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PROYECTO PROPUESTO
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
(MARZO 17 DE 2013)
REGLAMENTO DE PRESUPUESTO
CONJUNTO CERRADO RINCON CANDELARIA LA NUEVA
PRESENTACION
La necesidad de plasmar la operatividad y la ejecución de recursos mediante instrumentos
como los presupuestos, exigen de los funcionarios la obligatoriedad de conocer
herramientas financieras que le permitan optimizar la utilización de tales recursos, para
lograr los niveles de eficiencia y eficacia que redunden en resultados tangibles y medibles
como resultados de un atento y responsable proceso de planeación.
El Presupuesto es una herramienta de gestión empresarial, sin embargo actualmente se
encuentra muy alejado de trabajadores y propietarios, tanto por su complejidad como por la
falta de interés en su desarrollo temático al interior de las entidades.
El primer paso para romper con esta indiferencia presupuestaria es participar. Pero esto no
es fácil, primero hay que entender el presupuesto y su proceso de elaboración, ejecución y
control.
En muchas oportunidades los responsables dentro de las diferentes etapas del ciclo
presupuestal tienen claro cada uno de los temas atinentes al manejo presupuestal y en
muchas ocasiones existe una dependencia de esas personas sobre el conocimiento para el
manejo presupuestal, en otras ocasiones existen falencias al interior de las empresas sobre
estos conocimientos.
La existencia de un Reglamento de Presupuesto en las entidades, minimiza el riesgo de
pérdida de conocimiento sobre el manejo del presupuesto, así como superar las falencias
que pudieren existir.
Este proyecto de reglamentol busca ser una herramienta para que el equipo de trabajo en la
entidad y la comunidad comprenda el proceso presupuestario de forma sencilla y pueda
interiorizarse en él, tiene como finalidad contribuir a transparentar y a mejorar el proceso de
toma de decisiones sobre el manejo presupuestal.
Ello, en conjunto con la información a suministrar con la programación de la ejecución,
permitirá cumplir con una serie de objetivos que contribuirán al logro de una adecuada
administración financiera.
Los objetivos al organizar el sistema presupuestal son entre otros: Obtener información de la
ejecución económica, física y caja que permita tener un verídico conocimiento de la situación
general de las entidades, realizar una evaluación de la gestión desarrollada por éstas en los
aspectos mencionados precedentemente, analizar las variaciones que pudieran producirse
respecto a los objetivos predeterminados en la formulación del presupuesto y con la
programación de la ejecución, transferir la información pertinente a los entes de agregación
de información y los organismos de control.

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El principal objetivo del presente reglamento es facilitar la comprensión y el análisis del
proceso presupuestal, a partir de la revisión del proceso y marco legal que rige al mismo,
para los actores involucrados en este proceso.
En materia de transparencia presupuestaria, encontramos varias características o prácticas
deseables para la obtención de un presupuesto y un proceso presupuestario más eficiente y
transparente. Entre estas prácticas están: la formulación y publicación de información clara,
accesible, de forma oportuna y constante por parte de la administración sobre sus acciones
y su operación; el contar con prácticas de evaluación de las políticas y acciones que se
llevarán a cabo; el control y seguimiento tanto del manejo de los recursos como del
desempeño de los funcionarios; la información sobre la sustentación jurídica del uso de
recursos y las reglas de operación presupuestaria; la información sobre la totalidad de los
recursos presupuestarios usados en el presente y comprometidos en el futuro; la información
sobre los problemas o causas sociales que originan la acción administrativa y el uso de
recursos monetarios; la información sobre los objetivos buscados así como los criterios y
lógicas de asignación de las diversas partidas presupuestarias.
Juan Gabriel Montero Cubides

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PROYECTO PROPUESTO
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
(MARZO 17 DE 2013)
REGLAMENTO DE PRESUPUESTO
CONJUNTO CERRADO RINCON CANDELARIA LA NUEVA
La Asamblea General del Conjunto Residencial Candelaria Nueva en uso de sus
atribuciones legales y las conferidas en los Estatutos vigentes, y
CONSIDERANDO:
1. Que es función de la Asamblea General como máximo órgano administrativo del
Conjunto, aprobar las medidas necesarias para la debida administración del conjunto
e interpretar la aplicación de los estatutos.
2. Que es necesario fijar normas que permitan una planificación y ejecución del ciclo
presupuestal en el conjunto de manera eficaz para la adecuada administración
financiera.
RESUELVE:
MARCO NORMATIVO
ARTÍCULO 1. APROBACION Y VIGENCIA. Aprobar el presente reglamento de presupuesto
el cual tendrá vigencia a partir de la fecha y perdurará en el tiempo hasta tanto exista norma
dictada por la Asamblea General que lo modifique o derogue.
ARTÍCULO 2. OBLIGATORIEDAD Y OBJETO DEL REGLAMENTO. La aplicación del
presente reglamento es de carácter obligatorio para los órganos administrativos y
funcionarios del Conjunto, su incumplimiento acarreará acciones disciplinarias y
administrativas al considerarse falta grave, acciones civiles y comerciales de conformidad
con las normas vigentes sobre la materia, e incuso acciones penales a las que hubiere lugar
de conformidad con la ley vigente. El objeto del presente reglamento es impedir que los
órganos y funcionarios gestores utilicen los fondos presupuestarios discrecionalmente,
posibilitando que los administrados conozcan el destino de los recursos financieros que el
conjunto tiene a su disposición para cumplir los fines que le han sido encomendados.
ARTÍCULO 3. MARCO NORMATIVO. En referencia al Presupuesto del Conjunto, la ley 675
de 2001 establece:
Numeral 1 del artículo 38: “Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto
anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el consejo
administrativo y el Administrador.”
Numeral 4 del artículo 38: “Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas
para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de
imprevistos, cuando fuere el caso”
Artículo 40: “REUNIONES POR DERECHO PROPIO. Si no fuere convocada la asamblea se
reunirá en forma ordinaria, por derecho propio el primer día hábil del cuarto mes siguiente al
vencimiento de cada periodo presupuestal, en el lugar y hora que se indique en el

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reglamento, o en su defecto, en las instalaciones del edificio o conjunto a las ocho pasado
meridiano (8:00 p.m.).”
PRINCIPIOS DEL SISTEMA PRESUPUESTAL
ARTICUL 4. PRINCIPIOS PRESUPUESTALES. Los principios presupuestales de obligatoria
observación por los órganos administradores y funcionarios, para el manejo del presupuesto
en el Conjunto son: Planificación, anualidad, universalidad, unidad de caja, programación
integral, especialización, presupuesto de causación y apoyo en los principios y normas
contables.
ARTICULO 5. PLANIFICACION. El presupuesto del Conjunto, deberá guardar concordancia
con los contenidos de los planes y programas. Con este principio se fundamenta el sistema
presupuestal bajo los criterios de planificación estratégica y gestión financiera.
La enunciación de este principio realmente compila un conjunto de principios que la teoría
administrativa une en el proceso de planificación, dentro de los cuales podemos enunciar los
siguientes:
 Principio de la contribución a objetivos – el objetivo de los planes y sus componentes
es lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés
particular en alcanzar el objetivo principal.
 Principio de la primacía de la planificación – la primera función administrativa que
desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y
el control.
 Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia – la planificación tiene
su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos
de la organización y la forma más eficaz de lograrlos es por la planificación.
 Principio de la penetración de la planificación – la planificación abarca todos los
niveles de la Organización.
 Principio de la eficiencia de operaciones por planificación – las operaciones
eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificación que
abarca objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.
 Principio de la flexibilidad de la planificación – el proceso de planificación debe ser
adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los
planes de la organización.
 Principio de sincronización de la planificación – los planes a largo plazo están
sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los
a corto plazo, para alcanzar más eficaz y económicamente los objetivos de la
organización.
 Principio de los factores limitantes – la planificadores deben tomar en cuenta los
factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración)
conjuntándolos cuando elaboren los planes.
 Principio de estrategias eficaces – una guía para establecer estrategias viables
consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias
actuales y con las necesidades de los consumidores.
 Principios de programas eficaces – para que los programas sean eficaces deben ser
una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y debe n estar integrados
a la planificación estratégica, táctica y operacional.
 Principios de políticas eficaces – las políticas se basan en objetivos de la
organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores
físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y

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suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de políticas
superiores.
ARTICULO 6. ANUALIDAD. El año financiero comienza el 1 de enero y termina el 31 de
diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con
cargo a las apropiaciones del año financiero que se cierra en esa fecha y los saldos de
apropiación no afectados por compromisos caducarán sin excepción.
La aprobación anual del presupuesto por parte del Conjunto, constituye para la
Administración, una autorización para captar recursos y aplicarlos a las necesidades del
mismo Conjunto.
Sin embargo, la dinámica social, las necesidades de la misma y aún la cotidianidad de la
administración no responden a una lógica de anualidad y por esta razón ha sido necesario
matizar la aplicación del principio de anualidad e inclusive crear instrumentos aparentemente
contradictorios con dicho principio; Es así como surgen las vigencias futuras.
ARTICULO 7. UNIVERSALIDAD. El presupuesto contendrá la totalidad de los ingresos y
gastos o egresos que se espere realizar durante la vigencia financiera respectiva.
En consecuencia ningún órgano administrativo podrá efectuar gastos o egresos con cargo al
presupuesto o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto.
El principio de universalidad del presupuesto impone que en el respectivo proyecto de norma
de apropiaciones estén contenidos la totalidad de los gastos o egresos del conjunto a
realizar durante la respectiva vigencia financiera.
El principio de universalidad significa que todos los ingresos previstos y gastos o egresos
que vayan a ser reconocidos durante el ejercicio han de figurar en el presupuesto del
conjunto, sin que pueda existir previa compensación entre ellos.
ARTICULO 8. UNIDAD DE CAJA. Con el recaudo de todos los ingresos y recursos del
balance, se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones (gastos o egresos), autorizadas
en el presupuesto. Deberán respetarse los fondos de destinación específica y si hubiere
excedentes de dichos fondos una vez realizado el programa, los remanentes podrán
destinarse a atender en general los gastos o erogaciones determinados en el presupuesto
previo concepto favorable del Consejo Directivo.
ARTICULO 9. PROGRAMACION INTEGRAL. Todo programa presupuestal deberá
contemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias
técnicas y administrativas demanden como necesarios para su ejecución y operación, de
conformidad con los procedimientos y normas legales y reglamentarias vigentes en materia
contable.
ARTICULO 10. ESPECIALIZACION. Las apropiaciones deben referirse en cada órgano de
la administración, a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para
el cual fueron programadas.
El principio de especialidad se manifiesta de tres modos: La especialidad cuantitativa, la
cualitativa y la temporal.
Especialidad cuantitativa, supone que no puede gastarse mayor cantidad de fondos para
una finalidad que aquella que haya sido aprobada, siendo nulos de pleno derecho los
acuerdos, resoluciones y actos administrativos que infrinjan la expresada norma, sin perjuicio

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de las responsabilidades a que haya lugar. Caso especial reviste la "ampliación de créditos"
la cual deberá tramitarse con arreglo a las modificaciones presupuestales planteadas en el
presente reglamento.
Especialidad cualitativa, que indica que los créditos para gastos se destinarán
exclusivamente a la finalidad específica para la cual hayan sido autorizados en el
presupuesto del conjunto o por sus modificaciones (transferencias de créditos...)
debidamente aprobadas, esto impide que los órganos gestores utilicen los fondos
presupuestarios discrecionalmente, posibilitando que los administrados conozcan el destino
de los recursos financieros que la Entidad tiene a su disposición para cumplir los fines que le
han sido encomendados.
Especialidad temporal que conlleva consigo que los créditos presupuestarios aprobados han
de ser ejecutados a lo largo del ejercicio presupuestario, el cual determina su vigencia.
El principio de especialidad temporal es consecuencia de la temporalidad intrínseca del
presupuesto, pues éste, en cuanto norma jurídica que confiere eficacia jurídica a los planes y
programas del conjunto, consiste en una técnica de autorizaciones o habilitaciones y
limitaciones que regulan la actividad administrativa en un determinado espacio de tiempo.
El ejercicio presupuestario coincidirá con el año natural y a él se imputarán:
a. Los derechos liquidados en el mismo (...).
b. Las obligaciones reconocidas durante el mismo."
La temporalidad viene motivada, a su vez, por fundamentos tanto políticos como contables,
ya que de este modo, por una parte, se controla políticamente la actuación de la
Administración con una determinada frecuencia, y de otra, se puede proceder a la
elaboración y presentación periódica de las cuentas.
ARTICULO 11. PRESUPUESTO DE CAUSACION. Las cuentas presupuestales guardarán
armonía con las cuentas contables y se afectarán basadas en el principio contable de
causación.
Este principio habla que los hechos se debe reconocer cuando estos se realicen y no
cuando se reciba o se haga el pago, es decir, se causan cuando venda el producto o se
preste el servicio, independientemente a si se recibe el pago o no. Se entiende que cuando
se realiza el hecho económico, esta ha constituido una obligación o un derecho exigibles.
La Contabilidad por causación, contrario a la Contabilidad por el sistema de caja, reconoce
un hecho en el momento en que nace la obligación frente a un tercero, o cuando nace el
derecho exigible a favor del ente.
Este principio está íntimamente relacionado con el Principio de realización, en cuanto se
afirma que solo se deben causar hechos realizados, y sabemos que un hecho se ha
realizado cuando nace la obligación o el derecho, por lo que el principio de causación no
puede existir sin primero haber existido el Principio de realización.
La aplicación del principio de causación significa que los hechos económicos deben
reconocerse y contabilizarse en el Periodo contable en que estos ocurran, es decir, en el
periodo en que se venda el bien, se preste el servicio o en que se configure jurídicamente la
obligación o el derecho.
ARTICULO 12. APOYO EN LOS PRINCIPIOS Y NORMAS CONTABLES. A fin de no dejar
vacios normativos, cuando exista necesidad de definir criterios aplicables a las acciones en

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el manejo del presupuesto por vacios del presente reglamento, se autoriza la aplicación de
los principios y normas contables como reglas supletorias al presente reglamento.
ESTRUCTURA PRESUPUESTAL
ARTICULO 13. NIVELES ESTRUCTURALES DEL PRESUPUESTO. La estructura de los
rubros presupuestales tendrá dos niveles: Partidas Globales y Partidas Detalladas.
ARTICULO 14. PARTIDAS GLOBALES. La aprobación y modificaciones por parte de la
Asamblea General del presupuesto se realizará en armonía con el plan de cuentas
legalmente vigente para el ente económico sea por medio del plan único de cuentas o las
cuentas que correspondan a la aplicación de las normas internacionales contables o a las
normas internacionales de información financiera; todo a nivel de cuentas.
ARTICULO 15. PARTIDAS DETALLADAS. La aprobación y modificaciones por parte del
Consejo Directivo del presupuesto se realizará en armonía con el plan de cuentas
legalmente vigente para el ente económico sea por medio del plan único de cuentas o las
cuentas que correspondan a la aplicación de las normas internacionales contables o a las
normas internacionales de información financiera; todo a nivel de subcuentas.
PROCESO PRESUPUESTAL FORMAL EN EL CONJUNTO
ARTICULO 16. ETAPAS DEL CICLO PRESUPUESTAL. La administración del
presupuesto en el Conjunto ocurre básicamente en las siguientes etapas:
ARTICULO 17. ELABORACIÓN DEL PRE- PROYECTO DE PRESUPUESTO. En esta
etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los
principales empleados para calificar la gestión gerencial (ingresos, costos y gastos, precios
de mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en programas y proyectos,
beneficios para copropietarios, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no
controlados por la dirección y se estudia el comportamiento del planeamiento, estratégico y
táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.
Deberá tomarse en cuenta las políticas y objetivos de corto, mediano y largo plazo en cuanto
a los siguientes ítems:
• Rentabilidad y Resultados: se tendrá en cuenta la rentabilidad sobre el propio capital y
sobre el invertido, como así también los resultados neto y operativo. Con estos datos se
construirán los índices que se consideren necesarios.
• Producción: se realizará su cuantificación, y se elaborarán metas por producción o
servicios.
• Estrategia Comercial y Posicionamiento en el Mercado: estos datos aportarán conocimiento
respecto a las formas de comercialización de la producción y servicios, la estructura de
costos, clientes, etc.
• Inversión: los datos que se requieren, determinarán la necesidad de realizar inversiones de
capital. Se evaluarán las perspectivas futuras de la empresa y la rentabilidad de los
proyectos propuestos.
• Endeudamiento: se tendrá en cuenta la necesidad de financiamiento a fin de no acarrear
inconvenientes en los procesos de producción. Se consignará el plazo de la deuda, el tipo de
préstamos, mercados, avales, etc.

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• Recursos Humanos: se deberá consignar el número y calidad de los recursos humanos
requeridos. Se pondrá en conocimiento del tipo de política que implementará la empresa en
cuanto a transferencias del personal, traslado, desempeño, despido, etc., como así también
del sistema de remuneraciones, capacitación, incentivos, etc.
Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de los órganos
administrativos del Conjunto, se ingresa en la etapa durante la cual el mismo adquiere
dimensión monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas
siguientes:
En el campo de los ingresos, su valor se subordinará a las perspectivas de las cuotas
ordinarias y extraordinarias que puedan adoptarse en la vigencia respectiva, los servicios a
comercializar previstos en cuanto a volumen y precios. Para garantizar el alcance de los
objetivos se tomarán decisiones inherentes de los medios de distribución, los canales
promocionales y la política de recaudo.
Con base en los programas de mantenimiento del Conjunto se determinarán materias
primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y
monetarios.
Con base en los requerimientos del personal, según los criterios de la remuneración y las
disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales
o de recursos humanos deben preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes
administrativos y operativos.
Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con
la cuantificación de recursos de conformidad con los programas y proyectos a emprender o
ejecutar en la vigencia.
Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la
operación normal y los programas que ameritan inversiones adicionales.
Es responsabilidad del Administrador del Conjunto, elaborar el Pre-Proyecto de Presupuesto
de la nueva vigencia, de conformidad con el presente reglamento, dentro del primer mes
siguiente al cierre de vigencia anual anterior.
El Pre-Proyecto de Presupuesto estará elaborado y presentado por separado de
conformidad con las dos (02) estructuras de presupuesto: Partidas Globales y Partidas
Detalladas, de conformidad con el presente reglamento.
ARTICULO 18. APROBACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO. Una vez elaborado
el Pre-Proyecto de Presupuesto de la nueva vigencia, deberá ser presentado por el
Administrador del Conjunto, ante el Consejo de Administración dentro de los siguientes
cuarenta y cinco (45) días calendario al cierre de la vigencia anterior, para su discusión y
aprobación. De no ser presentado dentro del término indicado anteriormente, el Consejo
directivo tomará las medidas necesarias para que a su interior se proyecte sin perjuicio de
las acciones disciplinarias a que hubiere lugar por tal incumplimiento.
El Consejo Directivo estudiará y propondrá los ajustes que considere necesarios realizar al
Pre-Proyecto de Presupuesto presentado por el Administrador dentro del término establecido
para el efecto y a falta de éste, el consejo directivo lo proyectará. En todo caso el Consejo
Directivo deberá aprobar el Proyecto de presupuesto dentro del segundo (02) mes siguiente
al cierre del presupuesto de la vigencia anterior.

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Si el Administrador no está de acuerdo con el proyecto de presupuesto aprobado por el
Consejo Directivo, siempre y cuando el hubiere presentado dentro del término establecido el
Pre-Proyecto de Presupuesto; podrá presentar observaciones que se agregarán al proyecto
de presupuesto aprobado por el Consejo Directivo para ser presentado ante la Asamblea
General, o podrá optar por presentar ante la Asamblea General como segunda opción, el
Pre-Proyecto de Presupuesto tal como lo presentó ante el Consejo de Administración
inicialmente. Lo anterior lo comunicará dentro de los siguientes tres días hábiles ante el
Consejo de Administración una vez este hubiere aprobado el proyecto de presupuesto de la
vigencia a presentar ante la Asamblea General.
El Proyecto de Presupuesto estará elaborado y aprobado por separado de conformidad con
las dos (02) estructuras de presupuesto: Partidas Globales y Partidas Detalladas, de
conformidad con el presente reglamento.
ARTICULO 19. APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO. La Asamblea General en sesión que
deberá ser convocada y realizada dentro del los tres meses siguientes al cierre de la
vigencia anterior, estudiará el Proyecto de Presupuesto aprobado por el Consejo de
Administración y las observaciones que pudieren haber sido agregadas por el Administrador
a este, también estudiará a su vez el Pre-Proyecto de Presupuesto que si fuere el caso
hubiere presentado el Administrador, consultará de ser posible el concepto del Contador y
del Fiscal frente al proyecto de Presupuesto y aprobará el Presupuesto para la nueva
Vigencia.
Mientras se estudia y aprueba por parte de la Asamblea General el Presupuesto de la
vigencia, el Conjunto ejecutará mensualmente partidas presupuestales por cada uno de los
rubros equivalentes a la doceava (1/12) del presupuesto anual aprobado para la vigencia
anterior incrementado en un porcentaje igual al incremento del salario mínimo para la
vigencia.
En todo caso, si dentro de los siguientes cuatro (04) meses al cierre de la vigencia anterior,
el Presupuesto de la Vigencia no se ha aprobado por parte de la Asamblea General, regirá el
presupuesto de la vigencia anterior incrementado cada uno de sus rubros en un porcentaje
equivalente porcentaje de incremento del salario mínimo legal de la vigencia.
Si la Asamblea no varía partidas Globales presentadas, quedará facultado y obligado el
Administrador a realizar la respectiva liquidación del presupuesto en partidas detalladas de
conformidad con el detalle presentado para la respectiva aprobación, para obtener el
presupuesto inicial aprobado. De allí en adelante, cualquier modificación deberá sujetarse a
lo establecido para el efecto en el presente reglamento.
Si la Asamblea varía las Partidas Globales presentadas para su aprobación, el Consejo
Directivo deberá liquidar el presupuesto en Partidas detalladas, dentro de los treinta (30)
días calendario siguientes a la respectiva aprobación de la Asamblea, si no lo realizara
dentro de este término, quedará facultado y obligado el Administrador a realizar la respectiva
liquidación del presupuesto en partidas detalladas para obtener el presupuesto inicial
aprobado. De allí en adelante, cualquier modificación deberá sujetarse a lo establecido para
el efecto en el presente reglamento.
ARTICULO 20. EJECUCION PRESUPUESTAL. En el proceso administrativo la ejecución se
relaciona con la "puesta en marcha de los planes y programas" y con el consecuente interés
de alcanzar los objetivos trazados, buscando el empleo eficiente de los recursos físicos,
financieros y humanos colocados a su disposición, para el cumplimiento cabal de las metas
propuestas.

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En esta etapa del ciclo, el órgano administrativo correspondiente, ejecuta sus programas con
los recursos aprobados. La manera de ejecución se realiza por periodos menores
determinados a la vigencia del presupuesto, y las dependencias van ajustando sus cuotas a
las cifras de acuerdo a la coyuntura y al flujo de caja.
Es común que durante el ejercicio del gasto no sólo haya variaciones en el destino de rubros
específicos del gasto aprobado, sino que también haya recortes o aumentos del crédito
disponible para gastar.
El seguimiento de la ejecución lo realiza la dirección de finanzas a través de los mecanismos
establecidos para el efecto. Según los distintos mecanismos de información con los que se
cuente, habrá mayor o menor información disponible respecto a la aplicación del gasto.
Las instancias administrativas internas y de ejecución pertinentes, pueden incorporar
modificaciones al Presupuesto durante la ejecución, mientras se mantenga dentro de las
pautas establecidas por los lineamientos generales determinados en su aprobación inicial,
respetando la distribución entre las finalidades del gasto.
Si se requiere modificar el presupuesto afectando dichas pautas, necesita pedir autorización
a las instancias de aprobación inicial.
En el caso de partidas globales las modificaciones deberán ser tramitadas ante la
Asamblea General; todo a nivel de cuentas.
En el caso de partidas detalladas las modificaciones deberán ser tramitadas ante el
Consejo Directivo; todo a nivel de subcuentas.
Ejecución presupuestal es el proceso mediante el cual se recaudan los ingresos, se
adquieren los compromisos y se ordenan los gastos, cumpliendo con los requisitos
señalados en las disposiciones legales vigentes.
La ejecución o ejercicio del presupuesto inicia el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de
cada año. El encargado de ejercer la ejecución del presupuesto es el Administrador quien
tiene la facultad para efectuar los recaudos y ejecutar los pagos con cargo al Presupuesto.
No se podrán tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el
presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales. Los responsables del
presupuesto y los ordenadores de gasto responderán disciplinaria, pecuniaria, patrimonial y
penalmente por incumplir lo establecido en esta norma.
Los créditos judicialmente reconocidos, los laudos arbitrales y las conciliaciones serán
presupuestados por el conjunto y con cargo a sus apropiaciones se pagarán las obligaciones
que se deriven de éstos.
Será responsabilidad del conjunto defender sus intereses, debiendo realizar todas las
actuaciones necesarias en los procesos y cumplir las decisiones judiciales, para lo cual el
Representante Legal adoptará las medidas conducentes.
El pago de providencias judiciales, sentencias, conciliaciones, transacciones,
indemnizaciones, laudos arbítrales y tutelas, se atenderá con los recursos presupuestales
del Conjunto. Para tal efecto, se podrán hacer los traslados presupuestales requeridos de
acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes.

11. 11
Así mismo, se podrán pagar los gastos accesorios o administrativos que se generen como
consecuencia del fallo de las providencias judiciales, sentencias, conciliaciones,
transacciones, indemnizaciones, laudos arbítrales y tutelas. Los gastos que se originen
dentro de los procesos correspondientes serán atendidos con cargo a los rubros definidos.
Cuando las decisiones anteriormente señaladas se originen como consecuencia de la
ejecución de proyectos de inversión u obligaciones pensionales, la disponibilidad
presupuestal se expedirá por el mismo rubro o proyecto que originó la obligación principal.
Las demás decisiones judiciales se atenderán por el rubro Sentencias Judiciales de Gastos
de Funcionamiento.
El Administrador de la empresa deberá, acorde con las normas vigentes, valorar, cuantificar
y efectuar la debida provisión contable y presupuestal de los pasivos contingentes.
ARTICULO 21. REGIMEN DE APROPIACIONES. Las apropiaciones presupuestales son
autorizaciones máximas de gasto o egreso que tienen como fin ser comprometidas durante
la vigencia financiera respectiva.
Después del 31 de diciembre de cada año las autorizaciones expiran y en consecuencia no
podrán adicionarse, ni transferirse, ni contracreditarse, ni comprometerse.
ARTICULO 22. CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. El certificado de
disponibilidad presupuestal es el documento mediante el cual se garantiza la existencia de
apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos,
será expedido por la Administración.
Este documento afecta preliminarmente el Presupuesto mientras se perfecciona el
compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.
En consecuencia la Administración deberá llevar un registro de tales certificados que permita
determinar los saldos de apropiación disponibles para expedir nuevas disponibilidades.
Todas las actuaciones de la Administración que afecten las apropiaciones presupuestales de
las Empresas deberán contar con Certificados de Disponibilidad Presupuestal previos,
expedidos por la Administración.
ARTICULO 23. REGISTRO PRESUPUESTAL. El registro presupuestal es el documento
mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que sólo se
utilizará para tal fin.
Los compromisos deberán contar con un registro presupuestal para que los recursos con él
financiados no sean desviados a ningún otro fin.
En este registro se deberá indicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las
que haya lugar, generando de esta manera una reserva para el pago de las obligaciones
dentro del programa de caja de la entidad.
ARTICULO 24. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO. Dentro de la ejecución
presupuestal, en cualquier tiempo dentro de la vigencia, cuando fuere indispensable
aumentar o disminuir las partidas de los rubros presupuestales, se podrán efectuar
modificaciones al presupuesto.

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Estas modificaciones pueden ser al presupuesto de ingresos, haciendo adiciones o
reducciones. También pueden ser al presupuesto de Gastos, haciendo créditos y
contracréditos.
Los traslados presupuestales involucran: sustitución de ingresos por medio de adiciones y
reducciones, y en el Gasto traslados propiamente dichos por medio de créditos y
contracréditos.
Las adiciones, reducciones, créditos, contracréditos y aplazamientos requerirán del
certificado de disponibilidad que garantice la existencia de los recursos, expedido por la
Administración.
Las modificaciones presupuestales se presentan en dos niveles:
a. Las que varían las partidas globales del presupuesto aprobadas, y
b. Las que varían las partidas detalladas sin variar las partidas Globales aprobadas.
De acuerdo con el nivel las modificaciones serán aprobadas por el órgano correspondiente.
Existirá un presupuesto inicial, correspondiente al presupuesto presentado y aprobado al
iniciar la vigencia, tanto para los ingresos como para los gastos.
Respecto al presupuesto de ingresos:
El presupuesto definitivo (estimativo total) será el aprobado inicialmente mas el total de las
adiciones menos el total las reducciones.
El saldo por recaudar será el total de los reconocimientos causados menos el total de los
recaudos efectuados.
El saldo por ejecutar será el presupuesto definitivo (estimativo total) menos el total de los
reconocimientos causados.
Respecto al presupuesto de gastos:
El presupuesto definitivo será el aprobado inicialmente mas el total de las adiciones menos
el total de las reducciones, mas el total de los traslados créditos menos el total de los
traslados contracréditos.
El total de disponibilidades certificadas (disponibilidades o total de certificados de
disponibilidad presupuestal) será la sumatoria de cada uno de los certificados de
disponibilidad presupuestal emitidos incluyendo sus modificaciones de adición o reducción.
El presupuesto disponible (saldo disponible) será el presupuesto definitivo neto menos el
total de disponibilidades certificadas (total de certificados de disponibilidad presupuestal)
El total del presupuesto comprometido (registros) será la sumatoria de cada uno de los
registros presupuestales emitidos incluyendo sus modificaciones de adición o reducción.
También podríamos denominarle total presupuesto “ejecutado”.
El saldo por ejecutar será el presupuesto definitivo menos el total de presupuesto
comprometido (registros).

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El presupuesto causado (total obligaciones) será el total de las obligaciones causadas.
El total de pagos corresponderá a la sumatoria de pagos realizados.
Las reservas presupuestales o de apropiación será el total del presupuesto comprometido
(registros) ó presupuesto “ejecutado”, menos el total del presupuesto causado (total
obligaciones).
Las cuentas por pagar serán el total del presupuesto causado (total obligaciones) menos el
total de pagos.
La Administración llevará el registro de los movimientos de la ejecución presupuestal,
ingreso por ingreso, gasto por gasto, rubro por rubro: y consolidará los informes de ejecución
presupuestal activa y pasiva, activa para los ingresos y pasiva para los gastos.
OTROS ASPETOS QUE SE PRESENTAN
EN LA EJECUCION PRESUPUESTAL
ARTICULO 25. MODIFICACIONES A LAS PLANTAS DE PERSONAL. Las modificaciones
a las plantas de personal requerirán de la viabilidad presupuestal expedida por la
Administración del Conjunto.
Cuando se provean vacantes se requerirá de una certificación mediante la cual el
Responsable del Presupuesto, o quien haga sus veces, garantice la disponibilidad de
recursos para financiar la totalidad de las obligaciones por concepto de servicios personales
y aportes patronales entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de la vigencia financiera
respectiva.
ARTICULO 26. CAJAS MENORES Y AVANCES. El funcionamiento de las cajas menores y
avances en efectivo del conjunto se regirán por las disposiciones internas que se
establezcan, siempre que se constituyan las fianzas y garantías necesarias.
Los avances serán autorizados por el Administrador mediante resolución y contaran cada
uno con su certificado de disponibilidad presupuestal asignándolo al rubro respectivo por la
cuantía que se otorgue, al legalizar la causación del gasto se causará el gasto respectivo y
su pago.
Las cajas menores serán creadas mediante resolución del Administrador y deberán contener
como mínimo en su reglamentación, lo establecido en el reglamento interno que para el
efecto se expida.
ARTICULO 27. CRUCE DE CUENTAS. El conjunto podrá realizar cruce de cuentas cuando
la Administración lo considere pertinente siempre atendiendo la defensa de los intereses del
conjunto y exista posibilidad presupuestal para realizarlas. Para estos efectos, se requerirá
acuerdo escrito entre las partes acerca de las condiciones y términos del cruce de cuentas.
Estas operaciones deberán reflejarse en el Presupuesto, conservando únicamente la
destinación para la cual fueron programadas las apropiaciones respectivas.
ARTICULO 28. VIGENCIAS FUTURAS. Las vigencias futuras ordinarias se presentan
cuando se asumen obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras, cuando su
ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso. El monto de dichas obligaciones
a futuro no debe sobrepasar de tal forma que se garantice que cada rubro presupuestal para
los años siguientes no requiera un porcentaje de incremento mayor al porcentaje de
incremento que tuvo en la actual vigencia el salario mínimo, adicionalmente se debe contar

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en la actual vigencia con al menos el 15% de los recursos del objeto a financiar con
autorización de vigencias futuras. Se faculta al Consejo Directivo para autorizar la asunción
de obligaciones que comprometan vigencias futuras ordinarias siempre y cuando se cumpla
lo establecido anteriormente y que no sean por un periódo de duración mayor a dos años.
Las vigencias futuras excepcionales se presentan cuando se asumen obligaciones que
afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en
que se concede la autorización. En este caso será la Asamblea General la que autorice cada
obligación que comprometa dichas vigencias futuras.
ARTICULO 29. EXCEPCIONES A VIGENCIAS FUTURAS Los contratos de crédito con
entidades financieras no requieren de autorización para vigencias futuras. Dichos contratos
se regirán por las normas que regulan las operaciones de crédito financiero con las
limitantes que la ley, los estatutos y reglamentos internos del conjunto establezcan.
ARTICULO 30. EXCEDENTES FINANCIEROS. Las utilidades definidas en el estado de
resultado del Conjunto son de propiedad del conjunto y podrán ser incorporados como
recursos de capital al presupuesto de la vigencia para ser destinados como la Asamblea
General determine, de conformidad con las normas legales vigentes y la reglamentación
interna del conjunto.
El respaldo para la destinación de los excedentes financieros producto de utilidades
presentadas en el estado de resultados, será la determinación impartida por la Asamblea
General y que constará en el acta correspondiente.
ARTICULO 31. RECURSOS DE ASISTENCIA, DONACIONES O COOPERACIÓN DE
CARÁCTER NO REEMBOLSABLE. Toda asistencia, donación o cooperación de carácter
no reembolsable que planifique recibir el Conjunto, deberá ser previamente autorizada por el
Consejo Directivo. Una vez autorizadas y recaudadas, harán parte del Presupuesto de
ingresos si son recursos monetarios y se autoriza al Administrador para incorporarlos al
presupuesto. Su ejecución se realizará de conformidad con lo estipulado en los convenios o
acuerdos que los originen.
ARTICULO 32. ASPECTOS QUE NO INVOLUCRAN EJECUCION PRESUPUESTAL. Los
recursos que administre el Conjunto en nombre de otras entidades o de terceros, no se
incorporarán a sus presupuestos. El conjunto deberá mantener dichos recursos separados
de los propios y contabilizarlos de conformidad con las normas vigentes.
CIERRE DE PRESUPUESTO
ARTICULO 33. CIERRE DEL PRESUPUESTO. El cierre del presupuesto se realizara el 31
de diciembre de cada vigencia. La administración realizará un informe al finalizar cada
vigencia presupuestal con el propósito de determinar la ejecución presupuestal de ingresos y
gastos o erogaciones.
CONTROL PRESUPUESTAL
ARTICULO 34. CONTROL SOBRE EL PRESUPUESTO. Generalmente se entiende por
control las acciones que, además de medir y analizar los resultados, los valora, decide si se
cumplieron las metas y medidas de optimización del uso de los recursos y, de detectarse lo
contrario, las acciones correctivas que sean necesarias.
En este mismo sentido se ha considerando a la evaluación como un aspecto del control que
analiza la eficacia y la eficiencia de las acciones administrativas.

15. 15
Dentro de los primeros veinte (20) días calendario siguientes al cierre de la vigencia, será
responsabilidad del Administrador elaborar y entregar a los miembros del Consejo Directivo
una copia del informe de ejecución presupuestal de ingresos y gastos o erogaciones, a nivel
de partidas detalladas (subcuentas), en el cual se refleje el presupuesto inicial aprobado, las
modificaciones autorizadas, el presupuesto definitivo autorizado, el presupuesto
comprometido, el presupuesto ejecutado y el saldo de presupuesto por ejecutar y el saldo de
presupuesto no comprometido.
Igualmente el Administrador por un medio adecuado de publicación pondrá a disposición de
los copropietarios del conjunto dicho informe dentro del mismo término.
ARTICULO 35. INDICADORES DE LOS INFORMES PRESUPUESTALES. Adicional a las
cifras presupuestales en valores, los informes presupuestales contendrán los siguientes
Indicadores:
Ejecución del Presupuesto
Análisis Vertical de ejecución presupuestal
PARTICIPACION EN EL TOTAL DEL PRESUPUESTO INICIAL
α% = ((Rubro inicial año n / Total presupuesto inicial año n) * 100
PARTICIPACION EN EL TOTAL DEL PRESUPUESTO DEFINITIVO APROBADO
α% = ((Rubro definitivo aprobado año n / Total presupuesto definitivo aprobado año n) * 100
PARTICIPACION EN EL TOTAL DE PRESUPUESTO EJECUTADO DENTRO DEL MES
α% = ((Rubro ejecutado en el mes año n / Total presupuesto ejecutado en el mes año n) *
100
PARTICIPACION DE LA EJECUCION ACUMULADA HASTA EL MES EN EL TOTAL DEL
PRESUPUESTO EJECUTADO HASTA EL MES
α% = ((Rubro ejecutado acumulado al mes año n / Total presupuesto ejecutado acumulado
al mes año n) * 100
Análisis Horizontal de la ejecución presupuestal
VARIACION PROYECTADA DEL PRESUPUESTO INICIAL CON RESPECTO AL
PRESUPUESTO EJECUTADO DEL AÑO ANTERIOR
±Δ% = ((Rubro inicial año n / Rubro ejecutado año n-1)-1) * 100
VARIACION PROYECTADA DEL PRESUPUESTO DEFINITVO APROBADO RESPECTO
AL PRESUPUESTO EJECUTADO DEL AÑO ANTERIOR
±Δ% = ((Rubro definitivo aprobado año n / Rubro ejecutado año n-1)-1) * 100
VARIACION DEL MES EJECUTADO RESPECTO AL MES EJECUTADO DEL AÑO
ANTERIOR

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±Δ% = ((Rubro ejecutado en el mes año n / Rubro ejecutado en el mes año n-1)-1) * 100
VARIACION EJECUCION ACUMULADA AL MES RESPECTO AL ACUMULADO AL MES
DEL AÑO ANTERIOR
±Δ% = ((Ejecutado acumulado al mes año n / Ejecutado acumulado al mes año n-1)-1) * 100
El presente reglamento es aprobado por la Asamblea General en su reunión del día 17
de marzo de 2013 como consta en acta No. 007 de reunión de ASAMBLEA GENERAL
del CONJUNTO CERRADO RINCON CANDELARIA LA NUEVA