2 3 gestionproyectos (1)

Zaragoza, 24 de Octubre de 2007
GESTIÓN DE PROYECTOS

1.1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOSINTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS
2.2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJOPRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3.3. GESTIÓN DE PROYECTOSGESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyectoSec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajoSec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursosSec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiaciónSec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyectoSec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicaciónSec. 6: Difusión y comunicación
ÍNDICEÍNDICE

1.1. Introducción a la gestión de proyectosIntroducción a la gestión de proyectos
1.1. Definición de proyecto1.1. Definición de proyecto
1.2. Gestión de proyectos1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales1.2.1. Definición y conceptos generales
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto
1.2.3. Fases de la gestión de proyectos1.2.3. Fases de la gestión de proyectos

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y
controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las
limitaciones de tiempo, costes y recursos.
Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad
en la gestión de proyectos”
¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?
1.1. Definición de proyecto1.1. Definición de proyecto

¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?
¿GESTIONAR MATERIALES?
¿CONSEGUIR PERSONAS?
¿CREAR CRONOGRAMAS?
 Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los
aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están
involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.
Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

ALCANCE
CALIDAD
TIEMPOCOSTE
ObjetivoRequisitos
Gestión de
riesgos
PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las
actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las
necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del
proyecto, equilibrando:
Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad
Las necesidades o requisitos identificados
Los intereses de las partes implicadas
Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

• Fase inicial . Diseño
• Fases intermedias .
Ejecución
• Fase final.
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
inicio
fases
m
edias
fin
al
inicio fases medias final
NiveldecosteyNiveldecostey
personalpersonal
TiempoTiempo

FASES PREVIAS
Planificación y selección de ideas
Priorización de ideas (criterios)
(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*)
FASES PROYECTO
Diseño del proyecto
Planificación (recursos/medios…)
 Fase de información, consenso
 Fase de ejecución
 Fase de seguimiento y revisión
 Difusión y comunicación
¿Y vosotros? ¿Qué
ciclos de vida tienen
vuestros proyectos?

ÍNDICEÍNDICE

2. Presentación del caso de trabajo2. Presentación del caso de trabajo
CASO : Ruta de comprasCASO : Ruta de compras

2. Presentación del caso de trabajo2. Presentación del caso de trabajo
CASO : Ruta de comprasCASO : Ruta de compras
AntecedentesAntecedentes
Los estudios comerciales realizados han indicado que existe una fuga
pequeña en lo que respecta a la alimentación, fundamentalmente
causada por motivos laborales.
Dicha fuga es mayor en equipamiento de persona y de hogar y se dirige
fundamentalmente a centros comerciales del corredor del Henares.
Debido a todo esto se quiere revitalizar el comercio en la zona del casco
histórico-turístico y mejorar así la oferta comercial y de servicios.
D.1

3. La gestión de proyectos3. La gestión de proyectos
Sec. 1: Diseño del proyecto
1.1 Análisis de los requisitos del proyecto1.1 Análisis de los requisitos del proyecto
1.2 Definición del alcance1.2 Definición del alcance
1.3 Definición de los objetivos1.3 Definición de los objetivos
1.4 Identificación y segregación de tareas1.4 Identificación y segregación de tareas
1.5 Gestión de riesgos1.5 Gestión de riesgos

REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIÓN
REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
SERVICIO
REQUISITOS DE LA
GESTIÓN DEL
PROYECTO
REQUISITOS
COMERCIALES
REQUISITOS DE
MARKETING
REQUISITOS
DEL
PROYECTO
REQUISITOS DE
LA JUNTA
REQUISITOS DE
APROVISIONAMIENTO
3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto
F.06

 Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo
necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma
con éxito.
Alcance del Proyecto:Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar
un servicio con las características y funciones especificadas.
 Procesos
 Lugar
 Participantes
3.1.2. Definición del alcance
F.07

Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:
 Specific* específico: definición
 Measurable * medible: control
 Assignable * asignable: responsabilidades
 Realist * realista: recursos
 Time related *relacionado con tiempo: plazos
3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto
F.07

Agrupar actividades/tareas relacionadas
dentro de un mismo paquete de
trabajo
Escindir la responsabilidad entre los
distintos componentes del equipo
Minimizar los interfaces entre los
distintos paquetes de trabajo
3.1.4. Identificación y segregación de tareas

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y
minimizar los interfaces del equipo de trabajo.
Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las
tareas del Proyecto.
Actividades:
– Sencillas
– Descomposición detallada  para evitar el desperdicio de recursos
– Completas: gestión autónoma
– Asignadas a un responsable único
– Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
3.1.4. Estructura del proyecto

PREPARACIÓN DEL
MATERIAL
INFORMACIÓN, CONSENSO
PRUEBA PILOTO
EJECUCIÓN
DIFUSIÓNSEGUIMIENTO Y CIERRE
DISEÑO DEL PROYECTO
PLANIFICACIÓN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS
ADQUISICIÓN
MATERIALES/SERVICIOS
Paquetes de
trabajo
3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

¿ A qué llamamos riesgo?
 Cualquier contingencia que puede
ocurrir, que provoque que el
resultado real de una actividad se
desvíe significativamente del
resultado esperado.
E.mail: me he dado cuenta de que
cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos más. Desde ahora queda
prohibido resolver problemas.
 Esa desviación puede ser tanto
positiva como negativa.
Efectos positivos  oportunidades
Efectos negativos  amenazas
3.1.5. El riesgo

1. Identificación y caracterización de riesgos.
2. Cuantificación de riesgos.
3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
4. Supervisión y Control de los riesgos.
 Herramientas:
 Cuantificar riesgos
 Matrices de priorización.
 Árbol de decisión
 Check list
 DAFO
OBJETIVO
PROY.
I MUY
BAJO
I BAJO I MEDIO I ALTO
I MUY
ALTO
Coste ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
Tiempo ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
Plazos ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos
F.09

 Aceptables y no aceptables
 Evitables e inevitables
 A corto y largo plazo
 Positivos y negativos
 Gestionables y no gestionables
 Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o
previsibles)
PERSONAL COSTES CALENDARIO
Personal desmotivado
Coste externos no
planificados
Inadecuada planificación
Responsabilidad toma de
decisiones indefinida
Mayores costes
subcontratas
Retraso en financiación
3.1.5. Tipos de riesgos

El control y prevención de los riesgos consiste en:
 Descripción del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de acción)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)
“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”
3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos
“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”
F.09

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables
2.2 Reuniones de trabajo2.2 Reuniones de trabajo
2.3 Conflictos2.3 Conflictos

 Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por
razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y
conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.
Implica que los participantes basen sus
relaciones en,
la confianza,
la identificación con los objetivos de la
asociación,
una metodología activa para resolver los
problemas de una manera creativa.
3.2.1. Equipos de trabajo

Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades
del proyecto.
- Funciones (quién hace qué)
- Responsabilidades (quién decide qué)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas
Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.
Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo

 El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del
trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y
cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la
satisfacción de los individuos.
 Todo ello orientado a los objetivos.
3.2.1. El consenso de objetivos

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el
punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.
Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y
dinámica.
Reuniones eficaces:
• Reuniones no muy largas
• Llegar con los temas preparados
• Ceñirse al orden del día
• Puntualidad
• Talante adecuado
Al terminar, determinar las tareas
pendientes y sus responsables
3.2.2. Reuniones de proyecto

Los conflictos son inevitables y además son un indicador de buena salud dentro de
una organización.
¿Qué es un conflicto?
 Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de
difícil salida.
 “Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya
satisfacción simultánea resulta incompatible”.
Si una persona gana, la otra pierde y viceversa
Objetivo: WIN to WIN
• El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas
• Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren
el proyecto.
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cómo reaccionar ante una situación de conflicto
Habilidades para resolver conflictos
Enfrentar el conflicto
Ofrecer alternativas
Negociar las soluciones No ser negativo
Prever las consecuencias
Ser asertivos
No amenazar
Escuchar
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

 Cada conflicto implica dos aspectos:
Si la solución del problema no es posible, la única satisfacción para los
implicados será el haber manejado la situación de forma que no se haya
deteriorado su relación.
¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto?
3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

 Planificación requerida para asegurar la
conclusión del proyecto en los plazos previstos:
 Definición de actividades
 Secuenciación de las actividades: identificar
y definir las interrelaciones.
 Estimación de la duración
 Desarrollo del cronograma
 Control del cronograma
Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado
respecto a la planificación y por debajo del
presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma
F.08

TIEMPO DE EJECUCIÓNTIEMPO DE EJECUCIÓN
TAREASDELPROYECTOTAREASDELPROYECTO
1er
paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la
complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

 Procesos necesarios para adquirir bienes y
servicios, de otras organizaciones, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto;
 Planificar las adquisiciones: qué, cuándo
 Búsqueda y selección de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
 Contratos y gestión de la relación con el
proveedor
 Evaluación del servicio prestado
3.3.3. Planificación del aprovisionamiento
F.10

Sec. 4:Presupuesto y financiación
4.1 Gestión de costes. Presupuesto.4.1 Gestión de costes. Presupuesto.
4.2 Financiación4.2 Financiación

 Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del
Presupuesto aprobado.
1. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos
2. Estimación de costes
3. Presupuesto
4. Planificación tesorería
5. Control del presupuesto y tesorería
3.4.1. Gestión de costes
Planificación del Aprovisionamiento
Costes subvencionables
Costes no subvencionables
Costes subvencionables
Costes no subvencionables
Riesgos
Costes financieros (Tesorería)
Provisiones contingencias
Riesgos
Costes financieros (Tesorería)
Provisiones contingencias
“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”
F.11

 Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = coste
objetivo del Proyecto
COSTES DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTES
SUBVENIONABLES O NO
SUBVENCIONABLES
PROVISIONES
CONTINGENCIAS Y
CRONOGRAMA
PRESUP. DE
PROYECTO
COSTE OBJETIVO
PROYECTO
COSTE FINAL
PROYECTO
COSTES
FINANCIEROS
3.4.3. Elaboración del presupuesto
Presupuesto interno : dedicación del personal
Presupuesto externo : servicios externos contratados
PROVISIONES CONTINGENCIAS
RIESGOS

FASE 1 FASE 2 FASE 3 TOTAL
COSTES
TEORICOS
COSTES
REALES
DESVIACIÓN
3.4.4. Control de costes

1. Presupuesto propio
2. Financiación regional
2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo
2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía
2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES
Innoempresa:
- hasta 17 de Noviembre, max 50%
- Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido
3. Financiación nacional
4. Financiación europea
5. Esponsors
6. Financiación bancaria
3.4.5. Financiación

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
5.1 Gestión de cambios
5.2 Cierre del proyecto

El control de cambios debe:
 Asegurar que los cambios sean beneficiosos
 Detectar los factores que ocasionan los cambios
 Determinar cuándo se produce un cambio
 Gestionar los cambios reales cuándo ocurren
Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como
negativas
Los cambios pueden ser;
En el alcance
En los plazos
En los costes
En los riesgos
3.5.1. Control de cambios
El control de cambios se identifica en:
 Los estados de revisión de los formatos del proyecto
 Un archivo ordenado de todos los registros
 Un Histórico del proyecto (de cambios)
 Reuniones de seguimiento. Actas de reunión
F.12F.13

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:
 Analizar económicamente el resultado del Proyecto
Recursos iniciales –Recursos consumidos
 Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
 Corregir las actuaciones inadecuadas
OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y
procurar una mejora continua
3.5.2. Cierre del proyecto

Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados
previstos, y en caso contrario, las razones.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el
que las desviaciones son mínimas.
Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)
¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…
 Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora
 Se exijan sobre-esfuerzos al personal
 Ahorro en materiales, equipos, etc.
3.5.2. Informe de cierre

0
2
4
6
8
10
12
planificaciónequipo
R
R
H
Halcance
gerencia
control
riesgos
com
unicaciónexternos
Motivos del fracaso de un proyecto
3.5.2. Análisis del proyecto

 Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión,
recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:
 Planificación de las comunicaciones:
 QUIÉN necesita la información
 QUÉ tipo de información
 CUÁNDO la va a necesitar
 CÓMO le será enviada
 Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!
3.6.1. Difusión y comunicación

COMUNICACIÓN EFICAZCOMUNICACIÓN EFICAZ
Origen idea
Emisor
codifica
Receptor
descodifica
Mensaje
Código
Destino idea
Canal de comunicación
3.6.1. Difusión y comunicación
Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios
radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:
1. La periodicidad de la comunicación
2. El filtrado de la información
3. El lenguaje
4. La indefinición de los objetivos de la
comunicación
3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes

Gracias por su atención
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