1. 1. PROCESO: Gestión Administrativa
3. PROCEDIMIENTO: Contratación
CRITERIOS BASICOS
4. DEFINICION: Es el procedimiento mediante el cual se determinan las actividades a seguir cuando se realiza una contratación según su tipo, entendiéndose estas como la elaboración de
un documento escrito firmado por las partes, en el cual se establecen los elementos esenciales del contrato, se incluyen las cláusulas a que haya lugar y se publica.
5. BASE LEGAL: Ley 80 de 1993; Ley 715 de 2001, Decreto 1860 de 1994, Decreto 4791 de 2008, Decreto 2474de 2008, Decreto 4828 de 2008.ley 1250 de noviembre 27 de 2008
artículo 2.
6. REQUISITOS INICIALES: PEI, Plan Operativo, Plan de Desarrollo, Plan de Inversión, Plan de Necesidades, Presupuesto, Plan de Compras PAC.
Ordenes de Servicio Contratos Convenios
MENOR CUANTIA (DE $1 A 10 SMLV) CONTRATOS (entre los 10 SMLV y el 10% del presupuesto) Y OTROS
Documentos que debe traer el Proveedor Documentos que debe traer el Proveedor Documentos que debe traer el Interesado
COMPRAS COMPRAS ARRENDAMIENTO
Cotización 3 Cotización fotocopia de Cedula
Factura o Cuenta do Cobro Cuenta de Cobro o Factura Rut
Rut Rut (empresa y representante) Lista de Artículos y Precios
Hoja de Vida Hoja de Vida Certificado de Procuraduría
P. Jurídica Cámara y Comercio Cedula del Representante Legal Certificado de Contraloría
Persona Certificado de Procuraduría Registro de Proponentes Fotocopia de Libreta Militar si es hombre
Natural Certificado de contraloría Parafiscales Salud
Fotocopia de Cedula Estados Financieros Formato unico Certificado de Manipulación
Hombre Fotocopia de Libreta Militar Certificación Experiencia Laboral Certificado de Sanidad
Tercero Cuenta Bancaria Requerimientos técnicos Hoja de Vida Unica
SERVICIOS Garantías CONVENIOS
Cotización P. Jurídica Cámara y Comercio Fotocopia de Cedula
Cuenta de Cobro Certificado Contraloría Rut (empresa y representante)
P. Natural
Rut Certificado Procuraduría Cámara y Comercio o Aprobación de funcionamiento
Hombre Fotocopia de Libreta Militar
Hoja de Vida afiliacion SIGEP (prestacion servicios) Hoja de Vida
Salud si pasa de 3 meses Póliza Cumplimiento y Garantía (Anticipo si lo Fotocopia de Libreta Militar si es hombre
Fotocopia de Cedula Tercero Cuenta Bancaria Estados Financieros en Formato unico
Certificado Contraloría SERVICIOS Certificado de Procuraduría
Certificado Procuraduría 3 Cotización Certificado de Contraloría
Hombre Fotocopia de Libreta Militar Cuenta de Cobro o Factura Cronograma de Utilización
Salud Si la orden pasa de 3 meses y la Rut (empresa y representante) Carta de la empresa
ARP cuantía no supera 1 SMLV no se Hoja de Vida afiliacion SIGEP (prestacion Servicos) a. Nombre de la empresa que solicita el bien
Pensión solicitara pensión ni ARP Cedula del Representante Legal b. En que se va ha utilizar el bien
Abogado Registro de Proponentes c. Días de utilización del bien
Tarjeta Profesional y Certificado de
Ingeniero Parafiscales d. Hora de inicio y hora de entrega del bien
la Junta
Contador Estados Financieros Formato unico e. Que bien es el que solicita
Otras Profesiones: Certificaciones Estudio Certificación Experiencia Laboral f. Persona encargada de la logística
Plan Acción Orden de servicio mayor 3 mes P. Jurídica Cámara y Comercio
Tercero Cuenta Bancaria Certificado Contraloría
P. Natural
Certificado Procuraduría
Hombre Fotocopia de Libreta Militar si es hombre
Cumplimiento del 10%
Salario y Prestaciones Sociales 5% + 3 años
Responsabilidad Civil (Obras) 10% + 90 días
Póliza Estabilidad (Obra) a 5 años
Garantías
Anticipo si lo hay 100% (anticipo no >
50%)
Salud Si la orden pasa de 3 meses y la cuantía
no supera 1 SMLV no se solicitara
ARP pensión ni ARP
Pensión
Abogado
Tarjeta Profesional y Certificado de la
Ingeniero
Junta
Contador
Otras Profesiones: Certificaciones Estudio
Plan Acción Orden de servicio mayor 3 meses
Formatos a Diligenciar
COMPRAS COMPRAS ARRENDAMIENTO
Consejo D. Autorización para contratar Formato Rector Invitación Publica (5 días) Sistema
Tesorera Certificado de Disponibilidad Formato Proveedor 3 Fotos (antes-durante-después) Sistema Rector Estudio Previo Sistema
Rector Pliego de condiciones (5 días) Sistema Rector Carta de Adjudicación Formato
Acto administrativo Tesorera Contrato (Rector e Interesado) Formato
Listado de Gastos e Inversiones Publicación (10 días) (periódico, web,
que realizará la Entidad en la Cartelera) (bien o servicio, objeto, valor,
Rector CONVENIO
Pagina Web de la Institución (Blog destino, adjudicatario, licitaciones
Rector de Tesoreria) Sistema desiertas) Sistema
Rector Invitación Publica Web (5 días) Sistema Rector Audiencia Publica Sistema Comité 1. Estudio previo sobre factibilidad Sistema
Tesorera Orden de Compra Formato Funcionario Formato de solicitud Formato a. Marco histórico del bien
Tesorera Certificado de Recibido Formato Tesorera Certificado de Disponibilidad Formato b. Destinación especifica del bien
Tesorera Orden de Compra Formato Rector Listado oferentes y recepción propuesta Sistema c. Documentos a exigir a la empresa
Tesorera Comprobante de pago -TrasferenciaFormato Comité Estudio de favorabilidad Comité Sistema d. Que pretende la IE con el préstamo
Rector Carta de Adjudicación Formato e. Descripción del bien a prestar
Tesorera Orden de Compra Formato f. Los elementos jurídicos (si o no)
Si a la persona que se le realice la Tesorera Certificado de Recibido Formato g. El monto del contrato o contraprestación
compra no presenta Factura, se le Tesorera Contrato y aprobación de pólizas Formato h. Riesgos del contrato
hará una orden de compras . Rector Resolución y Notificación Interventor Formato i. Análisis de exigencia de garantías
SERVICIOS Tesorera Actas (inicio, Fin y interventoría) Formato j. Persona designada a investigar la empresa
Proveedor 3 Fotos (antes-durante-después) Sistema Rector Cierre Invitación, apertura propuesta Sistema
Tesorera Certificado de Disponibilidad Formato Tesorera Comprobante de pago - Cheque Formato Comité 2. Estudio previo de la empresa y antecedente Sistema
Rector Listado de Gastos e Inversiones Sistema Tesorera 3. Carta de adjudicación y requisitos a exigir Formato
Rector Invitación Publica Web (3 días) Sistema Tesorera 4. Contrato y hacerlo revisar Formato
Tesorera Orden de Servicio Sistema SERVICIOS Tesorera 5. Actas (inicio, Fin y Interventoría) Formato

2. Tesorera Certificado de Recibido Formato Consejo D. Autorización para contratar Formato Jurídico Autorización Alcaldía Municipal Formato
Tesorera Orden de Servicio Formato Proveedor Foto Sistema
Tesorera Actas (inicio, Fin y interventoría) Formato Rector Pliego de condiciones (5 días) Sistema
Tesorera Comprobante de pago - Transferencia Formato Acto administrativo
Publicación (10 días) (periódico, web,
Cartelera) (bien o servicio, objeto, valor,
Rector
destino, adjudicatario, licitaciones
desiertas) Sistema
Rector Audiencia Publica Sistema
Funcionario Formato de solicitud Formato
Tesorera Certificado de Disponibilidad Formato
Rector Listado oferentes y recepción propuesta Sistema
Comité Estudio de favorabilidad Comité Sistema
Rector Carta de Adjudicación Formato
Tesorera Orden de Compra Formato
Tesorera Certificado de Recibido Formato
Tesorera Contrato y aprobación de pólizas Formato
Rector Resolución y Notificación Interventor Formato
Tesorera Actas (inicio, Fin y interventoría) Formato
Rector Cierre Invitación, apertura propuesta Sistema
Tesorera Comprobante de pago - Cheque Formato
Documentos que se deben Firmar
Firma del Rector y Tesorera Firma del Rector y Tesorera Contrato (Rector e Interesado)
Cinta de Protección Cinta de Protección El vigilante recibe y entrega el espacio, llevando un
Cheque Cheque
Copia de la Cédula Copia de la Cédula informe
No. Documento del Beneficiario No. Documento del Beneficiario
Por convenio con el Banco se hará el pago al Por convenio con el Banco se hará el pago al
proveedor que tenga cuenta en cualquier proveedor que tenga cuenta en cualquier entidad
Traslado entidad bancaria del país por medio de Traslado bancaria del país por medio de traslado, así la
traslado, así la Institución ayuda al medio Institución ayuda al medio ambiente y reducimos
ambiente y reducimos los costos. los costos.
Funcionario que Recibe y Pide Funcionario que Recibe y Pide
Tesorera Tesorera
Firmas Contadora Firmas Contadora
Rector Rector
Proveedor Proveedor
Firma Firma
Numero Cedula Numero Cedula
Proveedor Proveedor
Huella Huella Digital
Nombre Legible Nombre Legible
7. FRECUENCIA: Cuando se requiera.
8. PRODUCTO O SERVICIO: Contrato.
9. PROYECTADO PARA: Comunidad educativa, entes gubernamentales y comunidad en general.
10. OBSERVACIONES:
De acuerdo al PEI, elaborar el Plan Operativo, Plan de Desarrollo y Plan de Inversión para la vigencia de 4 años. De acuerdo a lo anterior elaborar el plan de necesidades, Plan de
Compras, PAC, presupuesto de oficial y actualizarlo en la ficha correspondiente al momento de contratar y agregar los ajustes de acuerdo con el plazo oficial (Art. 25 Numeral 12 Ley 80 de
1993, Artículo 6 y 8 Decreto 2170 de 2002, Artículo 2 Decreto 287 de 1996).
Se entiende por formalidades plenas la elaboración de un documento escrito firmado por las partes en el cual se establece los elementos esenciales del contrato, se incluyen las cláusulas a
que haya lugar y se publica en el portal único de contratación administrativa, dependiendo de su cuantía se pueden desarrollar a través de licitación o concurso público o contratación directa.
De no llegarse a un acuerdo con el contratista en la liquidación, el interventor deberá liquidar unilateralmente el contrato mediante acto administrativo motivado, el cual será susceptible de
los recursos de vía gubernativa.
Autorizar al Rector para la utilización por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa
verificación del procedimiento establecido de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de 1994.