Este documento resume dos sistemas de información relacionados con la contratación administrativa en Colombia: el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) y el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE). El SECOP busca concentrar información sobre procesos de contratación de entidades estatales de manera pública y transparente. El SICE es una herramienta para ordenar, controlar y confrontar información de contratación como precios de referencia, planes de compras, y registros de

1. SOFTWARE RELACIONADOS CON LA
CONTRATACION ADMINISTRATIVA
POR: ENNEDY HENAO GIL
JUANA MARIA MAZO
TERCER SEMESTRE ADMINISTRACION
PUBLICA TERRITORIAL
ESAP
Medellín, mayo de 2013

2. 1. SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP)
1.1 Objetivos
1.2 Fases del portal de contratación
1.3. Qué entidades deben publicar sus procesos de contratación en el Portal Único de
Contratación
1.4 ¿Cómo ingresa una entidad información sobre contrataciones al portal?
1.5 Tipos de Consultas
2. Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE
2.1 estructura jurídica del SICE
2.2. Obligaciones de las entidades del estado frente al SICE
2.3 Componentes del SICE
2.4 Funcionamiento del SICE
2.4.1.CUBS: (Catálogos únicos de Bienes y Servicios)
2.4.1.2 Funciones de los CUBS
2.4.2. Registro Único de Precios de Referencia: RUPR
2.4.2.1 Inscripción en el RUPR
2.4.2.1.2 Precio Indicativo
2.5 Plan de Compras
2.6 Registro de Contratos
2.6.1. Control de Alarmas
2.7 Excepciones temporales al SICE
2.8 Instructivo para ingresar al SICE

3. 1. SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA CONTRATACIÓN PÚBLICA (SECOP)
El Portal Único de Contratación es un sitio Web que busca concentrar la
información al respecto en todo el sector público, ofreciendo los datos básicos de
todas las licitaciones de las entidades del estado.
Al ingresar a la página www.contratos.gov.co, miles de usuarios podrán conocer
datos básicos de los procesos de contratación y, a través de los enlaces internos,
podrán acceder a los portales de cada entidad para conocer todos los detalles de
su búsqueda.
Se establece como un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las
entidades estatales y constituye el medio oficial a través del cual el Estado
Colombiano, publica sus llamados y efectúa sus procesos de contratación y
servicios necesarios para el cumplimiento de sus fines.
1.1 Objetivos:
- Proporcionar información al ciudadano común, para ver lo que está pasando
con la contratación pública y evitar la corrupción.

4. - Al Gobierno, para vigilar sus propios procesos de contratación, mejorar sus
servicios, rendir cuentas sobre sus acciones y reducir los costos de la
contratación.
- A los proveedores, porque tienen igualdad de oportunidades para que
empresas grandes, medianas o pequeñas de diferentes partes del país puedan
Contratar con el estado.
1.2 Fases del portal de contratación
Contempla nueve (09) fases
Las cuatro primeras fases están relacionadas con Licitaciones. La primera,
permite ver las licitaciones previstas, convocadas y adjudicadas. También permite
hacer preguntas y formular opiniones y denuncias.
Las cinco fases restantes están relacionadas con gestión de contratos y
contratación directa.

5. 1.3. Qué entidades deben publicar sus procesos de contratación en el Portal
Único de Contratación
Todas las entidades que manejen recursos públicos, sean de orden nacional o
territorial, sin excepción, en virtud del Artículo 209 de la Constitución Nacional,
no importa si las contrataciones se realizan en el marco de la Ley 80 o del derecho
privado, pues por el hecho de manejar recursos públicos, tienen la obligación
de publicar la información sobre el manejo que hacen de los dineros de los
ciudadanos.
1.4 ¿cómo ingresa una entidad información sobre contrataciones al portal?
En la pestaña “Uso Oficial” hay un instructivo con todas las indicaciones
necesarias para que las entidades que manejan recursos públicos puedan ingresar
y modificar información.
Para ingresar la información el acceso es restringido, es decir, sólo para las
entidades públicas. Sin embargo para consultar la información el acceso es para
todo el mundo. Todos pueden consultar la información, mediante un servicio de
consulta personalizada, que permitirá que cada uno organice la información como
la desee.

7. 1.5 Tipos de Consultas
Se pueden hacer consultas por: objeto, entidad contratante, monto, fechas
importantes de proceso licitatorio y departamento o distrito donde se ejecutará
predominantemente el contrato. El Portal tiene el enlace directo al sitio Web de la
entidad respectiva en dónde están publicados además los prepliegos y los pliegos
de condiciones.

9. El Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE,
es una herramienta de información, ordenación y control que incorpora las cifras
relevantes del proceso de contratación estatal, con el fin de confrontarlas en
línea y en tiempo real, con los precios de referencia incorporados en el Registro
Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parámetros de
codificación del Catálogo Único de Bienes y Servicios, CUBS, garantizando una
contratación sin detrimento de los recursos públicos.
De acuerdo con el Decreto 3512 de 2003, mediante el cual se reglamentó la
organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la
Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE, creado mediante la ley 598 de 2000,
“ se aplica a los organismos que conforman la administración publica, a los
particulares o entidades que manejan recursos públicos, y a sus proveedores de
bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, de conformidad
con la Ley 598 del 200.

10. Constitución Nacional Art. 267 - 268
Ley 598 de 2000 – Ley 1150 de 2007
Decreto 3512 de 2003
Acuerdos Comité Operación SICE
Instructivos o Lineamientos Comité
Acuerdos (Ingreso)
1-2-3-6-7-8
Acuerdos (Políticas)
4-5-9-10-11
2.1 Estructura jurídica del SICE

11. 2.2. Obligaciones de las entidades del estado frente al SICE
Según el Artículo 13 del Decreto 3512 de 2003, las entidades Estatales que
contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus Decretos Reglamentarios
Deben cumplir, frente al SICE, con las siguientes obligaciones:
a.Inscripción de la Entidad Estatal
b.Elaboración del Plan de Compras
c.Exigencia del Certificado de Registro a Proveedores
d.Consulta del CUBS y del Precio Indicativo
e.Registro de Contratos
f.Publicación de Contratos

12. 2.3 COMPONENTES DEL SICE
SUBSISTEMA DE LA
DEMANDA
Suministra la información de organismos,
entidades de los elementos requeridos.
SUBSISTEMA DE
CONTROL BASICO
Es un mecanismo de control que verifica
el cumplimiento de los planes de compra
SUBSISTEMA DE LA
OFERTA
Suministra la información de proveedores
Con su precio de referencia
SUBSISTEMA DE
CONTROL INTELIGENTE
Evalúa el nivel de distorsión entre el
precio indicativo y precio final de contratación

13. COMPONENTES DEL SICE
Sistema de Información
Sistema de Información
COTEJA -INTERPRETA
DECLARA
ACTUALIZA
Precios de Referencia
Precios Contratados
Lo Público
Presupuesto
Planes de Compras
CONSULTA
Qué
Cuándo
Cómo
LP
IP
CD
Lo Privado
REGISTRA
Bienes y Servicios Precios
El Control Fiscal
Imprenta Nacional
REGISTRA
CONFRONTA

14. Sistema de Información
COTEJA -INTERPRETA
Nacionales
Regionales
Locales
Información
para la DIAN
Capacidad
Residual
Identificar Universos
y Recurrencias
% de Contratación% de Contratación
Mapa de riesgo
Sujetos de
Control
NIT (Proveedores)
Umbrales de Precios
Información para la DIAN
Sistema de Información
COTEJA -INTERPRETA
Nacionales
Regionales
Locales
Información
para la DIAN
Capacidad
Residual
Identificar Universos
y Recurrencias
% de Contratación% de Contratación
Mapa de riesgo
Sujetos de
Control
Identificar Universos
y Recurrencias
% de Contratación% de Contratación
Mapa de riesgo
Sujetos de
Control
Sujetos de
Control
NIT (Proveedores)
Umbrales de Precios
Información para la DIAN
COMPONENTES DEL SICE
14

15. 2.4 Funcionamiento del SICE:
Se rige por:
2.4.1.CUBS: (Catálogos únicos de Bienes y Servicios)
Es el conjunto de códigos, identificaciones y Unificaciones de los bienes y
servicios de uso común, o uso en obras que el Estado puede adquirir,
estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso; y
clasificados en códigos que permiten una única identificación para cada uno de
ellos con el fin de garantizar la transparencia de la actividad contractual en
cumplimiento de los fines del Estado.
2.4.1.2 Funciones de los CUBS:
- Clasificar los bienes y servicios que adquieren usualmente las entidades del
Estado, en tipos, clases, subclases, grupos y atributos.
- Identificar los bienes y servicios y una vez clasificados, asignarles un código
único de identificación.
- Facilitar a los proveedores el registro de sus precios y a la Imprenta Nacional
el registro de los contratos por bien o servicio adquirido por el Estado.

16. Clasificación
de los bienes y
servicios con criterios
internacionales
Calificadores
específicos que
caracterizan los
grupos
TIPO ITEMCLASE SUBCLASE GRUPO
De lo general a lo específico
-Estructura de desagregación del CUBS
1.39.10.15.7 BATERIA AUTOMOTRIZ PESADA DE 12 V CON CAPACIDAD
NOMINAL DE 220 A Y CAPACIDAD DE ARRANQUE DE 1500A
1 39 10 15 7

17. C O N T R A L O R Í A G E N E R A L D E L A R E P Ú B L I C A
Material
Presentación
Concentración
Usos
Forma
Tamaño
Accesorios
Peso
CALIFICADORES
ITEM
Carta
Oficio
Bon
Mantequilla
Resma (500 u.)
Docena (12 u.)
50 Gr
75 Gr
1.52.2.1.2 = Resma (500 u)de papel Bon tamaño carta de 50 gr

18. CATALOGO UNICO DE BIENES Y SERVICIOS
CUBS
Tipo Clase S/Clase Grupo Item Descripción
1 Bienes
1 5 Vehiculos terrestres, vehiculos motorizados, remolques, motocicletas y bicicletas
1 5 1 Motocicletas y Motocarros
1 5 1 3 CATEGORIA L3 MOTOCICLETAS MAYORES A 50CC
1 5 1 3 1 Moto HONDA XL-200 con motor a cuatro tiempos con 17 HP
1 5 1 3 2 Moto HONDA XLR-125 con motor a cuatro tiempos con 12.5 HP
1 5 1 3 3 Moto HONDA CG-125 ES con motor a cuatro tiempos con 12.5 HP
1 5 1 3 4 Moto HONDA CG-125 KS con motor a cuatro tiempos con 12.5 HP
1 5 1 3 5 Moto HONDA PASSION con motor a cuatro tiempos con 7.5 H.P
1 5 1 3 6 Moto HONDA SPLENDOR con motor a cuatro tiempos con 7.2 H.P
1 5 1 3 7 Moto HONDA CBZ-160 con motor a cuatro tiempos con 12.8 H.P
1 5 1 3 8 Moto HONDA BIS KS con motor a cuatro tiempos con 7.6 H.P
1 5 1 3 9 Moto HONDA BIZ ES con motor a cuatro tiempos con 7.6 H.P
1 5 1 3 10 Moto HONDA C-90 con motor a cuatro tiempos con 7.2 H.P
1 5 1 3 11 Moto SUZUKI TURISMO/ENDURO con motor a cuatro tiempos con 4HP

19. 2.4.2. Registro Único de Precios de Referencia: RUPR
Es la base de datos que guarda los precios de referencia, registrados por los
diferentes proveedores, que están en capacidad de ofrecer bienes, servicios y
contratos de obra.
A la administración pública y a los particulares o entidades que manejan
recursos públicos.
2.4.2.1 Inscripción en el RUPR:
Tendrá vigencia de un año
Los proponentes podrán solicitar actualización, modificación o cancelación
de los precios registrados, cada vez que lo estime conveniente.
Los precios registrados que no se actualicen o modifiquen en el término de un
(1) año, contados a partir de la fecha de inscripción o de su última
actualización, carecerán de vigencia y en consecuencia no serán certificados.

20. EXIGENCIA DELCERTIFICADO
DE REGISTRO PROVEERORES
SMMLV PARA EL 2009
$496.900.00
MENOR CUANTIA EJERCITO
1000 SMMLV 10% 100 SMMLV
La Exigencia del Certificado de Registro a los Proveedores, debe
Entenderse OBLIGATORIA sólo para aquellos procesos contractuales
Cuyo valor sea igual o superior al 10% de la menor cuantía de la
Entidad. Para el caso del Ejército Nacional sólo en contratos que
Superen los $49.690.00.00 Para la vigencia 2009.
EL PROCESO ES DE OBLITARIO CUMPLIMIENTO PARA ENTIDADES,
QUE SE RIGEN BAJO LALEY 80/1993 y LEY 1150 /07, EL
NUMERO DE CERTIFICADO

21. 2.4.2.1.1 Precio de Referencia:
Precio registrado en el sice con las siguientes condiciones:
• Precio por unidad
• IVA incluido
• Localización geográfica de entrega
2.4.2.1.2 Precio Indicativo:
El precio indicativo es un requisito y consulta obligatoria previo a la
adjudicación.
El precio indicativo es una referencia para contratar, no es el precio al que se
debe contratar.

22. PANTALLAZO EJEMPLO CONSULTA PRECIOS DE REFERENCIA
Y PRECIOS INDICATIVOS

26. 2.5 Plan de Compras:
Se entiende como plan de compras ante el sice, como plan de adquisiciones de
bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan
recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte ya
sea de funcionamiento o de inversión.
SERA OBLIGATORIA EN EL SEGUNDO
NIVEL DE DESAGREGACIÓN DEL CUBS
QUE CORRESPONDE A NIVEL CLASE
CONTINUARÁ SIENDO OBLIGATORIA
EN EL TERCER NIVEL DE
DESAGREGACIÓN DEL CUBS QUE
CORRESPONDE A NIVEL SUBCLASE
OBRA
PÚBLICA
BIENES Y
SERVICIOS

27. 2.6 Registro de Contratos:
La obligación de registro de contratos deberá entenderse para la totalidad de los
contratos legalizados por la entidad y deberá cumplirse dentro de los primeros
cinco días hábiles del mes siguiente de que se perfeccionen, sin importar su
monto.
Solo están obligados al cumplimiento de las normas sice, los contratos, en los
cuales todos los servicios y obras públicas que lo componen estén codificados en
su totalidad.
Para el caso de contratos de bienes no aplica la excepción del art. 18 del decreto
3512. en el caso en que un contrato esté compuesto por bienes, servicios y obra
pública, estarán obligados cuando todos estén codificados.
2.6.1. Control de Alarmas:
El sistema registra o reporta alarmas, cuando:
• Compras fuera del umbral
• No existe código CUBS
• Desfase en el sector
• Consulta obligada no realizada del precio indicativo

28. • Valor contrato adicional mayor 50% valor contrato principal..
• Proveedor no está registrado en sice
• El número del certificado de registro de referencia no existe en el sistema
• Ordenador contrato principal y adicional no esta registrado en el sistema.
• precio registrado está vencido.
2.7 Excepciones temporales al SICE:
EL ACUERDO NO. 004 DE 2005 ART. 4: Exceptúa de manera Temporal de las
obligaciones frente al SICE, los procesos Contractuales con las siguientes
características:
• Adquisición de Bienes y Servicios Cuyos precios son regulados por el
Gobierno (Gasolina – Servicios Públicos)
• Adquisición de Servicios y Obra Pública no codificados en el CUBS
• Bienes y Servicios para la Defensa Nacional (Incluye Gastos Reservados)
• Compraventa y Servicio de Arrendamiento De Bienes Inmuebles
• Procesos Contractuales para la Adquisición De Animales Vivos.
• Procesos Contractuales para la Adquisición de Repuestos

29. PANTALLAZO INSTRUCTIVO PARA INGRESAR AL SICE

33. Conclusión
El llevar a cabo la administración de los recursos del Estado, es una tarea
sumamente agotadora e importante para su buen funcionamiento y
desarrollo. Una de las herramientas con mayor potencial para lograr obtener
fuertes bases en las empresas es el uso adecuado de los Software
relacionados con la Contratación Administrativa. Es por esto que el uso de
estos sistemas aportan un apoyo significativo.
Estos Software son un recurso vital para toda organización, y el buen manejo
de ésta puede significar la diferencia entre el éxito o el fracaso para todos los
proyectos que se emprendan dentro de una institución que busca el
crecimiento y el bienestar general de los ciudadanos.

34. BIBLIOGRAFIAS
CUBILLOS MUNCA, Jose Miguel, Informática III, Escuela Superior de
Administración Publica.
https://www.contratos.gov.co/consultas/inicioConsulta
http://www.sice.com