2. Fundafia
FUNDACION FIA
CONTENIDO:
INTRODUCCION
I. EL BALANCE GENERAL
A. INFORMACION.
B. EJEMPLO.
1. ACTIVO.
2. PASIVO.
C. PRACTICA.
II. COMO INICIAR Y LLEVAR LOS REGISTROS BASICOS
A. INFORMACION.
B. DESCRIPCION DEL SISTEMA DE REGISTROS BASICOS.
1. CUENTAS DEL REGISTRO DEL MOVIMIENTO DIARRIO.
2. CONTROLES DE CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR.
C. EJEMPLO.
D. PRACTICA.
III. COMO SABER SI SE PIERDE O SE GANA
A. INFORMACION.
B. EJEMPLO.
C. PRACTICA.
ANEXOS:
ANEXOS 1. LOS VENEFICIOS SOCIALES
ANEXOS 2. LA DEPRECIACION
3. ANEXOS 3. ESTADOS FINANCIEROS PARA
EMPRESAS DE COMERCIO
INTRODUCCION
Son muchas las empresas que existen en un país, pueden diferenciarse entre otras cosas
por su tamaño, tipo de producto, mercado que atienden, organización y objetivos auque
también tienen aspectos comunes. Unos de ellos se la necesidad de mantener organizado
un sistema de información sobre sus operaciones que les permita conocer cuales son sus
ingresos totales y cuanto ascienden los costos de sus productos o servicios. Con ello
puede determinar entre otras cosas, si están ganando o perdiendo, en que meses del año
se venden mas, cuanto necesitan exactamente la financion y cual es el comportamiento
de los costos. El registró y ordenamiento de estas operaciones se conoce como
contabilidad. Las empresas más organizadas logran anticiparse a las épocas difíciles,
evitar costos innecesarios, aprovechar oportunidades y mucho más. Entre otras
palabras cuentan con la información necesaria para tomar decisiones a tiempo.
La mayoría de los propietarios de pequeñas y microempresas sin embargo, auque
necesitan el mismo tipo de información, generalmente no la tienen. Manejan sus
negocios basados en la intuición y el olfato corriendo permanentemente el riesgo de
desaparecer del mercado y por tanto la fuente de ingresos de su familia y la de los
empleados
Las razones que exponen dichos empresarios casi siempre son las siguientes:
“Eso es muy complicado y no tengo tiempo”
“Mientras llevo cuenta me hago dos pares de zapatos o dejo de hacer un buen negocio”
“No necesito cuentas, desde que tengo mi negocio me ha ido bien sin ellas”
“Esto es mío y para que quiero organizarlo”
Muchos se lamentan al llevar 5 o10 años de lucha con una empresa y no progresar; se
preguntan el por que y casi siempre encuentran a otros culpables, sin aceptar que falta
4. conocimiento de su empresa, no desde el punto de vista técnico de cómo hacer un
producto, si no de las cifras que maneja y su situación financiera.
La forma de conocer los problemas, ventajas y desventajas de una empresa, por pequeña
que esta sea, es organizándose y llevando cuentas que proporcionen la información
necesario. Así se estará haciendo un mejor negocio que hacer “2 pares de zapatos más”.
Podrá conocer si realmente esos pares de más o ese negocio que esta por hacer
favorecerá la empresa
Solo requiere de un poco de refuerzo y disciplina cuyos resultados le darán grandes
satisfacciones en corto tiempo.
Las ventajas que se obtienen al organizar la información contable de una empresa son
muchas y para que los empresarios en pequeña escala las tengan a su alcance, se ha
desarrollado el presente manual que contiene un sistema de Registros Básicos muy
sencillo y fácil de llevar.
El objetivo general es que los participantes, una vez finalizado el curso, puedan
organizarse información, registrarla y resumirla para lograr un mejor conocimiento de al
situación de sus empresas y tomen decisiones mas precisas, basándose en datos reales.
Para cumplir con el objetivo se ha dividido el manual en 3 capítulos:
EL BALANCE GENERAL.
COMO INICIAR Y LLAVAR LOS REGISTROS BASICOS.
COMO SABER SI SE PIERDE O SE GANA.
Además al final (anexos 1 y 2) se proporciona una breve información sobre los
Beneficios Sociales y la Depresión, útil para complementar los conocimientos sobre el
tema. El anexo 3 costa de los formatos del Balance General y estado de perdidas o
Ganancias para empresas de comercio.
Se espera que el empresario participe apropie este sencillo sistema de registros como una
herramienta gerencial indispensable, se motive para organizar su empresa, tenga una
mayor conciencia de su papel como empresario responsable y haga variable su deseo de
progreso.
ALGUNAS VENTAJAS DE TENER ORGANIZADAS SUS CUENTAS
Tener información sobre el monto de las ventas mes por mes, conociendo asi su
comportamiento.
Conocer el total de los diferentes gastos para saber sin se esta excediendo en
algunos.
5. Saber cuanto puede asignarse para gastos personales mensuales sin que llegue a
descapitalizarla empresa.
Asegurarse que sus clientes están al día en sus pagos y que están cumpliendo con
los proveedores.
Evitar robos y desperdicio de materias primas además de asegurarse de comprar lo
que realmente nenecita.
Invertir con mayores posibilidades de éxito al conocerse esta en capacidad da
hacerlo y calcular cuales van a serlos resultados.
Facilita solicitar crédito en lo bancos al disponer de información organizada y
real.
Permite la elaboración de presupuestos y trazarse metas más ambiciosas y reales.
Agilizar el trabajo de personas que lo están asesorando.
I. EL BALANCE GENERAL
OBJETIVO GENERAL:
Al finalizar este capitulo el participante estará
Capacitado para conocer la situación actual de
Su empresa por medio de la elaboración de
Balance General.
A. INFORMACION:
Como se vio en la introducción, todo empresario necesita información sobre
su empresa para tomar mejores decisiones y lograr el éxito. La mejor
manera de comenzar a organizar las cuentas en un negocio es conocer la
situación actual realizando un conteo minucioso o inventario de todo lo que
existe en el; saber con cuanto y con que recuenta para desarrollar las
actividades así como también cuanto se esta debiendo. Una vez obtenido los
datos necesarios, se colocan en un formato apropiado denominado
BALNCE GENERAL, el cual se vera mas adelante. Si se sabe que se
tiene para trabajar (activos) y cuanto se debe (pasivo), se sabrá cual es la
inversión que ha hecho un empresario con sus propios recursos y cuanto ha
crecido su empresa a través de las utilidades que obtiene (capital o
patrimonio). De allí que:
ACTIVOS - PASIVOS = CAPITAL (PATRIMONIO)
6. (Lo que - (Lo que debe) = (Lo que pertece al
Tiene para empresario: inversión
Trabajar) inicial mas utilidades
Actuales)
A través del siguiente ejemplo podrá observar paso a paso el proceso de
elaborar un Balance General y conocerla situación actual de al empresa.
B. EJEMPLO:
Don Paco Sierra, es propietario de una pequeña empresa de confecciones,
denominada creaciones Nuevas Moda; trabaja en un local y cuentas con la
colaboración de tres empleados. Hace poco recibió asesoria de una
institución para organizar las cuentas y decidió a comenzar a obtener la
información necesaria para hacer el Balance General de su empresa y
conocer su situación actual. Estos fueron los resultados del 314 de Julio.
1. ACTIVO (con lo que trabaja):
En una forma muy organizada y detallada Don Paco inicio la revisión de
sus activos de la siguiente forma:
EFECTIVO:
Contó el dinero que tenia en su escritorio, en sus bolsas y le sumo los
cheques que tenia para cobrar o depositar en el banco ese día.
Efectivo en el cajón del escritorio: L. 50.00
Dinero en las bolsas: 10.00
Cheques al día: 200.00
TOTAL EFECTIVO L.260.00
BANCOS:
Aquí incluyo el saldo que tenia en el banco y el de la cuenta de ahorros al
31 de Julio.
Saldo cuentas de Cheques Banco del Progreso: L. 650.00
Saldo cuentas de Ahorros Banco del Progreso: 20.00
TOTAL EFECTIVO L. 260.00
CUENTAS PRO COBRAR CLIENTES:
7. Para saber cuanto la debían sus clientes hizo la siguiente lista incluyendo el saldo de
cada uno y la fecha en que esperaba que le pagaran:
NOMBRE DEL CLIENTE SALDO POR COBRAR FECHA DE COBRO
Almacenes Carrión L. 500.00 Agosto 28
Distribuciones Juveniles 350.00 Agosto 15
La mujer de hoy 120.00 Agosto 10
Suyapa Montenegro 80.00 Agosto 31
Vicente Suárez 130.00 Agosto 31
Total cuentas por cobrar
Cliente L.1, 180.00
OTRAS CUENTAS POR COBRAR:
En este renglón coloco el dinero que le había prestado a un empleado, a un
amigo al que le debía parte de una maquina y se acordó que a un hermano le
había prestado dinero de la empresa. Todo lo anoto, inclusive las fechas en
que habían quedado de pagarle:
OTRAS CUENTAS POR
COBRAR
SALDO POR
COBRAR
FECHA DE COBRO
José Linares (empleado)
Augusto Fuentes (saldo maquina)
Antonio Sierra (hermano)
L. 20.00
160.00
180.00
Agosto 7
Agosto 15
Sept. 30
Total otras cuentas por cobrar L.360.00
EXSISTENCIAS O INVENTARIO DE MATERIAS PRIMAS
Para saber cuanto tenía al 31 de Julio en materias primas (telas, hilos,
cierres, botones, etc.) debió contar, medir y buscar cuanto le había costado
la unidad de compra de cada materia prima recientemente. Solo así pudo
obtener un total verdadero, como se puede ver en el siguiente cuadro:
NOMBRE DE L
UNIDAD DE
PRECIO POR
CANT.
TOTAL
MAT PRIMA.
COMPRA
UNUDAD
EEXSISTENCIA
Lino de seda
Tela algodón
Tela para forro
Hilos colores varios
Cierre varios colores
Botones varios
yarda
yarda
yarda
cono
docena
docena
L. 20.00
7.00
4.00
6.00
8.00
4.00
30
25
15
10
4
5
L.360.00
175.00
60.00
60.00
32.00
20.00
Total materias primas en excelencia L. 707.00
El valor en existencia en cada materia, lo obtuvo multiplicando el valor de
la columna “precio por unidad” por el valor de la columna “cantidad en
8. existencia “ (Ejemplo: precio yarda lino de seda L. 12.00 por 30 yardas en
existencia es igual a L.360.00).
Existencia o Inventario de Producción en Progreso:
Para conocer a cuanto equivalían las existencias de producción en progreso
(vestidos no terminados aun) el 31 de Julio en la empresa, Don Paco debió
clasificarlos, contarlos y calcular el costo de las materias primas que ya
estaban en el producto en elaboración y le agrego el valor de la mano de
obra que ya se había realizado. Esta fue la recomendación que le había
hecho su asesor para obtener de manera fácil el valor que buscaba. Encontró
que solo tenía en proceso una docena de vestidos de fiesta cuyos costos
calculo así:
MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO
L. 12.00
7.00
6.00
2
1.8
1/3
L.24.00
12.60
2.00
COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 38.60
Tela Lino de seda
Tela forro
Hilo
yarda
yarda
Cono
MANO DE OBRA
Corte _______________________________________________________ 3.00
Costura _____________________________________________________ 5.00
Costos por vestidos en preceso L. 46.60
TOTAL COSTOS RODUCTOS EN PROCESO:
12VESTIDOS DE FIESTA X L. 46.60 C/U = l. 559.20
EXISTENCIA O INVENTARIO DE PRODUCCION TERMINADA:
Al contar cuanto producto terminado había en inventario al 31 de Julio, Don Paco
encontró que tenia 25 vestidos sencillos y 10 trajes de fiesta.
Al costearlos incluyo todas las materias primas utilizadas en su elaboración y la mano de
obra que se había aplicado, así esta no la haya pagado todavía. En los cuadros siguientes
puede verse la forma como los costeo:
PRODUCTO TERMINADO: VESTODOS SENCILLOS.
CANTIDAD EN EXISTENCIA: 25 VESTIDOS.
COSTO UNITARIO:
9. MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO
COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 17.27
Tela algodón
Hilo
Cierre (zipper)
Botones
yarda
Cono
docena
docena
MANO DE OBRA
Corte _______________________________________________________ 3.00
Costura _____________________________________________________ 5.00
Terminado___________________________________________________ 2.00
Costos por vestidos Sencillo Terminado L. 27.27
PRODUCTO TERMINADO: TRAJES DE FIESTA.
CANTIDAD EN EXISTENCIA: 10 TRAJES.
COSTO UNITARIO:
COSTOS MATERIA SPRIMAS L. 45.00
MANO DE OBRA
Corte _______________________________________________________ 3.00
Costura _____________________________________________________ 3.00
Terminado___________________________________________________ 6.00
Costos por Vestidos Sencillo Terminado L.57.00
TOTAL COSTOS DE PRODUCTOS TERMINADOS:
25 VESTIDOS SENCILLOS A L. 27.27 C/U = L. 681.75
10 VESTIDOS TRAJES DE FIESTA A L. 57.00 C/U = 570.00
TOTAL COSTOS PRODUCTOS TERMINADOS L. 1,251.5
MAQUINARIA Y EQUIPO:
L. 7.00
6.00
8.00
4.00
1.8
1/3
1/12
1/2
L.12.60
2.00
0.67
2.00
MATERIA PRIMA. UNIDAD DE COMPRA COSTO UNUDAD CANT. UTILIZADAS TOTAL COSTO
Tela nova
Hilo
Cierre (zipper)
Botones
Accesorios
yarda
Cono
docena
docena
unidad
L. 15.00
6.00
8.00
4.00
10.00
2
1/2
1/12
1/3
1
L.30.00
3.00
0.67
1.33
10.00
10. Como se observa a continuación, Don Paco hizo una lista de la maquinaria
y equipo con que cuenta para trabajar. A unas les asigno un valor de
acuerdo con el precio de mercado (en cuanto se puede vender cada maquina
en el estado en que se encuentra?) pues eran maquinas que tenían de 5 a 7
años de uso y a otra que había comprado hacia menos de un año la asigno el
precio de la factura.
CANTIDAD MAQUINARIA Y EQUIPO (CARACTERISTICAS) VALOR
2
Maquinas de coser singer familiar L. 100 c/u
1
Maquina de coser Semi-industrial
1
Maquina de coser industrial FAC. 301
1
Cortadora
1
Sorgeteadora
L. 200.00
1,800.00
2,500.00
500.00
3,200.00
TOTAL MAQUINARTIA Y EQUIPO L. 8,200.00
MUEBLES Y ENSERES:
En este renglón incluyo:
CANTIDAD MAQUINARIA Y EQUIPO (CARACTERISTICAS) VALOR
1
1
1
3
1
1
Mesa de corte de 3mts. X 1.5.mts
Mesa de plancha
Escritorio de oficina
Asientos
Archivador pequeño
Vitrina exhibidora
L. 100.00
40.00
300.00
150.00
60.00
160.00
TOTAL MUEBLES Y ENSERES L. 810.00
VEHICULOS:
Don Paco solo tenía 1 motocicleta honda 500 c.c., valorada en L. 1,500.00
OTROS ACTIVOS:
En este renglón Don Paco el seguro de daños de la moto que había
comprado y pagado en Abril pasado de L. 180.00 como a la fecha (julio 31)
ya habían transcurrido tres meses del año que cubría el seguro, calculo el
valor que quedaba por vencerse correspondiente a los nueve meses o sea
(L.15.00), cifra en que disminuirá mensualmente su valor en el Balance
General. (Lps. 180.00 entre 12 meses = Lps. 15.00 mensual).
Después de pensar un rato sobre que podría faltar, Don Paco concluyo que
había terminado el inventario de los ACTIVOS ya que no tenia local propio
11. para el taller, ni terrenos para anotar, los cuales hubiera tenido que
considerar si los tuviera, dándoles un valor de mercado.
2. PASIVO (lo que debe):
Ahora le correspondió Don Paco, tomar notas de todas las deudas que tenia
por el negocio de las confecciones. Así obtuvo sus datos:
SOBRE GIROS BANCARIOS:
Examino bien su chequera (ya lo había hecho al querer conocer su saldo en
Bancos para colocarlo en los archivos) Y vio que no tenia sobregiro.
CUENTAS POR PAGAR A BANCOS:
Don Paco tenia muy presente que la FIA le había hecho un préstamo hace 6
meses al 15% anual y sabia que el 31 de Julio aun le debía: L. 1,250.00.
dicho valor debe pagarlo en 6 cuotas mensuales, los primeros 5 días de cada
mes.
CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES:
Como tenia crédito abierto para comprar materias primas con varios
proveedores, hizo la siguiente lista incluyendo la fecha en que debió
pagarles:
PROVEEDO SALDO A PAGAR FECHA-PAGO
Textiles de honduras
L. 300.00
Agosto 10
Almacén el costurero
100.00
Agosto 20
Telas del norte
220.00
Sept. 5
TOTAL CUENTAS POR PAGAR PROVEED. L. 620.00
CUENTAS POR PAGAR VARIAS:
Aquí anoto detalladamente el resto de cuentas por pagar incluyendo su
fecha de pago.
12. CUENTAS POR PAGAR VARIAS SALDO A PAGAR FECHA-PAGO
Anticipo de Don Juan por pedido
L. 350.00
Saldo Fac. 003, Maquina industrial SA
1,250.00
Préstamo Don Jesús López para
Reparar maquinas
1,000.00
Beneficios sociales de empleados por
pagar (ver anexo 1)
Impuestos del negocio
600.00
120.00
TOTAL CUENTAS POR PAGAR PROVEED. L. 3,320.00
Entrega pedido
Agosto 20
El 30 de cada
Mes, 5 cuotas de
L.250.00
Dic. 15/94
Sept. 25, 1992
Como no eran mas las deudas, Don Paco procedió a pasar los totales al
siguiente formato de Balance General que le había dejado al asesor.
Nótese que don Paco no incluyo ningún bien ni deuda de tipo personal n el
inventario que acaba de realizar pues se trata solo de determinar los valores
que corresponden únicamente a la empresa.
EMPRESA: _______________________________
BALANCE GENERAL
FECHA: __________________________________
ACTIVOS PASIVO Y CAPITAL
ACTIVOS CORIENTES PASIVO CORIENTES
Caja ________ Sobre giros Bancarios L.______
Banco ________ Cuentas por Pagar FIA _____
Cuentas por cobrar clientes ________ Cuentas por Pagar Proveedores ____
Otra cuentas por cobrar _________ Cuentas por Pagar varias ____
Materias Primas _________ Otros:______________________ ____
Productos en Proceso _________
Productos Terminados _________ TOTAL PASIVO CORIENTES L._____
Otros:________________ _________
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES L. _______
PASIVO A LARGO PLAZO
ACTIVOS FIJOS
Cuentas por pagar Bancos L._____
13. Maquinaria y equipo L.______ Otros: ________________________ _____
- Depreciación ______ L._____
Muebles y enseres L.______ TOTAL PASIVO A LARGO PLAZO L.___
-Depreciación _______ L._____
Vehiculo L.______ TOTAL PASIVO L.___
-Depreciación ______ L._____
Construcciones L.______
-Depreciación _______L._____
Terrenos L._____
Otros: _____________ L._____
CAPITAL (PATRIMONIO)
TOTAL ACTIVOS FIJOS L.________
Capital Inicial L. ______
TOTAL ACTIVOS Utilidades Retenidas L ______
________________________ L._____ Utilidades Periodo Anterior L ______
________________________ L _____ Utilidades del Periodo L ______
TOTAL OTROS ACTIVOS L. ________ TOTAL CAPITAL L.______
TOTAL ACTIVOS L._______ TOTAL PASIVO Y CAPITAL L.______
Don Paco ya había observado el formato del Balance General, y le había
pedido explicaciones a su asesor sobre algunos puntos como la división de
los pasivos corrientes u Pasivo a largo plazo.
A Don Paco le quedo claro que esas divisiones que tiene el Balance son
útiles para facilitar un análisis de la empresa y recordó que el asesor le
había explicado las siguientes definiciones:
ACTIVOS CORRIENTES:
Es lo que tiene la empresa y que esta en permanente rotación, cambian su
valor con frecuencia, casi a diario, de acuerdo con el movimiento de la
empresa. Pueden convertirse con facilidad en dinero. Por esas razones aquí
se encuentra el efectivo, bancos cuentas por cobrar, los inventarios, etc.., y
nos indica además, el giro comercial del negocio.
ACTIVOS FIJOS:
Son las inversiones de capital con que cuenta la empresa parta trabajar; no
cambian con frecuencia si no que permanecen mucho tiempo prestando un
servicio; se van gastando por su uso y perdiendo valor en el tiempo a lo cual
se le llama depreciación (ver anexo 2). Por ello aquí se ubica la maquinaria,
los equipos, los vehículos, etc. – también existen activos fijos que no se
14. deprecian tales como los terrenos, los cuales mas bien adquieren mayor
valor con el tiempo, a lo cual se le llama PLUSVALIA
Respecto a los Pasivo (deudas) le había recomendados que los Pasivos
Corrientes son las deudas que deben pagarse en un termino máximo de un
(1) año, contando a partir de la fecha de realización del Balance (en su caso
Don Paco debería colocar en su Balance toda deuda que avanza desde
Agosto hasta Julio del siguiente año).
El resto se coloca en los PASIVOS A LARGO PLAZO. En el caso que tibiera
una deuda para pagar en un año y medio, lo que debía pagar en un año se
colocaría en PASIVOA CORRIENTES y el resto, correspondiente a seis
meses, se colocaría en PASIVOS A ÑARGO PLAZO.
CAPITAL o también conocido como PATRIMONIO, ES LA
DIFERENCIA ENTRE LA SUMA DE LOS activos Y de los pasivos y esta
constituido principalmente por las utilidades