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1. LA GESTIÓN POR PROCESOS EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS
27 DE AGOSTO DE 2013

2. CONTENIDO
Gestión por procesos como pilar del Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública
¿Por qué gestionar por Procesos?
¿Qué es Gestión por Procesos?
Aspectos a considerar en la Administración Pública
Lecciones aprendidas
¿Como lo estamos haciendo en la CGR?

3. Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al
2021
Componentes de la
Gestión Pública
Planeamiento de
Estado
Planeamiento
Estratégico
Pilares
Centrales
Políticas públicas,
planes estratégicos y
operativos
Presupuesto para
resultados
Gestión por procesos,
simplificación
administrativa y
organización institucional
Servicio Civil
Meritocrático
Sistema de información,
seguimiento, evaluación y
gestión del conocimiento
Ejes
Transversales
Gobierno Abierto
Gobierno Electrónico
Articulación
interinstitucional
Desarrollo y
Sostenibilidad
Analizar la entidad
Formar grupo agentes
de cambio
Crear visión para el
cambio
Comunicar visión
Eliminar obstáculos
Asegurar logros a corto
plazo
Construir el cambio
Anclar el cambio en la
cultura organizacional
Lineamientos para
la modernización
Lineamientos para las
entidades públicas
Lineamientos para los
ministerios y entes
rectores de sistemas
funcionales
Lineamientos para los
entes rectores de
sistemas
administrativos
Objetivos
PNMGP
3
GESTIÓN POR PROCESOS COMO PILAR DEL PNMGP

4. ¿POR QUÉ GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR PROCESOS?
4
Área 2
Área 3 Área 5
Área 1
Requerimiento
de los ciudadanos
Ciudadanos
satisfechos
Requerimiento
de los ciudadanos
Área 4
Ciudadanos
insatisfechos
Lenta atención de requerimientos
Rápida atención de requerimientos
Organización
Funcional
Proceso “A” Proceso “B” Proceso “D”
Proceso “C”
Organización
por
Procesos

5. ¿POR QUÉ GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR PROCESOS?
5
Porque….
…una organización es tan eficiente como
lo son sus procesos.
…los objetivos estratégicos de la
organización son soportados por los
procesos.
…los procesos actúan como elemento
integrador dentro de la organización…
Objetivos
estratégicos
Organizacionales
Procesos
Tecnología
Personas

6. ¿QUÉ ES GESTIÓN POR PROCESOS?
6
Organización
XYZ
Unidad
funcional 1
Unidad
funcional 2
Unidad
funcional 3
Proceso
A1
Proceso
A2
Proceso
A3
Proceso de negocio A
Proceso
B1
Proceso
B2
Proceso
B3
Proceso de negocio B
Organización XYZ
Es un enfoque de gestión, que nos permite visualizar a la organización como un
conjunto de procesos de negocio, en vez de un conjunto de unidades funcionales
¿Procesos de negocio en entidades publicas?, la palabra negocio solo remarca el
hecho de que el proceso es responsable del logro de uno de los objetivos de la
organización
Enfoque tradicional o funcional
Enfoque de procesos

7. ¿QUÉ ES GESTIÓN POR PROCESOS?
7
Gestión Tradicional Gestión por Procesos
La responsabilidad del resultado final es
compartida
La responsabilidad del resultado final es
única
Lealtades personalizadas. El jefe del
área es el cliente
Se trabaja para el cliente final.
Organización por departamentos o áreas Organización orientada a los procesos
Autoridad basada en jefes
departamentales
Autoridad basada en responsables del
proceso
Principio de jerarquía y de control Principio de autonomía y de autocontrol
Principio de burocracia, formalismo y
centralización en la toma de decisiones
Principio de eficiencia, flexibilidad, y
descentralización en la toma de
decisiones
Las mejoras tienen un ámbito limitado, el
Departamento
Las mejoras tiene un ámbito
transfuncional y generalizado. El proceso
Diferencias entre enfoque tradicional y el enfoque por procesos

8. 8
LA CADENA DE VALOR – COMO INSTRUMENTO PARA IDENTIFICAR COMO
SE CREA VALOR (PROCESOS CLAVES Y DE SOPORTE)
INFRAESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
RECURSOS HUMANOS
DESARROLLO TECNOLOGICO
ABASTECIMIENTO
INSUMOS PROCESO PRODUCTO RESULTADO IMPACTO
MARGEN
Procesos Claves (Primarias o misionales)
Procesos de Soporte (Secundarias)

9. ¿QUÉ ES GESTIÓN POR PROCESOS?
9
Procesos estratégicos
Procesos destinados a definir y controlar las metas de la
organización, sus políticas y estrategias.
Procesos claves o misionales u operativos
Procesos que permiten generar el producto/servicio
que se entrega al cliente. Aportan valor al cliente.
Satisfacción
del
ciudadano
Requisitos
del
ciudadano
Procesos de soporte o de apoyo
Procesos que abarcan las actividades necesarias para el
correcto funcionamiento de los procesos operativos.
El primer paso: en base a los objetivos y estrategia definida se identifican los procesos de
alto nivel (nivel 0) – Mapa de Procesos

10. 10
SECTOR SALUD DESDE EL ENFOQUE DE PROCESOS

11. ENFOCARSE A GESTIÓN POR PROCESOS: ASPECTOS A
CONSIDERAR EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA
11
Implementar la gestión por procesos en una organización de por si
tiene una serie de desafíos, pero aun son mayores en las entidades
publicas, para ello…
Liderazgo y Cultura
Organizacional
• Es necesario enfrentar
una marcada cultura de
jerarquía y miedo,
además de los agudos
rechazo a los cambios .
• Es necesario aprender a
empoderar a los
colaboradores.
• Es necesario que el
liderazgo sea claro, firme
y con una visión de largo
plazo.
Competencias técnicas
para el desarrollo de
GXP
• Es necesario hacer que el
sector publico sea
atractivo para el talento
especializado, esto es
critico para enfocarse a
GXP.
• Es necesario considerar
que la GXP implica la
adquisición de
herramientas y
tecnologías que
permitan llevarla a la
practica.
Continuidad y plazos en
los enfoques de Gestión
• Es necesario que el
enfoque de GXP sea
continuo
independientemente de
las personas que la
dirijan.
• Es necesario entender
que enfocarse a GXP es
un esfuerzo de mediano
a largo plazo, muchas
veces estamos tentado
de obtener resultados
cortoplacistas

12. LECCIONES APRENDIDAS
12
Algunas lecciones aprendidas en entidades publicas donde se esta
implementando GXP:
•Los cambios organizacionales basados en un enfoque de
procesos solo son posibles si las personas involucradas
interiorizan la necesidad del cambio y las aceptan.
•Para ellos es recomendable gestionar adecuadamente el
cambio cultural a lo largo de todo el esfuerzo, tener en
cuenta que cambiar la cultura no solo se trata de hacer
capacitaciones.
Liderazgo y Cultura
organizacional
•La necesidad de talento especializado en GXP es
inversamente proporcional al grado de madurez de la
organización. Al inicio de este tipo de esfuerzos se requiere
contar con una unidad orgánica especializada y dotarla del
talento requerido para ejecutar este tipo de esfuerzos,
conforme la organización vaya adquiriendo madurez esta
unida se va diluyendo.
Competencias
técnicas
•Este tipo de esfuerzos demandan de un enfoque holístico,
esto normalmente esta vinculado a largos plazos. Sin
embargo ir obteniendo victorias rápidas es fundamental
para mantener la motivación en el esfuerzo.
•Dado el punto de vista holístico que se requiere, es
necesario el uso de marcos de trabajo referenciales (hoja
de ruta).
Continuidad y plazos
de los enfoques de
Gestión

13. 13
FASES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR
PROCESOS
1. Mapa estratégico revisado,
validado de acuerdo al
contexto actualizado.
2. Arquitectura de procesos
definida (reglas de juego para
la GXP)
3. Lista de procesos y
proyectos priorizados .
4. Indicadores Clave de
rendimiento asignados a
procesos de negocio .
Para los procesos
según el orden de
priorización:
1. Visión de cambio de
los procesos.
2. Modelos de
procesos actuales (AS-
IS).
3. Modelos de
procesos TO-BE,
COULD-BE.
4. Requisitos de
implementación de los
modelos rediseñados.
1. Requisitos de
implementación
habilitados, listo para
su despliegue.
2. Procesos
rediseñados
implementado.
1. Medidas de
rendimiento del
proceso implementado
para la
retroalimentación del
circuito.
2. Sistemas de mejora
continua
implementados.
Fuente : Roger T.
Burlton USA,
Marco de trabajo
referencial

14. ¿COMO LO ESTAMOS HACIENDO EN LA CONTRALORÍA?
14
• El esfuerzo es de varios años.
• En este tiempo se ha ido ganando experiencia y conocimiento,
necesario que nos permitirá seguir madurando como
organización en cuanto a GXP.
• Las principales etapas que hemos ido realizando son:
Determinación de la
alta dirección de
enfocar a la CGR hacia
GXP
Creación de la unidad
orgánica encargada de
liderar la GXP
Formulación de un
programa de
transformación
institucional.
Uso de marcos de trabajo
referenciales basados en
Gestión de Procesos de
Negocio (BPM, por sus
siglas en ingles). Este
marco de trabajo guía
todo el esfuerzo en CGR

15. LA GESTIÓN POR PROCESOS EN LAS
ENTIDADES PÚBLICAS
27 DE AGOSTO DE 2013