GESTION DE PROCESOS

1. 1
Diplomado:
Sistemas Integrados
de Gestión con
énfasis en ISO
45001:2018 e ISO
31000:2018
Gestión por procesos
27 de octubre de 2021- Telepresencia
Esp Oscar David Carvajal Acosta

2. 2
NEGOCIACIÓN DE EXPECTATIVAS

3. 3
• REGLAS DE JUEGO
• HORARIO
• METODOLOGÍA
• PARTICIPACIÓN
• PRESENTACIÓN
DOCENTE
• EXPECTATIVAS
• PRESENTACIÓN
PERSONAL
• EXPERIENCIA
SISTEMAS DE GESTIÓN
• EXPECTATIVAS DEL
CURSO
Gestión por Procesos 27/10/2021

4. 4
1
GESTIÓN DE PROCESOS

5. 5
El Gerente no quiere escuchar de no
conformidades, de cumplimiento de requisitos, de
acciones correctivas…El Gerente desea saber si
estamos ganando o perdiendo, y de los beneficios
tangibles y no tangibles de las oportunidades
–Nigel Croft, Chair of the ISO subcommittees
EL IDIOMA DE LA GERENCIA
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Gestión por Procesos 27/10/2021

6. 6
1. Enfoque basado en Procesos
2. Estructura de Alto Nivel
3. Procesos de planeación
4. Procesos de ejecución
5. Procesos de verificación
6. Porcesos de mejora
Contenido
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Gestión por Procesos 27/10/2021

7. 7
SISTEMA
Conjunto de elementos mutuamente
relacionados o que interactúan
Gestión por Procesos 27/10/2021

8. 8
GESTIÓN
Actividades coordinadas para dirigir y
controlar una organización
Gestión por Procesos 27/10/2021

9. 9
ENFOQUE DE PROCESOS EN SISTEMAS DE GESTIÓN
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
E
N
T
R
A
D
A
S
S
A
L
I
D
A
S
C
L
I
E
N
T
E
S
PROCESO
Actividades mutuamente
relacionadas
(Transformación)
Gestión por Procesos 27/10/2021

10. 10
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los
recursos relacionados se gestionan como un proceso
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Evidencias
Los procesos y
responsabilidades están
definidos correctamente.
Las interfaces entre procesos y
funciones están definidas.
Tanto los riesgos como las
consecuencias e impactos en
cualquier parte interesada son
evaluados Beneficios
Ahorro de dinero y
tiempo.
Mejora de resultados.
Definición de nuevos y
mejores objetivos y
metas
Gestión por Procesos 27/10/2021

11. 11
ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL NORMAS ISO
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
• Cláusula 1: Alcance
• Cláusula 2: Referencias normativas
• Cláusula 3: Términos y definiciones
• Cláusula 4: Contexto de la organización
• Cláusula 5: Liderazgo
• Cláusula 6: Planificación
• Cláusula 7: Apoyo
• Cláusula 8: Operación
• Cláusula 9: Evaluación del desempeño
• Cláusula 10: Mejora
Gestión por Procesos 27/10/2021

12. 12
4.
Contexto de la
organización
5.
Liderazgo
6. Planificación
• Contexto interno y externo
• Necesidades y expectativas
de partes interesadas
• Alcance
• Sistema de Gestión
• General
• Compromiso Gerencial
• Política
• Roles, Responsabilidad y
autoridad.
• Riesgos y oportunidades
• Objetivos y planes
Gestión por Procesos 27/10/2021

13. 13
7.
Soporte
8.
Operación
9.
Evaluación del
desempeño
10.
Mejora
• Recursos
• Competencias
• Concienciación
• Comunicación
• Información documentada
• Planificación y control operativo
• Seguimiento, medición, análisis y
evaluación
• Auditoria interna
• Revisión por la dirección
• No conformidad y acción correctiva
• Mejora continua
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14. 14
GESTIÓN
Actividades coordinadas para dirigir y
controlar una organización
Gestión por Procesos 27/10/2021

15. 15
CICLO DE MEJORA CONTINUA
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
P
H
V
A
Gestión por Procesos 27/10/2021

16. 16
PLANEAR
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
ü Contexto de la organización
ü Liderazgo
ü Planificación
ü Apoyo
V
A
H
Gestión por Procesos 27/10/2021

17. 17
HACER
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
V
A P
ü Operación
Gestión por Procesos 27/10/2021

18. 18
VERIFICAR
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
H
A P
ü Evaluación del desempeño
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19. 19
ACTUAR
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
H
V
P
ü Mejora
Gestión por Procesos 27/10/2021

20. 20
2
PROCESOS DE PLANEACIÓN

21. 21
Cuestiones Externas
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Contexto de la organización
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Identificación de
las cuestiones
externas
Requisitos legales y reglamentarios
Requisitos y acuerdos del sector
La competencia
La Globalización
Factores sociales, económicos,
políticos y culturales
Innovaciones y avances de la
tecnología
El entorno natural
Inventario de cuestiones externas
que afectan directamente el Sistema
de Gestión
Gestión por Procesos 27/10/2021

22. 22
Cuestiones Internas
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Contexto de la organización
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Identificación de
las cuestiones
internas
Tamaño y complejidad
Actividades y procesos asociados
Estrategia
Tipo de productos y servicios
Desempeño
Recursos
Niveles de competencia y
conocimientos organizacionales
Madurez
Innovación
Inventario de cuestiones internas
que afectan directamente el Sistema
de Gestión
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23. 23
Contexto de la organización
Comprensión de la Organización y su contexto
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Identificación de
las partes
interesadas
Universo de
todas las partes
que tienen
relación con la
Organización
Partes que pueden afectar,
ser afectadas o percibirse
como afectadas por una
decisión o actividad de la
Organización
Riesgo Oportunidad
Gestión por Procesos 27/10/2021

24. 24
Contexto de la Organización
Necesidades y expectativas de partes interesadas
Partes que pueden afectar, ser
afectadas o percibirse como
afectadas por una decisión o
actividad de la Organización
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Identificación de
las necesidades
de las partes
interesadas
Las necesidades y expectativas (por
ejemplo, los requisitos) pertinentes
de todas las partes interesadas;
Cuáles de estas necesidades y
expectativas son o podrían
convertirse en requisitos legales y
otros requisitos aplicables.
Gestión por Procesos 27/10/2021

25. 25
Contexto de la organización
Alcance del Sistema de Gestión
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Inventario de cuestiones
externas que afectan
directamente el Sistema de
Gestión
Inventario de cuestiones
internas que afectan
directamente el Sistema de
Gestión
Las necesidades y expectativas
(por ejemplo, los requisitos)
pertinentes de todas las partes
interesadas;
Cuáles de estas necesidades y
expectativas son o podrían
convertirse en requisitos
legales y otros requisitos
aplicables.
Definición del
alcance del
Sistema de
Gestión
ALCANCE DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
Actividades, productos y servicios
dentro del control o la influencia de la
organización y que puedan tener un
impacto en su desempeño
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Gestión por Procesos 27/10/2021

26. 26
Contexto de la organización
Sistema de Gestión
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Determinación de
los procesos
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
ALCANCE DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
Actividades, productos y servicios
dentro del control o la influencia de la
organización y que puedan tener un
impacto en su desempeño
PROCESOS Y SUS
INTERRELACIONES
Dirección
Provisión de recursos
Operación
Seguimiento, medición, análisis,
revisión, mejora, aprendizaje e
innovación
Propósito
Objetivos con indicador
Resultados
Necesidades de partes
interesadas
Entradas, recursos e
información
Actividades
Restricciones
Riesgos y oportunidades
Responsabilidades y
autoridades
Gestión por Procesos 27/10/2021

27. 27
Liderazgo
Generalidades
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Demostración de
Liderazgo
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Direccionamiento estratégico de la
Organización
• Promover el establecimiento del
Direccionamiento estratégico
• Crear ambiente interno para
lograr el compromiso de las
personas con los objetivos
• Empoderar a los líderes para
apoyar el logro de los objetivos
Estableciendo Política de Gestión
Garantizando la integración en las
actividades de la organización
Asegurando disponibilidad de
recursos
Comunicando la importancia de
cumplir con el SG
Garantizando el cumplimiento de
requisitos
Apoyar a otros roles directivos
Asegurar y promover la mejora
continua
ALCANCE DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
Actividades, productos y servicios
dentro del control o la influencia de la
organización y que puedan tener un
impacto en su desempeño
Gestión por Procesos 27/10/2021

28. 28
Liderazgo
Política del Sistema de Gestión
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Definición de
Política del
Sistema de
Gestión
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Direccionamiento estratégico de la
Organización
Política del SG
• Apropiada al propósito de la
organización
• Proveer el marco de referencia
para los objetivos
• Incluir el compromiso de
satisfacer los requisitos
• Incluir compromiso de la mejora
continua.
ALCANCE DEL SISTEMA DE
GESTIÓN
Actividades, productos y servicios
dentro del control o la influencia de la
organización y que puedan tener un
impacto en su desempeño
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas DEBE
• Estar disponible
• Estar comunicada dentro de la
organización
• Estar disponible para las partes
interesadas.
Gestión por Procesos 27/10/2021

29. 29
Liderazgo
Roles y responsabilidades
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Definición de
roles y
responsabilidade
s
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Responsabilidad y autoridad
• Garantizar que el Sistema de
Gestión sea conforme con los
requisitos
• Reportar el desempeño del
Sistema de Gestión a la alta
dirección
PROCESOS Y SUS
INTERRELACIONES
Dirección
Provisión de recursos
Operación
Seguimiento, medición, análisis,
revisión, mejora, aprendizaje e
innovación
Gestión por Procesos 27/10/2021

30. 30
Planificación
Acciones para abordar riesgos y oportunidades
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Definición de
acciones para
prevenir riesgos y
aprovechar
oportunidades
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Cuestiones internas y externas
Plan riesgos y oportunidades
• Asegurar que se alcanzan los
requisitos
• Prevenir o reducir efectos no
deseados
• Mejorar continuamente.
• Abordar los riesgos y
oportunidades
• Integrar las acciones al sistema
de gestión
• Evaluar eficacia de las acciones
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Cambios planificados
Gestión por Procesos 27/10/2021

31. 31
Planificación
Objetivos del Sistema de Gestión
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Definición de
Objetivos
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Política del Sistema de Gestión Objetivos
• Comprensibles
• Medibles
• Desplegados
• Comunicados
• Monitoreados
• Actualizados
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Gestión por Procesos 27/10/2021

32. 32
Apoyo
Competencia
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Gestión de
competencias
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Cuestiones internas y externas
Evidencias de competencia
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Acciones para satisfacer
necesidades de competencia
Seguimiento al cumplimiento de las
acciones
Personas competentes
Plan riesgos y oportunidades
Gestión por Procesos 27/10/2021

33. 33
Apoyo
Recursos
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Gestión de
recursos
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Cuestiones internas y externas
Evidencias de cumplimiento
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Acciones para satisfacer
necesidades de recursos
Seguimiento al cumplimiento de las
acciones
Recursos necesarios
Plan riesgos y oportunidades
Gestión por Procesos 27/10/2021

34. 34
Apoyo
Toma de conciencia
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Toma de
conciencia
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Cuestiones internas y externas
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Acciones para garantizar que las
personas son conscientes de:
Plan riesgos y oportunidades
• La Política del Sistema de
Gestión
• Su contribución a la efectividad
del Sistema de Gestión,
incluyendo los beneficios de la
mejora del desempeño
• Las implicaciones del
incumplimiento de los requisitos.
Responsabilidad y autoridad
Política del SG
Gestión por Procesos 27/10/2021

35. 35
Apoyo
Comunicación
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Comunicación
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Cuestiones internas y externas
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Canales de comunicación interna y
externa que definan como mínimo:
Plan riesgos y oportunidades
• Qué se comunica
• Cuándo se comunica
• A quién se comunica.
Responsabilidad y autoridad
Política del SG
Gestión por Procesos 27/10/2021

36. 36
Apoyo
Información documentada
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Control de la
información
documentada
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Mecanismo de creación y
actualización
Plan riesgos y oportunidades
Responsabilidad y autoridad
Política del SG
Requisitos de los sistemas
Mecanismo de control de la
información documentada
Gestión por Procesos 27/10/2021

37. 37
3
PROCESOS DE OPERACIÓN

38. 38
Operación
Información documentada
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Control de la
operación
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Criterios de los procesos
Plan riesgos y oportunidades
Responsabilidad y autoridad
Control de los procesos de acuerdo
con los criterios
Información documentada del
cumplimiento de los criterios
Control de cambios y desviaciones
Control de procesos subcontratados
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39. 39
4
PROCESOS DE VERIFICACIÓN

40. 40
Evaluación del desempeño
Monitoreo, medición, análisis y evaluación
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Monitoreo,
medición, análisis
y evaluación
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Necesidades y expectativas de las
partes interesadas
Procesos y sus interrelaciones
Resultados de Medición
Plan riesgos y oportunidades
Cambios
Análisis de los resultados
Evaluación del análisis
Informe de la eficacia del sistema de
gestión
Métodos
Gestión por Procesos 27/10/2021

41. 41
Evaluación del desempeño
Auditoria interna
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Auditoria Interna
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Alcance del Sistema de Gestión
Procesos y sus interrelaciones
Actividades de mejoramiento para
auditores
Programa de Auditorías
Auditores
Informe de Auditoria
Gestión por Procesos 27/10/2021

42. 42
Evaluación del desempeño
Revisión por la dirección
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
Revisión por la
dirección
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Alcance del Sistema de Gestión
Procesos y sus interrelaciones
Decisiones relacionadas con el
mejoramiento continuo y necesidad
de cambio del sistema de gestión
Informe de auditorías
Resultado de mediciones
Estado de la idoneidad, adecuación
y efectividad del Sistema de Gestión
Gestión por Procesos 27/10/2021

43. 43
5
PROCESOS DE MEJORA

44. 44
Mejora
No conformidad
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
No Conformidad
y Acción
correctiva
PROCESO SALIDAS
ENTRADAS
Reportes de incumplimientos
Evaluar requerimiento de tomar
acción correctiva
Acciones para corregir o manejar las
consecuencias
Determinar causas
Implementar acciones
Hacer seguimiento
Gestión por Procesos 27/10/2021

45. 45
Gracias