Videoconferencia dictada por Nikos Siera Duque Colombia Ciclo de Videoconferencias Latinoamericanas: colaboraciones bibliotecarias

1. LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Por
Nikos Sierra Duque
@nikossierra
@radarsas
“Las especies que sobreviven no son
las más fuertes, ni las más rápidas, ni
las más inteligentes; sino aquellas que
se adaptan mejor al cambio”. Charles
Darwin

2. Nikos Sierra Duque
Profesional en Ciencias de la Información y la
Documentación, estudiante de Negocios Internacionales, Empresario
del sector de la Información, Consultor especialista en Gestión del
Conocimiento y la información, y Gestión de tecnologías.
Fundador y Arquitecto de soluciones de Radar Información y
Conocimiento, Empresa de consultoría en Gestión empresarial.
Experiencia de 8 años en implementación de tecnologías de apoyo a
la gestión documental y de información en entidades públicas y
privadas.
Conferencista internacional sobre temas de software y tecnologías
para Gestión Documental y Gestión del Conocimiento
Bloguer en Infoesfera.info.

6. ¿Que es Gestión?

7. Gestión
Hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo
cualquiera
Dirigir
Mandar
Administrar
Ejecutar
Encargar
Diligenciar
Resolver
Tramitar

11. ¿Qué es Cambio?

12. Cambio
Ceder una cosa por otra
Reemplazar una cosa por otra
Convertir. Modificar
Proceso a través del cual se pasa de un estado a otro, generándose
transformaciones de carácter cuantitativo y/o cualitativo de la
realidad

19. ¿Qué es Gestión del Cambio?

20. Gestión del Cambio es...
✓ Articular los elementos, recursos y estrategias organizacionales para
conseguir los cambios planificados en los individuos, comunidades y
sociedades facilitando la transición desde un estado dado a uno deseado.
✓ Un proceso continuo y no un evento aislado.
✓ El cambio debe venir acompañado de nuevas y más efectivas formas de
participación de los empleados.
✓ Debe convertirse en una estrategia organizacional reflejada en competencias
y habilidades de las organizaciones.

24. Fases del Cambio

25. FASE 1. FASE DEL PRESENTIMIENTO.
Emoción predominante: la preocupación.
❖ Existen rumores, señales
anunciadoras, comentarios y cierta
intranquilidad en el ambiente. La gente
empieza a preocuparse por lo que se imagina
que va a ocurrir y por lo que pueda ocurrirles
a ellos.

26. FASE 2. EL SHOCK.
Emoción predominante: el miedo.
❖ Cuando alguien anuncia el cambio y da a
conocer sus detalles principales despeja la
preocupación pero aparece una emoción
nueva: el miedo. Miedo a lo desconocido, a lo
nuevo, a no saber qué hacer ante las nuevas
condiciones existentes.

27. FASE 3. LA RESISTENCIA.
Emoción predominante: el enfado, la irritación.
❖ Después del shock inicial comienza a
manifestarse la conocida resistencia al
cambio. Los afectados tratan de ganar
seguridad frente a la nueva situación
anclándose en el estado de cosas anterior.
Aumenta la energía empleada en hacer cosas
tal como se venían haciendo, como
demostración de que no todo iba tan mal
antes y que el cambio no es tan necesario.

28. ❖ En esta Fase comienza a predominar la
convicción de que el cambio es necesario. En
esta fase se hace necesario un enfoque
individual. Se precisa ajustar el cambio a las
necesidades e inquietudes de de cada uno de
los afectados (¿qué tengo que cambiar
yo?, ¿qué debo de hacer de distinta
manera?). En esta fase hay que resolver
dudas de carácter práctico. La duda y la
desorientación típicas de esta fase, inducen
sentimientos de frustración y deseos de volver
atrás.
FASE 4. ACEPTACIÓN RACIONAL.
Emoción predominante: la frustración.

29. FASE 5. ACEPTACIÓN EMOCIONAL.
Emoción predominante: la nostalgia.
❖ Cuando todo el mundo parece convencido de
que el cambio es inevitable y de que no hay
vuelta atrás posible, se ha llegado al punto
crítico emocional en el proceso de cambio. Es
el momento de más bajo estado de ánimo de
los individuos pero el comienzo de la subida
de moral de las fases posteriores. La gente
empieza a mirar hacia delante en vez de
hacia atrás.

30. FASE 6. LA APERTURA.
Emoción predominante: curiosidad, entusiasmo.
❖ Superada la fase anterior, comienza a olvidarse
el pasado y la gente empieza a mirar con
curiosidad y optimismo “lo nuevo”. En esta fase
se ven los objetivos del cambio de una manera
realista y se comienza a percibir con claridad lo
que dista la situación actual de la deseada. En
este momento es más fácil canalizar la energía
y la productividad de acuerdo a los nuevos
modos.

31. FASE 6. LA INTEGRACIÓN.
Emoción predominante: la confianza.
❖ Tras las experiencias de éxito y los errores
superados, se crea una experiencia de
superación de las dificultades y de progresiva
confianza en las nuevas maneras de hacer y
en la bondad del cambio.

32. Energía + Fases del Cambio + Emociones de cada fase

33. Ciclo Cambio - Aprendizaje

34. 6 Niveles lógicos de pensamiento
Espiritualidad / Propósito: ¿Quién mas? Se puede ver como tu conexión a un sistema mayor o a un poder
superior. Si eres un individuo o una compañía que proporciona una serie de servicios, ¿qué impacto tienen
tus acciones en tu comunidad, en tu cultura y en la cultura de otros?
Identidad: ¿Quién? ¿Quién eres como individuo o empresa? ¿Qué papel representas? ¿Cuáles son tus
acciones en el marco de tu propósito en la vida? ¿Qué piensas sobre ti mismo?
Creencias / Valores: ¿Por qué? ¿Por qué haces las cosas que haces? ¿En qué crees o qué es lo que
valoras?
Capacidades / Estrategias: ¿Cómo? ¿Cómo haces las cosas que haces? Siendo un individuo o una
empresa, ¿cuáles son tus capacidades, habilidades, estrategias o planes de acción?
Comportamiento: ¿Qué? ¿Cuáles son las cosas que haces? ¿Cuáles son tus comportamientos?
Entorno: ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Con quién? ¿Dónde, cuándo y con quién pones en práctica tus
comportamientos? ¿Cuáles son las influencias y las limitaciones que están actuando sobre ti?

36. Ahora si a lo que vinimos...

37. LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS
DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

38. Metodología para la
implementación de Sistemas de
Gestión de Documentos - ISO
15489

42. Hagamos primero el Diagnóstico

43. Lógico,
matemático
Creativo,
sensible

44. Elementos de la Cultura Organizacional
❖ Códigos y Significados: como elemento aparente más característico, plasmado en el lenguaje.
❖ Los modelos de la realidad: las ideas generales que dan explicación de la vida y de los modos
de actuar.
❖ Valores y Creencias: conjunto de creencias, valores, normas y sanciones.
❖ Héroes: miembros de la organización que mejor personifican los valores sobresalientes de la
cultura. Su función es proporcionar modelos, estableciendo patrones de desempeño.
❖ Ritos y rituales: ceremonias que los miembros de la organización realizan para celebrar y
reforzar los valores y héroes de la vida organizativa.
❖ Redes de trabajo de la comunicación cultural: canales informales de interacción que se usan
para la inducción de los miembros en la cultura de la organización.
❖ Comunicación: manifestación cultural dada mediante intercambios de información.
❖ Tabúes: tienen como objetivo orientar el comportamiento delimitando las áreas prohibidas,

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2.0
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En la web:
- Las fases del cambio (2): "From the dream come the vision" -
estratega
- Innovar en modelos de negocio: lo importante son las preguntas | ElBlog de Javier Megias Terol- Algunos modelos de negocio innovadores, por Javier Megias- Change Management Blog: Forget Change Management

56. Fuente de las imagenes
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✓ http://www.flickr.com/photos/nestoralonso/4056644608
✓ http://www.flickr.com/photos/nestoralonso/4055903937
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✓ http://www.biografiasyvidas.com/monografia/aristoteles/fotos/aristoteles_busto.jpg
✓ http://deliteratura.wikispaces.com/file/view/renacimiento.jpg/207935248/renacimiento.jpg
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✓ http://4.bp.blogspot.com/_zU7cCfB9eSY/Ra1DsNGSmYI/AAAAAAAAAGM/Ll3kYLbPXhk/s1600/La+Ilustraci%C3%B3n.png
✓ http://upload.wikimedia.org/wikipedia/en/3/3f/Immanuel_Kant_3.jpg
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57. Fuente de las imagenes
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