SENCIBILIZACION

DIAGNOSTICAR Y SENSIBILIZAR EN GESTION DOCUMENTAL A LA
INSTITUCION EDUCATIVA SIMON BOLIVAR DEL MUNICIPIO DE GARZON
HUILA
PRESENTADO POR:
ANDREA ROCIO GOMEZ CUELLAR
ANGELA MARIA GACHA CASTRO
CAROLINA LEON RODRIGUEZ
DANIEL ENRIQUE TRUJILLO GOMEZ
INGRID DAYERLI FIGUERIA URBANO
JOHN CARLOS BECERRA GARCIA
JUAN MANUEL HOYOS OSSO
LINA JOHANA GONZALES VERJAN
NANCY LOSADA SANCHEZ
ROSA VANESSA TOVAR VISCALLA
SUANY AURORA VANEGAS
PRESENTADO A:
MARIA DEL PILAR PASTRANA
INSTRUCTORA
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y PECUARIO DEL HUILA
2017

PROYECTO DE INVESTIGACIÒN VERSIÒN : 1
TECNOLOGO EN GESTIÒN DOCUMENTAL FICHA:1096522
2
DIAGNOSTICAR Y SENSIBILIZAR EN GESTION DOCUMENTAL A LA
INSTITUCION EDUCATIVA SIMON BOLIVAR DEL MUNICIPIO DE GARZON
HUILA
PRESENTADO POR:
ANDREA ROCIO GOMEZ CUELLAR
ANGELA MARIA GACHA CASTRO
CAROLINA LEON RODRIGUEZ
DANIEL ENRIQUE TRUJILLO GOMEZ
INGRID DAYERLI FIGUERIA URBANO
JOHN CARLOS BECERRA GARCIA
JUAN MANUEL HOYOS OSSO
LINA JOHANA GONZALES VERJAN
NANCY LOSADA SANCHEZ
ROSA VANESSA TOVAR VISCALLA
SUANY AURORA VANEGAS
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y PECUARIO DEL HUILA
2017

3
DIAGNOSTICAR Y SENSIBILIZAR EN GESTIÒN DOCUMENTAL A LA
INSTITUCIÒN EDUCATIVA SIMÒN BOLIVAR DEL MUNICIPIO DE GARZÒN
HUILA
INSTITUCIÒN EDUCATIVA SIMÒN BOLIVAR
Versión 1

4
Tabla de contenido
INTRODUCCIÒN..................................................................................................................................5
JUSTIFICACION ...................................................................................................................................6
PROPOSITO........................................................................................................................................6
ASPECTOS ESPECIFICOS.......................................................................................................................7
IDENTIFICACION DEL PROBLEMA DE INVESTIGACION (Planteamiento del Problema) ..............................8
HIPÒTESIS..........................................................................................................................................8
MARCO TEORICO................................................................................................................................8
DISENO DE INVESTIGACION...............................................................................................................11
ESTIMACION DE LA INVESTIGACION ( cuadro de Investigación)............................................................11
DISEÑO DE DEL INSTRUMENTO .........................................................................................................12
TABULACION DE LA INFORMACION ...................................................................................................16
ANALISIS DE LA INFORMACION..........................................................................................................17
INFORMAR LOS RESULTADOS............................................................................................................18
ANEXOS...........................................................................................................................................19
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................................21
Bibliografía.......................................................................................................................................21

5
INTRODUCCIÒN
De acuerdo a la Ley 594 de 2000 por la cual se dicta la ley general de Archivo en su Artículo 10.
La Obligatoriedad de la creación de archivo, siendo la Institución Educativa Simón Bolívar
institución del estado en función de sus actividades debe acogerse a la presente ley.
De acuerdo al Diagnóstico realizado en La Institución Educativa Simón Bolívar no cuenta con
sistemas de organización documental que le permitan tener un apropiado manejo y control en el
área de archivo. Por tal razón nos enfocaremos a brindar nuestra experiencia y conocimiento para
realizar capacitaciones para el buen manejo de la documentación.
La metodología cualitativa y cuantitativa es la que emplearemos, por ello queremos sensibilizar
al personal de la Institución, para obtener mayor acceso (físico, digital) de recuperación de la
información, reducción de espacio de almacenamiento, seguridad de los documentos y ahorro de
tiempo.
La institución Educativa Simón Bolívar vinculada al sector educativo desde hace 65 años
ubicada al oriente del municipio de Garzón Huila en la calle 7 No.3-27 barrió Nazaret. Desde el
año 2006 cuenta con (6) seis sedes (San Cayetano, Nazaret, Santa Lucia, La Independencia,
Monserrate y Claros).

6
JUSTIFICACIÒN
En el presente proyecto de investigación lograremos realizar un diagnóstico con el fin de poder
sensibilizar acerca de la importancia de la Gestión Documental en la Institución Educativa
Simón Bolívar; con ello esperamos crear un entorno más seguro para los documentos con el uso
de métodos, herramientas y procesos que contribuyan de una manera más ágil en cuanto a las
necesidades de mejoramiento de la eficiencia del servicio al personal que requiera la
información.
PROPOSITO
Nuestro propósito en la Institución Educativa Simón Bolívar es sensibilizar al personal
administrativo sobre la importancia de tener la documentación organizada. Las alternativas de
solución es dar a conocer la normativa, la creación de las Políticas de Gestión Documental y los
Procesos Archivísticos para que una vez realizada la sensibilización se realicen las
intervenciones requeridas en la Institución. Los beneficiarios de dicha sensibilización
principalmente serán el personal administrativo, docentes, estudiantes, ex alumnos y comunidad
externa de la Institución.

7
ASPECTOS GENERALES
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Diagnosticar y Sensibilizar a la Institución Educativa Simón Bolívar en Gestión Documental ; y
así poder brindar la información adecuada al personal administrativo por medio de
capacitaciones que conlleven a la sensibilización e importancia de la gestión documental.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Destacar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la Institución
Educativa Simón Bolívar en cumplimiento de sus funciones.
Mejorar las condiciones de seguridad en el tratamiento de la información en el área de la
Secretaría Académica, teniendo en cuenta aspectos relacionados con la organización,
almacenamiento y manejo adecuado de la información.
Propender por la correcta conservación y preservación del patrimonio documental y la
información institucional, con base en las directrices generales relacionadas con su tratamiento
desde su origen hasta su destino final, en cuanto a condiciones medio ambientales, de manejo y
custodia por parte de todos los funcionarios de la Entidad, en los espacios donde se encuentren
almacenados.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad que contribuyan con la
eficiencia administrativa y la preservación del medio ambiente.
Generar una Cultura Institucional de Gestión Documental.

8
IDENTIFICACIÒN DELPROBLEMADE INVESTIGACIÒN (Planteamiento del
Problema)
De acuerdo a los datos obtenidos en la Institución Educativa Simón Bolívar identificamos que la
mayor problemática a solucionar es la falta de interés hacia la preservación y custodia de la
documentación que la regula la ley 594 del 2000.
Por ende lograremos que el personal administrativo por medio de las capacitaciones logre tomar
conciencia de la importancia de la información y así contribuir con el buen manejo de la
documentación.
HIPÒTESIS
¿PORQUE SENSIBILIZAR EN EL BUEN MANEJO DE LA DOCUMENTACION EN
LA INSTITUCION EDUCATIVA SIMON BOLIVAR DEL MUNICIPIO DE GARZON
HUILA?
Siendo esta Institución la de mayor trayectoria a nivel educativo se hace necesario sensibilizar al
personal administrativo como a la comunidad Bolivariana en la importancia de la conservación
de la información para beneficio de todos.
MARCO TEÒRICO
Para el desarrollo de los proyectos archivísticos de cualquier índole es indispensable contar con
el conocimiento de la normatividad aplicable a los mismos, y las que rigen la regulación de los
Colegios como las normas aplicables a la documentación, ya que se constituye en su fundamento
legal, bien sea para el sostenimiento y desarrollo de los archivos, así para el tratamiento que se
debe dar a éstos como centros de información.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo (hospitaleqc)
Ley 115 de 1994 Ley General de la Nación (mineducacion)

9
Resolución No.053 “Por la cual se establecen las tarifas que el Archivo General de la Nación
cobrará por concepto de venta de bienes y servicios” (archivogeneral)
Ley 1712 de 2014 Por el cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la
información pública nacional y se dictan otras disposiciones. (mintic)
Decreto 1080 de 2015 Libro 2 Parte 8 Titulo II Capitulo 5 Gestión de Documentos. (lexbase)
Acuerdo 061 de 2001 Por El Cual Se Establecen Pautas Para La Administración De Las
Comunicaciones Oficiales En Las Entidades Públicas Y Las Privadas Que Cumplen Funciones
Públicas. (archivogeneral, www.archivogeneral.gov.co)
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de
Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. (archivogeneral,
http://www.archivogeneral.gov.co)
Definiciones
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los
archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite,
sometida a continua utilización y consulta administrativa.
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Archivo del orden distrital: Archivo integrado por fondos documentales procedentes de los
organismos del orden distrital y por aquellos que recibe en custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Archivo General De La Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y
controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y
es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y
la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

10
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente
el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la
definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001,
expedido por el Archivo General de la Nación.
Copia: Reproducción exacta de un documento.
Correspondencia. Es el proceso de comunicación entre dos o más interlocutores
en el ámbito interno o externo de la Entidad que genera como soporte un
documento escrito. La correspondencia puede ser recibida y producida.
Correspondencia Recibida. Es toda comunicación dirigida y recibida por el
Instituto.
La correspondencia recibida tiene dos categorías: personal y oficial
Correspondencia recibida personal. Es toda comunicación dirigida a nombre de
un funcionario que de manera expresa tenga impreso el carácter de privado,
personal o confidencial.
Correspondencia Recibida Oficial. Es toda comunicación dirigida a nombre del
Instituto o cualquier funcionario con indicación de cargo y que no tenga expresa la
advertencia de privado o personal.
Correspondencia Producida. Es toda comunicación escrita producto de la gestión
diaria de los funcionarios del Instituto. La correspondencia producida tiene dos
Categorías: externa e interna.
Correspondencia producida interna. Es toda comunicación escrita que se
produce y se cruza entre las diferentes dependencias del Instituto.
Correspondencia producida externa. Es toda comunicación escrita por un
funcionario en nombre del Instituto dirigida a personas o entidades diferentes al
mismo.

11
DISENODE INVESTIGACIÒN
El presente trabajo tiene como objetivo diagnosticar los sistemas de organización documental en
la Institución Educativa Simón Bolívar; por lo tanto se consultara a la persona encargada de los
procesos de la gestión documental; en este caso la Secretaria Académica de la Institución.
Se realizara un Diagnostico que nos permita identificar el nivel de la organización documental
de la Institución para así poder tomar esta información como base y realizar la respetiva DOFA
de la Institución y lograr sensibilizar al personal administrativo.
ESTIMACION DE LA INVESTIGACIÒN ( cuadro de Investigación)
Computador 16000
Papeleria 5000
Tiempo Dedicado 40
Transporte 88000
Cuadro de Presupuesto
27.361,90$ 3.420,24$ 136.809,50$ 714.700,00$820.857,00$ 1.504.904,50$ 109.000,00$
Materiales
Utilizados
Valor total de
Gastos
Valor de Capacitacion
Valor Total de
la Investigación
2.328.604,50$
Costo
Salario minio
Legal Vigente
Valor Dia Smlv Valor Hora
Tiempo
Dedicado
Valor Total del
Grupo
16000
5000
40
88000
Computador Papeleria Tiempo Dedicado Transporte
Costosde MaterialesUtilizados
Series1

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DISEÑO DE DEL INSTRUMENTO
CENTRO AGROEMPRESARIAL Y DESARROLLO PECUARIO DEL HUILA
TECNOLOGO EN GESTIÒN DOCUMENTAL
FICHA: 1096522
DIAGNOSTICO
Fecha de diligenciamiento día: 03 mes: Marzo año: 2017
Objetivo: Se realiza este diagnóstico para identificar los sistemas de organización documental en
los cuales verificaremos su información general, sistema de organización, infraestructura,
características de almacenamiento de la documentación, preservación documental, condiciones
de preservación de desastres y mantenimiento.
Información general
Entidad Institución Educativa Simón Bolívar
Sector al que pertenece Publico
Creación de la entidad creación en 1951
Cuantas sedes tiene sedes 6
Sede Sede Principal
Sistema de archivo de la entidad Archivo central ( llegaron archivos de todas las sedes
desde el año 2006)
Sistema de organización
documental
Jefe del archivo No existe ningún profesional en el área sin embargo esta
función la realiza la secretaria académica
Profesión u oficio Secretaria luz Dary Barreiro
Existe organigrama de la entidad Si existe organigrama

13
Funciones que desempeña Registro y control , emitir certificados , constancias , notas
académicas , proceso de organización de archivo
Tiempo en el cargo Desde 1999 a la fecha (17 años)
Existe un manual de gestión
documental
No existe manual de gestión documental
El archivo está organizado según el
manual
No
Existe tablas de retención
documental
No existe tarde
Número de personas que trabajan el
en archivo
1 persona extemporáneamente
Describa como realiza la
organización de la documentación
Se organiza por año los expedientes y esta organización es
por deducción lógica
Infraestructura física del archivo
Antigüedad en años de la
institución
65
Han realizado adecuaciones para
resguardar el archivo
Si anteriormente estaba la oficina de la secretaria junto con
el archivo
Cuenta con espacios para guardar
archivos transferidos
Si está el espacio pero no lo es lo suficiente para tanto
flujo documental
Lugar de destinado para el archivo El espacio este está ubicado detrás de la secretarias de
registro y control
El archivo está expuesto a
iluminación natural
Si
Posee Iluminación Artificial Si 8 Luminarias
Tiene ventanas Si 1 ventana
Posee ventilación natural Si
Posee ventilación artificial Si

14
La documentación está expuesta a
la humedad
Debido a que presenta una ventilación natural por medio
de la ventana es posible que se presente esta humedad
Almacenamiento de la
documentación
Tiene documentación para guardar Si
Cuáles son los materiales que
utiliza para guardar la información
Carpetas , AZ, y folder
La documentación se encuentra
almacenada en (cajas, estantes,
carpetas)
La documentación reposa en archivadores y carpetas
Esta organizada la documentación
según la norma de la institución
No está organizada
Se han realizado transferencias de
documentación
Si se realizado aunque toda la documentación reposa en el
archivo central
Ha tenido perdida de la
documentación
No hay perdida documental
Preservación documental
Hay presencia de ( roedores,
insectos, otro)
Si hay presencia de roedores e insectos
Se ha realizado fumigación en el
lugar
No
Se ha presentado algún tipo de
enfermedad debido a las
condiciones que presenta el archivo
Si se ha presentado enfermedades como la rinitis y gripas
fuertes
Posee elementos de protección
personal
Si tiene ( suministrados por el personal encargado)
Cada cuanto se realiza aseo de la
instalación
Cada semana se realiza el aseo
Se realiza limpieza de la
documentación antes de realizar
algún proceso
Si se realiza la limpieza con una bayetilla

15
Ha recibido asesoría para la
preservación de la documentación
Si hace dos años por iniciativa propia
Que instrumentos tecnológicos
posee para resguardado la
documentación.
Posee escáner, y computador
Condiciones de preservación de
desastres y mantenimiento.
Existe campañas para la
organización de la documentación
No hay campañas para la conservación de archivo
Se realiza limpieza de los
materiales de conservación
Cada semana se realiza el aseo para la conservación
En el lugar donde reposa el archivo
tiene extintores
No posee extintores
En la documentación continente
materiales metálicos
Existe un 50% de la documentación sujetado con plástico
y otro 50% sujetado al metálico
Se realiza perforación a la
documentación
Si se realiza perforación documental.

16
TABULACIÒN DE LA INFORMACIÒN
Porcentaje
1 30%
2 30%
3 10%
4 0%
5 20%
6 30%
7 40%
8 30%
9 30%
10 0%
Disponibilidad de Equipos de Computo
Con que frecuencia recibe Capacitaniones sobre el tema
De 1 a 10 usted comprende las capacitaciones
Que porcentaje de Interes administrativo hay para la organización del archivo
Que porcentaje de rubro es destinao para la gestion documental
DIAGNOSTICO INSTITUCION EDUCATIVA SIMON BOLIVAR
Que porcentaje Conocen de la Normatividad de Archivo
Que porcentaje Se aplica de la Normatividad
Posee la Institucion las Politicas de Gestion Documental
Tienen el Personal Idoneo en el cargo
Que porcentaje de la Dumentacion esta Organizada
30% 30%
10%
0%
20%
30%
40%
30% 30%
0%
Que
porcentaje…
Que
porcentaje…
Poseela
Institucion…
Tienenel
Personal…
Que
porcentaje…
Disponibilidad
deEquipos…
Conque
frecuencia…
De1a10
usted…
Que
porcentaje…
Que
porcentaje…
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Diagnostico Institucion Educativa
Simon Bolivar
Series1 Series2 Series3 Series4 Series5

17
ANÀLISIS DE LA INFORMACIÒN
De acuerdo con el diagnóstico realizado a la Secretaria Académica de la Institución Educativa
Simón Bolívar se puede analizar que no existe interés alguno por parte del representante legal de
la Institución por la gestión documental por lo tanto no hay disponibilidad presupuestal para
organización del archivo.
También se analizó que el personal que cumple las funciones de la organización del archivo no
es idóneo en el cargo y no posee el conocimiento adecuado para la gestión documental.

18
INFORMAR LOS RESULTADOS
De acuerdo a la metodología de la investigación podemos concluir que al Institución Educativa Simón
Bolívar no posee el rubro presupuestal para el adecuado manejo de la organización del archivo de la
Institución por ello hemos decido empezar proceso de sensibilización al personal administrativo para
que se le dé el interés necesario a la Gestión Documental.
El plan de capacitación se va a desarrollar en dos gestiones generales:
El primerose realizaráde acuerdoa lasactividadesplanteadasparalaimplementaciónde losprogramas
específicosdel PGD,locual establece unmarcode contenidosgenerales,loscontenidos específicos y la
agendade las actividadesde capacitaciónlascualesse definiránde acuerdoal análisispreviodel estado
de la implementación.
El segundo, el sistema de gestión de documentos electrónicos, el cual comprende las actividades de
capacitación enfocadas en la implementación de la herramienta tecnológica.
Fuentes de información: Para lograr los objetivos del proyecto se utilizará lo siguiente:
• Observación de las sesiones de capacitación con el fin de analizar qué problemas se presentan.
• La página web del Institución Educativa Simón Bolívar – Garzón Huila, con el fin de determinar la
estructura y funcionamiento del mismo.
• Manual de FuncionesAdministrativasdel InstituciónEducativaSimónBolívar–Garzón Huila,en el que
se describan las actividades que cumplen los funcionarios de acuerdo con el cargo en la institución.
• Mini-Manual Capacitación Archivística del Archivo General de la Nación, en el cual se establecen
algunos parámetros a tener en cuenta al desarrollar programas de capacitación archivísticos.
Objetivo Área Participantes Fecha
Programa de Gestión Documental
Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

19
ANEXOS

20

21
BIBLIOGRAFÌA
Bibliografía
archivogeneral.(s.f.).http://www.archivogeneral.gov.co.http://www.archivogeneral.gov.co/decretos.
archivogeneral.(s.f.).www.archivogeneral.gov.co.http://www.archivogeneral.gov.co/servicios.
archivogeneral.(s.f.). www.archivogeneral.gov.co.http://www.archivogeneral.gov.co/acuerdos.
hospitaleqc.(s.f.).www.hospitaleqc.gov.co.
http://www.hospitaleqc.gov.co/web/images/vigencia_2016/PGD/Normatividad.pdf.
lexbase.(s.f.).www.lexbase.co.http://www.lexbase.co/files/lexbase/D1080de2015.pdf.
mineducacion.(s.f.).www.mineducacion.gov.co.http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-
124745_archivo_pdf9.pdf.
mintic.(s.f.).www.mintic.gov.co.https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-7147_documento.pdf.

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