Breve introducción al concepto general de Bases de Datos, primordialmente con Access.

1. Base de Datos
Juan Miguel González García

2. ¿Qué es una Base de Datos?
• Una base de datos es un conjunto de archivos
y de datos organizados para un uso
determinado. Como ejemplo clásico sería una
agenda o el directorio telefónico.

3. ¿Qué es una BD para Access?
• Para Access una base de datos está formada por los Objetos
siguientes:
– Tablas
– Consultas
– Formularios
– Informes
– Pagina de Datos
– Macros
– Módulos
• En Access, un objeto es todo lo que puede poseer un
nombre.

4. ¿Qué se puede hacer en Access?
• El gestor de bases de datos Access permite
– Realizar clasificaciones alfabéticas y numéricas
– Utilizar criterios múltiples de búsqueda
– Seleccionar un grupo de registros para imprimir un listado
mientras el resto permanecen ocultas
– Se pueden presentar los datos en informes
– También va a permitirnos utilizar los datos para realizar
cartas modelo
• (cartas repetidas en las que se personalizan datos
tomándolos de una base de datos)
– Imprimir etiquetas postales

5. ¿Cómo se guarda la información en Access?
• En Access la información se guarda en tablas relacionales
– Un archivo de base de datos puede contener como máximo
1024 tablas
• Las tablas están formadas por filas, denominadas registros, y
por columnas, denominadas campos
– La intersección de una fila y de una columna se llama dato o
elemento de la tabla
– Cada Tabla contiene un Campo que rige a la misma,
denominado Clave Principal o Llave, este campo no se puede
repetir en la misma tabla
– Por medio de este campo se relacionan las Tablas

6. Arquitectura de Access
• En una base de datos, los objetos que el usuario
puede definir son:
– Tablas. Objeto para definir y almacenar los
datos.
– Consultas. Objeto para visualizar de una forma
personal los datos de una o más tablas.
– Formularios. Objeto para introducir y visualizar
datos obtenidos de una consulta o de una
tabla, de una forma más profesional.

7. Arquitectura de Access II
– Informes. Objeto para imprimir la información de
las consultas o de los formularios.
– Macros. Objeto formado por una o más acciones
para automatizar tareas repetitivas o tediosas.
– Módulos. Objeto formado por procedimientos
escritos en el lenguaje de programación Visual
Basic.

8. Tipos de Datos en Access
• Texto
– Combinación de texto y números hasta 255
• Memo
– Campo de texto que puede contener hasta 64,000
caracteres
• Numérico
– Datos numéricos que se emplean para realizar
cálculos

9. Tipos de Datos en Access
• Fecha /Hora
– Almacena fechas y horas
• Moneda
– Valores monetarios, se pueden emplear en
la elaboración de cálculos
• Autonumérico
– Valor secuencial con incrementos de 1 en 1.
Este valor es único, no se duplica

10. Tipos de Datos en Access
• SI / NO
– Almacena datos Booleanos, los cuales solo
pueden contener uno de dos valores:
• Si o No, Verdadero o Falso
• Objetos OLE
– Permite incrustar o vincular un objeto diferente
• Hipervínculo
– Permite crear enlace a otro documento usando
texto

11. Tipos de Datos en Access
• Datos Adjuntos
– Permite colocar imágenes en campos
• Calculado
– Para efectuar operaciones entre los campos de
una tabla
• Asistente para búsquedas
– Permite definir un campo que contiene una lista
de valores especificados por el usuario

12. Propiedades de los Campos
• Conjunto de características que proporcionan
un control adicional sobre el funcionamiento
de un campo
• Se encuentran en la ficha General en la
sección de Propiedades del Campo de la vista
Diseño

13. Propiedades de los Campos
• Tamaño del Campo
– Define el tamaño máximo de los datos
almacenados en un campo de tipo Texto,
Autonumérico o Numérico
• Formato
– Se utiliza para personalizar las manera en que se
mostrarán los números

14. Propiedades de los Campos
• Máscara de Entrada
–Facilita la entrada de los datos, y controla
los valores que los usuarios pueden
introducir
• Título
–Esla etiqueta para el campo cuando se
utiliza en un formulario. Si no se pone nada
en esta propiedad, se coloca el nombre del
campo como etiqueta

15. Propiedades de los Campos
• Valor Predeterminado
–Valor que se introduce automáticamente en
un campo cuando se crea un nuevo registro
• Regla de Validación
–Se especifican los requisitos que se deben
cumplir para los datos introducidos en un
registro

16. Propiedades de los Campos
• Texto de Validación
– Mensaje de Error que aparece cuando se
introduce un valor no permitido por la Regla de
Validación
• Requerido
– Hace obligatoria la entrada de datos en este
campo
• Indexado
– Permite agregar un índice al campo, el cual
acelera la búsqueda y el ordenamiento en el