1. Adm. De S. Eliana Marisol Monroy Matallana
Est. Maestría en Tecnología Educativa.

2. CORRESPONDENCIA Y
DOCUMENTACIÓN COMERCIAL
 Así como la “primera
impresión” habla mucho de
las personas cuando
intentan comunicar algo en
los escritos, la presentación
determina en gran medida su
efectividad.
 De ahí la importancia de
que los documentos
cumplan con algunas
características.

3. CARACTERÍSTICAS PRIMARIAS
Claridad: Busca que el destinario capte
inmediatamente el mensaje.
Orden de las ideas
Oraciones cortas
Presentación Estética

4. CARACTERÍSTICAS SECUNDARIAS
Vocabulario Apropiado
Datos Exactos
Concisión: Brevedad y
precisión
Integridad: Mensaje Completo.
Cortesía
Positivismo: Ambiente
agradable
Modernismo: Lenguaje actual.

5. CARTA COMERCIAL
Es una comunicación escrita con
el fin de establecer y mantener
relaciones comerciales entre las
organizaciones.
Es el documento más utilizado
para vender la imagen de una
empresa.
Márgenes: Superior: 4 cm,
Izquierdo 4 cm, derecho 2 cm,
Inferior 3 cm.

6. PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
 Membrete: Identificación de la Empresa
 Número: Consecutivo del escrito
 Fecha: Indica la elaboración de la carta.
 Datos del Destinatario: Tratamiento,
nombre, cargo y empresa.
 Dirección y ciudad
 Asunto: Sintetiza el contenido de la carta.
 Saludo
 Texto
 Despedida.
 Datos del Remitente
 Líneas especiales: Anexos, Copia,
identificación del transcriptor

7. ESTILO
 Bloque extremo: todos los datos se
escriben partiendo del margen izquierdo.
Estilo Bloque: El número, fecha, asunto,
datos del remitente, parten de la mitad
de la hoja hacia la derecha.
Recuerde que la carta es una
presentación, debe ser impecable y
libre de errores. Debe hacer una
distribución adecuada en el papel.

8. SOBRE COMERCIAL
 Tamaño carta: Por lo general se usa para enviar
correspondencia comercial (sobre aéreo)
 Tamaño Oficio: Enviar correspondencia comercial
 Sobre de Manila: Se utiliza para el envío de
documentación. Para escribir el sobre es necesario
dividirlo en tres partes iguales:
 1. Datos del Remitente
 2. Datos del Destinatario
 3. Uso del servicio de correo

9. MEMORANDO
Es una comunicación de
carácter interno, destinada a
transmitir información,
orientaciones, pautas y
recordatorios que agilicen la
gestión empresarial.

10. PARTES DEL MEMORANDO
 Identificación del Documento: MEMORANDO
 Número de referencia: Código y número del
documento.
 Fecha: Ciudad y fecha
 Para: Es el destinatario
 De: Nombre y cargo, dependencia y cargo de
quien lo firma.
 Asunto: Síntesis del contenido
 Texto:
 Despedida
 Firma
 Líneas especiales: Copia, Anexo, Transcriptor

11. CIRCULAR
 Es una comunicación de carácter general o normativo,
utilizada para dar a conocer un mismo contenido a
varios destinatarios.
 Identificación del Documento
 Fecha: Ciudad y fecha
 Destinatario o grupo destino
 Asunto: Síntesis del contenido
 Texto
 Despedida
 Remitente
 Existe la circular externa que tiene la misma
estructura de la carta comercial

12. CORREO ELECTRÓNICO
Asunto: escribir el propósito
Saludo
Texto
Despedida
Nombre Completo del remitente

13. ACTA
Es una comunicación
escrita que resume
fiel y objetivamente
los asuntos tratados
en una reunión, así
como compromisos y
acuerdos a los cuales
se llega

14. PARTES
 Identificación de la empresa
 Nombre de la Reunión: Asamblea, Junta, Comité y su
naturaleza. (centrado)
 Identificación del Documento: Acta No.
 Fecha
 Hora
 Lugar
 Asistentes, Invitados, Ausentes
 Orden del día
 Desarrollo
 Próxima Reunión
 Firmas

15. INFORME
Son el productos de actividades
realizadas en cumplimiento de labores
específicas
Por lo general para realizar un informe
primero se traza un plan
Para facilitar la lectura debe apoyarse en
gráficos, tablas, cuadros, imágenes

16. PARTES DEL INFORME
Identificación de la empresa
Dependencia
Número o código
Título del Informe
Fecha
Nombre de los responsables
Objetivo
Cuerpo del informe

17. HOJA DE VIDA
Es la presentación de datos personal y
profesionales en el proceso de búsqueda
de empleo.
Secciones:
 Datos Personales
 Educación
 Publicaciones
 Experiencia
 Referencias

18. CONSTANCIA
 Es una comunicación que prueba la certeza y
exactitud de un hecho actual. Se elabora en
tamaño carta y con membrete.
 Partes:
 Numero
 Nombre del cargo de la persona que firma precedido
de el o la
 La expresión HACE CONSTAR:
 Texto
 Motivo por el cual se expide
 Fecha
 Nombre de quien firma
 Identificación de transcriptor.

19. CERTIFICADO
Es un documento escrito en el que se
asegura la verdad de un hecho pasado.
Su diferencia con la constancia radica en
el cambio de la expresión HACER
CONSTAR: por CERTIFICA, y que el
verbo que se va a certificar, debe ir en
pasado. Los demás datos son iguales.

20. TARJETAS
Es un documento que da imagen
corporativa y profesional
Existen dos grupos: empresariales y
personales.
Presentación: Logotipo, nombre de
empresa, datos de contacto ciudad,
nombre y cargo.

21.  Publicidad: Logotipo, razón social, actividades,
productos o servicios, datos de contacto. Su
presentación debe ser llamativa.
 FELICITACIÓN: Son motivadas por hechos
trascendentales. (Grado, cumpleaños, ascenso)
 Invitación: Se envían cuando la empresa programa
actos sociales, culturales o reuniones para un número
reducido de personas.
 Agradecimiento: Se envían como reconocimiento a
servicios prestados por una persona o entidad.

22. TARJETAS PERSONALES
Son las que se envían con ocasión de
matrimonios, grados, cumpleaños,
aniversarios, enfermedad, nacimientos,
días clásicos, con el ánimo de estrechar
los lazos de unión familiares o personales.
No existen normas definidas para su
elaboración

23. CUENTA DE COBRO
La cuenta de cobro que expide un
prestador de servicios, por ejemplo, en
principio no es un soporte fiscal válido, no
obstante, si contiene la totalidad de los
requisitos considerados por la norma para
los documentos equivalentes a la factura,
sí constituye soporte fiscal.

24. REQUISITOS
Según el artículo 3 del decreto 522 de 2003:
a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de
los bienes o servicios;
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural
beneficiaria del pago o abono;
c) Número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva;
d) Fecha de la operación;
e) Concepto;
f) Valor de la operación;
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente
en la operación

25. COTIZACIÓN
Su utiliza cuando se
desea presentar
formalmente una
propuesta a un tercero,
en términos de:
 Descripción del servicio o
producto a vender
 Tiempos de entrega
 Formas de pago
 Cantidades a entregar

26. FACTURA
 Una factura es un
documento que
diligenciado debidamente
goza de valor probatorio y
constituye título valor para
su emisor o poseedor

27. REQUISITOS
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el
servicio.
c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes
o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d.Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
consecutiva de facturas de venta.
e. Fecha de su expedición.
f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o
servicios prestados.
g. Valor total de la operación.
h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

28. Recibo de Caja
 Los recibos de caja,
comprobantes de egresos o notas
de contabilidad son válidos como
documento equivalente siempre
que cumplan con los requisitos de
ley.
1. Nombre o razón social y Nit del
vendedor o quien presta el servicio.
2. Número consecutivo de la
transacción.
3. Fecha de la operación.
4. Descripción de los bienes o
servicios.
5. Valor total de la transacción

29. CONSIGNACIÓN
Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una: deposito en efectivo
o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo
con la cuantía y exigencia del cliente.
comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas
habientes para que lo diligencien al consignar. el original queda en el
banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la
máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa
que consigna.
FORMATO UNICO DE RECAUDO

30. Referencias
 González de Ríos, Beatriz y Otros. Correspondencia Comercial. Bogotá: Norma,
1997
 ACTUALICESE. Recibo de Caja. Recuperado de: http://www.gerencie.com/recibos-
de-caja-y-notas-de-contabilidad-son-validos-como-documentos-equivalentes.html
 ACTUALICESE. Documento equivalente a Factura. Recuperado de:
http://www.gerencie.com/documento-equivalente-a-la-factura.html