1. COLEGIO SALUDCOOP NORTE
INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL
Resolución de Funcionamiento 2734 del 4 de julio de 2007
Para los niveles de Preescolar, Básica y Media Académica
DANE 111001107743 NIT 900172786-2
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
FUNCIONES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS (Pagador), es el
responsable de garantizar la correcta ejecución de ingresos y gastos. Tiene las siguientes
funciones:
a) Elaborar el plan mensualizado de caja.
b) Registrar los compromisos con cargo al presupuesto del colegio.
c) Asistir al ordenador de gasto en la preparación y presentación ante el Consejo Directivo
del presupuesto anual del colegio.
d) Elaborar el Plan de Compras para visto bueno del rector – ordenador del gasto.
e) Registrar y controlar el libro presupuestal.
f) Elaborar y certificar las disponibilidades y reservas presupuestales.
g) Preparar los traslados presupuestales.
h) Controlar el recaudo oportuno de los dineros que ingresan al FSE.
i) Manejar los libros de tesorería.
j) Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio, haciendo los descuentos
por impuestos respectivos.
k) Pagar oportunamente los impuestos recaudados.
l) Elaborar contratos de servicios y suministros de acuerdo con la Ley 80 de 1993.
m) Elaborar y presentar al ordenador de gasto y a los organismos de control que los
requieran, los estados de tesorería.
n) Evaluar y hacer seguimiento al Flujo de Caja y al presupuesto.
o) Evaluar y presentar periódicamente informes de análisis sobre gestión financiera
adelantada en el colegio.
p) Apoyar al ordenador de gasto en la coordinación con las entidades bancarias para el
manejo de los recursos depositados en la cuenta bancaria del FSE.
q) Asesorar al ordenador de gasto en el manejo del portafolio de inversiones y/o manejo
rentable de los recursos financieros del FSE.
r) Apoyar al ordenador de gasto en la supervisión de las gestiones adelantadas por la
asesoría contable y las actividades realizadas por el responsable de los inventarios.
s) Preparar los Informes de Ejecución presupuestal de Ingresos y Egresos para la
Secretaría de Educación Distrital. SED y subirlos a la página web.
REALIZACION DE COMPRAS PARA PROYECTOS DE INVERSION:
(DOCENTES)
1. El responsable del Proyecto realiza la solicitud en el formato de necesidades
establecido por almacén.
2. Lo envía a rectoría para ser estudiado y aprobado o rechazado según sea la
finalidad y utilidad de la solicitud dentro de los proyectos.
3. La Oficina de Rectoría solicita al auxiliar Financiero la disponibilidad presupuestal.
4. Una vez se expida el Certificado de Disponibilidad Presupuestal el (los)
responsable(s) del proyecto solicitan ofertas o cotizaciones a proveedores (con la
documentación al día exceptuando almacenes de cadena).
5. Estas ofertas son estudiadas por Rectoría y el Auxiliar Financiero elaborando
cuadros comparativos.
6. La Rectoría adjudica al proveedor seleccionado y que cumpla con los requisitos de
ley.
7. El auxiliar financiero elabora la orden de compra o orden de prestación de servicio
y del respectivo registro presupuestal
8. El rector suscribe y legaliza la orden.
9. El almacenista recepciona los elementos, elabora comprobante de ingreso a
almacén y entrega al responsable del proyecto cuando se trate de un bien, en caso
de servicios el responsable del proyecto emite un recibido a satisfacción.
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10. Con el comprobante de ingreso a almacén o el recibido a satisfacción radica la
factura con el Auxiliar Financiero para el trámite.
11. El Rector da la orden de pago.
12. El Auxiliar Financiero elabora el cheque y realiza la entrega al proveedor o
contratista.
DEVOLUCION DE COSTOS EDUCATIVOS
(PADRES DE FAMILIA)
1. Realizar la solicitud por escrito adjuntando fotocopia del documento de identidad,
(debe ser mayor de edad el solicitante) y el recibo de consignación.
2. Solo se realizan devoluciones en las fechas establecidas en la Resolución 4361 de
2006.
3. Dichas devoluciones están sujetas a descuentos dependiendo del motivo de la
solicitud.
4. Para los estudiantes que se trasladen a otra institución Educativa distrital no se
realizan devoluciones de costos educativos se expide constancia de consignación
según lo indicado en la Normatividad vigente.
5. La Rectoría y el Auxiliar Financiero estudiaran cada solicitud y determinaran su
viabilidad.
6. Se genera la orden de pago por parte de Rectoría.
7. El auxiliar Financiero elabora el respectivo cheque y gestiona la comunicación con
el padre de familia para su respectivo pago.
8. El auxiliar Financiero realiza la entrega de los cheques cumpliendo con las normas
de seguridad establecidas.
REEMBOLSO DE CAJA MENOR
1. Se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el
monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del 70% del monto total
autorizado.
2. Se hará a través del formato de reembolso, anexando facturas, comprobantes de
ingreso al almacén (si se trata de la compra de un bien) y demás soportes que
justifiquen el gasto, firmados por los proveedores y el responsable de la Caja
Menor.
3. El Auxiliar Administrativo con funciones financiera girará al responsable de la caja
menor el valor neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos
efectuados en el período, disminuido en el valor de los descuentos efectuados, los
que deberán ir relacionados en el formato de reembolso y en los anexos .
4. Los documentos soporte de reembolso se foliarán o numerarán en orden
ascendente y cronológico.
El Formato de solicitud debe incluir:
1) Identificación de la Caja Menor para la cual se efectúa el reembolso.
2) Cargo del funcionario responsable.
3) Período que cubre el reembolso.
4) Relación consecutiva de los comprobantes de egreso.
5) La cuenta de reembolso, con todos sus soportes
6) Firma del ordenador del gasto autorizando el reembolso.
Legalización parcial
En la legalización de los gastos para efectos del reembolso, se exigirán los siguientes
requisitos:
1) Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales en el comprobante de pago
o en relación anexa y debe corresponder a gastos autorizados en la resolución de
constitución.
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2) Que los documentos soporte sean originales, identificando nombre o razón social, C.C.
o NIT, objeto y cuantía.
3) Que la fecha del comprobante corresponda a la vigencia por legalizar.
4) Que el gasto sea posterior a la constitución o reembolso de la caja.
Legalización definitiva
1. La legalización definitiva se hará antes del cierre presupuestal de la
correspondiente vigencia fiscal; el responsable presentarán una relación de los
gastos en los formatos establecidos, anexando comprobantes de pago hasta la
fecha de cierre.
2. Si en la fecha de cierre existe un saldo sobrante, el responsable deberá consignar
esos valores en la cuenta de ahorros del FSE, el incumplimiento de su legalización
oportuna y del manejo del dinero que se encuentre a su cargo acarreará las
acciones legales a que hubiese lugar.
Cancelación de una Caja Menor
1. Cuando se considere que el funcionamiento de una caja menor es innecesario e
inconveniente, ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que
ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de autoridad competente.
2. Se ordenará la cancelación mediante Resolución después de haberse legalizado
todos los gastos por el titular, reintegrando el saldo de los fondos que recibió a la
cuenta de ahorros del FSE.
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL
Los documentos soportes de una orden de pago, deben tener el siguiente orden
cronológico:
a. El rector, los docentes y el personal administrativo identifican la necesidad
de un bien ó servicio necesario para el normal funcionamiento de la
institución.
b. El auxiliar administrativo realiza un estudio de mercado de acuerdo a las
características del bien o servicio a adquirir, consulta el Registro Único de
Precios de Referencia en el SICE e imprime la consulta.
c. Se verifica la existencia de fondos en tesorería,
d. Solicitud de CDP por parte del ordenador del gasto, con fecha, justificación
de la necesidad y firma.
e. Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal por parte del
Auxiliar Administrativo con funciones financieras; documento que debe
tener numeración consecutiva, firma, fecha, valor, imputación
presupuestal, denominación del rubro, sin beneficiario. Este documento
debe realizar la afectación correcta del rubro, evitando de esta forma los
cambios de destinación
f. Registrar CDP en Tarjetas presupuestales (manual y/o electrónico)
g. Revisión y análisis de las cotizaciones y/o propuestas, las cuales deben
tener fecha posterior a la expedición del CDP.
h. Elaboración Orden y/o – Contrato de acuerdo a la cuantía (perfeccionado)
i. Expedición de registro presupuestal que debe contener: beneficiario,
imputación presupuestal, concepto, valor, fecha, numeración consecutiva,
número de CDP afectado, la imputación presupuestal debe ser acorde al
bien o servicio que se pretende adquirir
j. Registrar RP en tarjeta presupuestal (manual y/o electrónico)
k. Recibo del bien ó servicio a satisfacción expedido por el almacenista o
supervisor de la orden de servicio y/o contrato
l. Elaboración de orden de pago.
m. Giro presupuestal, se afecta el rubro ó rubros específicos del CDP y RP que
fueron emitidos para el efecto
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n. Elaboración y entrega del cheque
o. Rendir informes por parte del ordenador del gasto al Consejo Directivo, SED
y organismos de control de acuerdo a la periodicidad exigida por cada uno
de éstos.
LISTA DE CHEQUEO SI NO
SOPORTES ORDEN DE PAGO
Existencia de recursos en Tesorería a través del extracto bancario
Consulta SICE – imprime consulta
Expedición CDP.
El bien o servicio a adquirir está relacionado con el rubro presupuestal afectado
Registro CDP en la tarjeta presupuestal
Cotización (bienes) y propuesta (servicios)
Orden de Compra, Servicio o contrato de acuerdo a la cuantía (revisar de acuerdo
al instructivo de contratación
Registro presupuestal
Registro RP en la Tarjeta presupuestal
Recibo a satisfacción del bien o servicio
Elaboración Orden de Pago (revisar de acuerdo al instructivo de Tesorería)
Giro presupuestal – afectar la tarjeta presupuestal
Elaboración y entrega de cheque (revisar de acuerdo al instructivo de Tesorería)
PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PRESUPUEST
a. ADICION.: se presenta cuando se reciben más recursos de los
estimados ò no presupuestados, se debe adicionar mediante Acuerdo
del Consejo Directivo y el ordenador del gasto debe expedir la
Resolución correspondiente teniendo en cuenta los rubros afectados
b. REDUCCION; se presenta cuando se establece que no se van a recibir
la totalidad de los montos estimados, se debe realizar mediante
Acuerdo del Consejo Directivo y el ordenador del gasto debe expedir la
Resolución correspondiente a nivel de rubro.
c. TRASLADO (Créditos y Contracréditos) se presenta cuando el saldo de
uno o más rubros se disminuyen para aumentar el mismo valor en uno
ó más rubros. se debe trasladar mediante Acuerdo del Consejo Directivo
y el ordenador del gasto debe expedir la Resolución correspondiente
teniendo en cuenta los rubros afectados
LISTA DE CHEQUEO SI NO
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES
Las adiciones al presupuesto del FSE, son aprobadas mediante Acuerdo del
Consejo Directivo (Art. 4 del Decreto 4791/08).
Las adiciones que superan el 20% del presupuesto del FSE son autorizadas por la
SED. (Art. 4 del Decreto 4791/08).
Los traslados de funcionamiento a inversión o viceversa son aprobados mediante
Acuerdo por el Consejo Directivo
Las reducciones al presupuesto son autorizadas mediante Acuerdo del Consejo
Directivo y el ordenador del gasto expide la Resolución a nivel de rubro
Las modificaciones presupuestales son registrados en las tarjetas presupuestales,
con la información requerida (número de acto administrativo, fecha y valor)
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PROCEDIMIENTO PARA EL CIERRE PRESUPUESTAL
d. Tener en cuenta los lineamientos de ejecución y cierre presupuestal,
expedidos por la SED
e. La información de ejecución presupuestal al cierre de la vigencia debe
ser remitida en medio físico y mediante aplicativo, ésta debe contener
las siguientes características:
i. El presupuesto inicial debe ser el mismo al de la Resolución
de liquidación
ii. El presupuesto definitivo debe contemplar la totalidad de las
modificaciones presupuestales (adición, traslado y reducción),
iii. Contener la totalidad de CDP y RP expedidos durante la
vigencia, al igual que los giros
f. Los reconocimientos registrados deben estar soportados por un acto
administrativo o certificación expedidos por la entidad que va a girar
los recursos
g. Las cuentas por pagar deben quedar en poder del auxiliar
administrativo con funciones financieras y deben contener:
i. Orden de pago debidamente diligenciada por el ordenador del
gasto
ii. Factura presentada por el proveedor del bien o servicio y
radicada en la pagaduría
iii. Certificado de recibo a satisfacción del servicio
iv. Comprobante de ingreso al almacén en el caso de compra de
bienes
v. Certificado de disponibilidad presupuestal
vi. Certificado de registro presupuestal
vii. Contrato, orden de servicio, orden de compra, orden de
trabajo.
h. Las reservas presupuestales deben tener las siguientes características:
i. Registro en libros contables
ii. CDP
iii. Contrato (orden de servicios, orden de compra, orden de
suministro y/o orden de trabajo) debidamente legalizado
iv. Certificado de registro presupuestal
i. Cancelación de reservas presupuestales, si al momento del cierre
presupuestal existen reservas constituidas en el año inmediatamente
anterior (2008), y que no fueron ejecutadas dentro de la vigencia
(2009), éstas deben fenecer mediante acta, presupuestamente
constituirse en pasivo exigible y registrarse contablemente en una
cuenta de orden.
j. Los excedentes financieros resultan de la diferencia entre la
disponibilidad neta de tesorería y el monto de las obligaciones y
compromisos presupuestales legalmente adquiridos y pendientes de
pago a 15 de diciembre de 2009, los cuales deben ser adicionados tanto
en ingresos como en gastos al presupuesto para el 2010. los recursos
de destinación específica deben ser adicionados para atender el mismo
objeto para el cual se recibieron
k. Los saldos de CDP que no tuvieron trámite de RP deben anularse de tal
maneta que la ejecución presupuestal a la fecha de cierre no debe
reflejar saldo alguno en los CDP.
l. Realizar la conciliación entre los giros presupuestales y los pagos
efectivos de la vigencia 2009 y de las cuentas por pagar y reservas
presupuestales, con el fin de establecer una situación fiscal y de
tesorería confiable, labor que debe realizar el Auxiliar Administrativo con
funciones financieras.
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m. Presentar cierre de acuerdo al formato y enviar información a la SED
LISTA DE CHEQUEO SI NO
La información de ejecución y cierre presupuestal de la vigencia 2008,
fue remitida a la SED, dentro de la fecha establecida.
Presentaron la información en los formatos establecidos para tal fin
El presupuesto inicial de la vigencia 2009, es igual al registrado en la
ejecución presupuestal de cierre
El presupuesto definitivo contempla la totalidad de las modificaciones
presupuestales realizadas dentro de la vigencia 2009
La ejecución presupuestal de cierre contiene la totalidad de CDP y RP
expedidos durante la vigencia, al igual que los giros.
Los reconocimientos están soportados por un acto administrativo o
certificación expedidos por la entidad que va a girar los recursos
Las cuentas por pagar contienen los soportes requeridos de acuerdo a lo
enunciado en le literal d de numeral 4 de este documento
Las reservas presupuestales tiene como soporte: Registro en libros
contables, CDP; Contrato y/o orden y RP
Las reservas presupuestales de la vigencia 2007, que no ejecutaron
dentro de la vigencia 2008 fueron fenecidas mediante acta firmada por el
ordenador del gasto y auxiliar administrativo
Constituyeron pasivos exigibles con las reservas canceladas
Los excedentes financieros fueron incluidos en el presupuesto 2009
Los excedentes financieros con destinación específica fueron apropiados
en los rubros correspondientes
Los saldos de CDP no ejecutados fueron anulados mediante acta firmada
por el ordenador del gasto y auxiliar administrativo
Existe conciliación entre los giros presupuestales y los pagos efectivos de
la vigencia 2006, cuentas por pagar y reservas presupuestales
HORARIOS DE ATENCIÓN:
Padres de Familia: Martes y Jueves: De 8:00 a.m. a 12:00 m Y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
Docentes: Lunes y Miércoles: De 8:00 a.m. a 12:00 m Y de 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
Proveedores: Lunes y Viernes: De 8:00 a.m. a 12:00 m
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