El documento analiza el departamento de compras de una empresa distribuidora de repuestos y accesorios de autos en Panamá. La estructura de compras es sencilla con un gerente general y un encargado de compras que se reportan a los vendedores. Las cantidades se piden con 6 meses de anticipación considerando tiempos de embarque y traslado. Los objetivos de los indicadores incluyen identificar problemas, satisfacer clientes y aumentar eficiencia.

1. ANALISIS DE UN
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS

2. Desde 1976 el Grupo AUTO
PARTE JAPONESAS ha sido la
principal empresa distribuidora
de repuesto y accesorios de
autos TOYOTA, NISSAN y
MITSUBISHI en la República de
Panamá. Incorporando
posteriormente a nuestro
inventario marcas como
DAIHATSU, ISUZU y HAFEI.

4. La estructura de la sección de
compras es centralizada y muy
sencilla puesto que es una
empresa mediana la misma no
genera un volumen de información
demasiado complicado.

5. GERENTE
GENERAL
ENCARGADO
DE COMPRAS
VENDEDORES

6. Reporte de
necesidad
es
Requisició
n de
compras
Solicitud
de
cotización
Cotización
Lista de
precios
Análisis de
precios

7. Las cantidades a pedir se solicitan en base a una
rotación para seis meses. Los proveedores de Asia
demoran aproximadamente 4 mese en embarcar
los pedidos y demoran un mes en tránsito por mar.
Por lo que los pedidos se efectúan desde seis
meses antes.
Las cantidades de que se piden de un
producto son evaluadas juntamente con
estadísticas por el conocimiento empírico de
los vendedores, es decir los vendedores
evalúan según su experiencia la cantidad
necesaria correcta de un artículo.

9. Ingreso de
Mercancía Nueva,
Consumo de
Refacciones en taller
y Devolución de
Refacciones de taller
movimientos de
cada refacción a
través del tiempo
Cantidades de
productos que
compran.
Piezas de autos
mas buscadas y
sus marcas
Años de los modelos
de piezas

10. Máximos y
mínimos
items de alta
rotación dentro
del almacén

16. Evaluar la compra en
base a un sistema y no
a suposiciones.
Certificarse en la norma
ISO de gestión de
calidad.
Establecer indicadores

17. OBJETIVOS DE LOS
INDICADORES
Identificar y tomar acciones sobre los
problemas
Satisfacer las expectativas del cliente
mediante la reducción del tiempo de entrega
y la optimización del servicio prestado
Reducir gastos y aumentar la eficiencia
operativa.

18. ·

19. INDICADORES FINANCIEROS
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Está pensado para controlar
los gastos logísticos en la
Costos Logísticos empresa al comprar y medir
el nivel de contribución en la
rentabilidad de la misma.
Compras
Innecesarias
Costo por cada
100 dolares
despachados
Consiste en determinar el
porcentaje del costo de las
compras innecesaria dentro
del total de las compras de
la empresa
De cada 100 dolares que se
despachan, que porcentaje
es atribuido a los gastos de
operación.
FÓRMULA
Costos Totales Logísticos
Ventas Totales de la Compañía
Valor Pedidos no Innecesario
Total compras en la Compañía
Costos Operativos Bodegas
Costo de las Ventas
IMPACTO (COMENTARIO)
Los costos logísticos representan un porcentaje
significativo de los, márgenes bruto y los costos
totales a la empresas, por ello deben controlarse
permanentemente. Siendo el transporte el que
demanda mayor interés.
Se controlan las compras innecesarias por la
compañía. De este manera se mide el impacto de la
reducción de estas compras manteniendo en stock
material o insumos necesarios
Sirve para costear el porcentaje de los gastos
operativos de la bodega respecto a las ventas de la
empresa.

20. INDICADORES DE CALIDAD
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
Consiste en relacionar el costo
Costo de
del almacenamiento y el
Almacenamiento número de unidades
por Unidad
almacenadas en un período
determinado
Porcentaje de manejo por
Costo por Unidad unidad sobre las gastos
Despachada
operativos del centro de
distribución.
Nivel de
Cumplimiento
Del Despacho
Consiste en conocer el nivel de
efectividad de los proveedores
de mercancías a la empresa en
cuanto a los pedidos
solicitados en un período
determinado.
FÓRMULA
IMPACTO (COMENTARIO)
Costo de almacenamiento
Sirve para comparar el costo por unidad almacenada
y así decidir si es más rentable subcontratar el
servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.
Número de unidades almacenadas
Costo Total Operativo Bodega
Unidades Despachadas
Número de despachos cumplidos x 100
Número total de despachos requeridos
Sirve para costear el porcentaje del costo de
manipular una unidad de carga en la bodega o centro
distribución.
Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los
`proveedores al centro de distribución y conocer el
nivel de agotados que maneja la bodega.

21. INDICADORES DE TIEMPO
INDICADOR
Calidad de la
Facturación
DESCRIPCIÓN
FÓRMULA
Número y porcentaje de
facturas con error por
cliente, y agregación de los
mismos.
Facturas Emitidas con Errores
Consiste en calcular el
Causales de Notas
porcentaje real de las
Crédito
facturas con problemas
Pendientes por
pagar
Consiste en calcular el
número de pedidos por
pagar dentro del total de
facturas
Total de Facturas Emitidas
Total Notas Crédito
Total de Facturas Generadas
Total Pedidos Pendientes por cancelar
Total Pedidos recibidos
IMPACTO (COMENTARIO)
Generación de retrasos en los cobros, e imagen de
mal servicio al cliente, con la consiguiente pérdida de
ventas.
Sirve para controlar los errores que se presentan en
la empresa por errores en la generación de la
facturación de la empresa y que inciden
negativamente en las finanzas y la reputación de la
misma.
Se utiliza para medir el impacto del valor de los
pendientes por cancelar y su incidencia en las
finanzas de la empresa