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9 sistemas de ordenación

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9 sistemas de ordenación

  1. 1. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Centralizado: archivos: Clases de Archivo localizado en un solo departamento. Beneficios: Economía de espacio, equipamiento y personal. Información accesible a todo el personal. Responsabilidad: definida y localizada, permitiendo en su utilización La centralización se puede realizar solo a
  2. 2. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Descentralizado o departamental Cada departamento tiene su propio archivo Permite mantener la confidencialidad de los documentos (no permitiendo el acceso a otros departamentos) así como acceso rápido a los documentos de uso inmediato Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque debe existir una persona con responsabilidad directa sobre el archivo
  3. 3. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Mixto Es una mezcla entre: - Descentralizados los archivos activos y semi-activos - Centralizados los archivos inactivos y/o históricos
  4. 4. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Activo Es el archivo que contiene toda la documentación actual que se usa de manera frecuente, que debe ser accesible a la persona y, situada en proximidad al puerto de trabajo, en una área delimitada por la ley de economía de los movimientos
  5. 5. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Semiactivo Contiene la documentación no activa utilizada de manera ocasional, accesible y cerca del archivo activo La documentación archivada contiene acciones y estudios terminados, pero todavía en uso para la consulta y puede ser considerada como rutinaria (está en espera de ser pasada al archivo cronológico o técnico que necesita estar disponible en el mínimo tiempo) o de referencia que debe quedar un cierto tiempo en el archivo inactivo debido al interés que representa para el trabajo cotidiano
  6. 6. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Clases de archivos: Inactivo o pasivo Contiene la documentación referida a acciones pasadas, apenas utilizada y que no ofrece a la empresa sino un interés jurídico o histórico Esta documentación está guardada locales/departamentos alejados del puesto trabajo, especialmente adaptados para este fin. en de La documentación, en espera de su destrucción, se conserva, por una parte, de acuerdo con los textos legales en vigor y, por otra, según las leyes interiores de la empresa para aquellos documentos que escapan al control del Estado.
  7. 7. Una vez elaborado el cuadro de clasificación con sus series o tipos documentales, se debe definir el sistema de ordenación mas adecuado para cada serie, a partir de las características que la definen. La ordenación va a indicar que lugar exacto ocupa un expediente o documento concreto dentro de la serie a
  8. 8. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Los diferentes tipos de ordenación permiten seleccionar un criterio por el cual los expedientes o documentos serán situados de manera correlativa: según la fecha, el nombre, el código, la división territorial o geográfica o temática
  9. 9. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación El hecho de clasificar y organizar los documentos surge por la necesidad de localizar los documentos que en ella existen. En el mundo empresarial el tratamiento de la información es fundamental
  10. 10. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Concepto de ordenación y clasificación Todos tenemos claro que en la empresa existe un continuo ir y venir de documentación, es tarea del empresario, o en su caso la persona en que delegue, tener toda la documentación localizada
  11. 11. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Diferencias entre clasificación y ordenación - Clasificación: Técnica para identificar y la reagrupación sistemática de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser después diferenciadas.
  12. 12. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Diferencias ordenación entre clasificación y - Ordenación o codificación: Consiste en asignar números, letras u otros símbolos de sus atributos. La palabra clave se llama ORDENATRIZ
  13. 13. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación alfabética Los documentos son organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos. La palabra clave se llama “ordenatriz”
  14. 14. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Ventajas Desventajas - Sencillo de - Hay que usar determinar la - Permite palabra ampliación; ordenatriz puede incluir - Si se extrae un nuevos expediente del expedientes sin archivo, debe necesidad de dejarse una señal mover el resto para que se sepa que falta Usos - Expedientes de: clientes, proveedores, empleados, etc.
  15. 15. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Normas de clasificación alfabetica Nombres de personas Nombre de empresas - Personas individuales: La - Se considera palabra palabra ordenatriz es el ordenatriz el primer primer apellido. Si es sustantivo con significado igual se ordena por el distintivo. segundo. - No se tienen en cuenta - Apellidos compuestos: Se palabras genéricas como consideran como unidos Sociedad, Compañía, - Las partículas de, el, la y Bar, Cafetería, etc. en apellidos no se tienen - Los organismos oficiales
  16. 16. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación numérica Se asignan números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse. Estos números pueden asignarse según su orden de emisión o su orden de llegada o envío. El sistema requiere la utilización de índices o fichas auxiliares que relaciones números con expedientes a ordenar
  17. 17. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación numérica Ventajas Desventajas - Facilidad para - Si se desconoce encontrar el numero no - Permite la podrá ampliación con encontrarse. nuevo números - Al ser números - Si falta un doc, correlativos, no se detecta al pueden ser correlativos intercalarse nuevos docs ente los Usos - Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondenci a con clientes…
  18. 18. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Sistema mixto Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación. El sistema de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar los números y luego las letras, alfabéticamente y luego numéricamente
  19. 19. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Sistema mixto Ventajas Desventajas Usos - Los - Es difícil - Matriculas de documentos se clasificar un vehículos localizan documento - Matriculas de rápidamente cuando se alumnos - Pueden refiere a varios - Partes de articularse asuntos trabajo nuevos asuntos - Es complicado tratar con un código de letras y números
  20. 20. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación cronológica Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. Comenzando por el año mas remoto, los documentos se suceden hasta la fecha mas reciente, dentro de cada año por meses y dentro de estos por días. Los libros de contabilidad o los libros de actas de una empresa son ejemplo de documentos que se deben ordenar cronológicamente por periodos anuales
  21. 21. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Criterio geográfico Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos. El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación
  22. 22. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Criterio geográfico Ventajas - Fácil utilización - Se pueden introducir subdivisiones - Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones Desventajas Usos - Requiere un - Bancos en conocimiento de los sus diferentes pueblos, ciudades, sucursales provincias, CCAA, - Empresas con países sucursales en - Si se extrae un diferentes expediente del archivo, provincias debe dejarse una señal para que se sepa que falta
  23. 23. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. Estas características se pueden ordenar siguiendo dos criterios:
  24. 24. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias -Orden alfabético general de materias: Agrupando las materias según las categorías lógicas, en las que una materia engloba a la inmediata inferior y a su vez esta queda englobada en otra superior; es decir, se forman clases y subclases. Esta agrupación se lleva a cabo siguiendo los criterios numérico y alfanumérico
  25. 25. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación por materias -Orden numérico: Permite clasificar documentos asignando a estos un numero correlativo de “n” cifras, para ello, cada documento deberá llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrán utilizarse colores, índices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificación
  26. 26. SISTEMAS DE ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Clasificación materias por -Orden numérico: Ventajas Desventajas - La elección correcta de las - Permite archivar de materias que van a definir forma ilimitada, al los documentos. Se disponer de infinitos requiere disponer y números consultar de un índice - Sencillez de manejo auxiliar que nos informe lo - Permite introducir nuevos que corresponde a cada asuntos

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