dirección
• Ciudad, Calle
• Código Postal
• Teléfono
• Correo Electrónico
Tarjeta
de catálogo de Biblioteca
• Número de catálogo
• Autor
• Título
• Tema
7. Base de datos
Access
• Es el equivalente a una base de
datos manual
• Ventajas:
– Permite organizar hechos
– Ofrece una manera electrónica de
mantener los archivos.
8. Access y sus usos
• Access es un sistema de base de datos
electrónicos que permite:
Almacenar
Buscar
Filtrar
Consultar
Elaborar
informes
9. Objetos de Base de Datos
Access
Los objetos de Bases de Datos
son las heramientas necesarias
para almacenar, actualizar,
buscar, analizar y hacer
informes sobre la información
en la Base de Datos.
10. Objetos de Base de Datos Access
• TABLAS--
los datos son
distribuidos en una
tabla o formato de
hoja de cálculo y
proporcionan informa-
ción relacionada con
aspectos específicos.
• FORMULARIOS--
Formato que muestra
un sólo registro a la
vez. Se usan para
añadir datos o
actualizarlos.
11. Objetos de Base de Datos Access
• INFORME-- Una
manera con formato
de mostrar informa-
ción recopilada de
la base de datos.
Este objeto integra
y analiza datos
específicos.
• CONSULTA--
Forma estructurada
de pedir a Access
que
muestre información
que se ajuste a
ciertos criterios de
una o más tablas de
13. Usando Access
• Al usar Access organizará los datos en
tablas.
• Cada tabla contiene datos acerca de un tema
en particular.
14. Tablas• Se componen de filas y
columnas
• Cada fila contiene un
REGISTRO
• Cada columa con-tiene
un CAMPO
• Cada fila de las
columnas incluye datos
específicos llamados
CONTENIDO DE
CAMPO
15. ORGANIZACION DE LOS
CAMPOS
• TEXTO
• NUMERICO
• DECIMAL
• FECHAS
• LOGICO
• MEMO
• TEXTO-- Se usa para
caracteres, símbolos,
espacios en blanco y
números con los que no
se harán cálculos.
• NUMERICO-- Se usa
para números enteros con
los que hay que hacer
cálculos.
16. • DECIMAL-- Se usa
para números con los
cuales hay que hacer
cálculos.
• FECHAS-- Se usa
para escritura de
fechas. Usualmente
se usa el orden en
ingles (mes-día-año).
Cada uno usa dos
dígitos
• LOGICO-- Se usa
para contestar sí o no.
Usualmente se
contesta con una sola
letra (T ó F). En otros
programas de base
datos se contesta 1
para cierto y 0 para
falso.
ORGANIZACION DE LOS
CAMPOS
18. Bibliografía
Microsoft Office 97, McGraw-Hill, 1997
Blanc I., Vento C., Aprendiendo Microsoft Office 97,
1998, First DDC
Publishing Inc.
Correa, C., Díaz, A., Administración de documentos y
Base de Datos, 1996, McGraw-Hill.
Lexjuris.com
Arma.org