Este documento presenta tres capacidades clave para la gestión y organización de eventos. Primero, explica los principios de la promoción de ventas, eventos y patrocinios. Segundo, describe los aspectos teóricos y prácticos de la publicidad, el marketing y los medios de comunicación aplicados a la gestión de eventos. Tercero, explica las técnicas de protocolo para la planificación y organización de eventos públicos y privados. Además, analiza la dinámica de grupos como base fundamental para la gestión exitosa de eventos

1. MÓDULO I
LOCUCIÓN Y PRODUCCIÓN DE
EVENTOS.
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2. COMPETENCIA DEL
MÓDULO FORMATIVO
Gestionar las actividades de
marketing empresarial al
interior y exterior de la
organización, de acuerdo a
las normas y procedimientos
establecidos. 2

3. CAPACIDADES DE LA UNIDAD
DIDÁCTICA
1. Expresa los principios de la promoción de ventas,
eventos y patrocinios, estableciendo los elementos claves
para Informar, persuadir o recordar y aplicando los
procesos legales y administrativos para la comercialización
de eventos.
2. Conoce los principales aspectos teórico-prácticos de la
publicidad, el marketing y los medios de comunicación
aplicados a la gestión y producción de eventos con
técnicas y procesos necesarios.
3. Conoce las principales técnicas de protocolo aplicadas a
la gestión, planificación y organización de cualquier tipo de
evento público o privado, así como la normatividad vigente.
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4. PRIMERA CAPACIDAD
INDICADOR DE LOGRO:
IDENTIFICA EL PROCESO DE GESTIÓN Y
TÉCNICAS DE DINÁMICA DE GRUPO EN LA
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
Descripción:
Analiza y comprende las bases conceptuales de
la gestión, que sirven de fundamento para
ejecutar la organización de los eventos en
RR.PP. a nivel de empresa, asumiendo
liderazgo y conciencia de la importancia del
trabajo en equipo como parte de la Dinámica de
Grupos. 4

5. FUNDAMENTOS PARA LA GESTIÓN DE
LOS EVENTOS
RR.PP
. HUMBERTO ANTONIO GUEVARA
ORTIZ
rrpp57@gmail.com 5

6. ENFOQUES BÁSICOS
Gestión “Es la asunción y ejercicio de
responsabilidades sobre un proceso, es decir, sobre
un conjunto de actividades”.
Incluye:
La preocupación por la disposición de los recursos
y estructuras necesarias para que tenga lugar.
La coordinación de sus actividades y
correspondientes interacciones.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA “Es la forma en que se
utilizan los escasos recursos para conseguir los
objetivos deseados”.
Se realiza sobre 4 fases del proceso administrativo:
Planeación, Organización, Dirección y Control. 6

7. 7
• Planificación. – Debe de tenerse una visión global de la
empresa, tomando decisiones, sobre objetivos concretos.
• Organización.- Deben de tener el mejor provecho de sus
trabajadores y de los recursos, para obtener mejores
resultados.
• Integración de personal .- Deben de estar siempre
entusiasmados y motivados.
• Dirección.- Debe de tener una elevada comunicación
con sus trabajadores, creando un ambiente propicio para
lograr la eficacia, y por ende la rentabilidad de la
empresa.
• Control. – Debe de ver el progreso del personal, en los
objetivos marcados, y también en el producto en proceso.

8. 8
 La Gestión empresarial, trata sobre
planificación y organización empresarial, a
partir de la vital importancia que estos
elementos tienen en relación con el buen
funcionamiento de una empresa, quiere mostrar
los correctos procedimientos que nos permitan
desarrollar una buena gestión empresarial, ésta
que, sin duda, será una de las claves para el
éxito de nuestra empresa.

9. Organización “Es el resultado de coordinar,
disponer y ordenar los recursos disponibles
(humanos, financieros, físicos y otros) y las
actividades necesarias, de tal manera, que se
logren los fines propuestos”.
Ejemplo:
La organización de una empresa que ofrece
productos de valor, es competitiva en el mercado y
genera una determinada utilidad.
La organización de un evento para el lanzamiento
de un nuevo producto con la finalidad de lograr un
buen posicionamiento inicial de la marca. 9

10.  Gestión del conocimiento
 Gestión de empresas públicas y privadas, nacionales e
internacionales
 Gestión de la logística y la táctica no solamente de la
guerra
 Gestión del Diseño.
 Gestión de la Realidad
 Gestión de la Información
 Gestión Gubernamental y/o Pública
 Gestión de Políticas Públicas
 Gestión de Negocios
 Gestión Intergubernamental
 Gestión de Derechos Humanos
La gestión se
clasifica en
función del
tipo de
actividad de
trabajo
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11.  Gestión de Documentos
 Gestión de Género
 Gestión Ambiental
 Gestión de la Biodiversidad
 Gestión y Bioética
 Gestión Laboral
 Gestión Deontológica
 Gestión Política
 Gestión de Contratos
 Gestión en Salud
 Gestión Personal
 Gestión de Proyectos
 Gestión Social
La gestión se
clasifica en
función del
tipo de
actividad de
trabajo
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12. EL PLAN DE TRABAJO EN RR.PP.
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13. 13
 LA PLANEACIÓN: “Es el proceso de anticipar
y hacer los preparativos para enfrentarse a
aquellas condiciones que puedan afectar las
organizaciones, y sus operaciones hasta el grado
que sea posible, hacer que ocurran las
condiciones deseadas”.
(CHRUDEN)
 PLANEAMIENTO: “Acción que se emprende
para hacer frente en la forma más efectiva a
necesidades futuras, basándose en pruebas, es
decir, sacada en su mayor parte de la
experiencia pasada”.

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 PLANIFICACIÓN: “Término genérico,
que, implica la selección de alternativas de
solución, con criterio de racionalidad y
eficiencia”.
Comprende la relación objetivos, políticas,
programas y procedimientos compatibles con
los recursos disponibles.
PLAN:
“Es el instrumento de planificación, que
comprende una estructura de operaciones a
realizar, ordenadas de una manera coherente,
coordinada y además implementada con los
recursos disponibles”.

15. ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de
trabajo?
El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es
de 06 o 12 meses si es General.
Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto,
considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para
preparar el plan.
Uno de 24 meses sería demasiado largo, porque
muchas condiciones cambian a lo largo de un año, y al
final de este año, los objetivos y prioridades pueden ser
diferentes. Debe seguir a las revisiones anuales.
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16. ESQUEMA DE UN PLAN
I.- IDENTIFICACIÓN
1.1. Denominación: Plan de ………… para la ...
1.2. Razón social de la Empresa:
1.3. Área o Departamento:
1.4. Responsables:
1.4.1. Planificación:
1.4.2. Ejecución:
1.4.3. Control y Supervisión:
1.4.4. Evaluación:
1.5. Periodo de vigencia:
1.5.1. Inicio:
1.5.2. Término:
1.6. Fundamentación:
1.6.1. Legal:
1.6.2. Técnica:
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Nombres, apellidos y cargo

17. II.- DIAGNÓSTICO SITUACIONAL.-
2.1. Estudio de la empresa.
2.2. Estudio de los públicos.
2.3. Determinación de problemas.
2.4. Metas de atención.
2.5. Estrategias.
2.6. Objetivos.
III.- PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES.-
Se establecerán conforme a las áreas de
trabajo que se plantearán luego de efectuado
el diagnóstico en la empresa y públicos.
IV.- CUADRO DE PROGRAMACIÓN.-
Se anexa al presente. 17

18. 18
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 AE AS ANE
MARZO SUPERVISIÓN
CUADRO DE PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
Cód. ACTIVIDADES
ENERO FEBRERO
CRONOGRAMA
OBSERVACIÓN
ABRIL MAYO

19. V.- RECURSOS.-
5.1. Humanos.
5.2. Materiales:
5.2.1. Útiles de oficina.
5.2.2. Mobiliario.
5.2.3. Instalaciones y Equipos.
5.3. Económicos
COD. ÁREA
COD. ACTIVIDAD
COSTO
TOTAL
HUMANOS
MATERIALES
Mobiliario Equipos Útiles
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20. VI.- FINANCIAMIENTO.-
Se establecerá conforme al tipo de actividades
que se definan y conforme al presupuesto que
disponga la empresa y el departamento.
VII.- CONTROL Y EVALUACIÓN.-
Se realizará conforme al desarrollo de las
actividades por los Directivos de la organización
de acuerdo al presente plan de trabajo.
VIII.- INFORME FINAL.-
Será presentado al culminar el tiempo
establecido conforme las Normas de la
organización, para lo cual se adjuntarán todos
los materiales utilizados y producidos.
Trujillo, del 200…….
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21. 21

22. LA DINÁMICA DE GRUPOS COMO
BASE DE GESTIÓN DE EVENTOS
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23. DINÁMICA DE GRUPOS
Surge en los EE.UU., durante la II Guerra Mundial y fue popularizada por Kurt
Lewin, quien en 1945 estableció la primera organización dedicada
exclusivamente a la dinámica de grupos.
Según Darwin Cartwringht y Alvin Zander, en su libro “Dinámica de
Grupos” (1972), se puede entender de 3 maneras:
 Referirse a una especie de ideología política preocupada por las formas
en que debieran organizarse y manejarse los grupos.
 Una serie de técnicas (interpretar roles, observación, decisiones de
grupo) usadas en programas de entrenamiento para mejorar las
relaciones humanas, manejo de conferencias y comités.
 Un campo de investigaciones para obtener conocimientos sobre la
naturaleza de los grupos, las leyes de su desarrollo y sus interrelaciones
con los individuos, otros campos e instituciones más amplias.
Cobró gran relevancia en los EE.UU. Durante 1900 y 1925 después de la
“revolución de la educación pública”, influida por las ideas de Jhon Dewey,
propugnándose “aprender haciendo” y trabajar proyectos, antes que transmitir
conocimientos.
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24. CONCEPTO:
“Es una designación sociológica para indicar los cambios en un grupo de
personas cuyas participaciones y relaciones mutuas son importantes, hallándose en
contacto los unos con los otros, y con actitudes colectivas, continuas y activas”.
CARACTERÍSTICAS:
Los mismos Darwin Cartwringht y Alvin Zander caracterizan a la dinámica de grupos
en los siguientes términos:
 Hace hincapié en una investigación empírica teóricamente significativa.
 Interés por la Dinámica e interdependencia de los fenómenos.
 Relevancia interdisciplinaria
 Aplicabilidad potencial de los hallazgos a la práctica social.
MECÁNICA DEL DESARROLLO:
I. Formación: se mantienen distanciados y trabajan juntos solo si es necesario.
II. Turbulencia: hay mucha discusión y conflicto destructivo.
III. Normatividad: dedican tiempo en socializar, ya intentan llevarse bien.
IV. Ejecución: hay comunicación abierta y apoyo mutuo. Ya hay productividad.
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25. FUERZAS INTERNAS DEL GRUPO:
 Liderazgo
 Motivación
 Metas comunes
 Productividad
 Relaciones
ÁREAS GRUPALES:
Formativa: brindarles la posibilidad de desarrollar capacidades
distintas al simple conocimiento y de superar problemas personales.
 Psicoterapéutica: para superar problemas específicos.
 Educativa: con el fin de dar a conocer nueva información.
 Socialización: aprender a comunicarse y a convivir.
 Trabajo en equipo: se generan formas de trabajo en conjunto.
 Equidad de género en distintos grupos sociales
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26. APLICACIONES:
 Organizaciones laborales
 Educación
 Psicoterapia de grupo
 Integración familiar
 Organizaciones religiosas
 Trabajo en comunidades
 Campamentos
ETAPAS DE LAS TÉCNICAS DE DINÁMICA GRUPAL:
Etapa de inicio: Técnicas de presentación
Técnicas de división grupal
Etapa de desarrollo: Técnicas de comunicación
Técnicas de participación
Técnicas de procesamiento de la información
Técnicas de resolución de conflictos
Etapa de cierre: Técnicas de la evaluación de la dinámica grupal
Técnicas de evaluación de los aprendizajes grupales
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27. ASPECTOS QUE DEBEN CONSIDERARSE EN SU CONFORMACIÓN:
1. Modelos de participación del grupo
2. Modelo de comunicación del grupo
3. Cohesión del grupo
4. Atmósfera del grupo
5. Normas del grupo
6. Procedimientos del grupo.
TÉCNICAS DE DINÁMICA DE GRUPOS
Se pueden tipificar en 02 básicas:
A. TÉCNICAS EN LAS QUE INTERVIENEN EXPERTOS:
1. Simposio.
2. Mesa redonda.
3. Panel
4. Diálogo o debate público.
5. Entrevista o consulta pública.
6. Entrevista colectiva.
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28. B. TÉCNICAS EN LAS QUE INTERVIENE ACTIVAMENTE TODO EL GRUPO:
1. Debate dirigido o discusión guiada
2. Pequeño grupo de discusión
3. Phillips 66
4. Cuchicheo (Diálogos simultáneos)
5. Foro
6. Clínica del rumor
7. Comisión
8. Seminario
9. Discusión de gabinete
10. Servicio de Estado mayor
11. Técnica del riesgo
12. Torbellino de ideas (Brainstorming)
13. Proyectos de visión futuro
14. Proceso incidente
15. Estudio de casos
16. Role Playing (Desempeño de roles)
17. Team - Teaching (Enseñando en equipo)
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